事務職とは？仕事内容・向いている人・必要スキルを徹底解説

事務職は、企業の運営を円滑に進めるために欠かせない職種です。多くの業界で必要とされており、未経験からでも挑戦しやすい一方で、キャリアアップの選択肢や年収面においては十分な情報を得た上で選ぶことが重要です。

この記事では、事務職の基本情報や仕事内容、必要なスキル、向いている人の特徴、キャリアパスについて詳しく解説します。

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事務職とは？基本情報と役割を解説

事務職とは、企業や組織の事務的な業務を担当し、社内の業務効率化やスムーズな運営をサポートする職種です。主に書類作成やデータ入力、電話・来客対応、スケジュール管理などを行い、業務の円滑な進行を支えます。

事務職にはさまざまな種類があり、業界や企業によって求められる業務内容が異なるため、職種ごとの違いを理解することが重要です。職種については「就活における職種の一覧とは？自分に合う仕事の見つけ方も紹介」の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。

事務職の仕事内容

事務職は、企業の業務を円滑に進めるために必要な業務を担当します。業務内容は幅広く、正確性や効率性が求められます。主な業務には、以下のようなものがあります。

・書類作成・データ入力：社内文書の作成や、顧客情報・売上データの入力などを担当します。文書の正確性が重要であり、ミスのない管理が求められます。
・電話・来客対応：社内外からの問い合わせ対応や来客時の受付業務を行います。企業の印象を左右する業務であり、丁寧な対応が必要です。
・ファイリング・情報管理：必要な書類の整理や、データの保管・管理を行います。書類を適切に管理し、必要な際にすぐに取り出せる状態にしておくことが求められます。
・スケジュール管理：会議の調整や上司・部署の予定管理を担当します。業務を円滑に進めるために、スケジュールの調整力が重要です。
・備品管理・発注業務：オフィス用品の発注や在庫の確認を行います。業務をスムーズに進めるために、必要な備品を適切に管理することが求められます。

企業や業界によって業務内容が異なるため、事務職を希望する際は、自分に合った業務内容かどうかを確認することが大切です。

事務職の重要性と需要

事務職は、多くの企業で必要とされる職種です。業務の正確性や調整力が求められるため、組織の円滑な運営を支える役割を担います。近年では、デジタルツールの導入が進み、業務の効率化が図られています。

ただし、社内外の調整や対面での業務対応が必要な場面も多く、事務職の役割は依然として重要です。特に、スケジュール管理や情報整理など、企業の業務全体を支える業務は欠かせません。

今後、事務職として活躍するためには、基本的なPCスキルに加え、業務の効率化や改善に貢献できる力を身につけることが求められます。企業の運営を支える仕事として、安定した需要が見込まれる職種です。

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事務職の種類とそれぞれの特徴

事務職にはさまざまな種類があり、業務内容や求められるスキルが異なります。企業や業界によって担当する業務が変わるため、適性やキャリアプランを考慮して選ぶことが大切です。

一般事務・OA事務

社内全体のサポートを担当する事務職で、書類作成やデータ入力、電話・来客対応など幅広い業務を行います。業務の正確性が求められ、PCスキルを活かせる職種です。

営業事務

営業部門を支える事務職で、受発注管理や見積書・請求書の作成、顧客情報の管理を担当します。営業職と連携する機会が多く、社内外の調整を円滑に進めるためのコミュニケーション能力が重要です。

経理事務・財務事務

企業の資金管理を担当する事務職で、仕訳入力や請求書の処理、給与計算などを行います。正確なデータ管理が求められ、簿記の知識が役立ちます。

人事・労務事務

従業員の採用や勤怠管理、社会保険の手続きなどを担当し、企業の人材管理を支えます。社内の調整業務が多いため、細かい作業を丁寧に進める力が求められます。

総務事務・法務事務

企業の運営を支える管理業務を担当し、契約書のチェックや社内規程の整備を行います。社内イベントの企画や設備管理など、多岐にわたる業務を担うため、柔軟な対応が必要です。

その他の専門事務職（医療事務・貿易事務・金融事務など）

特定の業界に特化した事務職で、医療機関や貿易会社、金融機関などで専門知識を活かして働きます。業界ごとに必要な資格やスキルが異なるため、事前に確認しておくことが大切です。

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事務職に向いている人の特徴

事務職には適性があり、自分の性格や得意なことを考慮して選ぶことが大切です。

細かい作業が得意な人

データ入力や書類作成など、正確性が求められる業務が多いため、ミスを防ぎながら丁寧に作業を進められる人に向いています。ルールに従いながらコツコツと業務を進める力が重要です。

コミュニケーション能力がある人

事務職は、社内外の関係者と調整を行う場面が多く、営業部門や他部署と連携する機会もあります。特に、営業事務や総務事務では、相手の意図を的確に理解し、スムーズに業務を進める力が求められるでしょう。

スケジュール管理が得意な人

複数の業務を並行して進める場面が多いため、業務の優先順位を考え、効率的に作業を進められる人が活躍しやすいです。事前の計画を立てながら、スケジュールを管理できると、業務がスムーズに進みます。

臨機応変な対応ができる人

事務職では、急な業務やイレギュラーな対応を求められることもあります。業務を円滑に進めるために、臨機応変な対応力が求められる場面もあるでしょう。

そのため、状況に応じて適切な判断ができる人や、冷静に対応できる人が向いています。

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事務職のメリット・デメリット

新卒で事務職を目指す場合、仕事の特徴や働き方を理解しておくことが大切です。ここでは、事務職のメリット・デメリットを解説します。

事務職のメリット

事務職には、働きやすさや安定性といった魅力があります。

ワークライフバランスがとりやすい

事務職は、業務が社内で完結することが多いため、スケジュールを管理しやすい職種です。企業によっては、定時での勤務が可能な場合もあり、プライベートと両立しやすい環境が整っているでしょう。

未経験でも始めやすい

基本的なPCスキルやビジネスマナーを身につけることで、未経験からでも事務職を目指すことができます。業務を通じてスキルを習得しながら、専門性を高めることが可能です。

幅広い業界で働ける

事務職は、業界を問わずどの企業にも必要とされる職種です。就職先の選択肢が広く、企業ごとの特色に応じた業務を経験できるため、幅広い知識やスキルを身につけることができます。

事務職のデメリット

事務職は、正確性や効率性が求められる一方で、業務の特性上、注意すべき点もあります。事前に仕事内容を理解し、自分に合った働き方を選ぶことが大切です。

給与水準が比較的低め

厚生労働省が実施した「賃金構造基本統計調査」によると、事務従事者の「きまって支給する現金給与額」は、役職者を除くと約30万円。すべての職種の平均が約32万円なので決して低いとはいえないものの、事務職の平均年収は他の職種と比べるとやや低い傾向があります。
昇給の機会が限られている企業もあるため、スキルを磨いて業務の幅を広げることが重要になるでしょう。

参照元
厚生労働省
令和５年賃金構造基本統計調査　結果の概況

業務内容が決まっている場合が多い

日々の業務が定型化されているため、仕事に慣れてくると単調に感じる場合があります。新しいことに挑戦したい人には、物足りなさを感じることもあります。

キャリアアップの選択肢が限られる

事務職での昇進は、管理職になるか、専門性を高めるかの2つの方向性があります。長期的にキャリアを築くためには、自分がどの分野で成長したいかを考えて行動することが大切です。

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事務職の就職活動の進め方

事務職を希望する場合、事前に求められるスキルや企業選びのポイントを把握し、準備を進めることが大切です。自分に合った企業を見つけ、スムーズに選考を進めるための方法を紹介します。

事務職に求められるスキルを身につける

新卒採用では、即戦力を求められることは少ないですが、以下の基本的なスキルを身につけておくことで業務に適応しやすくなります。

PCスキル（Excel・Word・PowerPointの基礎）

文書作成やデータ整理を行う機会が多いため、基本的なPCスキルが必要です。特に、Excelの関数や表作成、PowerPointでの資料作成などに慣れておくと、業務を円滑に進めやすくなります。

ビジネスマナー

社内外の関係者と連携する機会が多いため、電話やメールのマナーを身につけておくと役立ちます。敬語の使い方や報連相の意識を持つことで、円滑なコミュニケーションにつながります。

スケジュール管理能力

複数の業務を並行して進めることが多いため、タスク管理や優先順位を決める力が求められます。計画的に業務を進める力を身につけておくと、業務効率の向上につながるでしょう。

自分に合った企業を見つける

事務職の採用は多くの企業で行われていますが、企業によって業務内容や働き方が異なります。自分に合った企業を選ぶためのポイントを押さえておきましょう。

仕事内容を確認する

「一般事務」「営業事務」「総務事務」など、企業によって担当する業務が異なるため、自分が希望する仕事内容かどうかを確認しましょう。

勤務条件をチェックする

残業の有無や給与、福利厚生など、働きやすさも重要なポイントです。企業の採用情報を確認し、無理なく続けられる環境かどうかを見極めましょう。

教育制度・研修の有無

新卒採用では、入社後の研修制度が整っている企業も多く、基礎的なスキルを学ぶ機会があります。研修の内容を確認し、成長できる環境かどうかを見極めると安心です。

履歴書・エントリーシートの書き方に注意する

事務職の選考では、履歴書やエントリーシートの内容も重要です。企業が求めるスキルや適性を意識して、アピールポイントを整理しましょう。

志望動機を明確にする

事務職を希望する理由や、その企業を選んだ理由を具体的に伝えることが重要です。例えば、「正確性や効率性を求められる業務に興味がある」「社内の調整役として働くことに魅力を感じる」といった形で、自分の適性と事務職の特性を結びつけて説明すると、説得力が増します。

学生時代の経験を活かす

サークルやアルバイトの経験から、事務職に活かせるスキルをアピールすることが効果的です。例えば、スケジュール管理や資料作成、データ整理の経験があれば、具体的な場面を交えて記載すると、企業に伝わりやすくなります。

PCスキルを具体的に記載する

事務職では、PCを使用する機会が多いため、スキルを明確に伝えることが大切です。「Excelで表や関数を活用してデータを整理した」「PowerPointでプレゼン資料を作成した」など、具体的な操作や活用例を記載すると、企業側が業務への適応力をイメージしやすくなります。

事務職の志望動機の書き方については「事務職の志望動機はどのように作る？作成のポイントや例文を解説します」の記事でも詳しく解説しているので参考にしてください。

面接でよく聞かれる質問と回答例を確認する

事務職の面接では、仕事への適性や基本的なスキルが問われることが多いです。

「事務職を志望した理由は？」

事務職は、企業の運営を支える役割を担う職種です。志望動機を伝える際は、「正確性や管理能力を活かして業務の効率化に貢献したい」「企業の円滑な運営をサポートする仕事に魅力を感じた」など、自身の強みと結びつけながら説明すると説得力が増します。

「PCスキルはどの程度ありますか？」

事務職では、PCを使った業務が多いため、具体的なスキルを伝えることが大切です。
例えば、「Excelで関数を活用してデータを整理した経験がある」「PowerPointで資料作成を行い、プレゼンテーションに活用した」など、実際の経験を交えて説明すると、企業側も業務適性を判断しやすくなります。

「複数の業務を同時に進める場面では、どのように対応しますか？」

事務職では、複数の業務を並行して進める場面が多いため、優先順位を意識した対応が求められます。「業務の締切や重要度を考慮して優先順位を決める」「タスク管理ツールを活用し、効率的に業務を進める」など、具体的な方法を説明すると良い印象につながります。

事務職の面接では、業務の特性を理解し、自分の強みを具体的に伝えることが大切です。実際の経験を交えながら、明確な回答を準備しておくと、スムーズに受け答えができます。

事務職の面接でのよくある質問については「新卒の事務職の面接ではどんな質問がある？想定質問と答える際のポイント」の記事でさらに詳しく解説しているのでご覧ください。

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