このページのまとめ
- 企業からかかってきた電話には必ず折り返そう
- 電話をかける前に留守電が入っていないかを確認する
- 電話は相手のスケジュールを考慮した時間帯にかける
就活を始めると、企業から電話がかかってくる場面が出てきます。重要な内容であっても、いつも電話を取れるわけではありません。出られなかった電話には「折り返し」をする必要があります。
電話は顔が見えない分、面接よりも慎重になるもの。このコラムでは、かける時間帯や言葉遣いなど「この子はマナーがわかっている」と、採用担当者に思わせるポイントをお教えします。
- 就活で電話を取れなかったら必ず折り返し電話をする
- 企業に折り返し電話をするときのポイント
- 筆記用具を準備する
- 静かな場所で通話する
- 適切なタイミングを選ぶ
- 礼儀正しい言葉遣いを心掛ける
- 電話では声と話し方に気をつけよう
- 明るい声で話す
- はっきりとした返事をする
- 適度なスピードで話す
- 笑顔を心掛ける
- 就活の電話でよく使うフレーズ例
- よく使う丁寧語、敬語の例
- 間違いやすい丁寧語、敬語の例
- 就活の折り返し電話の流れが分かる例文
- 就活中の折り返し電話で困ったときの対処法
- 担当者が不在の場合の対応
- 折り返しが遅くなったときの対処法
- 「またかけます」と留守電が入っていた場合
- 相手の連絡先が携帯で留守電になった場合
- 就活折り返し電話のマナーを知り好印象を残したいあなたへ
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就活で電話を取れなかったら必ず折り返し電話をする
就活を進めるなかで、企業から電話連絡をもらう機会は多くなります。しかし、ただでさえ授業やアルバイトなどで忙しい学生にとって、日中にかかってくる電話を取るのは難しいもの。企業からの電話に出られないという場面も多くなり、企業から繰り返し連絡を受けることもあるでしょう。
しかし、社会人としての最低限のマナーとして、再度の連絡を待つのではなく、着信履歴を見たらすぐに折り返しましょう。すぐにかけ直す前に、まずは留守電が入っていないかをチェック。留守電のメッセージには、「なぜ電話をかけてきたか」「折り返しが不要か」などが残されています。
内容を把握して、もし「折り返しが不要」であれば、そのままかかってくるのを待ち、折り返しの電話をかける際はスケジュールがわかるものを用意しましょう。電話の内容は次回の選考や個別面談の日程調整といったものである可能性が高いため、予定を聞かれてすぐに対応できる準備をしておくと安心です。
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企業に折り返し電話をするときのポイント
就活中に企業から留守電が入っていた場合、迅速かつ適切に対応することが重要です。以下のポイントを押さえて、落ち着いて対応しましょう。
筆記用具を準備する
まず、折り返し電話をかける前に筆記具やスケジュール帳を用意しましょう。メモを取ることで、重要な情報を忘れることなく記録できます。特に面接日程の調整など、スケジュールに関わる連絡の場合は、即座に確認・対応できるように準備しておくことが大切です。
静かな場所で通話する
折り返し電話は静かな場所でかけるように心掛けましょう。電車のホームや賑やかな場所では相手の声が聞き取りにくくなり、スムーズなコミュニケーションが難しくなります。また、電波状況が良い場所を選ぶことで、通話の途中で切れるリスクを避けることができます。
適切なタイミングを選ぶ
折り返し電話をかける際は、相手の状況に配慮しましょう。昼休みや始業・終業の時間帯は避け、常識的な時間帯に連絡することが望ましいです。
時間を考慮できる姿勢を見せれば、「社会人としての心遣い」があるとアピールができます。相手の企業の営業時間をきちんと調べた上で、折り返しましょう。なお、相手からの留守電に特定の時間帯を指定されていた場合は、その時間帯に合わせて電話をかけてください。
朝の場合
朝に電話をかける際は、相手先の始業時間を調べます。始業前に電話をかけても意味がありませんし、始業したばかりの時間は朝礼やミーティングなどで慌ただしいもの。相手の業務妨害にならないよう、始業時間から時間を空けて電話をすることがポイントです。
始業時間がわからない場合は、10時半〜11時半にかけると良いでしょう。
昼の場合
社会人の昼食はおおむね12時～14時。この時間帯は休憩時間のため、席を外している社員が多いはずです。休憩の邪魔をしないためにも、お昼には電話はしないのが得策です。
夜の場合
夕方以降の終業時間前後は電話を控えましょう。就業時間は、一般的に17時～18時。その1時間前後は、社会人にとって業務のまとめや追い込みの時間です。相手の帰宅時間にも関わることですから、19時以降の連絡は控えて翌日に折り返しましょう。
礼儀正しい言葉遣いを心掛ける
電話をかける際は、落ち着いて礼儀正しい言葉遣いを心掛けましょう。自分の名前を名乗ることや、要件を明確に伝えることが大切です。特に企業の電話では、最初に応対する相手が自分のことを知らない可能性が高いため、丁寧な対応を心掛けましょう。
これらのポイントを意識することで、企業からの留守電に対してもスムーズに対応でき、好印象を与えることができます。
就活の正しい言葉遣いについては「正しい言葉遣いをチェック！就活で注意したい話し方も解説」の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。
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電話では声と話し方に気をつけよう
電話では相手の顔が見えないため、声や話し方が印象を決定づける重要な要素となります。以下のポイントに注意して、好印象を与える電話対応を心掛けましょう。
明るい声で話す
声のトーンは相手に対する第一印象を左右します。明るく、はきはきとした声で話すことで、元気で前向きな印象を与えることができます。声が暗かったりボソボソと話したりすると、相手に自信がないように感じさせてしまうことがあります。
相手に聞き取りやすい配慮も含めて、自分の声のトーンに注意を払い、明るく話すことを意識しましょう。
はっきりとした返事をする
返事ははっきりと行うことが大切です。相手の話をしっかりと聞き取り、適切なタイミングで明確に返事をすることで、コミュニケーションが円滑になります。「はい」「分かりました」などの簡潔で明確な返事を心掛け、相手に安心感を与えましょう。
適度なスピードで話す
話すスピードも重要なポイントです。早口で話すと相手に伝わりにくく、逆にゆっくり過ぎると間延びした印象を与えてしまいます。適度なスピードで、相手が理解しやすいペースで話すことが求められます。緊張せず、リラックスして自然なスピードで話すことを意識しましょう。
笑顔を心掛ける
電話越しでも笑顔を心掛けることで、声に明るさや親しみやすさが反映されます。笑顔で話すと、自然に声のトーンが上がり、相手に良い印象を与えることができます。電話の際には、意識的に笑顔を作りながら話すようにしましょう。
これらのポイントを意識することで、電話でのコミュニケーションがより効果的になり、相手に好印象を与えることができます。就活の電話対応でのマナーについては「就活中の電話対応で印象アップ！マナーの基本とポイント」の記事でも詳しく解説しているので参考にしてください。
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就活の電話でよく使うフレーズ例
あらかじめ、就活やビジネスシーンでよく使う丁寧語・敬語を知っているとやりとりがスムーズになります。また、ビジネスマナーが身についていると好印象につながる期待もできるでしょう。
よく使う丁寧語、敬語の例
挨拶はビジネスで最も使う言葉です。学生のノリや言葉遣いのままだと、「就活生としての意識が低い」とマイナスイメージにつながる恐れも。基本として必ず身に着けておきましょう。
・挨拶
「お忙しいところ（夜分遅くに）、失礼いたします」
「お忙しいところ（夜分遅くに）、恐れ入ります」
「わたくし、〇〇大学の〇〇〇と申します」
・感謝
「ご丁寧にありがとうございます」
・何かを頼む
「ただいまお時間よろしいでしょうか」
「恐れ入りますが、お名前をお教えいただけますでしょうか」
「お手数ですが、伝言をお願いできますでしょうか」
・電話を切る際
「お忙しい中、ありがとうございました。失礼いたします」
間違いやすい丁寧語、敬語の例
正しい言葉遣いのためにも注意したい敬語や丁寧語。特に間違えやすいものに以下のようなものがあります。日常では問題なくても、ビジネスシーンでは避けるべきでしょう。
| 日常での使用例 | ビジネスでの使用例 |
| わたし | わたくし |
| すみません、ごめんなさい | 申し訳ございません |
| いいですか | よろしいでしょうか |
| ちょっと | 少々 |
普段アルバイトなどで使っている敬語でも、その場や相手にとってふさわしい言葉ではない可能性もあります。上記の例を参考にして、電話口でも好印象を得られるように意識しましょう。
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就活の折り返し電話の流れが分かる例文
以上の正しい言葉遣いを踏まえて、電話の流れの例を見ていきましょう。
～電話をかける～
受付「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇〇でございます」
自分「お忙しいところ、失礼いたします。私（わたくし）、▲▲大学の△△△と申します。先ほど人事部の●●様からお電話をいただき、折り返しをさせていただきました。●●様はいらっしゃいますでしょうか」
受付「▲▲大学の△△△様ですね。かしこまりました。ただいま担当の者に繋ぎますので、少々お待ちください」
人事「お電話代わりました。人事部の●●と申します」
自分「お忙しいところ、失礼いたします。私、▲▲大学の△△△と申します」
人事「△△△さんですね」
自分「はい。ただいま、お時間よろしいでしょうか」
人事「はい、大丈夫ですよ」
自分「ありがとうございます。本日14時頃にお電話をいただいておりましたので、折り返しのご連絡をさせていただきました。先ほどは電話に出ることができず、申し訳ありませんでした」
人事「お電話ありがとうございます。またこの度は弊社の新卒採用にご応募いただきましてありがとうございました。実は、書類選考の結果、△△△様にはぜひ一次選考にお越しいただきたく、お電話させていただきました。こちらのお電話で日程調整させていただいてもよろしいでしょうか」
自分「はい。ありがとうございます」
「就活で留守電に折り返すときの会話例！電話のマナーを覚えよう」のコラムでも、折り返し電話の注意点や例をまとめています。併せてご覧ください。
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就活中の折り返し電話で困ったときの対処法
就活中に企業からの電話を取れずに折り返し電話をしたとき、担当者が不在だったり折り返し電話をするまで時間が経ってしまったりすることもあるでしょう。ここでは、折り返し電話をする際に起こりやすい事例を注意点をまとめました。
担当者が不在の場合の対応
折り返し電話をかけた際に担当者が不在だった場合は、まず担当者がいつ戻るかを確認しましょう。
戻る時間がわからない場合は、「再度、〇時頃にお電話させていただきます」と伝え、その旨を担当者に伝えてもらうようお願いするのが適切です。
自分から再度電話をかけ直すことで、誠実さと配慮が伝わります。
折り返しが遅くなったときの対処法
折り返しが遅くなってしまった場合は、まずメールで連絡をし、謝意を伝えると良いでしょう。メールアドレスがわからない場合は、翌日の午前中に電話をかけ直すことが重要です。迅速な対応が、誠実な印象を与えるポイントです。
「またかけます」と留守電が入っていた場合
留守電に「またかけます」と入っていた場合でも、自分からすぐに折り返し電話をかけることが重要です。社交辞令として使われることが多いため、相手からの連絡を待たずに自分から行動することで、積極的な姿勢を示すことができます。
相手の連絡先が携帯で留守電になった場合
相手の携帯にかけた際、留守電になった場合は電話を切らずに留守電を残しましょう。まずはあいさつをし、自分の名前と学校名を名乗ります。
電話に出られなかったことへのおわびを伝え、「再度、〇時頃にお電話させていただきますので、よろしくお願いいたします」と具体的な対応を伝えることが大切です。最後に「それでは、失礼いたします」と結びます。
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就活折り返し電話のマナーを知り好印象を残したいあなたへ
就職活動中に企業からの折り返し電話に対応する際は、適切なマナーを守ることが求められます。慌てずに対応するために、基本的なポイントを押さえておきましょう。
電話マナーに関して自信がない方には、就職支援サービス「キャリアチケット」がおすすめです。
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折り返しの電話の仕方など、どんなにささいな不安にも応えてくれるので安心して就活を進めることができます。
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本記事の執筆者
梶川沙綺（かじかわさき）
新卒でレバレジーズ株式会社に入社。年間1000名以上の就活生の支援を行い、入社3年目で神戸支社の立ち上げに携わる。現在は本社でサービスの向上にも関わりながらキャリアコンサルタント国家資格取得に向けてスキルアップ奮闘中。
