インターンシップのメールの返信はどうする?対応方法やマナーを例文付きで解説

このページのまとめ

  • インターンのメール返信は学生側で終えるようにするのがマナー
  • インターンのメールは「返信不要」とある場合送らなくてもいい
  • インターンのメール返信は24時間以内に送るように意識する

インターンシップのメールの返信はどうする?対応方法やマナーを例文付きで解説のイメージ

「インターンのメールはどう返信すればいい?」「どこまでやり取りを続ければいいの?」などと悩む就活生も多いでしょう。インターンのメールは、就活生側で終えるのが基本です。ただし、返信不要の記載があるなど、送らない方がよいケースもあります。

この記事では、インターンのメール返信でのマナーや例文を紹介します。最後まで読めばインターンのメール返信をどのようにすればよいかがわかり、安心して返信できるはずです。

就活のメール返信マナーを相談する

   
目 次

インターンシップのメールに返信は必要?対応方法を解説

インターンシップのメールに対しては、基本的にはすべて返信しましょう。インターンシップに限らず、企業からのメールには返信するのがマナーです。

メールの返信が必要なのは、メールを受け取った旨や内容を確認した旨を伝えるためです。返信がないと「メールが届いてないのでは」「見落としているのでは」などと相手を不安にさせてしまいます。

基本的には、学生側が送信してメールを終えるのがマナー。そのため、要件がない場合でもお礼を伝えて、メールの終わりは基本的に学生側になるようにしてください。メール返信を終えるタイミングについては、「ビジネスメールの返信はどこまで続ける?就活でのマナーや対応を解説」の記事も参考にしてください。

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インターンシップのメール返信が不要なケース

インターンシップのメールのなかにも、返信不要の場合があります。返信不要のパターンを3つ解説するので、ぜひ覚えておいてください。

返信不要と記載されている場合

返信不要と記載されている場合、メール返信は必要ありません。メールを返信しなくても、マナー違反にはあたらないでしょう。

無理に返信してしまうと、企業側に確認の手間を与えてしまいます。企業側は多くの就活生のメールを確認しているため、返信不要とある場合は確認の手間を減らすためにも送る必要はありません。

自動返信が来た場合

自動返信メールが来た場合も、メール返信は不要です。メールを返信しても、担当者宛に届かない場合もあります。

たとえば、インターンシップの応募メールを送信した場合、「受け付けました」と自動返信メールが来る場合もあるでしょう。送信専用のアドレスを使用している場合も多く、企業側もあまりメールを確認していません。

自動返信メールに返信しなくてもマナー違反ではないため、返信せずメールのやり取りを終わらせましょう。

やり取りが終わっている場合

やり取りが明確に終わっている場合も、返信は不要です。たとえば、「確認いたしました。当日はぜひよろしくお願いいたします。」のように、内容を確認したメールが送られてきたとします。この場合、お互いに伝えたい内容は終えているので、メールも終えてしまって問題ありません。

企業は多くのメール対応をしており、メールが増えることで見落としやミスが起こる場合もあります。担当者に負担をかけないためにも、用件が終わっている場合は返信しなくてもよいことを覚えておきましょう。

企業から返信が来た場合にどう対応すればよいかは、「お礼メールに返事がきた時、返信の返信は必要?」の記事でも解説しているので参考にしてください。

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インターンシップのメールを返信する際のマナー

メールを返信する場面に備えて覚えておきたい2つのマナーを紹介するので、参考にしてください。

できるだけ素早く返信する

メールが送られてきたら、できるだけ早く返すようにしましょう。24時間以内の返信が目安です。

インターンシップの場合、返信が遅れてしまうとほかの学生の参加が決まってしまう可能性も。早い返信だと印象に残る場合もあるので、できるだけ早くメールを送るようにしましょう。

営業時間内に送るようにする

メールを送る際は、営業時間内に送りましょう。採用担当者が確認しやすく、すぐに返信してもらえる場合があります。企業の終業時間にもよりますが、午前9時から正午、午後1時から6時ごろに送るのがおすすめです。

営業時間外に送っても問題ありませんが、早朝や深夜は避けましょう。

返信の件名には「Re:」を残す

メールを返信する際に、件名に「Re:」が表示されます。「Re:」は返信メールの目印として活用できるため。消してしまうと新しいメールだと思われたり、何に対しての返信メールかがわからなくなったりすることも。ビジネスマナー的にも残して問題ないとされているので、そのままにしておきましょう。

基本的には、送られてきたメールの件名には手をつけず、そのまま返信するのがおすすめです。

CCも含めて全員に返信する

メールにCCが入っていた場合、CCも含めて全員に返信しましょう。CCはほかにも情報共有したい人がいるときに使うものであり、メインの担当者以外にも情報を知ってほしい担当者がいるかもしれません。

CC付きのメールが送られてきた場合でも、本文の宛先はメインの担当者だけで問題ありません。CCの担当者名は、メールに記載せずに送信しましょう。

CC付きのメールの返信方法については、「就活で「cc」付きメールに返信する方法とは?失礼のない連絡マナー解説!」の記事を参考にしてください。

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インターンシップのメールに返信する際の構成

インターンシップのメールに返信する場合は、「宛先」「件名」「宛名」「本文」「署名」の5つが必要です。基本的なメールの構成を解説します。

宛先

宛先とは、相手のメールアドレスのことです。メールを返信する場合は、宛先が既に入力されているので入力は必要はありません。

ただし、何回かやり取りをして用件が変わった場合は、新しくメールを作成した方がわかりやすくなります。その場合は、宛先も改めて入力するようにしましょう。

入力する際は、ミスを防ぐためにも相手の署名欄に記載されたメールアドレスをコピー&ペーストしてください。手打ちでの入力は間違えやすいため、避けるのがおすすめです。

件名

件名には、用件を簡潔に記しましょう。メール返信をする場合は、すでに件名があるのでそのままで問題ありません。件名の頭に「Re:」がつきますが、前述したように削除せずに送信しましょう。

もし、新しく件名を入力する際は、「インターンシップの日程につきまして【 △△大学・△△(氏名)】」のように、送信者と内容がわかるようにしてください。「インターンシップについて」「ありがとうございます」「よろしくお願いいたします」のように書くと、用件がわかりにくく、いたずらや迷惑メールと判断される可能性も。「用件」「学校名」「氏名」の3つを入れるようにしてください。

メールの件名については「就活メールの件名の書き方を解説!【例文付き】」の記事でも解説しています。

宛名

本文に入る前に、相手の「企業名」「部署名」「担当者名」を記載しましょう。この際、略称を使わないように気をつけてください。

特に注意したいのが、「(株)」「(有)」などの略称です。株式会社、有限会社と略さずに記載しましょう。

担当者名は、「△△部 △△課 △△様」のように記載します。担当者名がわからない場合は、「採用担当者様」で問題ありません。漢字名を間違えると失礼にあたるので注意しましょう。

本文

本文は、挨拶から入りましょう。初めてメールを送る際は、「初めてメールを送付させていただきます」「お世話になります」が基本です。2回目以降は、「お世話になっております」と送りましょう。

用件次第で全体のボリュームは変わりますが、どのような内容でも簡潔に仕上げるように心がけてください。1行あたり20〜30字、3〜5行ほどで改行を入れると読みやすくなります。

また、本文の最後にも挨拶を入れましょう。「何卒よろしくお願いします」「今後ともどうぞよろしくお願いします」といった形で文章を終えてください。

署名

自分の「氏名」「大学名」「学部」「連絡先」を入れた署名を作りましょう。署名のテンプレート機能をもつメールサービスもあるので活用してください。署名の書き方は、以下のとおりです。

---------------------------------------------
△△ △△(氏名とふりがな)
△△大学△△学部△△学科△年
携帯電話:△△-△△△△
メール:△△@△△.△△
---------------------------------------------

連絡先については、電話番号とメールアドレスがあれば問題ありません。住所は必要に応じて、入れるか入れないか考えましょう。

署名の書き方については、「就活メールに署名は必要?すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」の記事を参考にしてください。

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インターンシップのメールを返信する際の注意点

インターンシップのメールを返信する際には、誤字脱字や正式名称を使う点に注意してください。以下で詳しく解説します。

誤字脱字に注意する

評価を下げないために、誤字脱字には注意してください。誤字脱字があると、注意力や洞察力がないという印象や雑な印象を与えてしまいます。

誤字脱字がないかチェックする際は、声に出して読むとよいでしょう。心配な場合は、第三者に読んでもらうのもおすすめです。

御社ではなく貴社を使う

メールでは「御社」ではなく「貴社」を使いましょう。メールは書き言葉にあたるため、「貴社」を使用します。

「御社」と「貴社」の使い分けは、基本的なマナーなので間違いがないよう注意してください。具体的な使い分け方については、「間違えやすい「御社」と「貴社」、例文付きで解説します!」の記事で解説しています。

略称は使わずに正式名称を使う

メールで使用する単語は、正式名称を使いましょう。よく使う単語も、略さないようにしてください。就活では次のような略称が使われているので、正式名称を覚えておきましょう。

(株)→株式会社
(有)→有限会社
就活→就職活動
インターン→インターンシップ
ES→エントリーシート

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インターンシップのメール返信で使えるテクニック

メール返信を行う際は、テンプレートの活用やフォルダ管理がおすすめです。ここでは、メール返信で使えるテクニックを紹介します。

メールのテンプレートを作っておく

メールのテンプレートを作成し、メール返信がしやすい環境を準備しておきましょう。社名や日程などを変えるだけで返信できるため、メールの返信を楽にできます。たとえば、「挨拶」「日程調整」「お礼」などのメールは、よく使うのでテンプレートを作成しておくと便利です。署名も最初から入れておけば、忘れずに済むでしょう。

就活でよく使うメールの例文は、「就活メールの返信マナーは?遅れた場合の対応や送信時の注意点を解説」の記事で紹介しているのでぜひ参考にしてください。

フォルダ管理してわかりやすくする

企業からきたメールを探しやすくするために、フォルダ管理を行いわかりやすく整理しておきましょう。フォルダに分けて保存すると確認したいときに、すぐに見つけ出せて便利です。

フォルダは「インターン」「面接」といった段階のほか企業ごとに分けるなど、自分が使いやすいように工夫してみてください。

重要なメールにはフラグを立てる

重要なメールには、フラグを立てると便利です。返信が必要なメールや保存が必要なメールなどを紛失しないように印をつけておきましょう。

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【ケース別】インターンシップのメールの例文

ここでは、インターンシップについてのメールを送る際の例文を紹介します。ケース別に紹介するので、用途に応じて使い分けましょう。

1.インターンシップの申し込みをする場合の例文

件名:インターンシップ参加申込み(△△大学 氏名)

株式会社△△
人事部 インターンシップご担当者様

初めてメールをお送りいたします。△△大学△△学部△△学科の氏名と申します。

貴社のインターンシップについて知り、ぜひ応募させていただきたくメールいたしました。
選考日時と提出書類をご教示いただけると幸いです。

お忙しいところお手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

--------------------------------------------------
氏名
△△大学△△学部△△学科
メール:~~@△△.com
電話番号:000-0000-0000
--------------------------------------------------

2.採用のお礼をする場合の例文

件名:インターンシップ採用のお礼(△△大学・氏名)

株式会社△△
人事部 インターンシップご担当者様

お世話になっております。
△△大学・△△学部・△△学科の氏名と申します。

このたびは、貴社のインターンシップ採用のご連絡をいただきありがとうございました。
ご案内にありました通り、△月△日(月)△:△△にお伺いします。

貴重な機会をいただいたこと、大変嬉しく思います。
ご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

3.日程調整をする場合の例文

件名:インターンシップの面接日程の件(△△大学・氏名)

株式会社△△
人事部 インターンシップご担当者様

お世話になっております。
△△大学・△△学部・△△学科の氏名と申します。

このたびは、インターンシップの面接日程につきまして、ご連絡をいただきありがとうございます。

日程の方ですが、今回ご提示いただいたなかで、下記の日程でしたらお伺いすることが可能です。
・△月△日 △△:△△~△△:△△
・△月△日 △△:△△~△△:△△
・△月△日 △△:△△~△△:△△
・△月△日 △△:△△~△△:△△

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

4.インターンシップを辞退する場合の例文

件名:インターンシップ辞退のお願い(△△大学・氏名)

株式会社△△
人事部 インターンシップご担当者様

お世話になっております。
△△大学・△△学部・△△学科の氏名と申します。

ご連絡いただきました△月△日(月)時より開催されるインターンシップですが、都合により参加が難しくなってしまったため、辞退させていただきたくご連絡いたしました。

お忙しいなか、貴重な機会をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

取り急ぎになりますが、メールにて失礼致します。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

5.質問をする際の例文

件名:インターンシップ会場につきまして(△△大学・氏名)

株式会社△△
人事部 インターンシップご担当者様

お世話になっております。
△△大学・△△学部・△△学科の氏名と申します。

このたびはインターンシップ参加時の会場について確認させていただきたく、メールいたしました。

当日の指定会場は△△とされていますが、本社オフィスには行かず直接△△に伺えばよろしいでしょうか。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

6.インターンシップ後のお礼を送る場合の例文

件名:インターンシップのお礼(△△大学・氏名)

株式会社△△
人事部 インターンシップご担当者様

お世話になっております。
△△大学・△△学部・△△学科の氏名と申します。

この度は、インターンシップの機会をいただき、ありがとうございました。インターンシップを通じて、実際に貴社の業務を体験させていただき、学びとなりました。

ご多忙のなか、丁寧にご指導いただきまして心より感謝申し上げます。
インターンシップにて学んだことを糧に、これからの就職活動に励んでいきたいと思っております。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。

7.「確認しました」と送る場合の例文

件名:Re:インターンシップのご案内

株式会社△△
人事部 採用担当者様

お世話になっております。
△△大学・△△学部・△△学科の氏名と申します。

この度は、インターンシップのご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ、参加させていただきたいと存じます。
ご案内いただいた通り、△月△日の△△時に、貴社までお伺いいたします。

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

インターンシップのメールをどのように返せばよいかは、「インターンのメールに関するマナーと注意事項を解説!場面ごとの例文付き」の記事も参考にしてください。

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インターンシップのメールの返信について悩むあなたへ

インターンシップのメール返信にもマナーがあり、どのようにメールを送るか迷うことも多いでしょう。どのような文面にするか、いつまでやりとりを続けるかなど、覚えるべきビジネスマナーがあって大変です。

インターンシップのメール返信マナーなど、就活の悩みを抱える場合は就職エージェントに相談してみましょう。就職エージェントに相談することで、就活への不安を解消し、自信をもって就活を進められます。

就職エージェントなかでもおすすめなのがキャリアチケット。アドバイザーとマンツーマンで就活を進めるので、あなたの悩みや不安を解消しながら内定に向けて頑張れます。

アドバイザーが一つひとつ丁寧にアドバイスするので、メールマナーを何も知らない状態でも、就活に対して漠然とした不安を抱えている状態でも大丈夫です。不安があるときは、ぜひキャリアチケットにご相談ください。

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