このページのまとめ
- 封筒は白色で、応募書類が折らずに入るサイズを選ぼう
- 住所や会社名は略さず記載しよう
- 「様」と「御中」の使い分けに注意しよう
- 応募書類を送る時は添え状を同封するのがマナー
履歴書を書き終わって安心していませんか？
実は新卒の就職活動では、応募書類を入れる封筒のマナーも評価の対象になっています。字が雑だったりキャラクター柄の切手が使われていたりすると、履歴書を見る前からマイナス印象になってしまうことも。
コラムを参考に、正しい封筒の書き方や添え状の必要性について学びましょう！
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就活時の封筒、色とサイズは？
茶封筒は「失礼」と感じる企業もあるので、封筒の色は白を選びます。サイズは履歴書などの応募用紙を折らずに入れられる角2号、もしくは角形A4（定形外）がちょうど良いでしょう。
大学指定の履歴書や封筒がある場合は、そちらを使えば間違いありません。
履歴書は折らずに入れるのが原則ですが、お礼状などの便箋は三つ折にして送るため、長形4号（定形内）を選びましょう。
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封筒の書き方 ～表面～
封筒の表面には原則縦書きで宛名を記入します。まずは右上に郵便番号を書き入れ、郵便番号の左端下から住所を記入していきましょう。
項目ごとの注意点について以下にまとめるので、封筒を書く前に確認してください。
住所
ビル名などを略さず全て正式名称で書きましょう。住所は都道府県名から書き始め、ハイフンではなく「丁目」「番」「号」を使います。
住所に間違いがあると締め切りまでに届かないなどのトラブルになるため、必ず見直しをしましょう。
会社
宛名の会社名も「（株）」などと略すことなく、正式名称で記載します。
様・御中
会社や部署など団体に当てる場合は「御中」、個人に宛てる場合は、「様」を使います。
「〇〇株式会社御中 〇〇課 採用ご担当者様」というように重ねて使うのは間違いなので気をつけましょう。
「〇〇株式会社 人事部人事課 採用ご担当者様」もしくは「〇〇株式会社 人事部人事課御中」といった風に記入します。担当者の名前がわからない時は、「採用ご担当者様」と表記して問題ありません。
宛名は住所より少し大きめの字で書くようにします。
履歴書在中
表面の左下には赤字で「履歴書在中」と書き込み、文字のまわりを定規を使って枠線で囲み、目立つようにします。提出する書類によって「応募書類在中」「エントリーシート在中」などと書き分けても良いでしょう。
内容物を明らかにすることで、ダイレクトメールと混ざって紛失してしまう、担当者の手元に届くまで時間がかかるといった事態を防ぎ、封を開けるときに書類を破かないよう注意を促すことができます。
切手
住所や宛名が間違いなく記載できたら、左上に切手を貼ります。切手の種類は何でも構いませんが、キャラクターや派手な柄などビジネスの場にふさわしくないデザインは避けてください。
切手の貼り方が汚いと「雑な人」という印象になってしまうので、糊がはみ出さないように気をつけ、まっすぐに貼り付けます。
封筒の書き方は応募者の第一印象を左右するものです。字が雑だったり宛名が誤っていたりすると心証が悪くなる恐れもあるため、「履歴書でないから」と油断せず慎重に記入しましょう。
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封筒の書き方 ～裏面～
裏面には自分の名前や住所を記載します。こちらも各項目について確認していきましょう。
住所と名前（大学学部学科名）は、封筒中央の線より左側にまとめて記載します。
住所
表面と同じくマンション名などを略さず正式名称で記入します。自分の住所についても「丁目」「番」「号」で記入しましょう。
部屋番号は「号室」まで記載し、郵便番号も忘れずに書き入れます。
差出人名
就活生の場合、自分の氏名の1行前に大学名と学部名、学科名を記載します。表面と同じく、氏名は住所より心もち大きめの字で記入すると良いでしょう。
日付
左上に日付を記載しておくと、郵送時や到着後のトラブルで担当者の手元に書類が届くのが遅れたとしても、期限を守って投函したという証明になります。
日付は縦書きの漢数字で、「平成〇年〇月〇日」とういう風に書き入れましょう。履歴書や封筒に書く日付は、書類を書いた日ではなく投函した日になるので注意します。
糊付け
封をする際はテープではなく糊を使います。テープだと一度開封しても再びきれいに封をすることができ、重要な書類を扱うビジネスの場ではふさわしくないとされるからです。
糊は量に気をつけ、フラップからはみ出さないようにしましょう。
封字
つい忘れてしまいがちですが、封をした境目には封字を書き入れます。封字とは「〆」や「封」といったマークのことで、「相手に届く途中で誰にも開封されていない」証拠になるものです。
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マナーを守って書類を送ろう！
実際の基準は企業によりますが、就活では郵送時のマナーもチェックされていると考えて臨みましょう。
書類は、封筒の表面から「添え状→履歴書→エントリーシート→その他提出を求められた書類」の順番で封入します。
全ての書類は水濡れや折れを防ぐため、クリアファイルに入れた上で封入してください。
クリアファイルは汚れのない新品で、無色透明のものを使用すると良いでしょう。
添え状の書き方については次項で詳しくご説明していくので、「添え状って何？」という方はぜひご覧ください。
切手はさきほどもご説明した通り、ビジネスの場にふさわしいデザインのものを選びます。
小額の切手を複数貼り付ける人がいますが、切手の枚数は多くても3枚程度にとどめましょう。料金に問題がなくても、あまり多くの切手を貼ると「ありあわせの切手をかき集めた」という印象になる可能性があるからです。
また、料金が心配だからといって必要以上の金額の切手を貼ると、「コスト意識が低い」「雑な人」という印象になってしまう恐れがあるのでこちらも注意してください。
切手の料金に自信がない場合、郵便局の窓口で計算してもらって郵送すると安心です。
封筒を投函する前には、必ず住所や宛名に間違いがないか見直しましょう。それから、もう一度提出期限を確認し、間に合うか不安な場合は速達郵便を利用するなど対策します。
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添え状の書き方
ビジネスの世界では、書類を郵送するとき添え状（送付状、カバーレター）を同封するのがルールとなっています。応募書類だけを郵送するのは「失礼」ととらえる企業もあるので、就活生であっても添え状は必ず用意しましょう。
添え状には、郵便物を開封した人が「これは何の書類なのか、どんな目的で送られてきたのか」をすぐに判断できるようにする役割があります。
添え状に決まった形式はなく、縦書きで書いても横書きで書いても構いません。盛り込むべき項目について、以下に詳しくご紹介していきます。
日付
添え状に記入する日付は履歴書などの応募書類、封筒に記載する日付に合わせます。
宛先
会社名や部署名、担当者名などを記載します。封筒の場合と同じく、社名は正式名称を書き入れましょう。
封筒の宛て先と同じく「様」と「御中」の使い分けに注意し、担当者名がわからない場合は「ご担当者様」と記載しても問題ありません。
差出人
大学名と学部、学科名を記載した上で、住所と電話番号、メールアドレスを書きます。
タイトル
「応募書類の送付について」など、添え状の趣旨がわかるタイトルをつけましょう。
本文
一般的な手紙の形式として、本文の書き始めには「頭語」を、終わりには「結語」を書き入れます。頭語と結語には多数の種類がありますが、添え状では「拝啓」と「敬具」を用いると良いでしょう。
拝啓の後に時候の挨拶をつづり、その後自分の名前や所属、書類を送った旨を記載していきます。詳しい書き方については後ほど例を示すのでご参考にしてください。
同封する書類の種類
本文の後に「記」と書き、その下に同封した書類の種類と枚数を記載します。
以上
全ての項目を書き終えたら、添え状の右下に「以上」と記入します。
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本文の例
添え状の本文について、具体的に例を示すので確認していきましょう。
本文の例
拝啓 貴社におかれましてはますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
私は〇〇大学〇〇学部〇〇学科の××と申します。この度は貴社の新卒採用に応募させていただきたく、下記の応募書類をお送りいたします。ぜひご確認いただき、面接をご検討いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
敬具
本文の例は以上ですが、「熱意を伝えたい！」という人は、「〇〇という強みを活かして貴社で活躍したい」といった自己PRや志望動機を書き入れても良いでしょう。
ただ、自己PRや意欲はあくまで履歴書やエントリーシートに記載する内容なので、添え状でのアピールは簡潔な内容にとどめましょう。
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