就活で身につけるべき電話のマナーとは?

このページのまとめ

  • 就活での電話は相手の都合に配慮した時間帯にかける
  • 就活の電話では最初に挨拶と自己紹介をするのがマナー
  • 就活の電話は採用担当者が出た場合と不在の場合2パターンの方法がある
  • 「折り返し不要」と伝えられた場合以外は自分から電話を折り返すのがマナー
  • 就活中の電話で重要な内容は復唱し、メモを必ず取る

就活で連絡手段となる電話は、マナーがポイントです。電話をかける時間やタイミング、言葉遣いなどに注意しましょう。就活での電話対策を知らないまま、間違った対応をしていると採用担当者によくない印象を与えてしまいかねません。このコラムでは就活における電話での失敗を防ぐための注意点や、電話の一連の流れを例文もあわせて説明していきます。
 

 

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電話をかける時の注意点

まずは電話の基本的なマナーについて、ポイントを分けて説明していきます。

受け答えのマナー

電話の受け答えでは、丁寧に相手が聞きやすいようにはっきりと話すことを心がけましょう。重要な情報はメモを取り、復唱して確認するのがポイントです。
相手の声が聞きづらい時には、曖昧な対応はせずに、「恐れ入ります、電話が遠いようですので、お名前をもう一度お聞かせいただけますか」と伝えるようにしましょう。

電話を受ける時のマナー

電話は3コール以内に取ることを意識しましょう。それ以上の場合は「お待たせ致しました」と一言添えるのがポイントです。電話を受けるときでも、自分から「お忙しいところ失礼します」と挨拶し、自己紹介(大学名学部学科名前)をします。
聞きづらい場所にいる場合は、事情を話して場所を移動し、自分からかけ直しましょう。電話はかけた方が先に切るのが原則ですが、就活の場合は相手が電話を切るまで待つことがポイントです。

電話をかける時のマナー

・電話をかける時間に気を付ける
・ペンと紙を用意し、メモの準備をする
・電波の良く、騒がしくないところでかける
・話す内容や質問事項を事前に整理しておく
・まず自分から挨拶と自己紹介をして、担当者の部署名と名前を伝えてつないでもらう
・電話に慣れていない場合は台本を用意する

電話をかける適切な時間は、午前11時~12時、午後2時~5時頃です。これと同時に、控えておいた方が良い時間は朝9時前、昼食時間帯である午後12時~午後1時、就業時間後の午後6時以降であることを覚えておきましょう。
先方に電話をかける際は言葉遣いや話し口調よりも、まず相手の都合への配慮が優先です。

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言葉遣いやマナーに注意する

電話では言葉遣いによって相手に与える印象が大きく変わります。普段電話で使う「もしもし」などの略語は、ビジネスでは使わないのがマナーです。以下でポイントを挙げたので参考にしてください。

言葉遣い

・×貴社→〇御社
・×了解しました→〇かしこまりました
・×じゃあ→〇では
・×さようなら→〇失礼します
・×ごめんなさい→〇申し訳ございません
・×ちょっと待ってください→〇少々お待ちいただいてもよろしいでしょうか

緊張すると正しい言葉遣いができなくなってしまうことがあります。普段から言葉遣いを意識するようにして正しい言葉遣いに慣れておきましょう。

ビジネスマナーに沿った対応

電話先の相手が変わるたびに挨拶と自己紹介を改めて行いましょう。また、担当者本人が出た場合、相手が忙しくないか都合を伺うことも大切です。挨拶と自己紹介の後に「ただ今お時間大丈夫ですか?」と聞くように心がけましょう。実際に社会に出た時も必要なビジネスマナーです。

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電話をかける一連の流れ

就活に関しての電話をかける際、フローはだいたい決まっています。
その一連の流れに沿って話を進めていくことで、スムーズなやり取りが可能です。
担当者本人が出た場合と、不在だった場合の流れ、2パターンに応対できるよう例を挙げます。

担当者本人が出た場合の例

お忙しいところ恐れ入ります。私、〇〇大学の△△と申します。

〇〇の件でお電話させていただきました。只今お時間よろしいでしょうか?

(本題に入る)

担当者が不在の場合の例

お忙しいところ恐れ入ります。私、〇〇大学の△△と申します。

〇〇の件でお電話させていただきました。お手数ですが、〇〇課の△△様をお願いできますでしょうか?

(不在と伝えられる)

かしこまりました。では何時頃お戻りでしょうか?

(時間を伝えられる)

〇〇時ですね。ではその時間に改めてこちらからお電話させていただきます。

上記のように、担当者がいた場合と不在であった場合の2パターンを想定してスムーズに対応できるように準備しておきましょう。

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折り返しの電話のかけ方

就活中での電話には出られるように準備をしておくのが就活におけるビジネスマナーですが、四六時中携帯から目を離さないようにすることは難しいでしょう。
やむを得ず出られなかった場合に備えて、折り返し電話のマナーを理解しておくことが重要です。
会社から不在着信が入っていて、なおかつ留守番電話に伝言が残っていた場合の対応の仕方について解説していきます。

折り返しは自分からする

「こちらから改めて電話します」という旨の留守番電話が入っていた場合でも、折り返しの電話はすべて自分で入れるのがマナーです。
しかし、例外として「折り返し不要」と伝えられた場合には、折り返す必要はありません。どうしても不安な場合は、電話に出られなかったお詫びと、連絡事項を確認したことをメールで伝えると良いでしょう。

担当者本人が出た場合の例

こんにちは。○○大学の△△と申します。 
先ほど採用担当の○○様から、〇〇の件でお電話を頂き、折り返しご連絡いたしました。 
○○様はいらっしゃいますでしょうか。 

(担当者が出たら) 
お忙しいところ恐れ入ります。私、○○大学の△△です。先ほどお電話をいただいたのですが、すぐに出られず申し訳ございませんでした。
(本題に入る)

折り返し電話の流れは上記のように、担当者に繋がったら出られなかったお詫びの言葉を添えてから本題に入ると良いでしょう。


(担当者が不在だったら)
◯◯様は、何時ころにお戻りになりますでしょうか

(時間を伝えられる)
私から再度、◯時頃にお電話させていただきます

というように担当者がいつごろ席に戻ってくるのかを聞き、戻り時間に合わせて折り返し電話をする旨を伝えましょう。折り返す旨を担当者本人に伝えてもらうようお願いすることで、「電話をかけた事実」が伝わるようにすることが大切です。

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そのほか状況に応じた電話対応の例

最後に、いろいろな状況に応じた電話対応の例を紹介していきます。以下を参考にして、スムーズに電話対応をできるよう準備しておきましょう。

インターンシップや説明会、面接を辞退する場合の例

お忙しいところ恐れ入ります。私、御社のインターンシップへの参加を予定しております○○大学の××××と申します。今、少しだけお時間よろしいでしょうか?

(大丈夫と言われる)

先日はインターンシップ参加内定の通知をいただきまして、誠にありがとうございました。実は、大変もったいないお話ですが、御社のインターンシップへの参加を辞退させていただきたいと思いましてご連絡差し上げました。

(理由を聞かれる)

実は大学のゼミ合宿と日程が重なってしまい、双方への参加も検討したのですが、今回は現段階で大学の研究の方を優先する必要があり、ゼミ合宿の方に参加したいと考えました。

理由はいずれにしても相手に失礼のないように真剣に答えましょう。お詫びの言葉も忘れずに伝えるようにしましょう。

相手の時間がない場合

「お忙しいところ申し訳ございません。ご都合のつくお時間を教えていただけないでしょうか。こちからから再度改めてお電話します。」

というように相手の都合の良い日時を伺い、その時間にまたアポイントをとるようにしましょう。

指定された日程の都合が悪い場合の例

「面接日程の件でお電話させて頂きました。〇月〇日〇時より、面接の日程を頂戴していたのですが、都合が悪くなってしまい、お伺いすることが困難になってしまいました。誠に恐れ入りますが、別の日時で再度面接の日程を頂戴することは可能でしょうか。」

(日程の調整後)

ご対応いただきありがとうございます。では〇月〇日〇時にお伺いさせていさせていただきます。当日は何卒宜しくお願い致します。それでは失礼いたします。

以上のように、はじめに要件と面接日程を簡潔に伝えることが大切です。また、最後に日程の復唱をしているところがポイント。大切な内容は復唱して再度確認することを心がけましょう。

 

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