面接のお礼状はどう書く?手紙やメールの形式と注意点を解説

このページのまとめ

  • お礼状やお礼メールが合否に影響を与えることもある
  • 手紙、メールともに形式を守った上で自分の言葉で書くのがポイント
  • 絵文字や顔文字の使用は避け、先方に送るタイミングにも気をつける

面接終了後、採用担当者にお礼を伝えるべきか悩む就活生は多いのではないでしょうか。お礼状やお礼メールは、基本的には送る必要のないものです。しかしながら、1つの枠に同条件の応募者が複数いたり、あなたを採用するかどうか迷っていたりする状況においては、合否に影響を及ぼす可能性も考えられます。
本記事では、お礼状・お礼メールの役割、書き方、送る際の注意点について解説。文字を通じたコミュニケーションの基礎を学ぶことで、採用担当者に良い印象を与えるお礼状・お礼メールが書けるようになるでしょう。
 

面接後のお礼状・お礼メールについて

まずは、面接後に感謝を伝えることの意義と、お礼状・お礼メールの役割について見ていきます。

面接後にお礼状等を送る意義

面接後のお礼状やお礼メールは送らなくても構わないとされていますが、時にそれらが選考に影響を及ぼすこともあります。たとえば、同条件の応募者が1つの枠に複数人いる、あなたを採用するか否かで迷っているなどの場合においてです。あなたがそうしたケースに該当していれば、お礼状・お礼メールが効果を発揮する可能性があると考えられます。

お礼状・お礼メールの役割

お礼状やお礼メールが果たす役割は、以下の通りです。

感謝を伝える

面接後に重ねてお礼をすることにより、強い感謝の気持ちを伝えることができます。

志望度をアピールする

わざわざ時間をかけてお礼状を書くことから、「どうしてもこの企業に入社したい」という志望度の高さが伝わりやすくなります。

礼儀正しさを表現する

口頭でのお礼しか行わない場合と比べて丁重な対応になるため、礼儀正しさを表現するという点でも効果的といえます。

手紙とメールではどちらが良いか

お礼に際して、手紙とメールのどちらをとるか迷う方もいるでしょう。ここではそれぞれのメリットを挙げるので、応募先企業の風土、雰囲気、採用担当者とのこれまでの連絡手段から判断し、適切だと思われる方を選んでみてください。

手紙のメリット

手紙のメリットは、丁寧な印象を与えることができるという点にあります。容易にコピー&ペーストができるメールとは異なり、便箋や封筒を用意し、一文字ずつ手書きする手間がかかっていることが相手に伝わるからです。

メールのメリット

メールは手紙と比べて手軽な手段といえますが、面接後すぐにお礼を伝えることができるのが利点です。手間があまりかからないため採用担当者も気軽に対応しやすく、返信がもらえることもあるかもしれません。
 

面接後のお礼状の書き方

ここではお礼状に焦点を当て、形式と注意点をチェックしていきましょう。

お礼状の形式

お礼状は、下記の要素から成り立っています。

頭語

頭語とは、手紙の冒頭に置くあいさつのこと。ビジネスでやりとりする手紙では、「拝啓」を用いるのが一般的です。

時候のあいさつ

頭語に続き、時候のあいさつを述べます。ビジネスにおいては、「貴社におかれましてはご盛栄(ご清栄、ご清祥)のこととお慶び申し上げます。」という文言が季節を問わずよく使われるようです。

主文

時候のあいさつの後には、内容の中心をなす主文がきます。最初に面接をしていただいたことへの感謝を述べ、続いて面接を終えて感じたことや、応募先企業に対する志望度の高さを伝えます。

結びのあいさつ

主文を書き終えたら、結びのあいさつを。企業の発展を祈る言葉や、用件を総括する文言をここに示します。

結語

締めくくりとして、頭語と対応する結語を置きましょう。頭語が「拝啓」なら、結語は「敬具」となります。

日付と署名

日付とあなたの名前を記します。大学、学部名、学科名、年次を併記するのが望ましいでしょう。

相手の名前
送り先の相手の企業名・部署名を先に書き、「人事採用ご担当〇〇様」と続けます。

お礼状の注意点

面接のお礼状はビジネスレターであるため、個性の表現よりも手紙の作法を守ることの方が大切です。上に紹介した形式に沿ってお礼状を書くことで、敬意を払っていることがより相手に伝わりやすくなると心得ましょう。
便箋や封筒は柄物を避け、白無地のものを使用するのが無難です。便箋のサイズはA4、封筒は長形3号、筆記用具は万年筆もしくは黒ボールペンが望ましいとされています。
 

面接後のお礼メールの書き方

次は、お礼メールの形式と注意点です。例文も掲載しているので、メールでのお礼を検討している方は参考にしてみてください。

お礼メールの形式

お礼メールは、下記の形式に従って書きます。

件名

文頭に用件を、次いで自らの大学名と氏名を入れます。

本文

冒頭に、送り先の相手の会社名・部署名・氏名を記載。続いて、面接を受けた日と名前を示した上でお礼を述べます。お礼状と同様、面接を通して感じたこと・志望度の高さを伝える文言を盛り込みましょう。

署名

氏名とともに、大学名・学部名・学科名・年次・自身の連絡先を記します。

例文

件名

〇月〇日 面接のお礼(大学名・氏名)

本文

株式会社〇〇
人事部 〇〇様

本日面接を受けさせていただいた〇〇と申します。
このたびはお忙しい中お時間を割いていただき、誠にありがとうございました。

面接では〇〇様のお話を伺い、貴社の事業展開や業界の展望についてさらに理解を深めることができました。
ご説明をお聞きしたことで、改めて貴社で自分の力を試してみたいと思うとともに、
少しでも事業のお役に立てればという気持ちが増しております。

取り急ぎ、本日の面接へのお礼を申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心より祈念いたします。

氏名
大学名・学部名・学科名・年次
電話番号
メールアドレス

お礼メールの注意点

お礼メールでまず注意したいのは、件名の入れ忘れ。それ以外では、企業名の省略を避けたり、文末に署名を入れたりなど、お礼状と同じく形式を守ることです。また感想や意欲に関しては、コピー&ペーストではない、自分で考えた言葉こそが価値を持つということを念頭に置きましょう。
 

こんなお礼状・お礼メールは逆効果

最後に、逆効果となってしまうケースについても確認しておきます。

テンプレート通りの文章

就活本やWebサイトには見本となる文章が紹介されていますが、テンプレートをそのまま使用するのは避けた方が良いでしょう。採用担当者は毎年何人もの就活生と会い、応募書類をチェックしているので、決まりきった文句をそのまま使っている=手を抜いている文章はすぐに見抜いてしまうからです。

絵文字・顔文字

お礼メールを送る際、絵文字・顔文字は使用しないようにします。絵文字や顔文字、(笑)などを使ったメールは、仕事の場面ではカジュアルなものとみなされるためです。堅苦しくしすぎる必要はないものの、あくまでもビジネスにふさわしい文面のメールを送ることを心がけましょう。

送るタイミング

たとえ丁寧で心がこもったお礼状・お礼メールでも、面接から数日後に送っては効果は半減。遅くとも、面接翌日には送るのが望ましいといえます。お礼メールであれば、応募先企業の営業時間内に送ることも大切なマナーです。


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