このページのまとめ
- メールは24時間以内に返信し、アポ決定後の変更は原則しない
- OB訪問を依頼する際は、メールで日程調整をしよう
- 返信がきたら、承諾された場合も断られた場合もお礼を伝える
- 訪問終了後は当日中にお礼メールを送ろう
- 就活終了時に報告メールを送ると、改めて感謝を伝えられる
OB・OG訪問の際は、まずはメールで訪問依頼をするのが一般的な手順です。
今回はこれから先輩を訪問する就活生に向けて、具体的なメールの書き方と覚えておくべき基本のマナーをお伝えします。
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まずはメールの基本ルールを押さえよう
まず始めに、ビジネスメールの基本的なマナーを学びましょう。
件名はシンプルにわかりやすく
件名に「はじめまして」「お世話になります」といった挨拶を入れる人がいますが、これでは何のメールかわかりません。ビジネスメールの件名は、本文の内容がひと目でわかるシンプルな表現が理想です。
OB訪問の依頼メールであれば、「OB訪問のお願い（○○大学 田中太郎）」という風に、内容と差出人がわかる簡潔な件名をつけましょう。
送信時間に注意する
メールは電話ほど時間に気を使わなくて良いですが、深夜や早朝に送信すると「常識がない」と思われる可能性があります。休日は先輩がメールを見ていない可能性があるので、早く返信が欲しい場合は平日に送信するのがおすすめです。
24時間以内に返信する
ビジネスメールは24時間以内に返信するのがマナーです。相手への返信が必要な場合、メールを見たらすぐに返事を書きましょう。日程などの都合がわからない場合は、「○日までにお返事いたします」というように、返事の期限を伝えます。
アポ決定後の変更は原則なし
先輩たちは忙しい合間を縫ってOB・OG訪問に対応してくれるため、訪問日時が決まった後の変更は基本的にできません。どうしても都合が悪くなった時はできる限り早く連絡し、謝罪の言葉をしっかり伝えつつ、変更できないかお願いします。
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OB・OG訪問を依頼するメール
OB・OG訪問を依頼する際は、まずはメールで連絡をとりましょう。メールには、先輩が働く業界や企業に興味を持った理由を盛り込み、ぜひ話が聞きたいという気持ちを伝えます。
詳しい書き方は例文を読んでイメージしてください。
OB・OG訪問の依頼メール
件名：OB訪問のお願い（○○大学 田中太郎）
株式会社○○
○○部
××様
初めてメールをお送りいたします。○○大学○○学部の田中太郎と申します。この度は大学キャリアセンターの名簿で××様のことを知り、OB訪問をさせていただきたくご連絡を差し上げました。
現在就職活動中で、△△関連の仕事に興味をもっており、現場で働く××様のお話を伺いたいと存じます。
ご多忙中恐れ入りますが、もしお時間をいただけるようでしたら、○月○日から○月○日の間でご都合の良い時間をお知らせいただけませんでしょうか。
メールでの突然のお願いとなり恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
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田中太郎
○○大学○○学部○○学科
メール：tarou.tanaka@××.com
電話：000-0000-0000
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返信メールがきた時の対応
先輩から返信がきた時は、内容に合わせて対応しましょう。承諾してもらえた場合も、断られた場合も、返信へのお礼を送ります。
書き方は以下の例文を参考にしてください。
承諾してもらった場合の返信
件名：返信のお礼（○○大学 田中太郎）
株式会社○○
○○部
××様
お世話になっております。○○大学○○学部の田中太郎です。
この度はOB訪問をご承諾いただき、誠にありがとうございました。
では、○月○日の○時のご指定いただいた場所にお伺いします。
当日何かありましたら、私の携帯電話（000-0000-000）にご連絡いただければと存じます。
お時間をいただき本当にありがとうございます。当日はよろしくお願いいたします。
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田中太郎
○○大学○○学部○○学科
メール：tarou.tanaka@××.com
電話：000-0000-0000
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OB訪問を断られた場合の返信
件名：返信のお礼（○○大学 田中太郎）
株式会社○○
○○部
××様
お世話になっております。○○大学○○学部の田中太郎です。
OB訪問についてのご返信をいただき、誠にありがとうございます。
この度はスケジュールの都合がつかないこと、承知いたしました。
また機会がありましたら、お話を聞かせていただけると幸いです。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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田中太郎
○○大学○○学部○○学科
メール：tarou.tanaka@××.com
電話：000-0000-0000
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訪問終了後はお礼メールを書こう
OB・OG訪問が終了した後は、お礼メールで感謝の気持ちを伝えましょう。お礼メールは早い方が良いので、当日中に送るようにしてください。
ここでも例文をご紹介します。
OB・OG訪問のお礼メール
件名：OB訪問のお礼（○○大学 田中太郎）
株式会社○○
○○部
××様
お世話になっております。○○大学の田中太郎です。
本日はお忙しい中貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
××様からお話を伺い、△△業界で働く醍醐味や、目標を追いかけるやりがいについて、
リアルに感じることができました。
どれもWebサイトなどの資料からは知ることのできないお話で、
今までよりさらに△△業界で働きたいという気持ちが高まりました。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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田中太郎
○○大学○○学部○○学科
メール：tarou.tanaka@××.com
電話：000-0000-0000
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就活が終わった時も連絡するべき？
内定をとって就活が終わった後も、感謝を伝えたいと思うなら報告のメールを送りましょう。
就活が終了した時の報告メール
件名：就職活動終了のご報告（○○大学 田中太郎）
株式会社○○
○○部
××様
お世話になっております。○月○日にOB訪問でお時間をいただきました、○○大学の田中太郎です。
その節は誠にありがとうございました。
この度は○○社から内定をいただき、就職活動を終えることになりました。
残念ながら××先輩の後輩になることは叶わなかったのですが、
内定をいただいた企業で力を尽くしていきたいと思います。
お忙しい中貴重なお時間をいただいたこと、改めてお礼申し上げます。
××様のますますのご活躍をお祈りしております。
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田中太郎
○○大学○○学部○○学科
メール：tarou.tanaka@××.com
電話：000-0000-0000
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