インターンシップの電話マナーを解説！掛け方・受け方と例文を解説

インターンシップ先への電話は、申し込みや日程調整、辞退の連絡などで避けては通れません。しかし、「どんな言い方をすれば失礼がないのか」「緊張して何を話せば良いか分からない」と不安に思う方も多いでしょう。
この記事では、インターンシップに関する電話の掛け方や受け方のマナー、状況別の会話例文を解説します。基本のマナーからそのまま使える例文まで紹介しているので、読めば落ち着いて電話に対応できるはずです。

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インターン先に電話を掛けるときの基本マナー

ビジネスシーンの電話では、相手のことを考え、対応がスムーズにできるような配慮が重要です。ここでは、インターン先に電話をかける前に知っておきたい、基礎的なマナーをご紹介します。

電話は午前10時〜正午・午後2〜5時に掛ける

インターン先へ電話を掛ける際は、相手の業務時間に配慮したタイミングにしましょう。午前10時から正午、午後2時から5時ごろは業務が落ち着いている傾向があり、電話を掛けるのに適しているといわれています。

一方、始業直後や終業間際、お昼休みなどの時間帯は避けるのが無難。始業・終業時間近くはバタバタしているほか、お昼休みは担当者が不在である可能性が高いためです。

ただし、企業によって勤務時間や休憩時間は異なるため、不安なら事前に会社の営業時間を調べてから連絡するのがおすすめ。相手の都合を尊重した時間に電話を掛けることで、印象を損なわずに済むでしょう。

静かな通話環境を整える

電話の内容が相手にしっかり伝わるよう、通話環境にも注意しましょう。駅やカフェなど騒がしい場所では、相手の声が聞き取りづらくなり、話の内容に誤解が生じる恐れがあります。企業への連絡では、言葉遣いや内容の丁寧さだけでなく、聞き取りやすさに気を配ることも大切なマナーです。

また、バッテリー残量が少なかったり電波が不安定だったりすると、通話が途中で切れてしまうリスクがあります。電源とバッテリー残量を確保したうえで、電波状態の良い場所を選んで電話を掛けましょう。しっかり準備を整えて電話を掛けることが、信頼感を高める第一歩になります。

メモとスケジュール帳を用意する

インターン先に電話を掛ける際は、あらかじめメモを準備しておきましょう。企業の担当者とやり取りする際には、聞いた内容をすぐにメモしておくと、話の食い違いや聞き直しを防げます。

特に、日程や会場、持ち物などの大事な連絡事項は、聞き逃すと後でトラブルにつながる恐れも。また、希望日程やスケジュール調整が必要になるケースもあるため、スケジュール帳を手元に用意しておくとその場で確認できてスムーズです。

第一声で「もしもし」は使わない

インターン先に電話を掛けるとき、最初に「もしもし」と言うのはマナー違反です。ビジネスの場ではカジュアルな表現と捉えられやすく、失礼にあたります。

インターン先に電話を掛ける際の第一声には、「お忙しいところ失礼いたします」や「お世話になっております」といった丁寧で礼儀正しい挨拶を使うのがマナーです。正しい言葉を使うことにより、相手に好印象を与え、スムーズなコミュニケーションが取れます。

電話でも、対面と同様に第一印象が大切です。第一声の言葉遣いに注意して、礼儀正しく対応しましょう。

相手が切ってから電話を切る

電話を終える際は自分から切らず、必ず相手が切ってから通話を終えましょう。ビジネスマナーにおいては、目上の人より先に電話を切らないのが礼儀とされています。焦って自分から電話を切ってしまうと、相手に失礼な印象を与える可能性があるため注意が必要です。

会話の終わりには「お忙しいところご対応いただき、ありがとうございました」「失礼いたします」といった挨拶をきちんと述べ、相手が切ったのを確認してから静かに通話を終了しましょう。

インターンについて疑問点があるときは、すぐに電話するのではなく自分で調べてから電話するか判断するのがマナー。インターンの基本情報については、「インターンシップとは？行う意味や期間別の特徴をご紹介」の記事で解説しています。

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インターン先への電話の掛け方と流れ

ビジネスシーンでは、電話の基本的な流れやコツを守ることでスムーズな通話が可能になります。ここでは、インターン先へ電話を掛けるときの基本の流れをご紹介。どのように会話が進むのかを具体的にイメージして、対策に活かしましょう。

大学名と自分の名前を名乗る

インターン先に電話を掛けたら、最初に自分の大学名と名前を名乗るのがマナーです。はじめに名乗ることで、「誰がどのような目的で電話を掛けてきたか」が企業側に伝わり、その後の会話や取り次ぎがスムーズに進みます。

特に、企業の電話番号に掛ける場合は担当者以外の方が出る可能性が高いため、話が伝わるように丁寧かつ簡潔に伝えましょう。なお、担当者に代わってもらったら、「お忙しいところ失礼いたします。△△大学の△△です」と改めて自己紹介をするとより分かりやすくなります。

用件を簡潔に伝え取り次いでもらう

電話では、用件をできるだけ簡潔に伝えるのが基本です。インターン担当者は多忙なことが多いため、限られた時間の中でスムーズにやり取りできるよう、事前に話す内容を整理しておきましょう。

電話がつながったら、「お時間よろしいでしょうか」と相手の都合を確認するのがマナーです。突然話し始めると失礼にあたります。

内容を復唱してお礼を伝える

採用担当者から情報を教えてもらったら、以下の流れで内容の復唱とお礼をすることが欠かせません。

日時や時間、持ち物などを教えてもらったら、その場で復唱しましょう。こちらからも改めて共有することで、情報の行き違いや聞き間違いを防げます。

その後は、感謝の言葉を添えて電話を終えましょう。丁寧な会話の締めくくりが、相手に好印象を与えます。

電話の掛け方に不安がある方は、「就活の電話のかけ方や出方が不安！基本マナーとそのまま使える会話例を紹介」の記事もご覧ください。

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【状況別】インターンの電話の掛け方例文

ここでは、インターン関連のシチュエーションごとの会話例文をご紹介します。実際に電話するときに、参考にしてみてください。

インターンに申し込むとき

インターンに参加したい旨を連絡するときの会話例文です。電話をする前に、企業のホームページや採用ページでインターンに関しての情報を必ず確認しましょう。

事前に問い合わせ・確認をするとき

インターンの内容や持ち物などで分からないことがあるときは、事前に電話で問い合わせても構いません。募集ページやメールを確認しても解決しない点だけを、簡潔に質問するのがマナーです。

電話を掛ける前に、聞きたいことを整理しておくと、短時間でスムーズにやり取りできます。企業のWebサイトやよくある質問で確認できる内容を尋ねるのは避け、どうしても分からない点に絞って質問しましょう。

日程調整をしたいとき

日程の変更や調整するためにインターン先に電話を掛けるときは、まず、日程調整をしなければならない理由を明確に伝え、担当者から可能な変更日を提示してもらいます。提示された日程で都合が悪い場合もあるため、自分の候補日をいくつか用意しておきましょう。

インターンの日程が重なってしまった場合の対処法は、「インターンシップがかぶったらどうする？対処法や辞退の際の注意点を解説」の記事にまとめています。

遅刻・欠席を連絡するとき

交通機関の遅延や体調不良などでインターン開始時刻に間に合わなかったり、欠席したりする場合は速やかに連絡します。遅刻する場合は、理由に加えて到着時間の目安を伝えると企業側の負担を軽減できるでしょう。

当日に遅刻しそうな場合の例文

当日に欠席する場合の例文

インターンを欠席する際の電話マナーについては、「これで完璧！インターンを欠席する際の電話とメールのマナー」の記事で詳しく解説しています。

辞退・キャンセルするとき

インターンに申し込んだものの、タイミング悪く学業や家庭の都合でキャンセルしなければならないこともあるかもしれません。

直前のキャンセルはもちろん、期日に余裕がある場合もメールより電話で連絡するのが確実で誠意が伝わります。担当者の時間を割いて準備してもらったことへの謝罪とともに、丁寧な言葉遣いと落ち着いたトーンで用件を伝えましょう。

インターン辞退を伝えたいときのマナーについて詳しく知りたい方は、「インターンをキャンセルしたい…伝えるときのマナーは？」の記事もご参照ください。

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【例文つき】企業から電話がかかってきたときの対応

インターンでは、企業側から電話がかかってくることもあります。日程の連絡や選考結果など大切な用件が多いため、落ち着いて対応できるよう受け方も確認しておきましょう。ここでは、電話に出られたとき・出られなかったときの対応を紹介します。

電話に出られたときの受け答え

知らない番号から着信があっても、就活中は企業からの連絡である可能性があるため、落ち着いて丁寧に対応しましょう。電話に出たら「はい、△△です」と自分の名前を名乗るのが基本です。

相手が名乗ったら「お世話になっております」と応じ、メモを取りながら用件を聞きます。聞き取れないときは「恐れ入りますが、もう一度お願いできますでしょうか」と丁寧に聞き返して構いません。

最後に用件を復唱し、お礼を伝えてから、相手が切るのを待って通話を終えます。

例文

出られなかったときの折り返し方

出先などで電話に出られなかった場合は、不在着信に気づいた時点で、できるだけ早く折り返すことが大切です。折り返しの際は、まず電話に出られなかったことをひと言お詫びしましょう。

折り返しが24時間以上遅れると、「レスポンスが遅い」「いい加減な人なのでは」と印象を下げてしまうこともあります。電話を受けられる時間帯はこまめに着信を確認し、すぐ折り返せるようにしておきましょう。

例文

折り返し電話のマナーをさらに詳しく知りたい方は、「就活の折り返し電話のマナーは？正しいかけ方や注意点を例文付きで解説」の記事で詳しく解説しています。

留守電が入っていたときの対処法

折り返す前に、留守番電話が入っていないかを確認しましょう。伝言には担当者名や用件、折り返しの要否が残されていることが多く、内容を把握してから掛け直すと会話がスムーズになります。

「こちらからまた掛けます」と入っていた場合でも、選考や日程に関わる用件であれば、念のため営業時間内に折り返しておくと安心です。用件が聞き取れないときは、折り返して確認しましょう。

例文

担当者が不在のときの掛け直し方

折り返した際に担当者が不在のこともあります。担当者が外出中の場合は「いつごろお戻りになりますか」と戻りの時間を確認し、「それでは、△時ごろにあらためてお電話いたします」と伝えて切るとスマートです。

相手から「こちらから折り返しましょうか」と言われても、基本的には自分から掛け直す旨を丁寧に伝えましょう。

例文

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インターンの電話で気をつけたい注意点

基本的な電話マナーのほか、注意すべき点や確認しておいた方が良い点についてご紹介します。

相手の電話番号を登録しておく

インターンシップ先からの重要な電話を見逃さないために、相手の電話番号をあらかじめ登録しておきましょう。登録しておかないとどの着信がどの企業のものなのか分からず、見落としてしまうリスクがあります。

連絡を確実に受けとるために、企業からの連絡があった際には番号をすぐに登録しておきましょう。加えて、留守番電話の設定もしておくと、自分が電話に出られなかった場合も相手がメッセージを残せます。

電話でのやり取りをできる限りスムーズにするためにも、電話番号の登録と留守電設定は就活の基本マナーといえるでしょう。留守電設定については、「就活生は留守電設定がマナー！折り返し電話の入れ方を例文付きで解説」の記事もご一読ください。

正しい敬語・言葉遣いを使う

ビジネスシーンの会話において、正しい敬語の使い方を確認しておくことも大切です。一般常識として理解はできていても、いざ電話をすると緊張してしまいうまく話せないこともあります。インターン先企業に電話をする前に、声に出して練習しておくと良いでしょう。

下記に、ビジネス電話でよく使われる間違った言葉をまとめたので、参考にしてください。

言葉遣いや服装など、インターンに向けてマナーを確認しておきたい方は、「インターンシップ参加までにおさえておきたい基本のマナー」の記事も参考にしてみてください。

事前連絡は数日前までに済ませる

インターンについての電話連絡が必要な場合は、直前ではなく数日前までに済ませておくと安心です。開催日ぎりぎりの連絡は、担当者が対応しきれなかったり、予想外のトラブルにつながったりする恐れがあります。

特に日程の相談や持ち物の確認などは、余裕をもって早めに連絡しましょう。お互いに余裕のある状況のほうが、スムーズに次の行動につなげられます。

インターンを含む就活イベントの前にやっておくべき準備について知りたい方は、「就活イベントを内定につなげるには？種類や開催時期・事前準備を紹介」の記事をご覧ください。

つながらないときはメールで連絡する

何度掛けてもインターン先に電話がつながらない場合は、メールでの連絡に切り替えるのが適切です。何度も電話を掛け続けるより、別の連絡手段を使って丁寧にフォローする姿勢が好印象につながります。

目安としては、3回以上電話しても応答がない場合にメールに切り替えましょう。その際は、「先ほどお電話差し上げましたが、ご不在のようでしたのでメールにて失礼いたします。」と伝えると丁寧です。

そのうえで、「氏名」「大学名（所属）」「用件」「希望する連絡方法」などを簡潔に書きましょう。つながらないからといって放置せず、メールで丁寧に連絡を入れることで、誠実な印象を与えられます。

メールの例文

メールの送り方を含む就活マナーは、「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事で解説しています。

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インターンの電話マナーに不安がある方へ

「インターン先に電話をしたいけれど、マナーに自信がない」「緊張してうまく話せるか不安」という方もいるのではないでしょうか。電話対応は慣れないうちは難しく、一人で悩んでしまいがちです。

しかし、企業は学生の対応に慣れており、多少不慣れでスムーズにいかなかったり言葉に詰まったりしても、大目に見てもらえることがほとんど。「電話にはできるだけ早く反応する」「電話の時間や掛け方、言葉遣いなどのマナーを守る」といった基本を押さえておけば、電話で大きく評価を落とすことはありません。安心して電話を掛けましょう。

とはいえ、「これから就活に向けてマナーが不安」「自分に就活を乗り切れるだろうか」と不安な方もいるかもしれません。そのような場合は、就活のプロである就職エージェントにご相談ください。

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さらに、応募先企業とのやり取りはキャリアアドバイザーが代行するため、マナーやスケジュール管理にわずらわされることなく選考対策に専念することが可能です。電話やメールのマナーが不安な場合のサポートはもちろん、就活の進め方に迷ったときも丁寧にアドバイスします。サービスはすべて無料なので、一人で抱え込まず、まずは一度ご相談ください。

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