説明会の無断欠席、選考にはどの程度影響する？

企業説明会の予約を取ったにもかかわらず、日程を失念していたなどの理由で無断欠席をする学生さんもいるようです。ブラックリストに載る、選考が不利になる、系列会社の選考に影響するといったデメリットがあるので、無断欠席は極力避けるのが賢明であるといえるでしょう。
本記事では無断欠席による就活への影響に加えて、万が一無断欠席をしてしまった際に少しでも心証を良くするポイント、直前になってからのキャンセル方法などについても解説します。就活生にとっても、社会人にとっても、スケジュール管理とこまめな連絡は大切なマナーです。今のうちに、その基本を身に付けておきましょう。

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説明会の無断欠席による就活への影響

説明会の予約を取ったら、基本的には予定通り参加することが求められます。しかし時には、説明会日程を忘れたなどの理由で無断欠席をしてしまう学生さんもいるようです。
無断欠席したからといってたいした問題にはならないだろう…という考え方は今改めましょう。以下に、説明会を無断欠席したことによって発生し得る就活への影響について考えていきます。

ブラックリストに載ることも？

数百人・数千人規模の大きな説明会では、参加者を一人ひとりチェックすることはないかもしれません。しかしながら参加者としては、出席状況は人事担当者に細かく把握されているという前提でいるようにしましょう。小規模・中規模の説明会ではなおさらです。
無断欠席すると、その企業の「ブラックリスト」に載ってしまうことが考えられます。無断欠席者に対する印象は悪くなり、本選考から内定までに至る一連のチャンスを失うことになりかねないでしょう。

選考が不利になる

たとえチャンスが与えられたとしても、内定獲得の難易度は高くなる可能性があります。無断欠席者は、企業側からマナーのない人物としてみなされるからです。本人の熱意や欠席理由にもよりますが、マイナス評価から選考をスタートすることになるのが一般的でしょう。

系列会社の選考に影響する

系列会社の選考に影響が出るかもしれないという点に要注意です。関連会社がたくさんある企業では、それらの会社すべてで選考が不利になってしまうと考えられます。

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心証を良くするためのポイント

先に挙げた就活への影響を考慮すれば、説明会の無断欠席は極力避けるようにするのが賢明です。それでは万が一無断欠席してしまった場合、どのように対処すれば良いのでしょうか。ここでは、少しでも企業側の心証を良くするためのポイント、および謝意の伝え方を解説します。

誠意を持って連絡をする

無断欠席をした際、連絡もせずそのままうやむやにしてしまうのは望ましくないといえます。何らかの形で、迷惑をかけてしまったことを企業側に謝罪することが大切です。

言い訳をしない

謝意を伝える時に心がけたいのは、言い訳をしないこと。無断欠席をした時点ですでに評価が下がっているのに、言い訳をすればさらに相手の心証を悪くすることに繋がるからです。まわりくどい伝え方をせず、素直さと誠意をもって謝罪をするようにしましょう。

電話で謝罪する

電話を使用する場合は、かける時間帯に注意します。できるだけ早く連絡することが大切であるとはいえ、営業時間外にはかけないようにしましょう。
電話をかけたら、担当者に繋いでもらうこともポイント。これ以上印象を悪くしないため、伝言で担当者の耳に入るようにすることは避けてください。担当者に対しては直接謝罪をした上、欠席理由を伝えるようにします。

メールで謝罪する

メールを送信する場合は、まず件名に配慮しましょう。「説明会欠席を謝罪いたします」のように、一目見て内容が明らかな件名にすることが大切です。本文でも、最初に担当者宛てであることを明記し、大学や学部などの所属および氏名を告げてから本題に入るようにします。
メールも電話と同様、無断欠席をしたことを謝罪をした上で欠席理由を伝えてください。日が空いてからの送信は好ましくないので、可能な限り迅速に連絡するようにしましょう。

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直前になって出席できなくなった時は

無断欠席とまではいかなくとも、参加日の前日や当日になって欠席せざるを得ない状況に陥ることがあるかもしれません。本項では、直前でキャンセルする際の方法について見ていきましょう。

前日ならメール連絡を

前日に参加が難しくなったら、その時点でメール連絡をすることが肝要です。連絡が早ければ早いほど、企業側にとっては空席を他の学生に回すなどの対処がしやすくなります。以下は、メール連絡時の例文です。

件名
○月○日開催の説明会参加をキャンセルさせていただきます

本文
株式会社○○
人事部採用ご担当者様

お世話になっております。○○大学○○学部の○○です。
ご多用のところ失礼いたします。

○月○日○時の貴社の説明会に予約を取っておりましたが、
緊急の用事が発生したため、伺うことが難しくなってしまいました。
つきましては、参加をキャンセルしていただきたく思っております。

せっかくお席をご用意いただいたにもかかわらず、
直前でのキャンセルとなり大変申し訳ございません。
また、メールでの連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

お忙しいところ恐れ入りますが、
ご了承いただけますよう何卒よろしくお願いいたします。

○○大学○○学部
○○

当日の連絡は電話で

当日は担当者がメールチェックしづらい状況を考慮し、電話で連絡を入れるようにします。電話をかける際のポイントは、次の通りです。

・電波状態が良く、静かな場所を選ぶ
・説明会の準備時間帯を避けてかける
・言葉遣いに気を付け、ゆっくり話す
・はじめに自身の所属と名前を伝える
・欠席理由を正直に伝える
・迷惑をかけることを誠意を持って謝罪する

また、以下は電話での会話例です。

学生
お忙しいところ失礼いたします。○○大学の○○です。本日開催される説明会の件で連絡させていただいたのですが、採用を担当されている○○様はいらっしゃいますでしょうか。

担当者
お電話代わりました、担当の○○です。

学生
突然の連絡にて失礼いたします、○○大学の○○です。本日○時に開催予定の説明会に参加予定でしたが、緊急の用事が入ったため伺うことが難しくなってしまいました。大変恐れ入りますが、参加を取り消していただくことはできますでしょうか。

担当者
かしこまりました。今回は残念ですが、キャンセルとさせていただきますね。

学生
このたびはご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。また機会がありましたら、ぜひ参加させていただければと思います。お忙しいところご対応いただき、ありがとうございます。それでは失礼いたします。

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スケジュール調整には気を付けよう

就活が多忙を極めると、時には説明会のダブルブッキングが発生することもあります。説明会への参加が不可能になったのであれば、その時点で担当者に連絡を入れ、当日キャンセルや無断欠席を回避することが重要です。

そもそもダブルブッキングやキャンセルといった事態にならないよう、余裕のあるスケジュールを組むと共に、スマートフォンアプリや手帳を駆使して正確に予定を管理するよう心がけましょう。
社会人になったら、適切なスケジュール管理やこまめな連絡が求められるようになります。就活に取り組む今のうちに、そうした行動様式を身に付けておくと良いのではないでしょうか。

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