これで完璧!インターンを欠席する際の電話とメールのマナー

このページのまとめ

  • インターン辞退の連絡は、できるかぎり早めに行う
  • 連絡方法は、電話でもメールでも良いが、両方行うことが望ましい
  • 連絡する際は、電話でもメールでも、丁寧な言葉遣いで相手に失礼のないようにする
  • お詫びと欠席理由を述べるなど、誠意ある対応を心がける
  • 前日~当日の欠席の場合は、必ず電話連絡を入れる

「急用ができてしまった」「他のインターンシップと被った」などの理由から、予定していたインターンシップに出られなくなることもあるでしょう。その際には、企業に欠席する旨の電話やメールを入れなければなりません。

当コラムでは、インターンを欠席する際の対応方法を、具体的な例を交えながらご紹介します。
「インターンをキャンセルしたいけど、企業にどう伝えれば良いか分からない」という人は、ぜひ参考にしてみてください。

 

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インターンを欠席するときのマナー


企業側は、多少の辞退があることを前提にして動いていますから、欠席すること自体は問題ありません。しかし、対応の仕方によっては、採用担当者にマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。連絡は、以下のポイントに注意し、礼儀やマナーを守って行いましょう。

できるだけ早く連絡する

企業はインターン当日に向けて受け入れの準備を進めていますので、直前の連絡になるほど迷惑をかけることになってしまいます。インターンに出席できないのが判った時点で、速やかに連絡を入れるようにしましょう。

電話が基本、電話+メールだとさらに丁寧

連絡の手段は電話かメールがありますが、メールは相手が見てくれているか分からないので、基本的には電話で行うようにしましょう。また、電話で伝えた後にメールを入れておくと、より丁寧な印象になり、誠意が伝わりやすくなります。

電話が繋がらない場合はメールもする

電話をかけて担当者が不在だった場合は、そのあとでメールを入れておきましょう。また、電話対応してくれた人に、電話があったことを伝えてもらうのも忘れないようにしてください。

電話の時間に注意

電話をかける際には、その時間帯にも注意が必要です。たとえば、企業の営業時間内であっても、始業時間から1時間以内、お昼休みの時間帯、終業時間近くなど、忙しいと思われる時間帯は避けたほうが良いでしょう。

お詫びと欠席理由をきちんと述べる

インターンをキャンセルしてしまうことへの謝罪や、欠席となった理由はきちんと伝えましょう。「他のインターンと被った」などの理由は、相手企業の心証を悪くしそうですが、嘘をつくのは良くありません。とはいえ、具体的な企業名を出すのは避けたほうが良いでしょう。

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欠席する際の電話の仕方


電話で欠席の連絡を入れる際のポイントと、会話例をご紹介します。「どのように話せばよいか分からない」という方は、参考にしてみてください。

電話連絡を入れる際のポイント

・まずは大学名と自分の名前を名乗る
・要件を簡潔に述べる
・辞退することに対して謝罪をし、誠意を伝える
・担当者が不在の場合は、電話があったことを伝えてもらう

電話での会話例

「こんにちは。私、○○大学の○○(名前)と申します。○月○日開催予定のインターンの件でお電話を差し上げたのですが、担当者の○○様はいらっしゃいますか?」

採用担当者に繋がった場合

「こんにちは。私、○○大学の○○(名前)と申します。○月○日のインターンの件でご連絡させていただきました。今お時間よろしいでしょうか。」

「○月○日のインターンの参加をお約束しておりましたが、急遽大学院の集中講義の予定が入り(欠席理由)、参加が難しくなってしまったため、欠席とさせていただきたいです。」

「貴重な機会を頂いたにもかかわらず、大変申し訳ございません。誠に勝手なことですが、再度このような機会があれば、ぜひ参加させていただきたいです。
今後ともよろしくお願いいたします。」

「お忙しいところ、ありがとうございました。失礼いたします。」

採用担当者に繋がらなかった場合

「この後、担当者様宛てにメールをお送りさせていただきますので、電話があった旨をお伝えいただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。」

「お忙しいところ、ありがとうございました。失礼いたします。」

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メールの書き方


電話とメールの両方で連絡する場合は、メールの書き方も確認しておきましょう。以下、メールを送る際のポイントと、メールの書き方の例文をご紹介します。

メールを送る際のポイント

・件名を分かりやすく工夫する
・最初に宛名、最後に署名を入れる
・はじめに、「お世話になっております」などの挨拶文を入れる
・文末には、「よろしくお願いいたします」などの結びの挨拶を入れる
・伝わりやすい文章を心がける

メール例文

件名:インターンシップ辞退のご連絡【○○大学 ○○(氏名)】

株式会社○○
人事部 インターンシップご担当者様 

お世話になっております。○○大学の○○(氏名)です。 
先日は、インターンシップのご案内ありがとうございました。 

せっかくご案内頂いたにもかかわらず、誠に恐縮ではございますが、 
○月○日に、大学院の集中講義の予定が入り(欠席理由)、当日の参加が難しくなってしまいました。

身勝手な申し出になってしまい大変申し訳ございませんが、インターンシップの申し込みについて、辞退とさせていただく存じます。

貴社には、大変ご迷惑をお掛けいたしますが、ぜひ学業を優先させて頂きたく、ご了承のほどよろしくお願い申し上げます。 

―――――――――――――――
○○大学○学部○学科
○○(氏名)
携帯電話:090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:☓☓☓@☓☓☓.jp
―――――――――――――――

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無断キャンセルはやめよう


辞退の連絡はポジティブなものではありませんから、どんな理由であれ、気後れしてしまうという人も多いことでしょう。しかし、無断で欠席すると、相手企業に迷惑をかけることになりますし、自分自身の信用もなくしてしまいますから、絶対にしないようにしてください。

前日~当日キャンセルは必ず電話をする

インターン前日や当日にキャンセルしなければならないことが分かった場合、必ず電話連絡を入れましょう。メールのみの連絡は、相手側の確認が遅れる可能性が高いです。また、当日欠席の電話連絡は、緊急性の高いものですから、始業時間と重なってしまっても良いのでできるだけ早めに行うようにしてください。

無断キャンセルは印象が悪い

当然ですが、連絡をしないで勝手に欠席する無断キャンセルは非常に印象が悪くなります。「インターンシップを欠席すること自体は選考に影響はない」と言われていますが、それはマナーを守ってきちんと連絡をした場合です。無断キャンセルをしてしまうと、本選考に悪影響がないとは言い切れませんので、連絡はきちんと行いましょう。


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