このページのまとめ
- ビジネスの世界では、書類を郵送する際に「送付状」を同封する
- 送付状には書類を送った目的と、同封する書類の種類を伝える役割がある
- 送付状には、「日付」「宛名」「差出人の連絡先」「本文」「記書き」を盛り込む
- 送付状のサイズは他の書類と合わせ、送付状は一番上になるように封筒に入れる
インターンの書類選考では応募書類を郵送することがありますが、その際のマナーをご存知ですか？
履歴書などの書類を送る時は、「送付状」を同封するのがビジネスの世界の決まりです。
企業の担当者に好印象を与えるためにも、送付状の必要性と書き方を学びましょう。
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そもそも送付状とは？
送付状は「カバーレター」「添え状」ともいい、学生の方には馴染みがないかもしれませんが、ビジネスの場では当たり前に使われているものです。
書類を郵送する時に送付状を同封するのはマナーとされており、送付状には挨拶および、封筒に何の書類が入っているのか伝える役割を持っています。
場合によっては添え状で本編の補足をすることもあり、就活では簡単な志望動機を盛り込んで熱意を伝えるという人も。ただ、自己PRや志望動機は本来、履歴書やESなどの書類に書き込むものなので、送付状では簡単に触れる程度にとどめましょう。
なお、送付状で希望条件等に触れるのは避けるべき。送付状はあくまで挨拶状という意味合いなので、どうしても譲れない条件がある時は履歴書の本人希望欄に書き込みましょう。
履歴書の送付については「履歴書を郵送するとき送付状は必要？」も参考にしてください。
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送付状の内容
添え状には決まった形式はありませんが、一般的には以下の項目を盛り込みます。
日付
右上に投函する日付を記載します。西暦・和暦のどちらでも構いませんが、履歴書やES内の表記と統一しましょう。また。日付は書類を書いた日ではなく投函する日だという点に注意してください。
宛名
宛先の会社名、部署名、わかる場合は個人名を記入します。会社名は「株式会社」を省いたり「（株）」と省略したりすることなく、正式名称とするのがマナー。
敬称は部署に宛てる時は「御中」、個人に宛てる時は「様」とします。
差出人の連絡先
大学名・学部名・学科名と、氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記入します。
件名
「応募書類の送付につきまして」「応募書類送付の件」といった風に、内容がひと目でわかる件名をつけます。
本文
ビジネス上の手紙では頭語と結語に「拝啓」と「敬具」を使うのが一般的。
本文は「拝啓」から始め、時候の挨拶を書いた後に書類を送付する目的を記載しましょう。ビジネスレターでは季節に関わらず使用できる、「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などの文言が使われることが多くなります。
本文には応募先企業への思いを書き込んでも構いませんが、文章が長くなり過ぎないように気をつけてください。
本文を書き終えたら最後に「敬具」と入れるのを忘れないようにしましょう。
記書き
中央に「記」と書き、その下に箇条書きで同封した書類の種類を書いていきます。全て書き終えたら、右下に「以上」と記入しましょう。
添え状のマナーについては「履歴書の郵送には添え状が必要！詳しい書き方やマナーを解説」も参考にしてください。
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送付状の例文
以下に書き方の例をご紹介します。
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平成○年○月○日
株式会社○○
人事部人事課
採用ご担当者様
○○大学○○学部○○学科
田中太郎
〒000-000
東京都○○市○○町○丁目○番○号
携帯電話 000-0000-0000
メールアドレス tarou.tanaka@××.com
応募書類の送付につきまして
拝啓 貴社におかれましてますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
私は○○大学○○学部○○学科の田中太郎と申します。この度、貴社の新卒採用に応募させていただきたく、下記の書類をお送りいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
・エントリーシート1枚
・履歴書1枚
以上
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送付状を作成する時の注意
送付状は同封する他の書類と同じ大きさだと担当者が扱いやすいため、履歴書と同じサイズの用紙を選ぶと良いでしょう。
書式は履歴書に合わせた横書きで、パソコンで作成するのが一般的です。就活では何社もの企業に書類を郵送するので、テンプレートを作成しておくと便利です。
書類を入れる封筒は履歴書が折らずに入る角2サイズを選びましょう。茶封筒はマナー違反というわけではありませんが、担当者によっては良くない印象を持つ人もるので白にするのが無難。履歴書やESには個人情報が含まれるため、中が透けないつくりになっているものが良いでしょう。
封筒に書類を入れる時は、送付状が一番上になるようにして、封筒の表面から、送付状→履歴書→ES→その他の応募書類の順番で封入していきます。全ての書類はクリアファイルに入れると雨濡れや折れが防止できて安心なので、新品で透明のクリアファイルを用意しましょう。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
