就活セミナーを欠席するときのメールの書き方!評価の下がらない伝え方とは

このページのまとめ

  • 就活セミナーの欠席メールには「件名、宛名、本文、署名」を入れる
  • 就活セミナーの欠席メールは前日の夕方までに送ろう
  • 当日のキャンセルは電話で伝えるのがマナー
  • 就活セミナーの欠席メールでは次回参加への意欲を示そう
  • 誤って無断欠席したときはお詫びのメールを送ろう

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就活セミナーを欠席するとき、いつ・どんなメールを送れば良いか悩んでいませんか?
このコラムでは、メールの基本的な構成や、欠席理由の書き方をご紹介します。欠席メールは前日の夕方までに送り、当日キャンセルする場合は電話で担当者に伝えましょう。
予約後の欠席を不安に思う方は多いですが、マナーを守れば選考に影響はありません。メールの基本的な書き方を知り、就活に役立てましょう!

 

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就活セミナーを欠席するときのメールの書き方

Webの採用マイページからキャンセル手続きができる場合は、欠席メールを送る必要はありません。Web上で手続きできない場合や、手続き可能な期限を過ぎた場合は、メールで欠席する旨を伝えましょう。
以下に、メールの基本的な構成と例文をまとめました。

メールの構成

件名

就活中のメールには、本文がひと目で分かる件名をつけましょう。
「OB訪問のお願い(〇〇大学 田中花子)」のように、自分の大学名と氏名を入れておくと、誰からきたメールなのかがすぐに分かります。

宛名

企業名と部署名、担当者名を書きます。担当者の個人名が分からない場合は、「採用ご担当者様」としてOKです。

本文

本文の冒頭で自分の大学名と氏名を名乗り、本題に入っていきます。就活セミナーを欠席する場合は、キャンセルの意向とその理由、お詫びの3点を盛り込みましょう。
よくあるキャンセル理由には、「大学の授業・試験関係」「体調不良」などがありますが、どちらも事実をそのまま書いてOKです。「他社の就活セミナーや会社説明会と日程がかぶった」などの言いにくい理由は、「諸事情により」と説明しても良いでしょう。
お詫びの言葉は気持ちを込めることが大切ですが、ビジネスメールは相手が読みやすいように簡潔に書くことも必要です。誠意を示しつつ、文章は要点を絞ってまとめることを意識しましょう。

署名

メールの最後に自分の氏名と連絡先を記した署名を入れます。署名には、大学・学部名と氏名、電話番号、メールアドレスを書き入れましょう。

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欠席メールの例文

欠席メールの例文をご紹介します。

就活セミナーを欠席する際のメール例文

件名:就活セミナー欠席のお詫び(〇〇大学 田中花子)

〇〇株式会社
人事部
××様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の田中花子と申します。
先日、貴社サイトから△月△日の就活セミナーに申し込みをさせていただきましたが、
大学の試験日程と重なりお伺いすることができなくなりました。
せっかくの機会をご用意いただいたにも関わらずこのような形となり、
誠に申し訳ございません。
お手数をおかけし大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

-----------------------------------------------
〇〇大学〇〇学部
田中花子
電話:000-0000-0000
メール:hanako.tanaka@××.com
-----------------------------------------------

以上が例文です。
別日の就活セミナーへの参加を希望する場合は、「別日程で就活セミナーが開催される際は、必ず参加させていただきたいと考えております」といった文章を添えると良いでしょう。
謝罪の言葉を書いていればマナーとしては十分ですが、それだけでは意欲が伝わらない可能性があります。志望度の高い企業に欠席メールを送る際は、次回のセミナーに参加したい旨を書くのがおすすめです。

 

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欠席メールを送る際のマナー

欠席メールを送る際は、以下のマナーに気をつけてください。

前日の夕方までに伝える

欠席メールは就活セミナーが開催される前日の夕方までに送ります。遅い時間だと担当者の確認が漏れる可能性あるので、17時頃までを目安にしましょう。
あらかじめ欠席が決まっている場合は、欠席すると分かった時点で連絡を入れるようにしてください。企業側も欠席者を早く確認できれば、参加者を再募集するといった次の対応に移れます。

当日のキャンセルは電話で伝える

当日にキャンセルする場合は、電話で連絡しましょう。就活セミナー当日は担当者も忙しく、メールをチェックできない可能性があるからです。
本来であれば当日キャンセルは望ましくありませんが、体調不良などのやむをえない理由で欠席することもあると思います。その際も、連絡はできる限り早めに行うのがマナーです。

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就活セミナーのキャンセルは選考に影響する?

就活セミナーをキャンセルしたからといって、選考で不利になることはないでしょう。企業側も学生が学業に忙しいことや、他社と並行して就活を進めていることを理解しています。事前に連絡して欠席を伝えれば、基本的に問題はありません。

無断欠席は選考に影響する可能性あり

ただし、無断欠席は選考に響く可能性あります。すべての企業ではありませんが、なかには無断欠席した学生の情報を控えている企業もあるでしょう。その場合は、次回以降のセミナーに参加できなかったり、選考で不利になったりする可能性はゼロではありません。

志望度が高い企業にうっかり無断欠席してしまった場合は、次項目でご紹介する対応策を試しましょう。

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無断欠席してしまったときの対応

就活中はスケジュールが過密になり、予定を忘れて「就活セミナーや説明会を無断欠席してしまった!」という人がいるようです。
たとえ本人に悪気がなかったとしても、企業側に事情が伝わらなければ印象は下がってしまいます。無断欠席に気づいたら、企業に連絡してお詫びの言葉を伝えましょう。

すぐに連絡する

無断欠席に気づいた時点ですぐに連絡しましょう。無断欠席をそのまま放置しておくと、入社意欲が低いと判断されて評価は下がる一方です。
連絡して丁寧にお詫びすることで、誠意と入社意欲が伝わります。理解のある企業なら挽回のチャンスができるので、諦めずに連絡してみましょう。

お詫びメールの例文

お詫びメールの例文をご紹介します。お詫びメールでは気持ちのこもった謝罪を行い、言い訳ととられる表現は入れないように心がけましょう。

件名:〇月〇日就活セミナー欠席のお詫び(〇〇大学 田中花子)

〇〇株式会社
人事部
××様

お世話になっております。本日のセミナーを予約していた〇〇大学〇〇学部の田中花子と申します。
本日の予定を失念しており、セミナーを欠席してしまいました。
せっかくの機会をいただいておりましたのに、誠に申し訳ございません。

そのうえで大変恐縮ですが、別日でセミナーが開催されるようでしたら、
ぜひ参加させていただきたいと考えております。
今後はこのようなことがないようにスケジュール管理を徹底して参りますので、
もう一度機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

-----------------------------------------------
〇〇大学〇〇学部
田中花子
電話:000-0000-0000
メール:hanako.tanaka@××.com
-----------------------------------------------

無断欠席した理由は、「予定を失念しており」とシンプルに伝えればOK。謝罪を伝えたうえで、次回のセミナーに出席したい旨を述べましょう。

 

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