履歴書に送付状は必要?基本の書き方とマナーを紹介!

このページのまとめ

  • 履歴書を企業に送る場合は、送付状を同封する
  • 送付状は企業から「必要なし」と言われたときや、履歴書を手渡しする場合は不要
  • 送付状のサイズはほかの書類と合わせ、パソコンで作成するのがおすすめ
  • 履歴書や送付状を送る前に、誤字や脱字がないかチェックしよう

履歴書に送付状は必要?基本の書き方とマナーを紹介!のイメージ

履歴書を企業へ送る際に、「送付状は必要なの?」「具体的に何を書くべき?」と疑問に思う方も多いでしょう。このコラムでは、送付状が必要になる場面や書き方のポイントを紹介します。また、避けたほうが良いNGな書き方も解説。送付状は、採用担当者が一番初めに目にする書類です。基本のルールを守って作成し、好印象に繋げましょう!

履歴書を提出する際に送付状は必要?

送付状は、履歴書を企業に送る場合には同封するのがビジネスマナーです。ただし、履歴書の郵送に際して企業側から「送付状は不要」と指示があったときは、同封しないようにしましょう。また同様に、手渡しする場合も送付状は不要です。企業に持参する場合は履歴書を封筒に入れ、汚れたり折れたりしないようクリアファイルにはさんで持っていきましょう。

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送付状の3つの役割

この項目では、送付状の主な3つの役割について解説します。

1.挨拶状

送付状は、本来対面で行う「挨拶」を書類として託したものです。企業へ送付状を同封することが、相手への挨拶となります。また、書類を送ってきた相手が誰なのかを企業側がすぐに把握できるようにするのも送付状の役割です。

2.中身を知らせる表書き

送付状に目的が明記されていることで、受け取った側は何が送られてきたのかがひと目で把握可能です。大量の郵便物を確認しなければいけない企業側にとっては、中身を知らせる表書きがあることで書類が整理しやすくなります。送付状は、企業側への配慮にもなるという意味でも大切でしょう。

3.内容の補足

同封書類を送った理由や、不足書類の送付予定日などを補足する役割もあります。

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送付状作成の4つのコツ

この項目では、送付状を作成する際のコツについて紹介します。送付状だけで合否が決まるわけではありませんが、マナーを守って作成すれば好印象に繋がるでしょう。基本ルールを参考に、時間に余裕を持って正しい方法で作成してください。

1.用紙のサイズはほかの書類と合わせる

送付状を作成する際は、ほかの書類のサイズと合わせ、1枚にまとめましょう。一般的なのはA4サイズですが、履歴書やESなどのほかの書類がB4サイズならそれに合わせてOKです。

2.文体は「です」「ます」

送付状は採用担当者への挨拶となるビジネス文書なので、「です」「ます」調で作成してください。ビジネスの場にふさわしくない言葉遣いや誤字・脱字がないよう、作成したあとは必ず読み直しをしましょう。

3.横書きで書く

送付状は縦書きではなく横書きで作成しましょう。履歴書は横書きのものが多いため、作成したときに統一感がでます。

4.手書きではなくパソコンで作成する

送付状はパソコンで作成しましょう。手書きだと作成に時間がかかるうえに、間違えれば最初から書き直すという手間が発生してしまいます。パソコンで作成すれば、履歴書を送るたびに一から新しい送付状を書く必要もないので、時短に繋がるでしょう。作成の際はWordを使い、フォントは明朝体やゴシック体を使用します。ビジネス文書としてシンプルな書面で作成するのがおすすめです。

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送付状を完成させる10のステップ

ここでは送付状の記載項目について、書く順番と書き方のポイントを紹介します。

1.日付

右上に投函日を記載します。作成日ではないという点に注意してください。
なお、年号は和暦(令和◯年)と西暦(20◯◯年)のどちらでも問題ありませんが、送付書類全体でどちらか一方に統一しましょう。

<日付の例>
2020年◯月◯日

2.宛名

左側に企業名と部署名、担当者名(把握している場合)を記載します。
企業名は正式名称で書き、敬称は企業・部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」にしましょう。

<宛名の例>
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇課
〇〇様

3.差出人の氏名・連絡先

大学名・学部名・学科名、氏名、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスを記します。
電話番号は、自宅の固定電話ではなく、外出先でも連絡がとれる携帯電話の番号を書くのが無難です。メールアドレスも、こまめにチェックできるアドレスを記載しましょう。

<差出人の氏名・連絡先>
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
就活花子
〒〇〇〇ー〇〇〇〇
東京都渋谷区広尾◯丁目◯番地◯号
電話番号:〇〇〇ー〇〇〇〇ー〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇@〇〇.jp

4.タイトル

中央に送付状のタイトルを記載します。

<タイトルの例>
応募書類の送付につきまして

5.頭語と時候の挨拶

「拝啓」(頭語:冒頭の挨拶に使う言葉)と書いたら改行し、時候の挨拶を記載します。時候の挨拶は月ごとに種類がありますが、送付状の場合、季節に関係なく使えるものを記載しても問題ありません。

<頭語と時候の挨拶の例>
拝啓 
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

6.用件

応募書類を送付する旨を記載します。

<用件の例>
この度、貴社の新卒採用応募のため、履歴書とエントリーシートをお送りいたします。

7.自己PR

履歴書で伝えきれなかったアピールを書くのも良いでしょう。短い言葉で簡潔にまとめてみてください。

<自己PRの例>
OB訪問で〇〇様のお話を聞き、仕事に対するビジョンに感銘を受けました。私も持ち前の◯◯を活かし、貴社に貢献したいと考えております。

8.お願い

面接を希望していることを伝えます。

<お願いの例>
ぜひ面接の機会をいただければ幸いに存じます。

9.結語

改行して、「敬具」(結語:結びの言葉)と記載しましょう。なお、「拝啓」と「敬具」はセットで使うのが基本のため、どちらか一方だけ書くことがないよう注意してください。

<結語の例>
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具

10.記書き

中央に「記」と書いたら、改行して箇条書きで送付書類を記載します。書類ごとに枚数も記し、最後に改行して「以上」と書きましょう。その下には何も記載しないようにしてください。

<記書きの例>

    記
・エントリーシート 1枚
・履歴書 1枚
          以上

送付状本文の例

これまでの解説の例を下記にまとめました。


                応募書類の送付につきまして

拝啓
貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社の新卒採用応募のため、下記の応募書類をお送りいたします。
会社説明会に伺った際、代表の◯◯様のビジョンに深く共感しました。私も持ち前の◯◯を活かし、貴社に貢献したいと考えております。
ぜひ面接の機会をいただければ幸いに存じます。何卒よろしくお願い申し上げます。                                                  敬具
                      記                      
・エントリーシート 1枚
・履歴書 1枚 
                                           以上

これから送付状を作成する方は、ぜひ参考にしてみてください。

送付状を書く際に避けるべき4つの注意点

送付状を書く際は、下記の4つのことは避けるようにしましょう。

1.定型文のみで作成する

送付状を作成する際は、定型文のみで作成するのは避けましょう。インターネット上にあるテンプレートは、たくさんの人が使いやすいように定型文だけ記載されているものがほとんど。テンプレートを使用する際は、そのまま使わずに自分なりのアレンジを加えましょう。

2.長文の自己PRを書く

自己PRを書こうと考えている場合は、短文でまとめましょう。あくまでも送付状は「誰が」「何を」「どれくらい」送ったのかを伝えるためのものです。長く書き過ぎると、送付状の役割を理解していないと思われ、マイナスなイメージを与えかねません。自己PRを書く場合は目安として3~4行までに抑えましょう。

3.不利な経歴の言い訳を書く

たとえば留年のような、不利な経歴の理由を長々と説明するのは避けましょう。「言い訳が長い」と捉えられてしまう恐れがあります。触れるとしても、簡潔に述べたほうが良いでしょう。

4.希望条件を書く

送付状に希望条件を書くことも避けましょう。「主張が強過ぎる」「入社してからも要求が多いのでは?」といった印象を与えてしまう可能性もあります。就業上の希望条件は、履歴書の本人希望欄にのみ記入してください。

送付前にチェックすべき3つのポイント

履歴書や送付状を送る前に、下記の3点を確認しましょう。

1.誤字・脱字はないか

記入ミスが多いと「確認不足」「仕事でもミスをするのでは?」というような印象に繋がるため、必ず見直しをしましょう。手書きで履歴書や送付状を作成した場合で、間違いを見つけた際は最初から書き直します。修正液・修正テープで直すと信憑性に欠ける書類になってしまうため、手間はかかりますが一から書くようにしてください。

2.書類を重ねる順番は間違えていないか

上から送付状→履歴書→エントリーシート→そのほかの書類となるように重ねます。封筒が雨で濡れた際に文字がにじまないよう、書類はすべてクリアファイルに入れて送りましょう。

3.書類に折り目がついていないか

書類が用意できたら、折らずにそのまま入る封筒を用意して送付しましょう。これは、折り目の部分に文字がくると読みにくくなってしまうためです。ただし、A3サイズやB4サイズの履歴書であれば、折り目の部分に文字が重なるデザインのものはないため、2つ折りにしても構いません。

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