履歴書の郵送方法を紹介！封筒や添え状の書き方から送付マナーまで解説

郵送での履歴書提出を求める企業の書類選考を控え、「どうやって送るの？」「マナーが分からない…」とお悩みの方もいるでしょう。履歴書を郵送するときはマナーや正しい送り方を確認し、不手際がないようにすることが大切です。

この記事では、封筒の選び方から投函までの履歴書を郵送する手順をまとめました。また、郵送時のマナーも解説しているので、履歴書の扱いについて不安がある方は、ぜひ参考にしてみてください。

【履歴書を郵送する準備1】封筒を選ぶ

履歴書を郵送する封筒を選ぶときは、サイズと色に注目して選ぶのがポイント。サイズが適切でなかったりビジネスの場にふさわしくないデザインだったりすると、「ビジネスマナーや常識がないのか」と思われてしまう恐れがあります。

履歴書が2つ折りで入る「角形2号」「角形4号」サイズを選ぶ

封筒は、履歴書を2つ折りの状態で入れられる「角形2号」「角形4号」サイズを選びましょう。クリアファイルを入れた状態でゆとりをもって送れる角形2号がおすすめです。

応募書類を3つ折りや4つ折りにしてしまうと折り目がつき、書類が扱いづらくなってしまいます。そのため、小さいサイズの封筒や細長い長形の封筒は避けるのが無難です。

A3サイズの履歴書は2つ折り、A4やB5サイズは折らずに入れられるサイズを選び、できるだけ折り目のない、きれいな状態で郵送するようにしましょう。

色は白がおすすめ

封筒の色は白にするのがおすすめです。

一般的にビジネスシーンで使われる封筒の色は、白や茶色、薄い水色など。このなかでも白は清潔感があり、フォーマルな場で使われることが多い色です。白い封筒が手に入らなかった場合は茶色や水色でも問題ないものの、できるだけ白を選びましょう。

また、就活で使う封筒には、柄やデザインのないものを選ぶのもポイントです。カジュアルな封筒はビジネスの場にふさわしくなく、良くない印象を与えてしまう恐れがあります。

封筒の選び方は「就活で使う封筒の色やサイズは？封筒の選び方から提出時の注意について解説」の記事でも紹介しているので、参考にしてみてください

【履歴書を郵送する準備2】正しい書き方で封筒に記入する

履歴書を郵送する封筒を書くときは、間違いなく書類が企業に届くように、丁寧に必要事項を記入しましょう。きれいに書くことで、採用担当者にも良い印象を与えられます。

ここでは、封筒の表面と裏面に分けて宛名と差出人の書き方をご紹介するので、履歴書を郵送する前に、ぜひご確認ください。

封筒の表面に宛名を書く

封筒の表には、宛名として企業名や住所などを記入します。採用担当者が一番最初に見る部分なので、正しい書き方を確認しましょう。

送り先の住所は都道府県から正確に書く

封筒表面の右側には、郵便番号と送り先の住所を記入します。送り先の住所は都道府県から正確な表記で書きましょう。

たとえば、「東京都」を省いてしまうと、企業に届いたとしても雑な印象になってしまいます。建物の名前も省略せずに、正式名称を書きましょう。

企業名は正式名称で書く

企業名は必ず正式名称を記入します。たとえば、「（株）××商事」ではなく「株式会社××商事」と略さずに書くのがマナーです。企業のWebサイトや求人情報で正式名称を確認しましょう。

また、部署名や担当者名が分かっている場合は、企業名に加えて部署名や担当者名を具体的に記載すると、スムーズに書類が届きやすくなります。

宛名には「様」や「御中」を必ずつける

企業名や個人名といった宛名には、「様」「御中」といった敬称を必ずつけましょう。敬称をつけ忘れると先方に失礼に当たります。

【例】
「株式会社××　人事部御中」
「株式会社××　人事部△△様」
「株式会社××　人事部ご担当者様」（個人名が不明な場合）

上記の例のように、個人には「様」、企業には「御中」と使い分けましょう。

赤いペンで「応募書類在中」と明記する

封筒表面の左下には赤ペンで「応募書類在中」と記入し、定規で四角く囲みましょう。封筒の中身を明記すると、企業側がほかの書類やダイレクトメールと間違えてしまう事態を防げます。

100円ショップなどではスタンプも販売されているので、手書きに自信のない方は活用してみてください。

封筒の裏面に差出人を書く

封筒の裏には、差出人である自分の名前や住所を書きます。封筒の左下に小さく書き、住所は建物名まで記載しましょう。

氏名は、住所よりも少し大きな字で書きます。姓と名の間には空欄をあけ、読みやすくするのがマナーです。

「エントリーシートを郵送する方法は？封筒の書き方や提出マナーも解説」の記事でも、封筒の書き方を解説しているので、あわせてご覧ください。

【履歴書を郵送する準備3】必要書類を整理する

履歴書と封筒を準備したあとは、必要書類のチェックを行ったうえで郵送の準備を整えます。郵送する際はポストに投函するか、不安なら郵便局の窓口で「普通郵便で送ってください」と依頼しましょう。

ここでは、履歴書を郵送する流れを詳しく解説します。必要なものやポイントも分かりやすくまとめているので、郵送前にぜひ参考にしてみてください。

1.添え状（送付状）をつくる

応募書類の準備が整ったら、添え状（送付状）を作成しましょう。

添え状は、「誰が何のために、どんな書類を送付したか」を明確にするための書類です。同封することで郵送した書類に間違いや不足がないか先方が確認しやすくなるほか、最低限のビジネスマナーを備えていることも示せます。

添え状に記入する内容は、以下のとおりです。

A4用紙を使用し、パソコンの文書ソフトで作成する場合は白い紙に横書きで作成しましょう。

「就活での送付状の書き方とは？いらない場合も【テンプレートあり】」の記事では、実際に添え状を作成した場合の参考画像を掲載しています。あわせて参考にしてみてください。

すぐに活用できる！添え状テンプレート

履歴書の郵送準備をしている方のなかには、「実際の添え状を見てイメージしたい」と感じている方もいるでしょう。以下に、そのまま使える添え状のテンプレートを用意したので、ぜひ参考にしてみてください。

また、添え状は、手書きでも問題ありません。手書きの場合は縦書きのA4サイズの便箋を使用します。柄や色の入ったデザインは避け、シンプルな便箋を使うようにしましょう。

また、履歴書と同様に、黒のボールペンで記入します。下書きをする場合は、鉛筆の跡が残らないようにしましょう。

内容自体は横書きの場合と変わらないものの、日付や宛名の位置が異なります。「履歴書の郵送には添え状が必要！詳しい書き方やマナーを解説」の記事を参考に作成してみてください。

2.書類の最終チェックを行う

必要書類を封筒に入れる前に、最終チェックを行いましょう。郵送前にもう一度見直すことで、書類の作成時に見逃していた小さなミスに気づける可能性があります。

最終チェックでは、以下のチェックリストを使って確認漏れがないようにするのがおすすめです。

・履歴書以外の必要書類もそろっているか
・文字が崩れていないか、誤字脱字はないか
・氏名や住所のふりがな欄、日付などが空欄になっていないか
・証明写真は丁寧に糊付けされているか
・学校名や資格名は略称ではなく正式名称になっているか
・学歴欄の年度や日付は間違っていないか
・面接に備えて見返すために、コピーや写真で履歴書の控えをつくったか

特に、「書類がそろっているか」「誤字脱字がないか」を丁寧に確認しましょう。

企業から指定された書類がそろっているか確認する

企業によって提出を求められる書類は異なるため、郵送前に再度確認するのがおすすめです。企業説明会でもらった資料や求人情報の募集要項欄などを確認し、必要書類のリストと照らし合わせて確認しましょう。

たとえば、企業や募集職種によっては履歴書やエントリーシートだけでなく、成績証明書、卒業見込証明書、資格証明書のコピーなどを指定することも。書類が不足していると選考対象から外れてしまう可能性もあるため、注意が必要です。

誤字脱字がないかチェックする

履歴書を封筒に入れる前に、誤字脱字がないかどうかを必ず確認しましょう。誤字脱字があると、採用担当者に「ケアレスミスや確認不足が多そう」「社会人になっても同じミスをするのでは」という印象を抱かれてしまう恐れがあります。

特に、企業名や採用担当者の名前、住所、電話番号などは丁寧に確認しましょう。万が一記入漏れや誤字脱字などがあった場合は、修正液や修正テープは使用せず、新しい用紙・封筒に書き直します。

3.必要書類をクリアファイルに入れる

雨や湿気などで汚れたり輸送中に折れたりするのを防止するため、履歴書をはじめとする必要書類は無色透明のクリアファイルに挟んでから封筒に入れましょう。クリアファイルに入れることで強度が増すほか、企業側も書類を管理しやすくなるメリットがあります。

書類の順番や向きをそろえる

クリアファイルに書類を入れる際は、順番と向きに注意しましょう。基本的に、書類は上から以下の順番になるように重ねます。

1.添え状
2.履歴書
3.エントリーシート
4.その他の書類（あれば）

このとき、書類の裏表や上下がばらばらにならないようにそろえましょう。履歴書は証明写真を貼ってある面が上に来るようにします。

書類をクリアファイルに入れるときはファイルの右側が開口部になるようにしたうえで、書類の表面が見えるようにしましょう。

【履歴書を郵送する準備4】封をして投函する

ここでは、履歴書を郵送する最終段階について解説します。封をしてからも必要な作業があるので、見落としのないようにチェックしてみてください。

1.封筒に書類を入れて封をする

封筒に応募書類を入れて封をします。書類の向きは封筒の表面に合わせましょう。封をするときは、のりしろの部分に粘着力のある糊をしっかりと塗ります。

履歴書を3つ折りで封筒に入れる場合のポイント

履歴書は基本的に2つ折りで送るものの、「企業側から封筒をもらったが、3つ折りにしないと入らない」ということもあるでしょう。3つ折りで送る場合は、以下のポイントに気をつけて封筒に入れてください。

・書類を重ねる順番は、添え状→履歴書→エントリーシート→あればその他書類
・書類の上部が見えるように、山折り→谷折りの順ですべての書類をまとめて3つに折る
・3つ折りした書類を、添え状の日付（右上）が上にくるように封筒に入れる

なお、「企業から配布された郵送用の封筒が3つ折りサイズだった」などの場合を除き、履歴書を3つ折りで郵送するのは避けましょう。強い折り目がついて書類の内容が確認しづらくなるほか、コピーや保管しづらくなるためです。

2.のり付けしたら「〆」マークを記載する

封をしたあと、糊が乾いたら「のりしろ部分」と「封筒の背面」にまたがるように、中央に「〆」と書きましょう。これは「封字」といって、先方に間違いなく封をしたことを伝える役割があり、必ず書くのがビジネスマナーです。

3.切手を用意して貼る

封筒に封をしたら、切手を用意して貼ります。

一般的に履歴書を郵送する際に使う角形2号や角形4号封筒は、「定形外郵便物（規格内）」です。日本郵便株式会社の「料金制度について」によると、重さが50グラム以内のときは140円、100グラム以内なら180円。応募書類やクリアファイルも合わせると50グラムを超える可能性が高いため、180円分の切手を用意しましょう。

万が一封筒の重量と切手の金額が合っていない場合、返送されたり企業側に不足分の請求がいったりするリスクもあります。そのため、不安な方は郵便局で重さを計ってもらいましょう。

参照元
郵便局｜日本郵便株式会社
トップページ

4.普通郵便で履歴書を郵送する

郵送する準備がすべて整ったら、普通郵便で履歴書を送ります。提出期限まで余裕があるうちに、ポストに投函するか窓口で依頼しましょう。

先述したように、窓口で依頼する場合は「普通郵便で送ってください」と伝えます。窓口で重量を計って料金を教えてくれるので、切手は貼らなくても問題ありません。「切手を貼ってください」と指定すれば、職員の方に貼ってもらうことも可能です。

急ぎの場合は速達で送ろう

提出期限まで余裕がない場合は、速達で郵送しましょう。地域や配達状況によって異なる可能性はあるものの、「午前中に出せば翌日」「午後に出せば翌々日」ごろまでに届けてもらうことが可能です。

速達を依頼するときは、窓口で「速達で送ってください」と伝えましょう。職員の方に確認すれば、到着日時の目安も教えてくれる可能性があります。

なお、日本郵便株式会社の「速達」によると、速達を依頼する場合は基本料金に加えて300円の追加料金が必要です。

参照元
郵便局｜日本郵便株式会社
オプションサービス一覧

5.履歴書を郵送した旨を採用担当者にメールする

履歴書を郵送したら、その旨を採用担当者にメールで連絡するのがおすすめです。

必ず送らなくてはいけない訳ではないものの、連絡することで万が一の確認漏れを防げます。また、丁寧な印象を与えられる可能性もあるでしょう。

就活を進めるうえで知っておきたいメールの作成方法は、「就活メール例文14選！マナーや書き方・返信のポイントを紹介」の記事で紹介しています。あわせて参考にしてみてください。

履歴書を郵送するときのマナー

履歴書を郵送するときは、社会人として必要最低限のマナーを守るのが大切です。

厚生労働省の「令和５年若年者雇用実態調査の概況　表４ 採用区分、若年正社員の採用選考の有無及び採用選考にあたり重視した点別事業所割合」によると、58.6％の企業が新卒採用で「マナーや社会常識」を重視することが分かっています。

履歴書を郵送する際のマナーを守るのが内定に直結するわけではないものの、「社会常識が身についている」「相手のことを考えられる」と好印象を与えられるのは間違いありません。

ここでは、履歴書を郵送するときのマナーを解説するので、希望の企業から内定を得るための準備の一環として意識してみましょう。

シワや汚れのない状態で送る

履歴書を郵送するときは、シミやシワ、汚れのない状態で送るよう心掛けます。

小さなインクのシミやかばんで運んでいるときにできたシワなどは、「このくらいなら気づかれない」と思ってしまうもの。しかし、「書類の扱い方やマナーを守れているか」といった細かい部分が、企業側への印象を左右する可能性があります。

たとえば、履歴書を見た採用担当者に「細部に注意を払えない」「書類の扱いが雑」といったイメージをもたれてしまうと、「一緒に働きたい」と感じてもらえない可能性もあるでしょう。細かい汚れが合否に直結するとはいえないものの、書類上での第一印象が悪くなってしまうことも考えられます。

字を書くときや切手を貼るときは丁寧に行う

字の書き方や切手の貼り方など、細かい部分まで丁寧に行うのも社会人としてのマナーです。

書類や封筒の文字が走り書きだったり雑だったりすると、受け取る相手は良い気持ちではないでしょう。場合によっては、「仕事も適当にするのでは？」といったマイナスな印象につながりかねません。

また、切手のよれや傾きも、雑な印象を与えてしまいます。「文字は一文字ずつ丁寧に書く」「切手はまっすぐ、しっかりと貼り付ける」ことを意識しましょう。

簡易書留や書留郵送は避ける

履歴書を書留で送るのは避けましょう。書留は受取人が受領印のサインをする必要があるため、企業側に手間を掛けてしまいます。

企業側の負担を考え、普通郵便で送るようにしましょう。先述したように、急ぎの場合は速達でもOKです。　

提出期限は必ず守る

提出期限が定められている場合は、厳守するのが鉄則です。1日でも期限を過ぎてしまうと、履歴書や封筒がいくらきれいに書かれていても「締め切りを守れない人」というイメージがついてしまいます。企業によっては期限を過ぎた時点で選考対象から外されてしまうこともあるため、必ず期限を守りましょう。

ただし、企業によって「×日必着」「×日当日消印有効」など提出期限の扱いは異なります。複数企業に応募する際は混同しないように、よく確認しておくことが大切です。

なかにはまだ就活でのエントリー数が少なく、郵送方法に不慣れな方もいるかもしれません。就活ではより選考通過率を高めるため、さまざまな企業にエントリーするのがおすすめです。「就活におけるエントリーとは？開始時期や応募数などを解説」の記事を参考に、就活の進め方を考えてみてください。

参照元
厚生労働省
令和５年若年者雇用実態調査の概況

履歴書の郵送方法や選考準備に自信のないあなたへ

就職活動では、企業に向けて書類を作成したり郵送したりと、初めての作業が多いもの。ビジネスマナーに慣れていないと正しい送り方を調べるところから始まるため、「何が正しいのか分からない」「きちんと郵送できるか不安」と感じる方もいるでしょう。

そのような場合は、就職エージェントに相談してみるのがおすすめです。キャリアチケット就職エージェントでは、専任のキャリアアドバイザーが就活生一人ひとりのお悩みに丁寧に対応します。

就職先に求める条件や希望をヒアリングしたうえで求人紹介を行い、応募後の選考対策もしっかりとサポート。履歴書の書き方や郵送方法、本番を想定した面接対策などを行い、内定獲得を丁寧に支援します。サービスはすべて無料のため、まずはお気軽にご相談ください。

履歴書の郵送の仕方に関するQ＆A

ここでは、履歴書を郵送するときによくある質問をまとめました。「添え状はなしでも良い？」「アルバイトのときと郵送方法は違う？」などの疑問にお答えしているので、ぜひ参考にしてみてください。

Q.添え状なしで履歴書を郵送しても良い？

A.履歴書を送るときは、基本的に添え状を用意するのがおすすめです。企業側に丁寧な印象を与えられるほか、作成することで書類の間違いや不足があった場合にすぐに気づけるメリットもあります。

ただし、添え状の有無が合否に直結することは基本的にありません。そのため、万が一添え状を忘れてしまったとしても、「落ちたらどうしよう」「雑な印象をもたれるかな」と必要以上に心配し過ぎず、選考対策を進めることが大切です。

Q.パート・アルバイトと正社員就職では、履歴書の郵送方法は違う？

A.パート・アルバイトへの応募と正社員就職どちらの場合も、履歴書の郵送方法は大きく変わりません。どちらの場合も、以下の点に気をつけて郵送しましょう。

・書類は上から添え状、履歴書、その他書類の順に重ねてクリアファイルに入れる
・郵送時は普通郵便で送る
・角2か角4の白い封筒を選ぶ
・封筒の宛名では建物や企業名などを正式名称で、漢字の間違いがないように書く
・封筒の字は丁寧に書き、汚れやシワがない状態で郵送する

就職活動を始めたばかりで進め方に不安があるときは、「就活のやり方と流れを解説！準備から内定までのポイントと相談先も紹介」の記事も参考にしてみてください。

Q.履歴書を手渡しするときは、クリアファイルはいらない？

A.履歴書を手渡しするときも、封筒とクリアファイルに入れて持参しましょう。移動中に履歴書が汚れたりシワになったりするのを防げます。

また、渡すときは封筒からは出すものの、クリアファイルには入れたまま渡すのがマナーです。封筒の上に履歴書の入ったファイルを重ね、両手で渡しましょう。

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