企業説明会に遅刻しそうな場合の対応は？好印象を与える対応や注意点を解説

電車遅延などのトラブルで、説明会に遅刻してしまいそうなときもあるでしょう。「どのように連絡すればいい？」「選考に影響する？」などと不安に思うかもしれません。

企業説明会への遅刻は、誠実に対応すれば印象を下げずに済みます。まずは電話で連絡し、正直に説明しましょう。この記事では、説明会で遅刻しそうなときの対応や、対応の注意点を解説するので参考にしてください。

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説明会に遅刻しそうな場合にできる対応

企業説明会に遅刻しそう、間に合わないとわかった時点ですぐに連絡するのが大切です。遅刻をしたとしても、誠意のある対応をしていた場合となにも連絡をしなかった場合では企業が抱く印象が大きく異なり、その後の選考にも影響が及ぶ可能性があるでしょう。

間に合わないとわかった時点で連絡する

企業説明会に間に合わないとわかった時点で、すぐに連絡してください。遅刻は評価を下げてしまいますが、そのときの対応次第で十分にカバーできます。

たとえば、遅刻でも事前に連絡し、謝罪をすれば印象はよくなるでしょう。しかし、連絡しないまま企業説明会に途中参加していたり、「間に合わないから」と連絡なしで無断欠席したりすると、企業にマイナスイメージを抱かれてしまいます。

遅刻や欠席で連絡を入れるのは、「社会人だから」ではなく人として当然のマナーです。学生でも授業やアルバイトを休む場合は連絡を入れるはず。「選考ではないから」と基本的なマナーを守らないのは良いこととはいえないでしょう。

基本は電話で連絡を入れる

企業説明会に遅刻しそうな場合は、電話で連絡します。採用担当者は準備をしている場合が多く、メールを見られる状況とは限らないからです。しかし、電話であれば緊急性の高い連絡だと判断できるため、取り合ってもらえる可能性が高いでしょう。

連絡については、採用ページや企業説明会の案内メールにある電話番号を探しましょう。採用担当者や部署の電話番号が記載されています。

もし、電話番号がわからない場合は、企業の代表番号に電話し、企業説明会に参加する予定だと伝えれば、担当者につないでもらえます。

就活では電話をかける場面も多いので、マナーを覚えておきましょう。電話のマナーは「就活で身につけるべき電話のマナーとは？」の記事で詳しく解説しているので、チェックしてみてください。

電話がつながらない場合はメールを送る

電話がつながらない場合は、メールで連絡しましょう。メールは記録に残るので、企業説明会開始よりも前に連絡していればわかります。

電話をかけて担当者が不在だった場合にも、電話に出てくださった社員の方に「メールでもお送りします」と伝えておきましょう。社員の方から担当者に伝わり、電話やメールの返事がくる可能性があります。

会場到着時に再度謝罪をする

企業説明会の会場に到着したら、再度謝罪をしましょう。電話やメールですでに謝罪していても、重ねてお詫びを伝えるのがマナーです。

「電話で連絡しているから大丈夫」などのように考えるのは失礼なのでやめておきましょう。

電車の場合は遅延証明書をもらっておく

電車が遅れてしまった場合は、遅延証明書ももらっておきます。提出は必須ではありませんが、遅刻の理由として証拠になるため提示するのが無難です。

遅延証明書は駅で直接もらいましょう。近年では、Webで配布される場合もあるのでチェックしておいてください。

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説明会で遅刻しそうなときのNG対応

企業説明会に遅刻しそうな際に、参加をあきらめたり、連絡なしで参加したりするのはNGです。ここでは、遅刻時に印象を悪くしてしまう2つのNG行動を紹介します。

参加をあきらめる

企業説明会に遅刻し、間に合わないからといって、参加を諦めてはいけません。無断欠席になり、印象をさらに悪くしてしまいます。

企業説明会の場合、「参加人数が多いからバレない」「選考には影響ない」と思う就活生もいるかもしれません。しかし、参加者をチェックしている企業も多く、説明会の無断欠席は自身の印象を悪くします。

連絡なしで欠席する就活生は、入社してからも必要な連絡がとれない、約束を守れないと思われる可能性も。選考にも影響が出るので、無断欠席をするのはNGです。

どうしても参加できなさそうな場合は、欠席の連絡を入れましょう。欠席連絡の方法は、「就活セミナーを欠席する際は電話する？基本の連絡マナー解説」の記事を参考にしてください。

連絡なしで途中参加をする

遅刻する連絡をせず、そのまま企業説明会に参加するのもやめておきましょう。説明会はセミナールームやホールなどで開催していることが多く、開催中はドアをしめ切っているのが基本。いきなり企業説明会のドアを開いてしまうと、担当者の話や参加している就活生の邪魔になります。

遅刻してでも参加する意欲は大切ですが、遅刻の連絡と謝罪の意を示すのが前提です。会場に到着したら必ず受付の社員に事情を伝えて謝罪し、入場できるのか、できるとしたらいつがいいのか指示を仰いでください。

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説明会の遅刻が選考に与える影響

説明会に遅刻しても、きちんとした対応をしていれば選考に大きな影響はありません。しかし、対応次第ではさらに印象を悪くしてしまうので気を付けましょう。

ここでは、企業説明会での遅刻が選考に与える影響について紹介します。

連絡さえあれば大きな影響はない

企業説明会で遅刻してしまっても、連絡さえしていれば印象はそこまで悪くなりません。時間に余裕をもって行動していても、交通事故や遅延など就活生とは関係のない理由で遅刻する可能性は大いにあり得ます。遅刻したことだけが要因で選考で落ちるようなことはないでしょう。

遅刻した場合に大切なのは、誠意ある対応ができるかです。非を認めて謝罪し、説明会に参加すれば、マイナスには作用しないので安心してください。

対応次第では印象を悪くするの注意

企業説明会に遅刻した場合、対応によってはマイナスに働くので注意しましょう。

たとえば、「少しの遅刻だから問題ない」と甘く見るのはNGです。5分でも遅刻には変わりありません。また、無断欠席も当然ながら評価が下がるでしょう。説明会の参加者のみ選考に進める企業もあり、欠席したせいで選考に進めなくなるかもしれません。

企業説明会での振る舞いは、選考にも影響を与えます。「説明会だから」と油断していては自分を不利にするだけなので、正しい行動をとるように心がけてください。

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説明会に遅刻しそうな場合に連絡する際の例文

ここでは、説明会で遅刻しそうな際に、連絡する際の伝え方を紹介します。

電話で連絡する場合の例文

もし途中入場するとほかの就活生に迷惑がかかるなどの理由で、遅れての参加が認められない場合は「承知いたしました。間に合わず申し訳ございませんでした」と言ってから電話を切るようにしましょう。

当日の参加が認められない場合は、担当者と話し、再度予約を取り直します。担当者のメールアドレスを知っている場合は、担当者にメールで改めて謝罪をし、何日の何時に参加するかを報告しましょう。

メールで連絡する場合の例文

メールで遅刻を連絡する際の例文は、次のとおりです。

就活でメールを送る際のマナーや書き方については、「就活メールの正しい書き方は？基本のマナーと構成のポイント」の記事で詳しく解説しています。マナーや言葉遣いを守って、メールを送りましょう。

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説明会に遅刻しないためにできる対策

企業説明会に遅刻しないように、あらかじめ準備しておくのも大切です。ここでは、遅刻しないためにできる3つの対策を紹介するので、参考にしてください。

スケジュールに余裕をもって行動する

遅刻しないためには、スケジュールに余裕を持って動くようにしましょう。就活の時期は忙しくなりますが、予定を詰め込み過ぎると対応できなくなります。

たとえば、企業説明会の終了時刻から時間を空けずに次の企業説明会を入れていたとします。その際、前の説明会の終了時間が予想よりも伸びれば、次の説明会には遅刻してしまうかもしれません。

終了予定時刻はあくまでも予定です。質疑応答が多かったり企業側の説明が長かったりすれば終了予定時刻がずれ込む可能性は大いにあるため、余裕をもってスケジュールを組み、遅刻を防ぎましょう。

会場までのルートを複数確認しておく

会場まで行くルートは、あらかじめ複数確認しておきましょう。1つのルートで遅延した場合でも、別のルートで対応できます。

電車も遅延や事故があり、予定通り進むとは限りません。トラブルが発生した際に慌てないように、事前にルートを確認しておくのがおすすめです。

周辺の施設を確認しておく

遅刻しないように早く出たときのために、周辺施設も確認しておきましょう。早く着きすぎると会場に入れなかったり、対応する企業側に迷惑をかけてしまったりするからです。

カフェなど時間をつぶせる場所があれば、安心して説明会に参加できるでしょう。

企業説明会に参加するときに向けて、マナーもチェックしておくのがおすすめです。「就活生が絶対知るべき、会社説明会のマナー」の記事で詳しくマナーについて解説しているので、参考にしてください。

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Web説明会で遅刻してしまった場合の対応

Web説明会で遅刻してしまう場合も、遅刻連絡などの対応が必要です。ここでは、どのように対応すべきか解説するので参考にしてください。

遅刻の連絡を行う

Web説明会の場合も、遅刻の連絡を行いましょう。通常の説明会同様に、企業の担当者や担当部署に連絡をします。

連絡時に確認事項を聞いておく

Web説明会で遅刻する場合は、Webならではの確認事項を聞いておきましょう。次のような内容を確認しておくと安心です。

Web説明会は録画されたものを流したり、後で見返したりできる場合もあります。見逃した部分を見られる可能性があるので、確認しておくのがおすすめです。

遅刻して見逃した映像や資料を確認する

遅刻して見逃してしまった説明については、あとから確認しておきましょう。採用ページや企業のWebサイトを確認してみてください。

説明会後にも遅刻のお詫びやお礼を行う

説明会が終わった後にも、遅刻のお詫びや途中参加させてもらったお礼を伝えましょう。電話やメールを使い、連絡するようにしてください。

連絡については、できるだけすぐに行いましょう。早く伝えた方が、気持ちが伝わりやすいのでおすすめです。

Web説明会ってどのようなもの？と気になる就活生に向けては、「Webセミナーは就活でどのように役立つ？メリットや注意点もご紹介」の記事で解説しています。対面での説明会とどのように違うのか、確認しておきましょう。

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説明会で遅刻した場合の対応などマナーを学びたいあなたへ

企業説明会に参加していると、遅延や急なトラブルで遅刻してしまう場合もあります。遅刻してしまった場合に、どのような対応を取るかで評価が変わるのを覚えておきましょう。

就活では遅刻をした場合だけではなく、説明会に参加する態度や選考での振る舞いなどのマナーが重要です。より好印象を与えられるように、就活マナーを勉強しておきましょう。

就活エージェントのキャリアチケットでも、企業に好印象を与える就活マナーをアドバイスしています。マナーや振る舞いは自分では確認しにくいので、第三者の意見を参考にしましょう。

キャリアチケットであれば、これまでに何名もの就活生を指導してきたプロが、マンツーマンでサポート。マナーはもちろん、自己分析や面接対策など、内定獲得に向けてトータルサポートを行うので、ぜひ相談してください。

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