このページのまとめ
- 面接日程の変更は、1社につき1回だけにする
- 変更が必要になったら、まずは電話で連絡しよう
- 静かな場所で電話をかけるようにし、ハキハキと話すことを心がけよう
- 企業へのメールの最後には署名を入れる
- 日程を調整してもらったら、必ず感謝の気持ちを伝えよう
面接の日程が決まった後、「ゼミの発表会と重なってしまった」「体調を崩してしまった」などの理由から、日時を変更したいと思う場面があるかもしれません。
ここでは、面接の日程変更をお願いする際のマナーのほか、電話での会話の例やメールの例文をご紹介。企業との連絡をスムーズに進められるよう、当コラムをチェックしてください。
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面接の日程は変更できる？
面接の日程は、後述するマナーを守ってお願いすれば、変更してもらえると考えられます。
ただし、面接日程の変更は、1社につき1回だけにするのが基本。日程変更を何度もすると、「入社意欲が感じられない」と採用担当者に思われる可能性があります。
また、日程変更の理由として「ほかの会社の面接日と重なったから」と伝えることも、「自社の志望度は低いのでは」「スケジュール管理ができていない」と悪印象を与えてしまうでしょう。
依頼の仕方によっては選考に支障をきたすと考えられるので、マナーを把握した上でお願いするようにしてください。
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日程変更をお願いする際のマナー
ここでは、面接の日程変更をお願いするときの注意点をご紹介します。
変更が必要になったらすぐに連絡する
面接の日程は、変更が必要になった時点で連絡するようにしてください。
体調不良などの場合はやむを得ず当日に連絡することがあるかもしれませんが、「ゼミの発表会があるため」といった理由を直前に伝えると「もっと早く連絡できたのでは？」と悪印象を与えてしまいます。企業側の再調整の負担を少なくするためにも、早めに伝えることが大切です。
まずは電話で連絡する
面接の前日または当日に変更のお願いをするときは、必ず電話で連絡します。
メールだと採用担当者がすぐに確認するとは限らず、「面接開始時間になったけれど応募者がまだ来ていないし、何も連絡がないから電話をしてみよう」と行き違いになる可能性も。そのほかメールでの連絡は企業側に返信する手間をとらせるので、こちらから電話で伝えるようにしてください。
電話をした際に採用担当者が不在だった場合は、都合が悪くなった旨を伝言してもらい、その後に改めてメールを送ります。
前日や当日の変更でない場合は、「まずは電話で連絡し、その際に採用担当者が不在だったらメールで伝える」という心づもりでいましょう。
候補日を複数挙げる
日程の変更をスムーズに進めるために、こちらから複数の候補日を伝えます。「○月○日の○時以降あるいは○月□日の○時～△時」のように、都合の良い時間帯も記載しましょう。
調整してもらったらお礼を言う
先述のとおり、面接の日程を変更することで採用担当者に負担をかけてしまいます。日程を調整してもらった際は、必ず感謝の気持ちを伝えるようにしてください。
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電話の会話例
企業に電話をかける時間帯は、10時～12時あるいは14時～16時頃が無難。
再調整した面接日時をすぐに記録できるよう、電話をかける前にメモ帳やペンなどの筆記用具を用意してください。
面接日程を変更する際の電話の会話例は、下記のとおりです。
自分：お世話になっております。私、○○大学○○学部○○学科の就活太郎と申します。○月○日○時からの面接日程の件でご連絡しました。人事部の○○様はお手すきでしょうか。
窓口：確認しますので、少々お待ちください。
採用担当者：もしもし、人事部の○○です。
自分：お忙しい中恐れ入ります。私、○○大学○○学部○○学科の就活太郎と申します。○月○日○時からの面接日程の件でご連絡したのですが、今お時間よろしいでしょうか。
採用担当者：はい、大丈夫です。
自分：ありがとうございます。○月○日○時から面接の予定ですが、この日は○○のため（都合が悪くなった理由）、日程を調整できたらと思いご連絡しました。誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、いかがでしょうか。
採用担当者：分かりました。日にちはいつが良いですか。
自分：○月△日や✕日は終日大丈夫です。
採用担当者：では○月△日の○時からはどうですか。
自分：はい、○月△日の○時でお願いいたします。こちらの都合でご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございません。お忙しいところ調整してくださりありがとうございました。（相手が電話を切ってから通話を終了する）
採用担当者とのやりとりがスムーズに進むよう、静かな場所で電話をかけるようにし、ハキハキと話すことを心がけてください。
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メールの例文
ここでは、電話をした際に採用担当者が不在だった場合を想定し、メールで面接の日程変更をお願いする際の例文をご紹介します。
件名：面接の日程変更のお願い（○○大学○○学部○○学科 就活太郎）
（本文）
株式会社○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科4年の就活太郎と申します。
先ほどお電話させていただきましたが、ご不在とのことでしたので、メールでご連絡しております。
○月○日○時から面接の予定でしたが、○○のため（都合が悪くなった理由）、貴社に伺うのが難しくなってしまいました。大変申し訳ございません。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、下記の日時の中で再度調整していただいてもよいでしょうか。
○月△日：終日
○月□日：○時～△時
○月✕日：終日
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願い致します。
-----------------------------------------------------------------
○○大学○○学部○○学科4年
就活太郎
電話番号：○○○-✕✕✕✕-△△△△
メールアドレス：○○○＠○○.jp
企業にメールを送る際は、本文の最後に署名を記載します。ここでの署名には、氏名、所属大学・学部・学科・学年、電話番号、メールアドレスを入れましょう。
また、上記の例文のように「-」（ハイフン）を使って線を引くと、本文と署名を区別しやすくなります。
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お礼メールを書こう
日程変更のお願いに対応してもらったら、日時の確認の意味も込めて、下記のようなお礼のメールを送りましょう。
件名：面接の日程調整のお礼（○○大学○○学部○○学科 就活太郎）
（本文）
株式会社○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科4年の就活太郎と申します。
お忙しいところ面接日程の調整をしてくださりありがとうございました。
それでは下記の日時に貴社に伺います。
○月△日（月）：○時
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
-----------------------------------------------------------------
○○大学○○学部○○学科4年
就活太郎
電話番号：○○○-✕✕✕✕-△△△△
メールアドレス：○○○＠○○.jp
なお、上記のようなお礼のメールを送った上で、面接当日も「面接の日程を調整してくださりありがとうございました」とお礼を伝えるようにしてください。
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