このページのまとめ
- インターンに遅刻しそうなときは、すぐに電話連絡を入れる
- 電話連絡をしたあとに、メールをしておくと安心
- インターンに遅刻しそうなのに連絡をしない、連絡しても予定時刻より遅れるのはNG
- インターン先に到着したら担当者へ報告しよう
- インターンの遅刻を防ぐために、早寝や前日の準備を心がける
インターンに遅刻してしまいそうな場合、今後の選考への影響を考えて不安になる人は多いのではないでしょうか。
無断キャンセルは、企業へ悪印象を与えます。遅刻しそうな場合は、社会人としてのマナーを踏まえた行動をとることが大切です。
このコラムでは、インターンに遅刻しそうなときに取るべき対処法についてご紹介しています。インターン参加前に、マナーをしっかりチェックしておきましょう。
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インターンに遅刻しそう！最初に取るべき行動は？
インターンに遅刻しそうだと思ったら、まずは次の行動を取りましょう。
一旦落ち着こう
インターンに遅刻してしまいそうなときは、あせったり後悔したりさまざまな気持ちになるものです。慌てていると、電話相手を間違えてしまったり、うまく言葉がでなかったりするため逆効果になります。まずは深呼吸をして、落ち着きましょう。
すぐに連絡を入れる
インターンに遅刻しそうなときは、すぐに企業へ連絡を入れましょう。
連絡が遅れてしまうと、企業の担当者やほかのインターン生に迷惑をかけてしまう恐れがあります。
たとえギリギリに到着する可能性があっても、会場で迷ったり受付に時間がかかったりする場合があるので、あらかじめ連絡しておくようにしてください。
きちんとした対応をすれば、大抵の場合は企業側も事情を汲んでくれるはずです。
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インターンに遅刻が確定したときの対処法
インターンに遅刻することが分かったら、次のような流れで連絡を入れましょう。
遅刻はビジネスマナー上良いことではありませんが、適切な行動を取れば、企業からの印象ダウンは避けられる可能性があります。
到着予定時刻を1分程度で割り出す
まずは、1分程度でインターン会場までの到着予定時刻を出しましょう。
なんとなく割り出すのではなく、状況や行動にかかる時間を想定したうえで考えるようにしてください。寝坊した場合は、あらかじめ調べておいたインターン会場までの所要時間に遅れた分を割り出すのも手です。遅延の場合は、駅のスタッフに何分程度の遅延かを聞きましょう。
また、遅刻の連絡をする際は、予想よりも余裕を持った到着時間を伝えるのがベターです。「あと10分で着きそう」と思っても、本当にその時間に到着できるとは限らないからです。
万が一、連絡した時間よりも実際の到着が遅くなってしまった場合、企業に迷惑をかけてしまいます。そのような事態にならないよう、到着予定時刻はギリギリに設定しないと覚えておきましょう。
電話をしたうえでメールを送る
遅刻の連絡は、電話が基本。電話をしたうえでメールを送っておくと安心です。
どちらか一方だと、担当者がすぐに確認できない場合、連絡が行き届かない恐れがあります。
担当者に繋がらない・担当者以外の人が電話に出たという場合も、伝言を頼むなどの工夫をし、遅刻することが伝わるようにしておきましょう。
電話やメールの詳しい流れは後述しますが、インターンに遅刻する旨を伝え、謝罪の意と到着予定時刻をしっかり伝えることが大切です。
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インターンに遅刻するときに避けたい4つの行動
インターンに遅刻しそうなとき、遅刻が確定した場合は、下記のような行動はマイナス印象になるため避けましょう。急いでいても、これから社会人にになるという気持ちでマナーを意識した行動を取ってください。
1.連絡をしない
遅刻が予想できているにも関わらず、一切連絡をしないというのは非常に失礼な行為です。
最悪の場合、自分だけでなく所属大学全体の印象を下げてしまう恐れがあります。
インターンに遅刻しそうになったら、必ず担当者に連絡を入れましょう。
2.開始時刻直前にメールだけ送る
先述したとおり、メールは送信してからすぐに相手が確認するとは限りません。
まして、インターンの開始時刻直前では、担当者がその準備に追われている可能性があります。
「遅刻するかも…」と思ったら、必ずその時点で電話連絡をしましょう。
3.連絡した時間よりも遅れる
本来ならば遅刻は避けるべき状況です。遅刻の連絡をして、伝えた到着時間よりも遅れてしまったとなれば、心証が悪くなってしまうでしょう。
電車の遅延など、すぐに解消しそうになく自分ではどうすることもできない場合は、「到着の目処が立ち次第、再度ご連絡いたします」など工夫して伝えるようにしてください。
4.謝罪より先に言い訳をする
遅刻が確定した時は、インターン先の企業にきちんと謝罪をしましょう。
「印象が悪くなるかも…」「内定を貰えなくなるかも…」と不安になることがあっても、謝らずに言い訳ばかりしていると、「誠意がない」と判断されてしまう恐れがあります。
企業はインターンのために忙しい時間を割いてくれていることを念頭に置き、「申し訳ない」という気持ちを言葉と態度で示しましょう。
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インターンを遅刻する際の電話連絡の流れ
インターンを遅刻する際は、次のような流れで電話連絡をしましょう。注意したいポイントも合わせてご紹介します。
1.電波の良い場所から電話をかける
相手が内容を聞き取れるよう、できるだけ電波の良い静かな場所を選び、はっきりとした声で話しましょう。
2.電話相手が出たら名前を名乗る
まずは「お世話になっております」と挨拶をし、自分の名前を名乗りましょう。
「本日○時からのインターンシップへ参加を予定しております、○○大学のキャリア太郎です。担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか」というように、自分の身元だけでなく、用件や誰宛の電話なのかがすぐに分かるように伝えるのがポイントです。
3.要点と謝罪の意を伝える
担当者に繋がったら、遅刻する旨とその理由、謝罪の意を伝えます。
「本日参加予定の○時のインターンシップなのですが、電車遅延により、御社への到着が遅れてしまいます。貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、遅刻となってしまい、大変申し訳ございません」というように、要点をまとめて簡潔に述べましょう。
4.余裕を持って到着時間を伝える
最後に、「○分後の○時に到着いたします」と、何時頃の到着を予定しているかを伝えましょう。
先述したとおり、到着時間は予想よりも余裕を持って伝えるのがベターです。
所要時間にもよりますが、交通の発達している都心部なら10分～20程度余裕を持つのが無難でしょう。
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メール連絡の流れ
遅刻する場合は電話連絡が基本なので、メールは電話を済ませてからの念押しという形にしましょう。
伝える内容は、電話連絡と大きな違いはありません。下記にメールで連絡する際の例文を挙げているので、参考にしてみてください。
例文
件名：インターンシップ遅刻の件（○○大学 キャリア太郎）
本文：
株式会社○○
人事部 インターンシップご担当 ○○様
お世話になっております。
○○大学○○学部のキャリア太郎と申します。
本日○時から予定しておりますインターンシップですが、現在電車が遅延しているため、参加が遅れてしまいます。
到着は☓時頃となる見込みです。
お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。
件名は、一目で用件が分かるものにするのがポイント。
遅刻などのイレギュラーなケースでは、特にマナーを意識した対応力が求められます。すべて書き終えたら誤字脱字がないか、宛先に間違いがないかをチェックしてください。
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インターン先に到着したら取るべき行動
インターンの会場に到着した後は、到着した旨を伝え、改めて遅刻に至った経緯と謝罪の気持ちを伝えましょう。
開始前に間に合った場合でも、担当者は「遅刻連絡の合ったインターン生は大丈夫か」と気にかけているはずです。必ず無事に到着した旨と、忙しい中手間を取らせてしまったことに対するお詫びを伝えるようにしてください。
こうしたマナーがきちんと守れるかどうかも、担当者は細かく見ています。
遅刻はもちろん避けるべき事態ですが、マナーを守り、誠意を持って対応すればいくらでも挽回するチャンスはあると覚えておきましょう。
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遅刻しないためにできる3つの対策
ここでは、遅刻を避けるためにすべき対策を3つご紹介します。
やむを得ない事情で遅刻する場合もありますが、寝坊したり道に迷ったりといった事前に防げるはずの理由は避けたいもの。事前にできる限りの対策をしておきましょう。
1.早寝を心がける
インターン期間中は、夜ふかしせず、早めの就寝を心がけてください。
睡眠が足りないと、寝坊する可能性が高くなるだけでなく、インターンで思うように実力を出せない恐れも。インターンに備え、睡眠はしっかり取りましょう。
2.準備は前日までに済ませておく
インターンに必要な準備は前日までに済ませましょう。
直前になって慌てて準備…という状況になってしまうと、何らかの不備が発生してしまうことがあり、危険です。余裕を持って行動すれば、その分万全の状態でインターンに臨めるでしょう。
3.会場に関する情報は紙面でも用意しておく
インターン会場の現在地や電話番号、地図など、必要な情報はプリントアウトしておきましょう。
スマートフォンだけだと、電波障害や故障など、予期せぬトラブルで使用できなくなる場合も考えられます。万が一の事態でも不安がないよう、万全の対策をしておくことが大切です。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
