就活生必見!お礼状・メールの書き方とマナー

このページのまとめ

  • お礼状はより丁寧な印象を与えられる、お礼メールはすぐに届くというのがメリット
  • お礼状はあらかじめ見本を作成してから書こう
  • お礼メールは企業の営業時間内に送る
  • お礼状、お礼メールのどちらも、自分の言葉で表現することを心がけよう

就活の際、企業に感謝の気持ちを伝えたいときは、手紙やメールを送る方法があります。手紙の場合は「お礼状」、メールの場合は「お礼メール」と呼びますが、それぞれどのようなメリットがあるのでしょうか。

ここでは、お礼状とお礼メールの特徴をご紹介するほか、それぞれ例文つきで書き方のポイントを解説します。当コラムを読み、お礼状・お礼メールの基本マナーを押さえましょう。
 

就活のお礼は、お礼状とメールのどちらが良い?


お礼状とお礼メールのメリットをそれぞれご紹介します。

お礼状のメリット

・手書きで手間がかかる分、より丁寧な印象を与えられる
・誠意が伝わりやすい

お礼メールのメリット

・送信後すぐに企業に届く
・テンプレートを活用する(署名など)と短時間で作成できる

お礼状はメールに比べると作成に時間がかかりますが、その分誠意を示しやすいというメリットがあります。

メールの場合はお礼の気持ちをすぐに伝えられるので、状況に応じてお礼状とメールを使い分けると良いでしょう。なお、「どちらにするか迷う…」というときは、「企業側からの連絡がメールだったので、こちらからお礼を伝えるときもメールにする」といったように企業と同じ連絡手段にするのも一つの方法です。
 

お礼状の書き方


まずはお礼状の基本構成と例文をご紹介します。なお、企業に送るお礼状は縦書きが基本ですが、書き方を知るための参考にしてください。

頭語・時候の挨拶

企業に手紙を送る際は、頭語の「拝啓」から書き始めます。「拝啓」は結語の「敬具」とセットで使うため、最後に結びの挨拶を書いたら忘れずに記載しましょう。

時候の挨拶は月ごとに種類がありますが、季節に関係なく使えるものを記載しても問題ありません。

〈例文〉
拝啓
貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

主文

名乗ってから面接のお礼や感想を述べます。就活生の中には「自分の文章力に不安がある…」という人もいるかもしれませんが、例文は参考程度に留め、自分の言葉で表現することを心がけてください。

〈例文〉
○月○日に面接を受けさせていただいた、○○大学○○学部の就活太郎と申します。先日はお忙しい中面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
面接では○○様から□□のお話を伺い、△△について理解を深めることができました。また、お話を伺ったことで、貴社に入社したいという気持ちが強くなりました。

結びの挨拶・結語

最後に「末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」といった結びの挨拶を入れ、改行して結語の「敬具」を記載します。

〈例文〉
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
敬具

日付

日付の年号は西暦と和暦のどちらでも問題ありませんが、手紙全体でどちらか一方に統一しましょう。
なお、お礼状は縦書きで作成するので、日付は漢数字で記載してください。

〈日付の例〉
二〇十九年七月二十三日

署名

大学名・学部名・学科名・学年、氏名を記載します。先述した日付と同様に、縦書きの場合は学年を漢数字で書きましょう。

〈署名の例〉
○○大学○○学部○○学科 四年
就活太郎

宛先

企業名、部署名、担当者名を記載します。「株式会社」は(株)と省略せず、正式名称で書きましょう。
宛名の敬称は、企業や部署宛なら「御中」、担当者宛なら「様」にします。

〈宛先の例〉
株式会社○○
人事部 ○○様


ここまでお礼状の構成と例文をご紹介しました。お礼状を作成する際は、下記を用意しましょう。

お礼状の作成時に準備するもの

・黒のボールペン
・白無地で罫線が入っている便箋(縦書き)
・長形4号の白封筒

「書き間違えたので最初からやり直し…」と時間を無駄にしないよう、あらかじめ見本を作り、それを見ながら書くことをおすすめします。

そのほか、郵送する際は切手の過不足がないように注意しましょう。郵送料金に不安があるときは、郵便局の窓口で確認してください。
なお、封筒には「普通切手」を貼り、キャラクター柄や慶弔用の切手は使わないようにしましょう。
 

お礼メールの書き方


まずはお礼メールの構成と例文を確認していきましょう。

件名

件名には用件と大学名、氏名を入れます。
「誰がどんな目的で送ってきたのか」を企業側がひと目で把握できる件名にしましょう。

〈件名の例〉
面接のお礼(○○大学 就活太郎)

宛名

企業名、部署名、担当者名を記載します。
お礼状と同様に、企業名は正式名称で書きましょう。

〈宛名の例〉
○○株式会社
人事部 ○○様

本文

面接のお礼メールなら、面接を受けた日時と氏名を述べてから、お礼や感想などを伝えます。
なお、定型文のみのお礼メールだと感謝の気持ちが伝わりづらくなってしまうので、お礼状と同様に自分の言葉で表現することを心がけてください。

〈例文〉
お世話になっております。
本日面接を受けさせていただいた、○○大学の就活太郎と申します。

本日はお忙しいところ面接の機会をいただきまして
誠にありがとうございました。

面接では○○様から□□についてのお話を詳しく伺うことができ、
貴社に入社したい気持ちが一層強くなりました。

取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたくご連絡いたしました。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

署名

就活生の場合、メールの署名には氏名、大学名・学部名・学科名・学年、メールアドレス、電話番号を記載します。
本文と署名を区別しやすくなるよう、署名の上下に「-」や「=」で線を引くのがおすすめです。

〈署名の例〉
--------------------------------------------------------------------------------
就活太郎
○○大学○○学部○○学科 ○年
電話番号:○○○-○○○○-○○○○
メールアドレス:○○○@○○.jp
--------------------------------------------------------------------------------


企業にメールを送る際は、読みやすくするために30文字程度で改行するのがおすすめ。また、話の内容が変わる際に段落分けする(改行して1行あける)と、より読みやすくなると考えられます。

そのほかお礼メールを送るタイミングですが、日にちが経ってからだと誠意が伝わりづらくなるため、なるべく当日中に送信しましょう。ただし企業の営業時間内に送るのがマナーなので、夜遅くにメールを作成した際は翌日の午前中に送信してください。


ここまで、お礼状・お礼メールの基本構成やマナーをご紹介しました。

先述のとおりお礼状・お礼メールは直接選考に影響を与えるわけではありませんが、感謝の気持ちがしっかり伝わるよう、書き方のポイントを押さえた上で送りましょう。


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