面接の当日キャンセルは大丈夫？辞退理由を電話・メールで伝える方法を解説

「面接は当日にキャンセルしても大丈夫？」「失礼にならない伝え方は？」などと考える就活生もいるでしょう。体調不良や身内の不幸など、やむを得ない事情で面接をキャンセルすることもあります。

この記事では、面接を当日キャンセルする場合の例文を辞退理由別にまとめています。失礼にあたらないようにするための電話やメールの連絡マナーも紹介しているので、少しでも好印象を残せる伝え方をしたい人はぜひ参考にしてください。

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面接の当日キャンセルはできるがリスクがある

何らかの理由で面接当日にキャンセルするケースもありますが、原則としては避けたほうがよいでしょう。企業は緻密なスケジュールを立てて新規採用に向けて取り組んでおり、急きょキャンセルになるのは人的・時間的コストの観点からもマイナスです。

企業からの信頼を失い、採用選考に影響を及ぼすリスクが高まるため、慎重に対応することが求められます。

面接を当日キャンセルすると再調整できない場合がある

面接を当日にキャンセルすると、日程を再調整できないケースもあるため気をつけましょう。再度調節できる可能性を少しでも高めるためには、以下の工夫をするとよいでしょう。

・面接に行けない事情は具体的に話す
・誠心誠意のお詫びをする
・企業への入社意欲をアピールする
・代替日を複数用意して提示する

参加が難しいと分かった時点で連絡を入れるのがベターです。早めに伝えておけば調節してもらえる可能性もあるため、スケジュール管理を徹底しましょう。

面接日程の変更を連絡する方法については「面接の日程を変更したい！メールで連絡するときのマナーと例文を紹介」も参考にしてください。

再面接できても「キャンセルした人」と認識される

面接の日程を再調整できたとしても、マイナスな印象を持たれている可能性があることは覚えておきましょう。「面接を当日キャンセルした学生」という前評判や印象が残ってしまうのはやむを得ません。

就活生が面接当日に向けて準備をしているように、企業の採用担当者も面接当日に向けた準備を進めています。直前にキャンセルされると、準備の時間が無駄になったり手間を増やしてしまったりして、印象が良くありません。

もちろん、体調不良や身内の不幸などといったやむを得ない事情であれば理解を示してもらいやすいですが、企業側のスケジュール・都合があることも念頭に置きましょう。

内定承諾の見込みがなければ選考を辞退するのもマナー

面接当日のキャンセルについて、むしろ選考を辞退したほうがよいケースもあります。

・すでに内定を獲得しており、承諾するつもりである
・面接を受ける企業から内定をもらっても承諾する見込みはない
・練習のつもりで選考を受けてダブルブッキングしてしまった

面接を受ける企業に就職する見込みがないのであれば、日程を再調整せず、以後の選考は受けないほうがお互いにとってベターです。企業の採用担当者に余計な時間や手間を取らせないためにも、辞退したほうがよい場合もあると理解し、状況に合わせて適切な行動を取りましょう。

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面接を当日キャンセルする際に必要な7つのマナー

面接を当日キャンセルする際は、すぐに連絡することと、連絡方法や時間帯などに関するマナーをわきまえた行動が欠かせません。以下で面接を当日キャンセルする際のマナーを7つ紹介しているので、必ず覚えておきましょう。

1.採用担当者にすぐ連絡する

面接を当日キャンセルする場合は、参加できないと判明した時点ですぐに連絡してください。連絡先は企業の採用担当者が最優先ですが、名前が分からない場合は人事担当者や企業宛てでも構いません。

連絡がギリギリになるほど企業側に迷惑がかかるため、できる限り早く対応しましょう。
連絡の際には、話す内容を事前に整理し、無駄なく伝える準備をしておいてください。電話連絡が難しい状況であれば、まずはメールで早急に事情を伝えたうえで、あとから電話でフォローすることも一つの方法です。

就活エージェントを利用している場合の対応

就活エージェントを利用している場合は、まず担当者に連絡することが大切です。多くの場合、企業とのやりとりはエージェントが代行しており、直接連絡を入れてしまうと情報の行き違いやトラブルが発生する可能性があります。

ただし、エージェントの担当者から「企業に直接連絡してほしい」と指示された場合には、自分でキャンセルの連絡を行いましょう。この際、担当者が不在であったり迅速な対応が必要だったりする場合は、メールでの連絡もあわせて行うと確実です。

また、エージェント側も土日や祝日などで人員が少ない場合があり、企業への連絡が遅れることが考えられます。もし、企業に伝わるまでに時間がかかると感じた場合は、直接企業へ連絡を入れることも一つの方法です。状況に応じて適切な判断を心掛けましょう。

2.電話でキャンセルを伝える

面接を当日キャンセルする場合は、電話で連絡してください。なぜなら、メールでキャンセルの旨を伝えた場合、すぐに確認してもらえない可能性があるからです。

言った・言わないのトラブルを避けるためにも、採用担当者への連絡は電話で行いましょう。また、当日の急な予定変更によるお詫び・謝罪の気持ちを伝える側面においても、電話連絡がおすすめです。

電話のマナーが不安な人については「電話マナーはOK？就活で気をつけたいポイント」も参考にしてください。

3.キャンセルの電話は営業時間内にかける

面接を当日キャンセルする場合の電話連絡は、企業の営業時間内に行いましょう。営業時間外の連絡は非常識だと思われてしまう可能性もあるため、面接に参加できないと分かったのが深夜や早朝だった場合は、営業時間になるまで待つようにしてください。

ただし、メールでの事前連絡も大切です。営業時間外に気づいた場合はすぐにメールを送り、「このあと、営業時間内に改めてお電話させていただきます」と一言添えておくことで相手への配慮が伝わります。

なお、営業開始直後の面接をキャンセルしなければならない場合は、開始時間の10分前を目安に電話をかけるのがマナーです。

4.採用担当者が不在の場合は、伝言を伝えてメールを送る

面接を当日にキャンセルする旨の電話連絡をした際、採用担当者が不在であれば伝言を依頼しましょう。電話に応対いただいた方に、当日キャンセルする旨を伝えてください。

伝言に加えて採用担当者へのメールも送信しておき、キャンセルの旨が確実に伝わるように配慮しましょう。電話口の社員の方にも、「採用担当の△△様にメールをお送りいたしますので、そちらもご確認いただけますと幸いです」などと伝えるのが社会人としてのマナーです。

面接をキャンセルする場合のメール例文については「最終面接を辞退したい…理由の伝え方と連絡のマナーを確認！」も参考にしてください。

5.キャンセルの理由は具体的に伝える

面接を当日にキャンセルする場合は、理由を具体的に伝えましょう。

・誠心誠意のお詫びの気持ちを示すため
・企業からの引き止めを防ぐため
・企業が今後の採用活動の参考にするため

当日キャンセルする理由は人それぞれですが、後ろめたいものでない限りはっきりと伝えるのがマナーです。企業側としても、採用活動を円滑に進めるための参考になるため、キャンセルの理由は具体的に聞きたいと考えているはずです。

ただし、体調不良や身内の不幸などセンシティブな内容は伝えられる範囲で構いません。このような場合は理由を簡潔に説明し、誠意を持ってお詫びを伝えることが重要です。企業側も無理に詳細を知る必要はないため、誠意を示しながら必要な情報だけを提供するようにしましょう。

6.日程変更を希望する場合は候補日を複数用意する

面接を当日キャンセルして日程変更を希望しているなら、候補日を複数用意したうえで電話をかけるようにしてください。その企業への入社意欲のアピールにつながる可能性があるだけでなく、電話越しで代替日を調整する場合もスムーズです。

ただし、面接を当日キャンセルすると以後の選考機会がなくなる可能性もあるため、状況に合わせた柔軟な対応が求められます。

7.無断キャンセルはしない

絶対にやってはいけないのが、無断キャンセルです。無断キャンセルは応募者本人だけでなく、所属大学の評価を下げる可能性もあります。

特に、書類選考においては大学名を一つの判断基準とする可能性もゼロではありません。学校の推薦枠を利用している場合は来年度以降の推薦枠がなくなる可能性もあるため、必ず電話で謝罪をしましょう。

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面接を当日キャンセルする際に伝えるべき内容

面接を当日キャンセルする場合、電話で確実に伝えるべき内容をまとめました。誠実さが伝わるよう、以下の内容を理解したうえでキャンセルしたい旨を丁寧に伝えましょう。

所属と氏名

電話がつながった際は、所属大学と学部、氏名を最初に述べてください。採用担当者は数えきれないほどの学生と同時にコミュニケーションをとっているため、確実に本人確認ができるようにすることが大切です。

電話に出るのが採用担当者とは限らないため、所属を正しく伝えることは一つのマナーといえます。別の社員が電話に出た場合は、要件を端的に伝えたうえで担当者につないでもらいましょう。

本日面接を予定していること

電話口に採用担当者の方が出たら、「本日△△時から御社との面接のお時間をいただいておりますが〜」のように、当日の何時から面接を約束していたか伝えるようにしてください。

企業は同日に何人もの面接をこなすうえ、さまざまな仕事に追われるなかで電話対応をしています。少しでもコミュニケーションコストを下げるためにも、面接の時間を含めて先に伝えることが大切です。

面接をキャンセルしたいこと

面接を予定していることを伝えたうえで、キャンセルしたい旨を最初に話すようにしてください。各種の選考と同様、結論を最初に伝えることで、採用担当者も話を理解しやすくなります。「本日の△△時から予定していた面接ですが、辞退させていただきたくお電話いたしました」のように事実を伝えましょう。

そのうえで、次に解説するお詫びやキャンセルの理由を伝えるようにしてください。

当日キャンセルに対するお詫び

面接を行うまでには場所や時間の確保、事前に書類を確認するといった準備が伴っています。当日キャンセルすると、それまでの準備が無駄になり採用担当者に多大な迷惑をかけてしまうため、お詫びの気持ちを必ず伝えましょう。

選考そのものを辞退するのではなく、日程を調節する場合は、面接官の仕事のスケジュールを踏まえて面接日を改めなければなりません。企業側に意図していない負担が多少なりともかかることになるため、当日キャンセルへのお詫びは丁寧に伝えるようにしてください。

お詫びの際には、具体的に相手がどのような不便を被ったかを意識し、その点に対して真摯に謝罪することで、より誠意が伝わります。

当日キャンセルになった理由

当日キャンセルへのお詫びを伝えたうえで、その理由や経緯を正直に伝えましょう。理由が曖昧だったりそっけない伝え方をしたりすると、「本当は別の理由があるのでは」「単に面接へ行きたくなくなっただけでは」と思われかねません。

誠意を示すには、キャンセルの理由はできる限り具体的に伝えたほうがよいでしょう。やむを得ない理由による辞退・キャンセルであると理解されれば、日程の調節もしやすくなるはずです。

これまでの選考への感謝

今回のキャンセルを機に選考を辞退する場合は、これまでご対応いただいたことへの感謝も伝えるようにしましょう。

特に、選考が進んで最終面接に近い場合などは、採用担当者と何度も連絡を取り合っていることが多いです。各種選考を受ける過程で得た学びや気づきなど、伝えられる範囲で感謝の気持ちを言葉にできると、採用担当者からの理解も得やすくなるでしょう。

必要に応じて代替日の提案

選考を辞退するのではなく、あくまで今回の面接をキャンセルしたいだけの場合は、代替日をいくつか伝えるようにしてください。

ただし、一度キャンセルの連絡をすると採用担当者からの心象は悪くなりがちです。そのため、「ご多忙のなか恐れ入りますが、面接の機会を再度いただけますと幸いです」などのように伝えて、次のチャンスをもらえないか確認してみましょう。

場合によっては、次回の候補日をメールで送って欲しい旨の回答があるかもしれません。企業によって対応は異なりますが、電話マナーや口ぶりなどから入社意欲を示すことで、面接日を改めて調節してくれるケースもあるでしょう。

「面接に行きたくない」という理由でキャンセルしたい場合については「面接に行きたくないときはどうする？対処法や企業への連絡方法を紹介」も参考にしてください。

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面接を当日キャンセルする場合に伝える辞退理由

面接を当日キャンセルする場合、他社からの内定や条件の不一致など理由はさまざまですが、正直に伝えるのが原則です。ここでは、キャンセルの際によくある理由と伝え方を紹介するので、自身の状況に当てはめながら参考にしてください。

他社から内定を受けた

面接を当日キャンセルする理由としてよくあるのが、他社から内定を獲得したケースです。志望度の高い企業から内定を獲得でき、就活を終える選択をした場合には、速やかにキャンセルの連絡を入れてください。

志望企業から内定をもらえた場合は、キャンセル先の企業に「より志望度の高い企業から内定をいただきましたので、就職活動を終えることにしました」などと伝え、辞退に対するお詫びも述べましょう。伝え方のポイントについては「「「辞退させていただきます」はOK？面接キャンセルの伝え方」も参考にしてください。

希望する条件に合わなかった

選考が進んでいくと、条件が合わずにキャンセルをするケースもあります。

・志望する業界が変わった
・もっと魅力的な業界、仕事が見つかった
・働き方の自由度が高い企業を希望している

就活を進めるなかで自分の希望が変わるのは自然なことですが、条件のミスマッチは通常、面接当日を迎える前に気づくものです。そのため、キャンセルの連絡が当日になるのは違和感を与えてしまうかもしれません。

希望する条件に合わない場合は、速やかに辞退の連絡を入れましょう。やむを得ず当日の連絡になってしまった場合は、なぜ当日キャンセルになったのかを明確に説明できるように準備しておくことが大切です。

体調不良になってしまった

面接当日に急に体調が悪くなるのはやむを得ない事情といえます。

体調不良になってしまったら、正直にその原因を伝えましょう。特に、新型コロナウイルスやインフルエンザなどの自宅療養が必要な病気の場合、企業側も感染拡大を避けたいと考えているため、適切に対応してくれるはずです。

体調不良の場合は日程の調節が可能な場合もあるため、入社意欲の高さをアピールしつつ面接に参加したい意思を伝えて相談してみましょう。

家庭の事情で受けられなくなった

体調不良と同じく、急な家庭の事情で面接に行けない場合も想定されます。「家族が急きょ入院した」「親戚に不幸があった」など、伝えられる範囲で状況を報告して、面接をキャンセルしたい旨を連絡しましょう。

家庭の事情の場合も、面接日を調節してくれる場合があるため、候補日をあらかじめ複数用意したうえで電話をするようにしてください。

交通機関でのトラブルに遭った

公共交通機関で面接会場に向かっている場合、予期せぬトラブルに巻き込まれるケースもあるでしょう。

交通機関でのトラブルに遭ってしまった場合は、具体的な内容と会社に到着できそうな時間を伝えてください。電車の遅延情報などは企業側でも確認できるため、やむを得ない事情として理解してもらえるケースが多いでしょう。

日程を再調整したり、遅れても構わないから慌てずに来てほしいと言ってもらえたりすることもあります。いずれにせよ、間に合わないと分かった時点で連絡して指示を仰ぎ、落ち着いて対応するのがポイントです。

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電話で面接の当日キャンセルを伝える際の例文

面接の当日キャンセルを電話で連絡する際は、要件を端的に伝えるようにしてください。

ここでは、面接の当日キャンセルを伝える電話のかけ方を紹介します。以下の内容はあくまで一例ですが、どのような流れで話を組み立てればよいか参考にしてください。

採用担当者の返答によって会話の流れは異なりますが、一般的には上記の形をイメージしておけば問題ないでしょう。

以下で、キャンセルの理由ごとの例文もご紹介します。

他社から内定を受けた場合の例文

他社から内定を受けた際は、キャンセルする会社よりも志望度の高い企業から内定を獲得したため就活を終える旨を明確に伝えるようにするのがポイントです。

希望する条件に合わなかった場合の例文

現状の就活への方向性を明らかに示して、キャンセルする企業では希望のキャリア構築が難しいことを伝えるのがポイントです。

体調不良になってしまった場合の例文

体調不良による当日のキャンセルであれば、日程の再調整は比較的しやすい傾向です。お詫びの気持ちを伝えつつ、入社意欲をアピールしてなんとか次の機会につなげられないか交渉しましょう。

家庭の事情で受けられなくなった場合の例文

家庭の事情によるキャンセルの場合も、事実としてはっきりと伝えたうえで、代替日を設けてもらえないか掛け合ってみましょう。

交通機関でのトラブルに遭った場合の例文

公共交通機関の乱れは、状況次第で遅延の長さも異なります。面接を受けたい意欲はアピールしつつ、適切に指示を仰いで冷静に対応しましょう。

面接の日程変更の伝え方については「面接の日程を変更したい！メールで連絡するときのマナーと例文を紹介」も参考にしてください。

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メールで面接の当日キャンセルを伝える際の例文

取り急ぎでキャンセルの旨を伝える場合や電話がつながらなかった場合の代替手段として、メールで連絡するケースも想定されます。メールでキャンセルを伝える際も、要件を冒頭で伝えて分かりやすさを意識しましょう。

ここでは、面接を当日にキャンセルする旨を伝えるメールの文面を紹介します。以下の内容をひな型にして活用してみてください。

メールの場合は仕事の関係も含めて大量に届くため、一目で内容が分かるような件名をつけましょう。また、本文の最後に署名を忘れないでください。

なお、文中のキャンセル理由は状況によって伝え方が異なります。以下でキャンセル理由ごとの例文を紹介するので、参考にしてください。

他社から内定を受けた場合の例文

希望する条件に合わなかった場合の例文

体調不良になってしまった場合の例文

家庭の事情で受けられなくなった場合の例文

交通機関でのトラブルに遭った場合の例文

メールと電話では言い回しや要点のまとめ方なども異なるため、それぞれのマナーを守って企業とやりとりをすることが大切です。就活のメールマナーについては「「就活メールの正しい書き方は？基本のマナーと構成のポイント」も参考にしてください。

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選考を辞退したい場合の伝え方

選考そのものを辞退したい場合は、企業が納得できる具体的な理由を明示したうえで、その企業に入社してもミスマッチが起こり得ることも伝えるのがおすすめです。

たとえば、志望度の高い他社から内定が出た場合は、直近の面接だけをキャンセルするのではなく以後の選考すべてを辞退したいと考える人が多いでしょう。内定を獲得した場合は理由も明確なので、引き止められないようにはっきりと伝えることが大切です。

一方、選考辞退の理由を体調不良とするのは納得感に欠けます。別日を調整すれば対応できるため、企業側が理解できる理由を示すようにしましょう。

選考辞退の伝え方はについては「選考辞退の連絡はメール？電話？知っておくべきマナー」も参考にしてください。

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面接を当日にキャンセルしてよいか不安なあなたへ

「面接を当日でキャンセルするのは失礼なのでは？」「採用担当者の印象を下げる振る舞いをしていないだろうか」など、就活のマナーに関して悩む就活生は多いです。社会人としての経験が乏しい以上、マナーに不安を感じるのは当然ですが、基本的な型を身につければその不安も解消できるでしょう。

就活のマナーに自信がない方は、ぜひキャリアチケットにご相談ください。
就活エージェントのキャリアチケットでは、面接のキャンセル方法はもちろん、あらゆる就活マナーのアドバイスを行っています。就活マナーについてよく知らない方も、一からお教えしますのでご安心ください。

自己分析やESの添削、面接対策など、マナー以外についてもトータルでサポートしています。理想とする企業から内定を獲得するための総合的なアドバイスを行っているので、就活に迷いがある方はキャリアチケットにご相談ください。

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