このページのまとめ
- インターン参加後は感謝を伝えるためにお礼メールを送るべき
- お礼メールはマナーを守らないとかえって印象を悪くしてしまう可能性もある
- お礼メールの内容は誤字脱字に気を付けて簡潔にし、当日か翌日までには送る
- お礼メールに対する「お礼」が来たら、24時間以内に返信して1往復半で終わらせる
インターンでは社員の方にお世話になったり、貴重な経験をさせてもらえたりします。しかしインターン終了後、お礼のメールを送ったほうが良いの？と迷っている就活生は多いのではないでしょうか。このコラムでは、インターンへのお礼メールを送るべき理由からメールのマナー、お礼メールの例文までをご紹介します。「インターンのお礼がしたい」「ビジネスメールのマナーが分からない」という方は、ぜひ参考にしてみてください。
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インターンのお礼メールは必要？
インターン終了後には、お礼のメールを送るのがマナーです。インターン参加後のお礼メールは送るべきなのだろうか？と迷う方がいるかもしれませんが、たとえ1日だけや数日間の短期インターンシップだったとしても、インターン後はお礼メールを送ったほうが良いでしょう。インターン最終日に、お世話になった社員の方々に御礼の言葉や感謝の気持ちを伝えたとしても、改めてメールでお礼することで、好印象を与えられます。インターン終了後にお礼を言ったり、お礼のメールを送ったりしないほかの就活生よりも好印象を残せるので、忘れずに送るようにしましょう。
誰宛に送るのか
インターンシップのお礼メールは、基本的に人事担当者宛てに送ります。人事担当者の名前や個人アドレスが分かっているのなら、Toをその方にし、CCに人事担当部署のアドレスを入れましょう。人事担当者の個人アドレスがわからない場合は、Toに人事担当部署のアドレスを入れれば大丈夫です。また、インターン中に特にお世話になった方がいて、その方にもお礼をしたい場合は、その方にもメールが届くようにするのではなく、本文中で「◯◯さんにもよろしくお伝えください」というように一言添える程度に留めましょう。そうすることで、より丁寧な印象を残せます。
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インターンのお礼メールを送る意義
お礼メールを送ることには、どんな意味があるのでしょうか。よく分かっていない方のために、こちらでお礼メールをなぜ送るのかという理由について、説明しています。
忙しいなか時間を割いてくれたから
インターンは社員が普段の業務にくわえて行うもの。インターン生の選考、期間中の指導やフォローなど、忙しい仕事の合間を縫って学生のサポートをしてくれているでしょう。多くの時間とコストをかけてインターンを行っている企業や担当者に対して、参加させてもらったことへの感謝を伝えるためにも、お礼のメールは必要です。
インターンの経験を棚卸しできるから
お礼メールを送る理由として、経験の棚卸しができることも挙げられます。メールを書くことで、インターン中に得た発見やスキル、経験などの整理ができます。どんな課題に対してどのように取り組んだか、周囲からのアドバイス、失敗したことや成功したことなどを振り返ることで、インターンシップの経験を今後の就活にも活かせるようになるでしょう。
また、インターンシップは選考に直接関係無いとは言え、目指す業界や志望企業だった場合はできるだけ好印象を残したいもの。お礼メールを送ることで「礼儀正しい人」「丁寧な人」と肯定的に思ってもらえる可能性があります。送るタイミングやビジネスマナーを把握したうえで、お礼メールを送りましょう。
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お礼メールを送るタイミング
お礼メールは、インターンが終了した当日に送りましょう。遅くても、翌日中には送信するべきです。ビジネスシーンでは、お礼や感謝の気持はなるべく早く伝えるのがマナー。迅速な行動を心掛けましょう。
また、メールは基本的に何時に送っても問題ないものですが、なかにはメールの送信日時まで厳しくチェックしている企業もあります。たとえば、企業の営業時間外の深夜にメールを送ってしまうと、企業によってはマイナス評価につながってしまうことも。少しでも評価が下がるリスクを抑えたいのなら、送信時間に注意し、営業時間内に送信するようにしましょう。
もっともベストなタイミングは、始業前です。一般的に、会社員は出勤するとまずメールチェックから始めます。そのため、人事担当者に出勤後すぐに目を通してもらえるように、翌日の始業前に届くようにしておくと良いでしょう。
送り忘れたら？
お礼メールを送り忘れてしまったり、忙しくてすぐに送れなかったりした場合は、気づいたその日のうちにお礼メールを送りましょう。感謝の気持ちをきちんと伝えたいのなら、お礼メールは遅くなってしまっても送るべきです。その際、お礼を伝えるのが遅れてしまったことを謝罪する文を添えるのがポイント。やむを得ない事情があったのなら、理由も簡潔に記載しましょう。しっかり謝罪することで、礼儀正しさをアピールし、好印象を残せる可能性があります。お礼メールを送り忘れてしまっても、ピンチをチャンスに変えましょう。また、送り忘れてしまったからといって、そのままメールを送らないのは避けるべきです。時間が過ぎれば過ぎるほど出しにくくなってしまうので、後回しにせず、しっかりお礼メールを送りましょう。
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お礼メールの基本と注意点
インターン後に送るお礼メールの基本や注意点を解説。メールを作成する際の参考にしてみてください。
基本構成
まず、基本構成から解説します。メールの構成では件名や宛先、文頭の挨拶など、それぞれの内容について詳しく説明していきましょう。
件名
件名の内容は、どんな目的で送ったメールなのかがひと目で分かるものにしましょう。たとえば「インターンのお礼 ◯◯大学◯◯学部 田中太郎」というように、何について、誰から送られているのか分かりやすくするのがポイントです。20～30字を目安に収めるのがベストでしょう。
宛先
宛先は省略せず、正式名称で記載しましょう。誰へ宛てたのものなのか明確にするために、会社名・部署名・役職名・氏名の順に、正しく書く必要があります。株式会社を（株）と略したり、敬称を忘れたりしないようにしましょう。
文頭の挨拶
メールの冒頭で宛先を書いたら、本文に入る前に挨拶文を書きましょう。文頭の挨拶は「お世話になっております。」が基本です。しかし、「◯月◯日のインターンでお世話になった、◯◯大学◯◯学部 田中太郎です。」というように、「いつ」「どこで」お世話になったのかを明記すると、スムーズな文章になります。
本文
メールの本文は、伝えたいことを簡潔にまとめましょう。まずはメールの目的と感謝を述べ、それからインターン中にお世話になったことへのお礼、学んだことなどを記載します。難しい言い回しなどはせず、素直な気持ちを伝えることがポイントです。インターン中にあったこと、印象的だったこと、身についたことなど、あれもこれもと盛り込みたくなるでしょうが、長くなりすぎると読みにくくなってしまいます。特に印象的だったことや記憶に残っているエピソードを一つにしぼりましょう。
締めの言葉
本文の最後は、結びの挨拶や季節の挨拶などで締めくくりましょう。最後に重ねて感謝を伝えることで、丁寧な文章になります。締めの言葉がないと本文が中途半端に終わってしまうので、忘れないようにしてください。「メールにて恐縮ではございますが、改めてお礼申し上げます。」「末筆ながら、貴社のご発展をお祈りして、お礼とさせていただきます。」など、相手を思いやる言葉で締めるのがマナーです。
署名
最後に、メールには署名が欠かせません。記載する情報は大学名・学部・学科、氏名、電話番号、メールアドレス。署名は名刺のようなもので、メールに挿入するのはビジネスマナーの一つです。罫線などで本文と区切るなどして、相手の読みやすさも考慮しましょう。
注意点
次に、お礼メールを送る際の注意点をご紹介します。
メールアドレスは個人のものは使用しない
お礼メールを送る際は、メールアドレスにも注意を払いましょう。普段、スマホで使用している個人的なアドレスではなく、ビジネスシーンに相応しいシンプルなアドレスを使うべきです。大学から個人用のメールアドレスが配布されている場合は、それを使いましょう。人事担当者も、どこの大学から送られているかひと目で分かるようです。また、メールはスマホからではなく、パソコンから送信することをおすすめします。
誤字脱字に気をつける
誤字脱字の多いメールは、マイナス評価につながってしまいます。特にお礼メールのようなビジネスメールでは、企業名や担当者名に誤りがあると、相手に不快感を与えてしまうことも。メールを作成する際は誤字脱字に気をつけ、メールを送信する前に校閲機能や校正ツールなどを使用して確認しましょう。もし送信してから誤字脱字に気がついたのなら、早急に謝罪メールを送ってください。
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お礼メールの例文
ここまで、お礼メールを送る際のマナーについて解説しました。ここでは、お礼メールの例文をご紹介します。
株式会社◯◯
人事部 採用課 △△様
本日はお世話になりました。
◯月◯日開始のインターンシップに参加させていただきました、◯◯大学の田中太郎です。
この度は、お忙しい中ご指導をいただきまして、誠にありがとうございました。
幼い頃から興味があった□□業界のトップである貴社のインターンシップに参加し、
実践に近いインターンシップのプログラムを体験することで、
より明確に□□業界で自分が働くビジョンをイメージできるようになりました。
△△様から伺った「働くとはどういうことか」「何を目的に働くか」というお話が
非常に印象に残っており、社会人としての考え方までアドバイスしてくださったこと、
大変感謝しております。
社員の方と交流したことで、ますます貴社に入社したいという気持ちが高まりました。
貴社のインターンシップで培った経験を就職活動に活かせるよう、
今後も精一杯取り組んでいきます。
末筆ながら貴社の益々のご発展と皆さまのご多幸をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
◯◯大学◯◯学部◯◯学科
田中太郎（たなかたろう）
〒123-4567
東京都新宿区□□1丁目2番地3号
TEL：090-000-0000
Mail：Tarou.Tanaka＠××××.jp
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お礼メールは、サポートしてくれた社員の方に感謝の気持ちが伝わるよう、インターンの経験をしっかり振り返ったうえで作成しましょう。
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お礼メールに対する「お礼」が来たら？
企業からお礼メールに対する返信が来たら、24時間以内に再返信しましょう。ただし、内容は簡潔に。改めてインターンでお世話になったことへの感謝の気持を述べる必要はありません。返信を頂いたことに対してのみ、シンプルな文章で感謝を伝えましょう。ビジネスメールの基本は「1往復半」とされており、「メールを送信する・返信が届く・お礼のメールを送る」の3ステップで終わらせるのがベストです。長々とやり取りをするのはかえって失礼になってしまうので注意しましょう。なお、企業からの返信メールに「返信は不要です。」と書かれている場合は、返信する必要はありません。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
