インターンシップの電話マナーを解説！会話例や注意点も紹介

インターンシップ先への電話は、申し込みや日程調整、辞退の連絡などで避けては通れない場面です。しかし、「どんな言い方をすれば失礼がないのか」「緊張して何を話せば良いかわからない」と不安に思う方も多いでしょう。

この記事では、インターンシップに関する電話のかけ方やマナー、状況別の会話例を解説。基本的なマナーから実践的なフレーズまで網羅しているので、読めば安心して電話対応ができるようになるはずです。

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インターン先に電話をかける際のマナー

ビジネスシーンの電話では、相手のことを考え、対応がスムーズにできるような配慮が重要です。ここでは、インターン先に電話をかける前に気を付ける点、準備しておくべきことをご紹介します。

時間帯に気を付ける

インターン先へ電話をかける際は、相手の業務時間に配慮したタイミングにしましょう。ビジネスの現場では、始業直後や終業間際、お昼休みなどの時間帯を避けて電話をかけるのがマナーです。

一般的には10時～12時、14時～16時が比較的落ち着いた時間帯とされ、電話をかけるには適しているといわれています。ただし、企業によって勤務時間や休憩時間が異なる場合があるため、事前に会社の営業時間を調べてから連絡することが大切です。

相手の都合を尊重した時間に電話をかけることで、印象を損なわずに済むでしょう。

通話環境に配慮する

電話の内容が相手にしっかり伝わるよう、通話環境にも注意しましょう。駅やカフェなど騒がしい場所では、相手の声が聞き取りづらくなり、話の内容に誤解が生じるおそれがあります。企業への連絡では、言葉遣いや内容の丁寧さだけでなく、聞き取りやすさも大切なマナーです。

また、バッテリー残量が少ない・電波が不安定な状態での通話は途中で切れてしまうリスクがあります。電源が十分ある場所で、電波状態のよい場所を選んで電話をかけましょう。しっかり準備を整えた上で電話をかけることが、信頼感を高める第一歩になります。

メモをとる用意をしておく

インターン先に電話をかける際は、あらかじめメモを準備しておきましょう。企業の担当者とやり取りする際には、聞いた内容をすぐにメモしておくと、話の食い違いや聞き直しを防げます。

特に、日程や会場、持ち物などの大事な連絡事項は、聞き逃すと後でトラブルにつながる可能性があるでしょう。また、希望日程やスケジュール調整が必要になるケースもあるため、スケジュール帳を手元に用意しておくとその場で確認できてスムーズです。

電話は短時間で的確にやり取りをする必要があるため、事前の準備が重要になります。

第一声の「もしもし」は避ける

インターン先に電話をかけるとき、最初に「もしもし」と言うのはマナー違反です。

「もしもし」は元々、「申し上げます」を略した言葉といわれていますが、ビジネスの場では略語やカジュアルな表現は失礼にあたります。

インターン先に電話をかける際の第一声には、「お忙しいところ失礼いたします」や「お世話になっております」といった丁寧で礼儀正しい挨拶を使うのがマナーです。正しい言葉を使うことにより、相手に好印象を与え、スムーズなコミュニケーションが取れます。

インターン先への電話は社会人としてのマナーを示す大切な場面です。第一声の言葉遣いに注意して、礼儀正しく対応しましょう。

相手が切ってから電話を切る

電話を終える際は自分から切らず、必ず相手が切ってから通話を終えましょう。ビジネスマナーにおいては、目上の人より先に電話を切らないのが礼儀とされています。焦って自分から電話を切ってしまうと、相手に失礼な印象を与える可能性があるため注意が必要です。

会話の終わりには「本日はありがとうございました」「失礼いたします」といった挨拶をきちんと述べ、相手が切ったのを確認してから静かに通話を終了しましょう。こうした基本マナーの積み重ねが、社会人としての信頼を築く第一歩になります。

インターンの電話・メール連絡の仕方に関しては「インターンシップの断り方はどうするべき？電話やメールでの伝え方を解説」の記事も参考にしてみてください。

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インターン先に電話をかける際の流れ

次に、実際に電話をかけたときのおおまかな流れを説明しますので、参考にしてみてください。

まず自分が何者か名乗る

インターン先に電話をかけたら、最初に自分の大学名と名前を名乗ることがマナーです。企業側は誰からの電話か分からないと対応に困るため、はじめに名乗ることでスムーズに話が進められます。

特に、電話の最初は受付につながるケースが多いため、担当者に取り次いでもらうためにも「△△大学の△△と申します。インターンシップの件でお電話しました」と丁寧に伝えましょう。

そして、担当者に代わってもらった後も、もう一度改めて自己紹介を行い、「お忙しいところ失礼いたします。△△大学の△△です」と述べてから用件を伝えるとより分かりやすくなり。

用件を簡潔に伝える

電話での要件は、できるだけ簡潔に伝えるのが基本です。インターン担当者は多忙なことが多いため、限られた時間の中でスムーズにやり取りできるよう、事前に話す内容を整理しておきましょう。

電話がつながったら、「インターンシップについてお伺いしたいのですが、今お時間よろしいでしょうか？」と先に相手の都合を確認するのがマナーです。突然話し始めると失礼にあたります。

たとえば、「▲▲大学の▲▲と申します。インターンの件で、1点確認したいことがありお電話いたしました。今、お話してもよろしいでしょうか？」と、相手の状況に配慮した言い方が理想的です。

内容の復唱とお礼

インターン先との電話では、最後に内容の復唱とお礼の言葉を忘れずに伝えましょう。相手からの回答をしっかり理解していることを示すためにも、要点を自分の言葉で繰り返すことが大切です。

たとえば、「では、△月△日の△時に△△ビルの受付に伺えばよろしいですね。承知しました」と復唱すると、情報の行き違いや聞き間違いを防げます。

その後は、「お忙しい中、お時間をいただきありがとうございました」と感謝の言葉を添えましょう。丁寧な会話の締めくくりが、相手に好印象を与えます。

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インターン関連の電話をかける際の例文

ここでは、インターン関連のシチュエーションごとの会話例文をご紹介しますので参考にしてみてください。

インターンに申し込むとき

インターンに参加したい旨を連絡するときの会話例文です。電話をする前に、企業のホームページや採用ページでインターンに関しての情報を必ず確認しましょう。

例文
学生：お忙しいところ失礼いたします、△△大学の△△と申します。インターンシップ参加申込みの件でお電話させていただいたのですが、ご担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか。

受付：△△大学の△△様ですね。ただいま△△にお繋ぎいたしますので、少々お待ちください。

担当者：お電話代わりました。担当の△△です。

学生：お忙しいところ失礼いたします、△△大学の△△と申します。御社のインターンシップに参加させていただきたく、お電話させていただいたのですが、今お時間よろしいでしょうか。

・申込み方法や申込み期限などを確認
・上記をメモした上、復唱

学生：承知いたしました、それで△月△日までに書類をお送りします。お忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました。何卒よろしくお願いいたします。失礼いたします。

インターンをキャンセルするとき

インターンに申し込んだものの、タイミング悪く学業や家庭の都合でキャンセルしなければならないこともあるかもしれません。

そのようなときは、メールより電話で連絡するのが望ましいとされています。その際、謝罪とともに言葉遣いや声のトーンで誠意を伝えることが重要です。

例文
お忙しいところ失礼いたします、△△大学の△△です。△月△日△時参加予定のインターンシップの件ですが、△△（理由）のため参加するのが難しくなってしまい、辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。

貴重な機会を用意していただいたにもかかわらず、辞退することになってしまい大変申し訳ございません。もし、御社が再度インターンを開催される機会があれば、ぜひ参加させていただきたいと考えていますので、その際は何卒宜しくお願いいたします。

インターン辞退を伝えたいときのマナーについて詳しく知りたい方は「インターンをキャンセルしたい…伝えるときのマナーは？」の記事も参考にしてみてください。

日程調整をしたいとき

日程の変更や調整したいためインターン先に電話をかけるときは、まず、日程調整をしなければならない理由を明確に伝え、担当者から可能な変更日を提示してもらいます。提示された日程で都合が悪い場合もあるため、自分の候補日をいくつか用意しておきましょう。

例文
学生：お世話になっております。△△大学の△△と申します。
本日は、△月△日に参加予定のインターンシップの件でご連絡いたしました。人事部の△△様はいらっしゃいますか？

受付：△△ですね。かしこまりました。お繋ぎしますので、少々お待ちください。

担当者：お電話代わりました。担当の△△です。

学生：お世話になっております。△△大学の△△です。
誠に勝手ではございますが、学校の事情により、△月△日に参加予定のインターンシップにへの参加が難しくなってしまいました。こちらの都合で大変恐縮ですが、参加の日程変更をしていただくことは可能でしょうか。

インターンの日程が重なってしまった場合の対処法は「インターンシップがかぶったらどうする？対処法や辞退の際の注意点を解説」の記事も参考にしてみてください。

遅刻の連絡をするとき

交通機関の遅延や体調不良などでインターン開始時刻に間に合わない場合は速やかに連絡します。遅刻する理由はもちろん、到着時間の目安を伝えると企業側の負担を軽減できるでしょう。

例文
学生：お世話になっております。△△大学の△△と申します。本日△時から参加予定のインターンシップの件でご連絡させていただきました。ご担当の～様にお取次ぎをお願いできますでしょうか。

受付：△△ですね。かしこまりました。ただいまお繋ぎしますので、少々お待ちください。

担当：お電話代わりました、△△です。

学生：お世話になっております。△△大学の△△と申します。
本日△時から参加予定のインターンシップですが、電車が遅延しており、開始時刻を過ぎてしまいそうです。大変申し訳ないのですが、△時ごろから参加させていただくことは可能でしょうか？

インターンを欠席する際の電話マナーについては「これで完璧！インターンを欠席する際の電話とメールのマナー」の記事も参考にしてみてください。

折り返しの電話をするとき

インターン先の企業側から電話をかけてくることもあります。出先などで出られなかった場合、不在着信に気付いた際はできるだけ早く折り返しの電話をかけることが大切です。その際、電話に出られなかったことを謝罪しましょう。

例文
学生：お世話になっております。私、△△大学の△△と申します。先ほど△△様よりお電話をいただいたので、折り返させていただきました。大変恐れ入りますが、△△様は今お手すきでしょうか？

受付：△△ですね、かしこまりました。少々お待ちください。

担当者：お電話代わりました、△△です。

学生：お世話になっております。△△大学の△△と申します。先程はお電話に出られず申し訳ございませんでした。

担当者が不在のとき

担当者が席を外していた場合は、戻りの時間を尋ねます。その際、「かけ直しましょうか？」と言われるケースもありますが、相手に負担をかけないためにも、後ほど自分からかけ直すという意思を伝えましょう。

例文
学生：お世話になっております。私△△大学の△△と申します。△月△日に開催されるインターンシップのことでお伺いしたいことがあり、お電話させていただきました。インターンシップご担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか？

受付：申し訳ありません、△△はただいま席を外しております。こちらから折り返しのご連絡をさせましょうか？

学生：いえ、こちらからまた連絡をさせていただきますので、△△様のお戻りの時間を教えていただけますか？

受付：△△ごろには戻ると思います。

学生：承知しました。それでは、△△時ごろ、再度お電話させていただきます。お忙しいところありがとうございました。

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インターンシップに関する電話での注意点

基本的な電話マナーのほか、注意すべき点や確認しておいた方がよい点についてご紹介します。

相手の電話番号を登録しておく

インターンシップ先からの重要な電話を見逃さないために、相手の電話番号をあらかじめ登録しておきましょう。就活期間中は、さまざまな企業とやりとりすることが増えるため、「知らない番号」からの着信を見落としてしまうリスクがあります。

連絡を確実に受けとるために、企業からの連絡があった際には番号をすぐに登録しておきましょう。加えて、留守番電話の設定も忘れずに。自分が電話に出られない時間帯にも、相手がメッセージを残せるようにしておくと安心です。

大切なチャンスを逃さないためにも、電話番号の登録と留守電設定は就活の基本マナーといえるでしょう。

留守電設定に関しては「就活生は留守電設定がマナー！折り返し電話の入れ方を例文付きで解説」の記事も参考にしてみてください。

敬語の使い方を確認

ビジネスシーンの会話において、正しい敬語の使い方を確認しておくことも大切です。一般常識として理解はできていても、いざ電話をすると緊張してしまいうまく話せないこともあります。インターン先企業に電話をする前に、声に出して練習しておくと良いでしょう。

下記に、ビジネス電話でよく使われる丁寧語・尊敬語・謙譲語をまとめましたので、参考にしてください。

・丁寧語
します、言います、行きます、来ます、伝えます、わかります

・尊敬語
なさる、おっしゃる、行かれる、いらっしゃる、お伝えになる、おわかりになる、貴社（御社）

・謙譲語
させていただく、申し上げる、伺う、参る、申し伝える、承知する

担当者が不在ならかけ直す

インターンシップに関する電話をかけた際、担当者が不在ということはよくあります。その場合は、折り返しをお願いするのではなく、基本的には自分から再度かけ直しましょう。

なぜなら、就活生からの電話は「お願いごと」であることが多く、企業側に負担をかけない配慮が求められるからです。また、自分のタイミングであらためて連絡できるほうが、伝えたい内容を整理しやすいというメリットもあります。

たとえば、担当者が外出中の場合は「いつごろお戻りになりますか？」と確認し、「それでは、また△時ごろにかけ直します」と伝えて電話を切るとスマートです。伝言を依頼する必要があるときは、可能であれば受付の方ではなく同じ部署の別の社員につないでもらうと、情報の伝達ミスを防ぎやすくなります。

もし相手から「こちらから折り返しましょうか？」と言われた場合でも、基本的には「こちらからあらためてお電話いたします」と丁寧に断るのが好印象です。

ただし、どうしても担当者の都合がつかない場合は、折り返しをお願いしても問題ありません。その際に備えて、あらかじめ自分のスケジュールを確認し、連絡可能な時間帯をメモしておくと安心です。

インターンシップの電話対応では、相手への配慮とタイミングが信頼感につながります。たとえ担当者が不在でも、落ち着いて丁寧に対応しましょう。

電話がつながらなかった場合はメールで連絡

何度かけてもインターン先に電話がつながらない場合は、メールでの連絡に切り替えるのが適切です。ビジネスシーンでは、何度も電話をかけ続けるより、別の連絡手段を使って丁寧にフォローする姿勢が好印象につながります。

目安としては、3回以上電話しても応答がない場合。その際は、「先ほどお電話差し上げましたが、ご不在のようでしたのでメールにて失礼いたします。」と伝えると丁寧です。

そのうえで、「氏名」「大学名（所属）」「用件」「希望する連絡方法」などを簡潔に書きましょう。つながらないからといって放置せず、メールで丁寧に連絡を入れることで、誠実な印象を与えられます。

企業からの電話は気づいたらすぐに折り返す

企業からの電話に出られなかった場合は、気づいたらすぐに折り返すのが基本。なぜなら、迅速な対応が誠実さを伝え、好印象を与えるからです。就職活動中は企業からの連絡が採用選考の重要なポイントとなるため、遅れはマイナス評価につながることもあります。

たとえば、電話に出られなかったときは、折り返しの電話でまず大学名と名前をはっきり名乗りましょう。続けて、「先ほどお電話をいただいたのですが、出られなかったため、こちらからかけ直しました。△△課の△△様はいらっしゃいますか？」と取り次ぎをお願いするとスムーズです。

担当者につながったら、「先ほどは電話に出られず申し訳ありません。△△大学の△△です」とひと言謝ると丁寧な印象を与えられます。

また、就活中はいつ電話がかかってくるか分かりません。深夜など連絡が難しい時間帯に気づくこともありますが、電話を受けられる時間帯はこまめに着信をチェックし、すぐ折り返せるように準備しておくことが重要です。

企業からの電話はチャンスともいえるため、見逃さず、速やかな折り返しで信頼を築きましょう。

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