このページのまとめ
- 面接をキャンセルするのは、注意点を心がければマナー違反ではない
- 面接をキャンセルする場合は、メール送信後に電話でフォローするのが確実
- 面接日前日や当日のキャンセルは、電話で担当者に直接伝える
- 連絡をする前に、本当に面接をキャンセルをして良いかしっかり考える
就活が進むと、「いくつか面接が重なってしまった」「第一希望の企業から内定をもらった」などの理由で面接選考をキャンセルするケースもあるでしょう。面接をキャンセルする場合は、その方法によってマナー違反になってしまうことも。企業側に誠意を伝え、失礼にならないキャンセル方法を知っておくと良いでしょう。このコラムでは、面接をキャンセルする際のポイントを例文付きでご紹介します。
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面接をキャンセルするのはマナー違反？
面接をキャンセルする行為がマナー違反になるわけではありません。しかし、キャンセルの仕方によってはマナー違反と思われる場合があるため、注意が必要です。
面接をキャンセルする場合は、どのような理由でも企業側に連絡をします。連絡の仕方は、メールでも電話でも構いませんが、面接日が迫っているのであれば電話が確実です。電話もメールもせずに無断で辞退をするのは非常識な行為にあたります。面接準備を整えている企業にも迷惑がかかるので、無断キャンセルはしないように注意しましょう。
キャンセルの連絡をする前に、もう一度、本当に辞退して良いかを考えてみてください。
辞退後に「やっぱり面接を受けたい」と後悔しても遅いです。一度キャンセルをした企業には、再度応募することさえ難しいと考えたほうが良いでしょう。そのため、辞退したい理由を冷静に考えて、さまざまな角度から判断するのが大切です。また、キャンセルではなく日程変更を申し出る方法もあるのを覚えておくと良いでしょう。
さまざまな視点から考えて面接をキャンセルする決断をした際は、早急に企業に連絡をします。連絡の仕方や内容については以下の項目から詳しく紹介します。
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キャンセルはメール？電話？
基本的に面接のキャンセルはメールで構いません。しかし、丁寧に対応するのであれば、メール送信後に電話でもその旨を伝えるのがおすすめです。誠意を示せば、企業側に印象良く受け取ってもらえます。
また、二次面接や最終選考など、人数が限られている場合もメールだけではなく電話でフォローをいれるのが良いでしょう。メールは担当者が気づくまでに時間がかかったり、ほかのメールに紛れてしまったりする可能性があります。確実な方法として電話を上手く使うようにしましょう。
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面接をキャンセルする際の3つの注意点
面接をキャンセルするのは可能ですが、企業側に失礼のない対応を心がけましょう。企業側は、就活生から面接のキャンセル連絡があるのも想定内です。しかし、就活生が面接をキャンセルすることによって、少なからず企業の選考フローが滞ってしまう場合があります。
面接をキャンセルする場合は、以下の3つの点に注意しましょう。
1.できる限り早めに連絡をする
面接をキャンセルすると決めたら、早めにメールや電話で連絡をしましょう。
企業側は、実際に面接に来る就活生の人数を把握し、面接場所の手配やスケジュール・人数調整などの業務があります。直前のキャンセルは、それらの業務に支障が生じる場合があるため、なるべく早めの連絡が大切です。
2.無断で辞退しない
企業側に連絡をせず、当日面接会場に行かないのは非常識です。無断で辞退をしてしまうと企業側への印象も悪くなってしまいます。社会人のマナーとしてだけではなく、人として誠実な対応をするように心掛けましょう。
3.直前にキャンセルする場合は電話
病気や事故など、やむを得ず直前にキャンセルする場合は電話連絡が望ましいです。前日や当日のキャンセルをメールで送った場合、企業側がメールを確認するまでに時間がかかる場合があります。直前の場合は、早急な対応が必要になるため電話で確実に連絡をしましょう。
キャンセルするのは「申し訳ない」「言いづらい」と連絡するのをためらってしまう就活生も多くいます。しかし、企業側には社内調整やほかの応募者への連絡などのフローがあるので、早めに連絡をするのが社会人としてのルールです。
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面接キャンセルの連絡を入れる際の3つのポイント
キャンセル連絡をする際は、理由や連絡をする時間帯など配慮すべき点があります。
下記の3つのポイントを押さえましょう。
1.理由は「一身上の都合」が一般的
メールの場合、面接のキャンセル理由を具体的に述べる必要はありません。「一身上の都合により面接選考を辞退させていただきます」がスマートです。
電話の場合は、採用担当者が理由を聞いてくることがあります。それには、「他者から内定をもらった」「家庭の事情で勤務が難しくなった」など、なるべく正直かつ簡潔に答えましょう。
2.採用担当者の業務時間内に連絡する
電話やメールをする時間帯は、連絡がつきやすい企業の就業時間内が適切です。電話をした際に、採用担当者が不在の場合は「何時ごろにお戻りでしょうか？」と聞き、伝言ではなく直接担当者に伝えます。
3.採用担当者へ感謝とお詫びの気持ちを述べる
誠意を伝えるためにも、感謝とお詫びの気持ちを担当者に伝えるのが重要です。選考に時間を割いてくれた感謝の気持ちと、キャンセルをするお詫びの気持ちを最後に伝えるようにしましょう。
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面接キャンセルの例文と作成ポイント
この項目では、メールや電話でキャンセルの連絡をする際の例文をご紹介します。
メールで面接をキャンセルする際の例文
件名：面接辞退のご連絡/◯◯大学□□ □□
本文：
株式会社▲▲ △△部
〇〇様
大変お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部□□ □□と申します。
この度、◯月◯日（◯）に一次面接のお約束を頂戴しておりましたが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく連絡いたしました。
お忙しい中、日程を調整していただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。
◯◯様には、会社説明会から丁寧に対応していただき、とても感謝しております。
ご理解の上、何卒よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
◯◯大学◯◯学部
□□ □□
住所：
電話番号：
メールアドレス：
件名に要件と学校名、名前を明記する
ほかの多数のメールに埋もれないよう、担当者が件名を一見して、メールの内容を把握できるようにします。
本文の冒頭に要件を伝える
冒頭で、要件を端的に伝えましょう。「いつ」「なぜ」「どうする」という要点を冒頭で述べることで、採用担当者がその後のメールの内容を理解しやすくなります。長々と説明や理由などを冒頭で述べてしまうと、メールの趣旨が伝わりづらくなるでしょう。
文面の末尾に「学校名・学部名・名前・連絡先」を署名
メールの署名機能を利用し、自分の名前や連絡先を記入するのを忘れないようしましょう。電話番号やメールアドレスなど、数字やスペルの記入ミスがないように注意してください。
電話で面接をキャンセルする際の例文
企業：株式会社▲▲です。
応募者：お忙しいところ失礼いたします。 私、◯月◯日の◯時に面接のお約束をさせていただいている、◯◯大学の□□ □□と申します。採用ご担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか？
企業：私が○○です。
応募者：急な連絡で大変申し訳ありませんが、面接選考を辞退させていただきたく連絡をいたしました。
企業：差し支えなければ、理由を教えていただけますか？
応募者：はい。先日、他社より内定の連絡をいただき、就職活動が終了することが理由です。お忙しい中、面接の日程調整をして頂いたにも関わらず、申し訳ありません。
企業：おめでとうございます。辞退の件、承知いたしました。
応募者：お手数をおかけいたします。お忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました。それでは失礼いたします。
面接を予定していた日時と名前を告げる
冒頭で伝えることで、企業側は要件のおおよその見当を即座につけられます。
電話した趣旨とキャンセルの理由を端的に述べる
採用担当者の業務の妨げにならないよう、回りくどい言い方はせずに、丁寧かつ簡潔に要件を話しましょう。
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面接を再調整したいときは？
面接を再調整したい場合は、連絡の際に面接を受けたいという気持ちをしっかり伝えるのが大切です。交通のトラブルや体調不良、家庭の事情など、なぜ変更したいのかという点についての概要を簡潔に伝えます。また、トラブルが落ち着く目途が立っているのであれば、一緒に伝えると良いでしょう。
たとえば、「〇〇線が事故で止まっており、復旧は◯時以降になるため面接時間に間に合わない」ということであれば、復旧時間を目途に再調整してくれる場合があります。また、病気の場合も風邪かインフルエンザかによって対応が異なるでしょう。
しかしながら、日程調整に関しては、企業のスケージュールによって難しい場合もあります。採用担当者のスケジュールが合わなかったり、すでに採用する人が決まってしまったりするケースもあるでしょう。日程の再調整が受け入れられない場合も念頭に入れて、企業に連絡をします。
企業側に日程の再調整をしてもらえたときは、改めて決まった日時の確認と感謝の気持ちをメールで送りましょう。また、次回の面接時にお礼を伝えるのも忘れないでください。応募者に時間と労力を割いてくれた企業に対し、感謝と謝罪の気持ちを持って誠意ある態度を示しましょう。
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