このページのまとめ
- 就活セミナーへのドタキャンはやむを得ないこともあるが、連絡することが重要
- 担当者は、就活生がドタキャンするときの対処も見ている
- キャンセルすることが分かった時点で、早めに連絡するのがマナー
- 就活セミナー当日にキャンセルする場合は、電話連絡がベター
- 後日、ドタキャンしたことに気付いた場合も素早く担当者に連絡するべき
就活セミナーをドタキャンをしなくてはいけないけど、「選考に不利になるの？」と疑問を持つ就活生も多いようです。連絡をしないドタキャンは、どの場面でもマイナスイメージ。このコラムでは、就活セミナーをキャンセルするときの電話やメールの対処方法をケースごとに例文付きで解説しています。やむを得ずドタキャンする際は、就活マナーを守って対処しましょう。
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就活セミナーのドタキャンは選考に不利？
就活セミナーをはじめとする就活に関するイベントは、就活生にとって重要。多忙な時期でもあるので、急用などやむを得ない理由でドタキャンしなければならないケースもあるでしょう。
しかし、ドタキャンすることは「志望度が低い」「約束を守れない人」などマイナスイメージを与えかねません。
連絡無しのドタキャンは悪印象
就活中は、体調不良や他社の選考日と被ってしまったなど、キャンセルしてしまうこともありえます。しかし、連絡をせずドタキャンすること、いわゆる無断欠席はルール違反。少なくとも、キャンセルの旨を伝える連絡をするのは社会人としての大切なルールです。
また、運営しているのが、志望している企業の場合もあります。ドタキャン自体が直接的に採用に影響することはありませんが、無断欠席の場合、企業側に記録が残ったり印象が悪くなったりすることがあるでしょう。
無断欠席がNGな理由
社会人として、無断欠席が許される場面はありません。就活セミナーをドタキャンしてはいけない理由は2つあります。
1点目は、そのセミナーが人数制限や抽選がある場合、本当に参加したい人が参加できないということ。その人が、志望する企業への道が途絶えてしまう可能性があります。それが自分だったらと置き換えてみましょう。セミナーへの参加抽選や申込がある場合は、本当に参加したいセミナーであるかを見極めて申し込みましょう。
2点目として、運営側は予約をした就活生のために席の設営や資料の作成といった用意をしています。参加を想定して用意してくれているのにも関わらず、セミナーをドタキャンすれば、運営側に多大な迷惑がかかってしまうでしょう。前もってキャンセルする旨を伝えるのは基本的なマナーと考えてください。また、企業側が事前にキャンセルを把握できれば、前述の抽選ではずれた応募者に「空きができた」と連絡できる場合もあります。
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就活セミナーの種類
そもそも就活セミナーには、下記のような多様な種類があります。就活生は、自分の知りたい情報によりテーマに合わせてセミナーを選んで参加予約をしましょう。
合同の企業（業界）セミナー
複数の企業が合同で行うセミナーです。1社につき20分から30分の持ち時間で、自社の詳細を就活生に説明します。就活生としては、多くの企業や業界を把握できるメリットがあります。
個別の企業セミナー
1つの企業が主催するセミナー。ある程度志望度の高い就活生を対象に開催することが多く、業務内容のほか、会社の雰囲気を伝える目的があります。
就活スキルセミナー
就活マナーや応募書類の書き方など、就活を進める際に有益なスキルを学ぶためのセミナーです。人材紹介サービス企業が主催することが多く、業界や企業問わず就活の基礎を知ることができます。
特に上記のうち「合同企業セミナー」と「個別の企業セミナー」は、企業に直結するセミナーのため、ドタキャンは採用担当者にマイナスイメージを与える可能性が高いといえるでしょう。
担当者は、キャンセルという行為より「キャンセルするときの対処法」を見ているといえます。
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事前にキャンセルする際のマナー
やむを得ず、事前にキャンセルすると決めた場合は、できるだけ早く連絡することがマナーです。その際の注意点を下記に解説します。
前日の夕方までにメール連絡する
キャンセルすることが分かったら、その時点でメール連絡をします。担当者の就業時間を考慮し、遅くても前日の夕方までにメール連絡をしましょう。その際の注意点は、主に以下の5点です。
件名は分かりやすく
件名で、メールの用件が把握できるように努めましょう。
例：◯月◯日セミナーキャンセルのお願い：□□大学△△
採用担当者の部署と名前を明記
本文の冒頭は、誰に宛てたメールであるかを示すため、企業名と部署名、担当者の名前を明記します。
名前が分からない場合は、「ご担当者様」などでも問題ありません。
例：
株式会社〇〇
人事部 ご採用担当者様
自分の大学名と名前を明記
本題に入る前に、自分の大学名と学部名、名前をしっかり名乗りましょう。
例：
お世話になっております。
◯◯大学□□学部の△△と申します。
キャンセルをする旨
冒頭で、いつのセミナーをキャンセルするかを伝えます。
キャンセル理由と謝罪
キャンセルの理由を簡潔に書き、その後にお詫びの言葉を必ず添えましょう。どのような理由であれ、キャンセルをする場合は、担当者に手間を取らせてしまうことに変わりはありません。
誠意を持って謝罪する姿勢が重要です。
簡潔で伝わりやすいメールは、社会人になっても役立つスキル。ビジネスマナーを身に付けて、担当者へメールで連絡をしましょう。
当日の場合は電話連絡する
キャンセルの連絡が当日になってしまう場合は、電話で直接連絡しましょう。
当日は、担当者も会場設営などで多忙です。メールチェックに時間を割いていない可能性もあります。やむを得ず当日キャンセルしなくてはならない場合は、連絡の行き違いをなくすために担当者へ電話しましょう。
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ケース別の例文
この項では、キャンセル理由ごとに例文をご紹介しています。
体調不良の場合
「本日、貴社の開催する就活セミナーに参加予定でしたが、体調不良のため欠席いたします」
急用の場合
「◯月◯日（◯）、貴社の就活セミナーに参加予定でしたが、急用で伺えない状況となりました」
他社の選考日と重なった場合
「先日、◯月◯日開催予定の就活セミナーへの参加予約をいたしましたが、諸事情により欠席いたします」
理由を述べたあとの謝罪の例文
「せっかくの機会を設けていただいたにも関わらず、申し訳ございません。また、本来であればお電話でお詫びを申し上げるところ、お忙しいと思いメールでのご連絡となりましたことも重ねてお詫び申し上げます。ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます」
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無断でドタキャンしてしまった場合の対処法
万が一、セミナー日程の勘違いなどで、後日に気付いてしまった場合「ドタキャンしっ放し」は避けましょう。
すぐに電話やメールで謝罪する
無断欠席に気づいた時点で、企業の担当者に連絡を入れましょう。無断欠席の事実は取り消せませんが、その後の素早い対応により悪印象を改善できる可能性があります。
セミナーへの無断欠席は、「企業やそのテーマへの興味がない」さらに「選考を辞退した」と判断されます。そのため、連絡をしないままでいると、その後のセミナーや選考に関する連絡が来なくなることもあるでしょう。
欠席理由は端的に
無断欠席した理由は、冗長にならないよう「予定を失念した」とういう簡潔なものにしましょう。
連絡の例文
「件名：◯月◯日〇時開催のセミナー欠席のお詫び：□□大学△△（名前）
株式会社□□□
人事部〇〇様
大変お世話になっております。
◯月◯日〇時開催のセミナーに申し込んでおりました、□□大学の△△△△と申します。
貴社の採用サイトより、参加予約をしておりましたが、セミナー日程を失念し欠席してしまいました。
貴重な機会をご用意いただいたにも関わらず、誠に申し訳ありませんでした。
大変恐縮ではございますが、別日程のセミナーに参加させていただきたいと思い、貴社の採用サイトより◯月◯日開催のセミナーに予約させていただきました。
以後、スケジュール管理の徹底をし、このようなことが起こらないようにいたしますので、再度機会を頂けると幸いです。
ご検討のほどお願いいたします。
以下、署名
何事も失敗してしまう場面はあります。しかし、その失敗に対して素早く誠意を持って対処することが大切です。そして、その失敗を繰り返さないようにしてください。社会人になっても、その姿勢が重要となります。ベストを尽くして、就活を成功させましょう。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
