インターンシップのメール返信マナー｜状況別の例文と注意点を解説

「インターンのメールはどう返信すれば良い？」「どこまでやり取りを続ければ良いの？」などと悩む就活生も多いでしょう。インターンのメールは、就活生側で終えるのが基本です。

ただし、返信不要の記載があるなど、送らない方が良いケースもあります。この記事では、インターンのメール返信でのマナーや例文を紹介します。最後まで読めばインターンのメール返信をどのようにすれば良いかが分かり、安心して返信できるはずです。

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インターンシップのメール返信は基本必要

インターンシップのメールに対しては、基本的にはすべて返信しましょう。インターンシップに限らず、企業からのメールには返信するのがマナーとされています。

メールの返信が必要なのは、内容を確認したと相手に伝えるためです。返事がないと、「メールが届いていないのでは？」「見落としているのでは？」と企業側を不安にさせてしまいます。

また、インターンメール返信のやりとりでは、学生側が最後に返信して終えるのが一般的なマナーです。たとえ用件がなかったとしても、「ご連絡いただきありがとうございます」などの感謝の言葉を添えて、きちんと返信するようにしましょう。

インターンメール返信は、内容だけでなく対応の仕方でも印象が決まります。相手への配慮を忘れず、丁寧な対応を心掛けましょう。

近年は、文部科学省・厚生労働省・経済産業省の三省合意により、一定の要件を満たすインターンシップで得た学生の情報を、企業が採用選考に活用できるようになりました。そのため、メールのやり取りも評価につながるケースもあるでしょう。

インターンシップに参加する際は、丁寧な返信をこれまで以上に意識しましょう。

インターンシップなどの就活イベントを最大限に活かすポイントについては、「就活イベントを内定につなげるには？種類や開催時期・事前準備を紹介」をご覧ください。

参照元
経済産業省
令和５年度から大学生等のインターンシップの取扱いが変わります

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インターンシップのメール返信が不要なケース

インターンシップのメールでは、返信が不要な場合があります。無駄な返信を避けることで、相手の負担を軽減し、効率的なコミュニケーションを図れるでしょう。

ここでは、インターンシップにおいて、メール返信が不要なケースについて解説します。

返信不要と記載されている場合

インターンシップのメールに「返信不要」とあるときは、無理に返答する必要はありません。案内どおりに受領確認のみで留めても、マナー違反にはあたらないでしょう。企業側はやりとりを簡素にする目的で、この案内を明記しています。

返信をすると、かえって相手の確認作業を増やす恐れがあるため注意しましょう。多くの学生と連絡をとる企業は、業務効率化を進めています。指示に従って行動する姿も、評価されるマナーの一つです。

ただし、メールに不明点があるときや、急ぎで確認したい内容が含まれるケースもあるでしょう。その場合は件名を工夫し、丁寧な文面で問い合わせてみてください。

自動返信が来た場合

自動返信メールが届いたときも、返答は不要です。システムが自動で送信する連絡は、送信専用アドレスがほとんどでしょう。そのため、返信しても担当者に届かないケースがみられます。

また、無理に返答すると、かえって企業側の迷惑になる恐れも。たとえば、応募後に受付完了の自動メールが来る場面もあるでしょう。送信専用のアドレスである場合が多く、企業側も基本的に返信を確認していません。

インターンシップの連絡では、状況に応じた対応をとる姿勢が大切です。返答しなくてもマナー違反にはあたらず、受領の確認のみで完了できます。

やり取りが終わっている場合

インターンシップに関するメールで、やりとりがすでに完了しているなら追加の返信は要りません。たとえば、企業から「ご確認ありがとうございました。当日はよろしくお願いいたします」と届いたときです。

お互いに必要な情報を伝え終えているため、再度送信しなくてもマナー違反にはあたらないでしょう。企業の担当者は日々多くの学生と連絡をとっており、不要な連絡が増えると確認ミスの原因になります。

やりとりが終わったと感じたら、相手へ負担を掛けないよう送信を控える配慮も大切です。

インターンシップの期間別の特徴について知りたい方は、「インターンシップとは？行う意味や期間別の特徴をご紹介」をご参照ください。

リマインドメールが来た場合

インターンシップの前日などに届く、参加日時や持ち物を再確認するためのリマインドメールも、基本的に返信は不要です。多くの場合、参加者全員へ一斉に送られる案内であり、確認の返信を前提としていません。

ただし、リマインドメールに「確認できたら返信してください」といった指示がある場合は、指示に従って返信しましょう。また、当日どうしても伝えなければならない変更などがあるときは、メールへの返信ではなく電話で直接連絡するほうが確実です。

就活メールの例文や返信のポイントについては、「就活メール例文14選！マナーや書き方・返信のポイントを紹介」をご覧ください。

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インターンシップのメールを返信する際のマナー

インターンシップのメールに返信する際は、適切なビジネスマナーを守りましょう。正しいマナーを身につけると、企業に良い印象を与え、インターンシップの成功につなげられます。

ここでは、インターンシップのメールを返信する際のマナーについて解説します。

できるだけ素早く返信する

インターンシップに関するメールが届いたら、なるべく早めに返信することが大切です。返信の目安は24時間以内。早めの対応が、信頼感のある印象につながります。

特にインターンシップの案内や参加確認メールでは、返信の早さが参加可否や選考結果に影響することも。返信が遅れてしまうと、ほかの学生の参加が先に決まり、希望していた枠が埋まってしまうこともあるでしょう。

また、素早いメールの返信は、ビジネスマナーを理解している印象を与える良いチャンスです。「この学生は連絡がスムーズ」と好印象を持たれる可能性もあるため、なるべく早めに行動するよう心掛けましょう。

忙しいときでも、まずは「メールを確認した旨」をひと言送るだけでも安心感を与えられます。丁寧かつスピーディーな対応を意識しましょう。

営業時間内に送るようにする

インターンシップに関するメールを返信する際は、企業の営業時間内に送信するのが基本的なマナーです。営業時間内に送ると担当者が確認しやすく、スムーズに返信をもらえる可能性も高まります。

一般的には、午前9時〜正午、午後1時〜午後6時ごろの時間帯がおすすめです。この時間帯であれば、企業の就業時間に合わせて送信できるため、ビジネスマナーとしても好印象を与えられるでしょう。

深夜や早朝にインターンメール返信をしてもマナー違反とはなりませんが、相手の通知設定によっては迷惑になってしまう可能性もあるため避けた方が無難です。

どうしても営業時間外になってしまう場合は、下書き保存しておき、翌朝に送信するのも一つの方法。こうした配慮が、社会人としての評価につながります。

大学のアドレスから返信する

インターンシップに関するメールのやり取りでは、大学から付与されているメールアドレスを使って返信するのが基本です。Gmailなどのフリーメールアドレスを使うと、相手企業のメールシステムによっては迷惑メールに振り分けられてしまう可能性があります。

その結果、メールが届いていないと判断され、連絡が滞ってしまうことも。こうしたトラブルを避けるためにも、信頼性の高い大学のメールアドレスを使うことが望ましいでしょう。

返信する際、多くの場合は受信したメールにそのまま「返信」する形になるため、送信元アドレスも自動的に設定されます。ですが、念のため、企業に登録しているメールアドレスが大学のものになっているか、事前に確認しておくと安心です。

インターンメール返信では、こうした細かな配慮が信頼につながります。スムーズで確実なやり取りができるよう、基本的なマナーもしっかり押さえておきましょう。

就活用のメールアドレスの作り方については、「就活用メールアドレスって必要？作り方やおすすめ・NG例を紹介」をご参照ください。

返信の件名には「Re:」を残す

インターンシップに関するメールを返信する際、件名に「Re:」をそのまま残すことが大切です。「Re:」は「返信」を意味するため、返信メールであることがひと目で分かります。

もし「Re:」を削除してしまうと、新しいメールだと思われてしまったり、何の返信かが分かりづらくなったりすることも。相手に誤解を与える可能性があるため、「Re:」を残して返信するのが基本的なビジネスマナーです。

送られてきたメールの件名には、基本的には手を加えずそのまま返信すると、相手にもスムーズにやり取りの内容が伝わります。

CCも含めて全員に返信する

メールにCCが入っていた場合、CCも含めて全員に返信しましょう。CCは、メールの内容をほかの関係者にも共有するために使われることが多い傾向です。そのため、CCに入っている人にも情報を伝えたい可能性があります。

ただし、本文冒頭に記載する宛先はメインの担当者のみで問題ありません。本文の中でCCの担当者名を記載する必要はなく、メールを送る際はメインの担当者への返信を中心にしましょう。

CC付きのメールの返信方法については、「就活で「cc」付きメールに返信する方法とは？失礼のない連絡マナー解説！」の記事を参考にしてください。

改行や箇条書きを使って相手が読みやすい文章にする

インターンシップに関するメールでは、適切な改行を意識することで読みやすさが大きく変わります。ビジネスメールは文章が長くなりがちですが、改行せずに詰めて書いてしまうと、相手が読むときにストレスを感じる可能性があるでしょう。

相手がひと目で内容を理解できるように、文の区切りごとにきちんと改行することが大切です。たとえば、以下のような場面では積極的に改行を入れましょう。

特に、メール内で複数の情報（希望日程、持ち物、集合場所など）を伝える場合は、箇条書きを使うと読みやすくなります。こうした工夫をすることで、「丁寧な印象」「気配りのできる人」という評価につながるのです。

インターンメール返信では、内容だけでなく「見やすさ」も意識して、相手に好印象を与えるメールを心掛けましょう。

返信が数日遅れてしまったら謝罪文を入れる

インターンシップ先からのメールに気づかず、返信が数日遅れてしまったときは、気づいた時点ですぐにメールを送ります。最初に簡単な挨拶を入れたあと、「返信が遅くなり申し訳ありませんでした」など、丁寧な謝罪の言葉を入れることが大切です。

なお、返信が遅れた理由を詳しく説明する必要はありません。また、「申し訳ありません」と「ありがとうございます」などの謝罪と感謝の言葉を同時に入れると、印象がぼやけるため、できるだけ避けましょう。

就活中はさまざまな連絡が入り、見落としてしまうこともあるかもしれません。万が一、インターンシップ関連のメール返信が遅れてしまった場合でも、冷静に丁寧な対応を心掛けましょう。

インターンに参加するまでに身に付けておきたいマナーについては、「インターンシップ参加までにおさえておきたい基本のマナー」を参考にしてください。

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インターンシップのメールに返信する際の構成

インターンシップのメールに返信する際は、適切な構成に従って作成することが重要です。正しい構成でメールを作成することで、相手に分かりやすく、「ビジネスマナーが身についている」「信頼できる」という良い印象を与えられます。

ここでは、インターンシップのメールに返信する際の構成について解説します。

宛先

宛先とは、相手のメールアドレスのことです。メールを返信する場合は、宛先がすでに入力されているので入力の必要はありません。ただし、何回かやり取りをして用件が変わった場合は、新しくメールを作成した方が分かりやすくなります。

その場合は、宛先も改めて入力するようにしましょう。入力する際は、ミスを防ぐためにも相手の署名欄に記載されたメールアドレスをコピー＆ペーストしてみてください。手打ちでの入力は間違えやすいため、避けましょう。

件名

件名には、用件を簡潔に記しましょう。メール返信をする場合は、すでに件名があるので、そのままで問題ありません。件名の頭に「Re:」がつきますが、前述したように削除せずに送信しましょう。

もし、新しく件名を入力する際は、「インターンシップの日程につきまして【 △△大学・△△（氏名）】」のように、送信者と内容が分かるようにしてみてください。

「インターンシップについて」「ありがとうございます」「よろしくお願いいたします」のように書くと、用件が分かりにくく、いたずらや迷惑メールと判断される可能性も。「用件」「学校名」「氏名」の3つを入れるようにしてみてください。

「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」の記事でも解説しています。

宛名

本文に入る前に、相手の「企業名」「部署名」「担当者名」を記載しましょう。この際、略称を使わないように気をつけてみてください。特に注意したいのが、「（株）」「（有）」などの略称です。

株式会社、有限会社と略さずに記載しましょう。担当者名は、「△△部 △△課 △△様」のように記載します。担当者名が分からない場合は、「採用担当者様」で問題ありません。

漢字名を間違えると失礼にあたるので注意しましょう。

本文

本文は、挨拶から入りましょう。初めてメールを送る際は、「初めてメールを送付させていただきます」「お世話になります」が基本です。2回目以降は、「お世話になっております」と送りましょう。

用件次第で全体のボリュームは変わりますが、どのような内容でも簡潔に仕上げるように心掛けてください。1行あたり20〜30字、3〜5行ほどで改行を入れると読みやすくなります。

また、本文の最後にも挨拶を入れましょう。「何卒よろしくお願いします」「今後ともどうぞよろしくお願いします」といった形で文章を終えます。

署名

自分の「氏名」「大学名」「学部」「連絡先」を入れた署名を作りましょう。署名のテンプレート機能をもつメールサービスもあるので活用してみてください。署名の書き方は、以下のとおりです。

連絡先については、電話番号とメールアドレスがあれば問題ありません。住所は必要に応じて、入れるか入れないか考えましょう。

署名の書き方については、「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」の記事を参考にしてください。

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インターンシップのメールを返信する際の注意点

インターンシップのメール返信では、細かな点にも注意を払うことが重要です。些細なミスが相手に悪い印象を与えてしまう可能性があるため、送信前の確認を怠らないようにしましょう。

以下の注意点を意識することで、より質の高いメールを作成できます。

誤字脱字に注意する

インターンシップへのメール返信時には、誤字や脱字に十分注意することが大切です。誤字脱字があると、注意力が欠けている、または雑な印象を与えてしまいかねません。就活においては、細かい点にも気を配ることが重要です。

誤字脱字を防ぐためには、メールを送る前に必ずチェックを行いましょう。声に出して読むことで、文章の流れやミスに気づきやすくなります。また、ほかの人に読んでもらうこともおすすめです。

第三者の目を通すと、見逃しがちな誤字脱字に気づけることが多いでしょう。

御社ではなく貴社を使う

インターンシップへのメール返信では、「御社」ではなく「貴社」を使うのが正しいマナーです。「御社」は話し言葉で使われることが多く、書き言葉であるメールでは「貴社」が適切とされています。

「御社」と「貴社」の使い分けは基本的なビジネスマナーですので、間違えないように気をつけましょう。

具体的な使い分け方については、「間違えやすい「御社」と「貴社」、例文付きで解説します！」の記事で解説しています。

略称は使わずに正式名称を使う

メールで使用する単語は、正式名称を使いましょう。よく使う単語も、略さないようにしてみてください。就活では次のような略称が使われているので、正式名称を覚えておきましょう。

会社の正式名称は、企業のWebサイトや求人情報で確認できます。「株式会社」が前につくか、あとにつくかも含めて、正確に記載しましょう。

メール以外のマナーもあわせて押さえておきたい方は、 「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」をご覧ください。

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インターンシップのメール返信で使えるテクニック

効率的にメール管理を行うためのテクニックを身につけると、インターンシップ期間中のコミュニケーションをスムーズに進められます。

これらのテクニックは、就活や社会人になってからも活用できる実用的なスキルです。早い段階から習慣化しておくと、いざ就職したときに役に立つでしょう。

メールのテンプレートを作っておく

メールのテンプレートを作成し、返信しやすい環境を整えておきましょう。宛名や日程などを変えるだけで送れるため、作成の手間を大幅に減らせます。たとえば「挨拶」「日程調整」「お礼」などは使用頻度が高いため、事前に用意しておくと便利です。

署名も最初から入れておけば、送信時の設定漏れを防げるでしょう。

就活でよく使うメールの例文は、「就活メールの返信はどこまですれば良い？遅れた場合の対応や注意点を解説」の記事で紹介しているのでぜひ参考にしてください。

フォルダ管理して分かりやすくする

企業からきたメールを探しやすくするために、フォルダ管理を行い分かりやすく整理しておきましょう。フォルダに分けて保存すると確認したいときに、すぐに見つけ出せて便利です。

フォルダは「インターン」「面接」といった段階のほか企業ごとに分けるなど、自分が使いやすいように工夫してみてください。

重要なメールにはフラグを立てる

重要なメールには、フラグを立てると便利です。返信が必要なメールや保存が必要なメールなどを紛失しないように印をつけておきましょう。

フラグを立てたメールは、定期的に確認し、対応が完了したらフラグを外すことを習慣化しましょう。

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【ケース別】インターンシップのメールの例文

ここでは、インターンシップについてのメールを送る際の例文を紹介します。ケース別に紹介するので、用途に応じて使い分けてみてください。

1.インターンシップの申し込みをする場合の例文

2.採用のお礼をする場合の例文

3.日程調整をする場合の例文

4.日程が確定したときの返信

5.インターンシップを保留する場合の例文

6.インターンシップを辞退する場合の例文

7.質問をする際の例文

8.インターンシップ後のお礼を送る場合の例文

9.「確認しました」と送る場合の例文

案内を受領した旨を伝える際は、ただ「確認しました」と返すのではなく、日時や場所を復唱して送るのがマナー。連絡内容を正しく理解できていると示せるうえに、当日の認識のズレを防げます。

状況に合わせて文面を調整し、丁寧で簡潔なやり取りを意識してみてください。

インターンシップのメールをどのように返せば良いかは、「インターンシップのメールの書き方は？基本の構成やシーン別の例文を紹介」の記事も参考にしてください。

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インターンシップのメールの返信について悩むあなたへ

インターンシップのメール返信にもマナーがあり、どのようにメールを送るか迷うことも多いでしょう。どのような文面にするか、いつまでやりとりを続けるかなど、覚えるべきビジネスマナーがあって大変です。

インターンシップのメール返信マナーなど、就活の悩みを抱える場合は就職エージェントに相談してみましょう。就職エージェントに相談することで、就活への不安を解消し、自信をもって就活を進められます。

キャリアチケット就職エージェントでは、キャリアアドバイザーとマンツーマンで就活をサポートするので、あなたの悩みや不安を解消しながら内定に向けて就活を進められます。

キャリアアドバイザーが一つひとつ丁寧にアドバイスするので、メールマナーを何も知らない状態でも、就活に対して漠然とした不安を抱えている状態でも大丈夫です。就活に不安がある方は、ぜひキャリアチケット就職エージェントにご相談ください。

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インターンシップのメール返信のよくある質問

ここでは、インターンシップのメール返信に関して、就活生が特に迷いやすい疑問をまとめました。返信の判断に迷ったときの参考にしてみてください。

インターンのメール返信はどこまでする？

インターンのメール返信はスマホで良い？

返信に「楽しみにしております」とあったら返す？

インターンのメール返信が遅れたらやばい？

インターンのメール返信は何時まで送る？

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