就活の電話のかけ方や出方が不安！基本マナーとそのまま使える会話例を紹介

「就活の電話はどうやってかければ良い？」「就活の電話でのマナーを知りたい」などと悩む就活生も多いでしょう。就活では企業と電話をする場面が多くなるため、マナーや流れを知って準備しておくのが大事です。

この記事では、就活での電話のかけ方やマナー、よくある会話の流れを紹介します。最後まで読めば就活での電話のかけ方を理解でき、自信をもって相手と話せるようになるので、ぜひご覧ください。

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就活の電話は焦らず明るく丁寧な出方を意識しよう

就活で企業から電話がかかってきた際に、「どうやって出たら良い？」と焦ってしまうこともあるでしょう。

企業から電話がかかってきたら、まずは焦らないことが大切です。落ち着いて、明るい声のトーンを意識しましょう。また、丁寧な印象を与えられるよう、「はい、○○です」と名乗ります。

電話相手が名乗ったあとに、「いつもお世話になっております。●●大学の○○です」と、改めて大学名から名乗り直しましょう。

焦って電話に出てしまい、早口になったり要点を聞き取れなかったりするのはNGです。落ち着いて誠意をもって対応すれば、企業の担当者に良い印象を与えられるでしょう。

電話のマナーに関しては「就活で重要な面接の電話マナーを解説！日程調整や辞退する際の伝え方」の記事でも解説しているので、あわせてご覧ください。

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就活で電話をかける際の7ステップ

就活で電話をかける際に、どのような流れで話すかについても知っておきましょう。基本的なやり取りの流れを紹介するので参考にしてください。

1.電話をかける前に必要事項を確認し場所を整える

企業に電話をかける際は、まず事前準備を行い、静かな場所に移動しましょう。具体的な準備項目を以下の表にまとめました。

電話をかける環境を整え、スムーズに話せるよう準備をしておくと、緊張せず落ち着いて話せるでしょう。

声に出して練習しておくのもおすすめ

電話をかけるのが緊張してしまう場合は、声に出して練習しておくのがおすすめです。伝えたい内容を声に出して練習し、どのように伝えるかを整理しておきましょう。

用件は伝えられても、言葉遣いや言い回しがとっさに出てこない場合もあります。事前に練習しておくと、どのように伝えれば良いかイメージがつくのでおすすめです。

就活で使いたい正しい言葉遣いについては、「あなたの話し方は大丈夫？就活に必要な言葉遣いとは」の記事で紹介しているので参考にしてください。

2.あいさつをして名乗る

電話をかけたらまずはあいさつをし、名前と大学名を伝えましょう。「お世話になっております。△△大学の△△と申します」と伝えてください。

電話に対する折り返しの場合は、その旨も伝えましょう。相手が分かっている場合は、「人事部の△△さまからお電話をいただき、折り返しでお電話しました」のように伝えます。

3.担当者につないでもらう

企業に電話をかける場合、担当者以外の方が電話に出るケースが一般的です。まずは担当者につないでもらいましょう。担当者が分かっている場合は、「△△さまはいらっしゃいますでしょうか」のように、相手を呼び出して問題ありません。

もし、電話をかけてきた相手が分からない場合は、「△時ごろにお電話をいただいたのですが、担当者さまはいらっしゃいますでしょうか」のように、電話があった時間を伝えましょう。内容に想像がつく場合は、「面接の件かと思うのですが」「インターンの件かと思いますが」のように内容も伝えると丁寧です。

4.担当者にあいさつをする

担当者につないでもらったら、あらためてあいさつをしましょう。「お世話になっております。△△大学の△△です。」のように伝えます。

折り返しの電話の場合は、電話に出られなかったお詫びも合わせて伝えましょう。「さきほどはお電話をいただきありがとうございました。電話に出られず申し訳ございません。」と伝えてください。

折り返しの電話のマナーについては「就活の折り返し電話マナーは？正しいかけ方や注意点を解説」の記事もご覧ください。

5.電話をした用件を伝える

あいさつを終えたら、電話をした用件を伝えましょう。相手も仕事中で忙しいため、簡潔に内容を伝えるのが大事です。

折り返しの場合は、「△時にいただいたお電話の折り返しをいたしました」と伝えましょう。相手が用件について伝えてくれます。

6.大事な内容は復唱する

大事な内容が相手から伝えられた場合は、必ず復唱しましょう。聞き間違いを防ぐために、再度確認するようにしてください。

特に、日程や時間などは聞き間違いが起きやすいので確認するのが大事です。メモをとりながら、復唱して確認しましょう。

7.あいさつをして終話する

用件を伝え終わったら、あいさつをして終話しましょう。「お忙しいなか、ご対応いただきありがとうございました。失礼いたします」のように締めくくります。

電話の場合、目上の人から電話を切るのがマナーとされています。すぐに自分から電話を切るのではなく、相手が切るまで待つようにしましょう。

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すぐに使える！就活で電話をする際の受け答え例文

ここでは、就活シーンで想定される電話を使ったやりとりを、例文で紹介します。実際に自分の状況に置き換えて、練習にご活用ください。

企業から電話がかかってきたときの出方

企業から電話がかかってきたときのやりとりを、会話形式で紹介します。

就活生：はい、▲▲です。
担当者：私、▲▲株式会社の人事部▲▲と申します。▲▲さんの携帯電話でお間違いないでしょうか？
就活生：はい、●●大学の▲▲です。お世話になっております。
担当者：お世話になっております。一次面接の結果の件でご連絡しましたが、お時間よろしいですか？
就活生：ありがとうございます、大丈夫です。
担当者：選考の結果、▲▲さんには二次面接にお越しいただきたいと考えています。
就活生：ありがとうございます。
担当者：そうしましたら、日程を調整したいのですが、▲月▲日の午後4時はご都合いかがでしょうか？
就活生：▲月▲日の午後4時ですね。ぜひよろしくお願いいたします。
担当者：ありがとうございます。では、▲月▲日の午後4時に、弊社ビルの5階にある受付までご来社いただけますか。
就活生：かしこまりました。▲月▲日午後4時に、御社の本社ビルにお伺いいたします。当日お会いできるのを楽しみにしております。
担当者：こちらこそ、楽しみにしております。それでは、失礼いたします。
就活生：ご連絡いただきありがとうございました。それでは失礼いたします。

企業からの電話に出たが都合が悪いときの伝え方

授業中や外出先などで電話に出たものの、都合が悪くすぐに対応できない場合は、以下の流れで掛け直しの提案をしましょう。

就活生：はい、▲▲です
担当者：私、▲▲株式会社の人事部▲▲と申します。今お時間よろしいでしょうか。
就活生：申し訳ありません。ただいま外出しておりまして、落ち着いてお話ができない状況です。3分後に再度、こちらからお電話させていただいてもよろしいでしょうか。
担当者：分かりました。それでは、○○○-○○○○-○○○○まで掛け直していただけますか？
就活生：ありがとうございます。復唱いたします。○○○-○○○○-○○○○でお間違いないでしょうか？
担当者：はい、間違いありません。
就活生：ありがとうございます。それでは、5分後にご連絡いたします。
担当者：よろしくお願いします。それでは、失礼いたします。
就活生：失礼いたします。

自分から企業に電話をかけるときの会話例

企業に電話をかけるときも、自分から名乗るのがマナーです。担当者の部署名と名前を伝え、取次を依頼してください。担当者が電話に出たら、「今お時間よろしいでしょうか」と都合を確認してから話し始めましょう。

取次：はい、株式会社▲▲でございます。
就活生：お忙しいところ恐れ入ります。私、御社の新卒採用に応募しております▲▲大学の▲▲と申します。人事部の▲▲さまはいらっしゃいますか？
取次：▲▲ですね、少々お待ちください。
就活生：恐れ入ります。
担当者：お電話変わりました、▲▲です。
就活生：お忙しいところ恐れ入ります。私、御社の新卒採用に応募しております▲▲大学の▲▲と申します。ただいま、お時間よろしいでしょうか？
担当者：はい、大丈夫ですよ。
就活生：ありがとうございます。二次面接の件でお電話いたしました。▲月▲日午後▲時より、二次面接のお約束をいただいているのですが、ゼミの発表と重なってしまい、お伺いすることが困難な状況です。大変申し訳ございませんが、日程を再度、調整していただくことは可能でしょうか。
担当者：かまいませんよ。それでは▲月▲日の午後▲時はいかがでしょうか？
就活生：ありがとうございます。▲月▲日の午後▲時ですね。それでは、▲月▲日午後▲時に、御社本社ビルにお伺いいたします。当日はよろしくお願いいたします。
担当者：お待ちしております。それでは、失礼いたします。
就活生：お忙しいなか、ご調整いただきありがとうございました。失礼いたします。

電話に出られず折り返し電話するときの会話例

企業からの電話に出られなかったときは、なるべく早く折り返しましょう。相手が電話に出たら自分から名乗り、「先ほどはお電話に出られず申し訳ございませんでした」と謝るのがマナーです。

取次：はい、株式会社▲▲でございます。
就活生：お忙しいところ恐れ入ります。私、●●大学の○○と申します。△△課の▲▲さまからお電話をいただき、折り返しのご連絡をさせていただきました。▲▲さまはいらっしゃいますか？
取次：▲▲ですね、少々お待ちください。
就活生：恐れ入ります。
担当者：お電話変わりました、▲▲です。
就活生：お忙しいところ恐れ入ります。私、先ほどお電話いただきました▲▲大学の▲▲と申します。お電話に出られず、大変失礼いたしました。今、お時間よろしいでしょうか？
担当者：はい、大丈夫ですよ。
就活生：ありがとうございます。先ほどのお電話のご用件について、お伺いしてもよろしいでしょうか。

企業へ電話を折り返す場合は、なるべく当日中にしましょう。ただし、深夜・早朝・昼休憩（12〜13時）の時間帯は避けるのがマナーです。

選考に関して問い合わせるときの会話例

選考に関して問い合わせをする際は、最初に質問したい担当者の部署名や名前を明確に伝えることが重要です。これにより、迅速かつ適切な対応を受けられます。

社員：はい、株式会社△△です。
就活生：お忙しいところ失礼いたします。●●大学の○○と申します。選考についてお伺いしたいのですが、採用担当の△△さまはいらっしゃいますか？
社員：少々お待ちください。
採用担当：お電話代わりました、△△です。
就活生：お忙しいところ失礼いたします。●●大学の○○と申します。先日実施された二次面接の結果についてお伺いしたくお電話しました。結果が出るまでどのくらいお時間がかかるか教えていただけますでしょうか？
採用担当：二次面接の結果は通常1週間以内にお知らせしておりますが、現在多くの応募があり、少しお時間をいただくかもしれません。
就活生：ありがとうございます。お忙しいところ失礼いたしました。それでは失礼いたします。

担当者が不在なときの会話例

担当者が不在な場合は、取次の方に掛け直す旨を伝えましょう。

就活生：お忙しいところ恐れ入ります。私、御社の新卒採用に応募しております▲▲大学の▲▲と申します。人事部の▲▲さまはいらっしゃいますか？
取次：申し訳ございません、▲▲は外出しております。
就活生：それでは、改めてお電話させていただきます。▲▲さまは何時ごろお戻りになりますか？
取次：▲時ごろには戻るかと思います。
就活生：ありがとうございます、▲時ごろにまたお電話させていただきます。
取次：かしこまりました。▲▲にそのように申し伝えます。
就活生：お忙しいなかありがとうございました。それでは、失礼いたします。

担当者が何時に戻るか分からないときは、「▲時ごろに改めてお電話させていただきます」と、こちらが掛け直す時間を伝えるのがベターです。「恐れ入りますが、▲▲さまにその旨お伝えいただけますでしょうか」と伝言をお願いすると、担当者に伝わりやすいでしょう。

説明会に遅刻するときの会話例

説明会に遅刻することが避けられない場合は、速やかに連絡を入れて、誠意を持って対応することが大切です。

社員：はい、株式会社△△です。
就活生：お忙しいところ失礼いたします。●●大学の○○と申します。本日の説明会についてお伺いしたくお電話いたしました。担当の△△さまはいらっしゃいますか？
社員：少々お待ちください。
採用担当：お電話代わりました。△△です。
就活生：お忙しいところ失礼いたします。●●大学の○○と申します。今、お時間よろしいでしょうか？
採用担当：はい、大丈夫ですよ。
就活生：申し訳ありませんが、本日の説明会に△分ほど遅刻する見込みです。電車の遅延が発生しており、到着が遅れてしまいそうです。ご迷惑をおかけし、申し訳ありません。
採用担当：ご連絡ありがとうございます。状況は承知しました。慌てずに、安全に気をつけてお越しください。
就活生：ご理解いただき、ありがとうございます。よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。

留守電の残し方・返し方の例

企業からの留守電メッセージを確認したあとに折り返す場合や、自分からかけた電話が留守電につながった場合の対応例を紹介します。一方的な録音になるシチュエーションもあるため、より簡潔に要点を伝えることが大切です。

＜企業から留守電が入っていた場合の掛け直しの会話例＞
取次：はい、株式会社▲▲でございます。
就活生：お忙しいところ恐れ入ります。私、●●大学の○○と申します。先ほど人事部の▲▲さまから面接日程の件でお留守番電話をいただき、折り返しのご連絡をさせていただきました。▲▲さまはいらっしゃいますか？
取次：▲▲ですね、少々お待ちください。
就活生：恐れ入ります。
担当者：お電話変わりました、▲▲です。
就活生：お忙しいところ恐れ入ります。先ほどお留守番電話をいただきました▲▲大学の▲▲と申します。お電話に出られず失礼いたしました。また、丁寧なメッセージをいただきありがとうございました。今、お時間よろしいでしょうか？
担当者：はい、大丈夫ですよ。
就活生：ありがとうございます。お留守番電話を拝聴し、二次面接の日程調整の件についてお伺いしたくご連絡いたしました。

＜自分から掛けたが留守電だった場合のメッセージの例＞
就活生（留守電）：お忙しいところ恐れ入ります。私、新卒採用に応募しております●●大学の○○と申します。面接日程のご相談の件でお電話いたしました。本日は留守番電話のようですので、こちらで一度切らせていただきます。また改めて、こちらからご連絡させていただきます。それでは、失礼いたします。

企業に電話をかけた際、留守電に切り替わってしまった場合は、無言で切らずに「大学名・氏名・用件・改めて掛け直す旨」をメッセージとして残すのがマナーです。

留守電を残す際は、相手がメモを取りやすいように、いつもより少しゆっくり、ハキハキと話すことを意識しましょう。また、用件は長々と話さず、30秒程度にコンパクトにまとめるのがベターです。

内定通知の受け方の会話例

電話で内定通知がきた場合、その場で入社の意志を聞かれる可能性があります。承諾する場合も断る場合も、簡潔に伝えることが重要です。

内定を保留しつつほかの企業を受けたい場合は、返事を待ってもらえるか確認してください。いずれにしても、内定に対して感謝を示し、真摯に気持ちを伝えることが大切です。

＜内定承諾の会話例＞
担当者：先日は最終面接にお越しいただき、ありがとうございました。選考の結果、▲▲さんの内定が決定したため、ご連絡いたしました。
就活生：ありがとうございます。御社が第一志望のため、ぜひ入社したいです。ご期待に沿えるよう、精一杯努力いたします。よろしくお願いいたします。

＜内定保留の会話例＞
担当者：先日は最終面接にお越しいただき、ありがとうございました。選考の結果、▲▲さんの内定が決定いたしました。
就活生：ありがとうございます。大変うれしく思います。すぐにでもお返事すべきですが、現在最終面接を控えた企業が1社あり、結果が出てからお返事させていただきたいと考えております。大変勝手なお願いなのですが、▲月▲日までお返事を待っていただけませんでしょうか。

＜内定辞退の会話例＞
担当者：先日は最終面接にお越しいただき、ありがとうございました。選考の結果、▲▲さんを採用することになりました。
就活生：内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。大変申し訳ありませんが、御社への入社を辞退させていただきたく存じます。自身の適性を考え、熟考した結果、他社に入社する決意を固めました。貴重なお時間を割いていただいたのにもかかわらず、ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありません。

内定後の対応については、「内定をもらったらすることは？電話・メールでの例文や迷ったときの対処法」を参考にしてみてください。

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就活の電話で避けるべきNGマナーと改善策

ここでは、就活の電話で避けるべきNGマナーと改善策をまとめました。自身の日ごろの電話マナーを振り返って、マナーの改善にお役立てください。

企業の営業時間外に電話をかける

企業の営業時間外に電話をかけるのはNGです。営業時間外のため、社員が社内にいない可能性が高く、電話を受けてもらえないでしょう。

また、企業の始業直後や終業間際、昼休憩の時間帯も、担当者が不在だったり業務に追われていたりすることが多いため、避けるのがマナーです。

「午前10〜11時半」「午後2〜4時」がおすすめ

企業の勤務時間にもよりますが、「午前10〜11時半」「午後2〜4時」あたりに電話をかけるのがおすすめです。昼休みの時間帯も避け、業務時間内に電話をするようにしてください。

就活で電話をかける時間帯については、「就活で企業への電話時間は何時にすべき？連絡マナーを守って印象アップ！」の記事で詳しく紹介しています。

周囲が騒がしい場所で電話する

駅のホームや繁華街、賑やかなカフェなどの騒がしい場所では、お互いの声が聞き取りにくくなり、スムーズなやり取りの妨げになります。

静かな場所で電話する

周囲が騒がしいと話を聞きとれないので、静かな場所で電話しましょう。電波状況が良いところを選ぶのもポイントです。

もし、騒がしい所にいるときに企業から電話がかかってきた場合は、一旦電話に出て「▲分後にこちらからかけ直します」と伝えることがおすすめです。もしくは、「静かな場所へすぐ移動しますので、少々お待ちいただけますでしょうか」と移動しながら電話を続けるのも良いでしょう。

会話が不必要に長引く

電話は相手の貴重な時間を奪ってしまうツールです。要点が定まらないままダラダラと話すと、「要領が悪い」とマイナスな印象を与えかねません。

話す内容は事前にまとめておく

スムーズにやり取りができるように、話す内容はあらかじめまとめておくのがおすすめです。用件をメモにまとめ、いつでも確認できるようにしておきましょう。

電話の最中は、メモを見ながら話しても問題ありません。「用件を伝え忘れてかけなおしが必要」などのミスを起こさないように事前にまとめておくと安心です。

言いにくい内容は結論から伝える

就活中には、言いにくい内容を伝える必要がある場面も出てきます。たとえば、内定の辞退などです。このような場合、相手に対して失礼のないよう、結論からシンプルに伝えることが重要です。

ただし、急に話を切り出すのではなく、相手の状況に配慮しながらも結論をなるべく早く伝えることで、お互いにとってスムーズなコミュニケーションが図れます。相手への敬意を持ちながら、誠実な対応を心掛けましょう。

聞き取りやすい声でハキハキと話す

電話の声は対面よりも聞き取りにくいので、普段よりもハキハキと話すように意識しましょう。聞きとりにくい声で話をしてしまうと、聞き返されることになり、相手に迷惑をかけてしまいます。

聞き取りやすい声で話すためには、口角を上げることを意識し、笑顔で話してみましょう。また、電話だと緊張してしまうケースも多いため、いつもよりゆっくりと話すこともおすすめです。

何度も同じことを聞く

一度言われた内容を「すみません、もう一度良いですか？」と何度も聞き返してしまうと、相手に「話をしっかり聞いていないのかな」と不信感を与えてしまいます。

メモをとりながら話を聞く

電話ではメモを用意し、重要な内容は記録しておきましょう。面接などの日程調整をする場合も多いので、スケジュール帳も用意しておくと安心です。

電話の最中にメモやスケジュール帳を探していると、相手の時間を奪ってしまうことになります。企業の担当者は基本的に忙しいため、迷惑をかけないようにあらかじめメモなどは準備しておきましょう。

大事なことは復唱する

日時や持ち物などの大事なことは、復唱してメモを取るようにしましょう。特に、日時は聞き間違いが起こりやすいので確認するようにしてください。

たとえば、「面接日は、4月7日の14時からはいかがでしょうか」と言われた場合、「4月7日の14時ですね、かしこまりました」と答えましょう。復唱や確認をするのはビジネスマナーであり、失礼なことではありません。

もし、相手の声を聞きとれなかった場合は、素直に聞き直して問題ありません。「申し訳ありません、お電話が少々遠いようで、もう一度よろしいでしょうか」のように、丁寧に聞き返してください。

ラフな言葉遣いで話してしまう

普段の友達同士のような感覚や、アルバイトでの癖で、「もしもし」「〜っすね」「大丈夫です（了解ですの意味で）」といったフランクな言葉を使ってしまうのはNGです。

ビジネスにふさわしい言葉遣いを調べておく

ビジネス場面にふさわしい言葉遣いを調べ、電話で使えるように準備してください。電話での言葉遣いも、あなたの印象に大きく影響します。

電話の段階から言葉遣いがしっかりしていれば、「ビジネスマナーが身についている」と評価されるでしょう。言葉遣いは正しく身についていない就活生も多いので、好印象を残すために必要なポイントです。

ビジネスシーンでやり取りする経験を増やす

言葉遣いは一朝一夕では身につかないため、OB・OG訪問やインターンシップ、大人と話す機会を意識して増やしましょう。実践のなかで正しい敬語に慣れていくのがおすすめです。

会話が終わったらすぐ電話を切ってしまう

用件が済んだからといって、ガチャリとすぐに切ってしまうのは「ぶっきらぼうで配慮が足りない」という印象を与えてしまいます。

相手が切ってから電話を切る

話が終わったら、「お忙しいなかありがとうございました。それでは失礼いたします」とあいさつし、相手が電話を切ってからこちらも切りましょう。「電話は掛けたほうが切る」のが一般的なマナーですが、相手が目上の場合は待つほうがベターです。

「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事では、就活マナーについて解説しているので、あわせてご覧ください。

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就活での電話対応に不安を感じているあなたへ

就活中は、採用担当者と電話で話す機会があります。電話で話すときは緊張する気持ちを落ち着かせ、なるべく明るくハキハキとした声で話すのが望ましいでしょう。

電話対応も含めて、「一人で就活を進めるのに不安がある…」と感じている方は、キャリアチケット就職エージェントにご相談ください。

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就活中の電話に関するQ＆A

ここでは、就活中の電話マナーをQ＆A形式でまとめました。ぜひご覧ください。

Q.電話に出られなかったときはメールで返事でも良い？

A.メールよりも電話のほうが丁寧な印象のため、電話で折り返しましょう。メールは人によって読むタイミングが異なるため、行き違いが起きる恐れがあります。

特に、緊急の場合は、メールではなく電話で折り返してください。

Q.折り返しで担当者の名前が分からないときは？

A.担当者の名前が分からないときは、「ご担当者さまはいらっしゃいますか」と伝えれば問題ありません。取次の方に担当者を確認してもらいましょう。

また、「本日▲時ごろに御社からご連絡いただきましたので、折り返させていただきました」と伝えると、話が通じやすく親切です。

Q.取次の方に「こちらから折り返す」と言われたら？

A.担当者が不在で、取次の人に「▲時間後にこちらから折り返します」と言われたとしても、自分から掛け直すようにしましょう。「こちらからのお願いごとですので、また改めさせていただきます」と伝えるとスマートです。

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本記事の監修者

淺田真奈(あさだまな)

大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。