インターンに遅刻するときはすぐに電話で連絡しよう！伝え方や例文を紹介

インターンに遅刻してしまいそうなとき、「どう行動すれば良いか分からずパニックになっている…」「もう手遅れ？」と焦って不安になる人もいるでしょう。無断キャンセルは企業へ悪印象を与えるため、遅刻しそうな場合はすぐに担当者に連絡することが大切です。

本記事では、インターン遅刻時の電話・メールでの伝え方やそれぞれの例文を紹介。インターンに遅刻するときに避けたい行動も解説するので、ぜひ参考にしてください。

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インターンに遅刻しそうなときにまず行うこと

インターンに遅刻しそうだと思ったら、まずは落ち着いて、すぐに企業のインターン担当者に連絡を入れましょう。

心を落ち着ける

インターンに遅刻してしまいそうなときは、あせったり後悔したりさまざまな気持ちになるものです。慌てていると、電話相手を間違えてしまったり、うまく言葉がでなかったりするため逆効果になります。まずは深呼吸をして、落ち着きましょう。

すぐに電話で連絡を入れる

インターンに遅刻しそうなときは、すぐに企業へ連絡を入れましょう。連絡が遅れてしまうと、企業の担当者やほかのインターン生に迷惑をかけてしまう恐れがあります。

たとえギリギリに到着する可能性があっても、会場で迷ったり受付に時間がかかったりする場合があるので、あらかじめ連絡しておくようにしてみてください。企業の担当者に連絡する前には、1分程度で素早くインターン会場までの到着予定時刻を出しましょう。

なんとなく割り出すのではなく、状況や行動にかかる時間を想定したうえで考えるようにしてみてください。寝坊した場合は、あらかじめ調べておいたインターン会場までの所要時間に遅れた分を足すのも手です。

電車遅延の場合は、駅のスタッフに何分程度の遅延かを聞きましょう。また、遅刻の連絡をする際は、予想よりも余裕を持った到着時間を伝えるのがベターです。「あと10分で着きそう」と思っても、本当にその時間に到着できるとは限りません。

万が一、連絡した時間よりも実際の到着が遅くなってしまった場合、企業に迷惑をかけてしまいます。そのような事態にならないよう、到着予定時刻はギリギリに設定しないと覚えておきましょう。

電話が難しい場合はメールする

もし、電車のなかにいるなどどうしても電話を掛けられる状況ではない場合、メールでインターンに遅刻する旨を知らせる手もあります。ただし、電話での連絡が基本であり、メールは「どうしても電話をかけられない状況」での最終手段だと考えておきましょう。

理由は、緊急の内容をメールする場合、企業の担当者が見ない可能性も考えられるためです。基本的にはインターンに遅刻する際、確実に用件を伝えられる電話をするよう心掛けましょう。

インターンに遅刻する際の対処法は「インターンシップの電話マナーを解説！会話例や注意点も紹介」の記事でも解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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インターンに遅刻する際の電話連絡の流れ

インターンに遅刻する際の電話連絡には、適切な手順があります。慌てて電話をかけても、要点が伝わらなければ意味がありません。以下の流れに沿って、確実に情報を伝えましょう。

電話連絡は、相手の時間を奪うことになるため、簡潔かつ的確に要点を伝える必要があります。事前に話す内容を整理しておくと、スムーズに連絡できるでしょう。

1.電波の良い場所から電話をかける

電話で連絡をする際は、電波の良い場所からかけることが基本です。通話が途切れてしまうと、重要な情報が正確に伝わらない可能性があります。地下鉄やトンネル内など、電波状況が悪い場所にいる場合は、一度地上に出るか電波の良い場所に移動してから連絡しましょう。

移動に数分かかったとしても、確実に連絡が取れる環境を整えることが優先です。また、周囲が騒がしい場所では、相手に声が聞こえにくくなる恐れがあります。

静かで電波の安定した場所を選んで電話をかけ、スムーズなコミュニケーションを心掛けましょう。

2.電話相手が出たら名前を名乗る

まずは「お世話になっております」と挨拶をし、自分の名前を名乗りましょう。「本日△時からのインターンシップへ参加を予定しております、△△大学のキャリア太郎です。担当の△△さまはいらっしゃいますでしょうか」というように、自分の身元だけでなく、用件や誰宛の電話なのかがすぐに分かるように伝えるのがポイントです。

3.要点と謝罪の意を伝える

担当者と電話がつながったら、遅刻する旨とその理由、謝罪の意を伝えます。「本日参加予定の△時のインターンシップなのですが、電車遅延により、御社への到着が遅れてしまいます。貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、遅刻となってしまい、大変申し訳ございません」というように、要点をまとめて簡潔に述べましょう。

4.余裕を持って到着時間を伝える

最後に、「△分後の△時に到着いたします」と、何時ごろの到着を予定しているかを伝えましょう。

到着時間は予想よりも余裕を持って伝えるのがベターです。所要時間にもよりますが、交通の発達している都心部なら10分〜20分程度の余裕を持つのが無難でしょう。

電話で連絡したあと、可能であれば改めて内容をメールで送るとより丁寧です。電話の内容を正確に記録として残すことで、企業の担当者により正確に情報が伝わるでしょう。

インターン会場への到着時刻については「就活生の疑問・インターン会場には何分前に着けばいいの？」の記事も参考にしてみてください。

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インターン遅刻のお詫び電話のかけ方と例文

遅刻が確定した場合は、できるだけ早くインターン先の担当者に電話でお詫びを伝えましょう。電話は遅刻を知らせるだけでなく、誠意ある対応ができるかどうかを企業側が判断する機会でもあります。

ここでは、インターン遅刻のお詫び電話のかけ方と例文を紹介します。

電話で伝えるべきポイント

お詫びの電話では、以下の3点を必ず伝えましょう。

謝罪を最初に述べてから理由を伝えることが大切です。理由や言い訳から入ると「誠意がない」と判断されるリスクがあります。また、到着予定時刻は実際にかかりそうな時間より10〜20分程度余裕を持って伝えると安心です。

電話の例文

以下は、電車遅延で遅刻する場合の電話例文です。状況に合わせて使ってみてください。

電話が終わったあとは、同様の内容をメールでも送ると、担当者に情報が正確に届きます。インターンシップの電話マナーについては、「インターンシップの電話マナーを解説！会話例や注意点も紹介」をご参照ください。

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インターン遅刻のお詫びメールの書き方と例文

電話連絡後のメールで伝える内容の例文を挙げているので、参考にしてみてください。

メールに書くべきポイント

遅刻のお詫びメールには、次の内容を盛り込みましょう。

件名には、大学名・氏名とあわせて、「インターンシップ遅刻の連絡」と記載し、担当者がひと目で要件を把握できるようにします。スマートフォンで送信することが多いですが、誤字脱字や宛先の確認は必ず行いましょう。

担当者の名前や部署名の表記ミスは、それ自体がマイナスの印象を与えることがあるため、落ち着いてメールを作成してみてください。

メールの例文

件名は、ひと目で用件が分かるものにするのがポイント。遅刻などのイレギュラーなケースでは、特にマナーを意識した対応力が求められます。すべて書き終えたら誤字脱字がないか、宛先に間違いがないかをチェックしましょう。

「企業説明会に遅刻しそうな場合の対応は？好印象を与える対応や注意点を解説」の記事では、企業説明会に遅刻する際のメール例文を紹介しています。インターンに遅刻する際にも参考にできるので、ぜひチェックしてみてください。

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インターン先に到着したら改めて謝罪しよう

インターンの会場に到着したあとは、到着した旨を伝え、改めて遅刻に至った経緯と謝罪の気持ちを伝えましょう。開始前に間に合った場合でも、担当者は「遅刻連絡のあったインターン生は大丈夫か」と気にかけているはずです。

必ず無事に到着した旨と、忙しい中、手間を取らせてしまったことに対するお詫びを伝えるようにしてみてください。こうしたマナーがきちんと守れるかどうかも、担当者は細かく見ています。

遅刻はもちろん避けるべき事態ですが、マナーを守り、誠意を持って対応すればいくらでも挽回するチャンスはあると覚えておきましょう。インターンに限らずビジネスシーンでは、数分の遅刻でも印象が悪くなる可能性があります。

特にインターンシップのような選考や評価の場では、「時間管理ができない」「自己管理能力が低い」「企業や相手への配慮がない」といったマイナスの評価につながりやすいでしょう。

時間厳守は、社会人としての基本的なマナーであり、信頼の証と見なされます。数分の遅刻を防ぎ、良い印象を保つために、早めの行動をする意識を持つことが大切です。

ビジネスシーンで遅刻した場合に相手に与える印象について、「説明会に寝坊したらどうする？遅刻したときの対応法や連絡の例文を紹介」の記事でも紹介しているのでご覧ください。

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インターンに遅刻するときに避けたい4つの行動

インターンに遅刻しそうなとき、遅刻が確定した場合は、下記のような行動はマイナス印象になるため避けましょう。急いでいても、「これから社会人になる」という気持ちでマナーを意識した行動を取ってみてください。

1.連絡をしない

遅刻が予想できているにも関わらず、一切連絡をしないというのは非常に失礼な行為です。最悪の場合、自分だけでなく所属大学全体の印象を下げてしまう恐れがあります。インターンに遅刻しそうになったら、必ず担当者に連絡を入れましょう。

2.開始時刻直前にメールだけ送る

先述したとおり、メールは送信してからすぐに相手が確認するとは限りません。まして、インターンの開始時刻直前では、担当者がその準備に追われている可能性があります。「遅刻するかも…」と思ったら、必ずその時点で電話連絡をしましょう。

3.連絡した時間よりも遅れる

本来ならば遅刻は避けるべき状況です。遅刻の連絡をして、伝えた到着時間よりも遅れてしまったとなれば、心証が悪くなってしまうでしょう。電車の遅延など、すぐに解消しそうになく自分ではどうすることもできない場合は、「到着の目処が立ち次第、再度ご連絡いたします」など工夫して伝えるようにしてみてください。

4.謝罪より先に言い訳をする

遅刻が確定したときは、インターン先の企業にきちんと謝罪をしましょう。「印象が悪くなるかも…」「内定を貰えなくなるかも…」と不安になることがあっても、謝らずに言い訳ばかりしていると、「誠意がない」と判断されてしまう恐れがあります。

企業はインターンのために忙しい時間を割いてくれていることを念頭に置き、「申し訳ない」という気持ちを言葉と態度で示しましょう。避けようがない事態に直面しインターンに遅刻してしまった場合でも、言い訳せず自分の非を認め、まずは謝罪します。

そのあと、なぜ遅刻したのかを説明することで、企業の担当者に誠意が伝わりやすくなるでしょう。

インターンについての理解を深めておきたい方は、「インターンシップとは？行う意味や期間別の特徴をご紹介」の記事をご覧ください。

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オンラインのインターンで遅刻したときの対処法

近年、オンラインで実施されるインターンシップが増えています。オフラインと比べて移動が不要な分、「すぐ入れるだろう」と油断しがちですが、通信環境のトラブルやPC操作のミスなどで遅刻するケースも少なくありません。

オンラインのインターンで遅刻した場合も、オフラインと同様に誠実な対応が求められます。

ここでは、オンラインのインターンで遅刻したときの対処法について解説します。

担当者にチャット・メールで速やかに連絡する

オンラインのインターンで遅刻しそうになった場合、まず担当者にチャットやメールで速やかに連絡しましょう。オンライン会議ツール（ZoomやTeamsなど）のチャット機能が使える場合は、開始時間の直前にメッセージを入れてみてください。

連絡内容は、「遅刻する旨」「理由（通信トラブル・PC不具合など）」「接続できる見込みの時刻」の3点を簡潔にまとめます。オフラインと同じく、連絡なしで遅刻することは避けましょう。

電話連絡ができる場合はすぐにかける

担当者の電話番号が分かっている場合は、メールやチャットだけでなく電話でも連絡しましょう。メールは即座に確認されるとは限らないため、確実に伝えられる電話を優先します。

特に、開始時間ぎりぎりになってから気づいた場合は、電話での連絡がより有効です。電話後に同内容をメールでも送ると、担当者に正確に情報が伝わります。

オンラインでのインターンの流れとマナーについては、「インターン面接の頻出質問と回答例6つ！評価ポイントやマナーも解説」をご一読ください。

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遅刻しないためにできる3つの対策

やむを得ない事情で遅刻する場合もありますが、寝坊したり道に迷ったりといった事前に防げるはずの理由は避けたいものです。インターンに遅刻しないためにできる対策として、以下が挙げられます。

ここでは、遅刻を避けるためにすべき対策を3つ紹介するので、インターンに遅刻しないために役立ててみてください。

1.早寝を心掛ける

インターン期間中は、夜ふかしせず、早めに就寝するのがベターです。睡眠が足りないと、寝坊する可能性が高くなるだけでなく、インターンで思うように実力を出せない恐れも。インターンに備え、睡眠はしっかり取りましょう。

2.準備は前日までに済ませておく

インターンに必要な準備は前日までに済ませましょう。直前になって慌てて準備…という状況になってしまうと、忘れ物をするといった何らかの不備が発生してしまうことも。余裕を持って行動すれば、その分万全の状態でインターンに臨めるでしょう。

3.会場に関する情報は紙面でも用意しておく

インターン会場の現在地や電話番号、地図など、必要な情報はプリントアウトしておきましょう。スマートフォンだけだと、電波障害や故障など、予期せぬトラブルで使用できなくなる場合も考えられます。

万が一の事態でも不安がないよう、万全の対策をしておくことが大切です。

会場への行き方は何パターンか考えておく

電車遅延、運休、事故などの予期せぬ交通トラブルが発生した場合に、パニックにならず、すぐに代替ルートで会場へ向かえるように準備しておくことが大切です。たとえ遅刻しそうな状況になったとしても、別ルートでの交通方法が分かっていれば落ち着いて行動できるでしょう。

また、万が一遅刻した場合でも遅れを最小限に留められます。

オンラインのインターンでも遅刻は避ける

オフラインだけではなく、オンラインでのインターンも遅刻は厳禁です。あらかじめネット回線に問題がないか確認しておいたり、参加するインターンのリンクを、開始予定時刻より5〜10分ほど早めに開いておいたりなど、スムーズに参加できるようにしておきましょう。

「【就活】オンライン面接だからこそ気をつけたいマナーや当日の注意点を解説」の記事ではオンライン面接を受ける際の注意点を解説しています。この内容はオンラインインターンにも参考にできるので、ぜひチェックしてみてください。

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インターンの遅刻が本選考に与える影響

インターンに遅刻した場合、採用担当者やインターン担当者にマイナスな印象を与えることもあるでしょう。しかし、必ずしも「インターンに遅刻したら選考に落ちる」とは言い切れません。

マイナスな印象をプラスに変えられる可能性もあるので、ここで対処法をチェックしてみましょう。

インターン当日の場合

インターンを1日しか行わない場合、当日に遅刻したら参加できないこともあります。1日しかなく時間が限られており、十分なインターンが行えない可能性があるためです。

数日間から数ヶ月間にわたって行う場合は、当日遅刻したとしても参加できることがあります。しかし、適切な対応ができていない場合は、評価が下がっている可能性も。遅刻する場合は、インターンの期間に関わらず必ず連絡するよう心掛けましょう。

インターンの選考日の場合

インターンの選考日に遅刻すると不合格となったり、場合によっては選考を受けられなかったりする可能性があります。選考を受けられたとしても評価がマイナスから始まることも。選考の場合でも、遅刻の連絡は誠意をもって行うようにしましょう。

インターンの遅刻を本選考で挽回するには

インターンで遅刻してしまっても、事後の対応と姿勢次第で印象を挽回することは可能です。到着後に改めて謝罪し、インターン中の業務やグループワークでしっかり実力を発揮することで、遅刻の印象をプラスに転じるチャンスはあります。

また、インターン終了後にお礼のメールを送る際に、改めて遅刻したことへのお詫びを添えるのも効果的です。「時間管理ができない」という評価を挽回するには、そのあとのインターン中に積極的に行動し、企業に対して貢献の意思を示し続けることが大切です。

本選考でのリカバリーを意識しながら、インターンを通じて自分の意欲と誠実さを示しましょう。インターンを含めた就活イベントを最大限に活かすためのポイントについては、「就活イベントを内定につなげるには？種類や開催時期・事前準備を紹介」をご参照ください。

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インターンに余裕をもって参加したいあなたへ

インターンでの遅刻は誰しも避けたいものですが、事前の万全な準備と、いざというときの正しいマナーさえ身につけておけば、過度に恐れる必要はありません。交通ルートを複数用意したり、前日の準備を徹底したりすることで、当日は心に余裕を持って臨めます。

それでも「就活のマナーに自信がない」「イレギュラーな事態に1人で対応できるか不安」という方は、就職エージェントへの相談がおすすめです。

キャリアチケット就職エージェントでは、あなたの強みを活かせる企業の紹介はもちろん、インターンや選考における対策までプロのキャリアアドバイザーが丁寧にサポートします。

企業とのやり取りで困ったときも親身に相談に乗るため、安心して就活を進められるでしょう。まずは一歩を踏み出して、お気軽にご相談ください。

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本記事の監修者

淺田真奈(あさだまな)

大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。