例文付き!面接で事務職の志望動機の伝え方

このページのまとめ

  • 面接前に、事務の仕事内容や向いている人の特徴を理解してから志望動機を考えよう
  • 面接で効果的な志望動機を述べるには、事務職に適正があることをアピールする
  • 面接では応募企業ならではの特徴を含めた志望動機を伝えると好印象

事務職に応募をする際、面接で志望動機を問われたらどう回答すると好印象なのでしょうか。事務職は、「残業が少ない」「突発的な業務が少ない」というイメージから人気職種のため、応募者が非常に多いです。競争率が高いため、選考を有利に進めるには、志望動機で自分を的確にアピールすることが重要です。
当コラムでは、企業が志望動機を聞く理由や事務に向いている人の特徴などを解説しているので、チェックしてみてください。
 

面接官が志望動機を聞く理由とは 

企業が面接で就活生に質問する内容には、必ず意図があります。その意図を理解し、面接官の心に響くような回答をすることが内定への第一歩です。

志望度の高さを知るため

面接官は志望動機から、応募者の志望度がどのくらい高く、自社を理解しているのかを知ろうとしています。企業側は長い時間をかけて選考を行い、採用者を決定しなければなりません。そのため、すぐに仕事を辞めない、長く働ける人材を選ぶ必要があります。
短い面接時間の中で判断するために、「なぜ他社ではなく自社なのか」という企業理解の深さや仕事への意欲をチェックしているといえるでしょう。

自社が求める人材にマッチしているか判断するため

志望動機は、応募者との相性を図るための判断材料になります。企業が求めている人物像や社風と合わなければ、入社後も互いにミスマッチを感じてしまうでしょう。
企業ごとに組織風土や社員に求める人間性は異なるため、志望動機から自社とのマッチ度を確かめています。
 

事務職という職種の理解が志望動機作成で重要に

志望動機を効果的に伝えるには、応募する職種の仕事内容を深く理解する必要があります。事務職といっても、その種類はさまざま。この項目では、事務職の種類や業務内容を説明しています。

総務:会社全体で使われるあらゆる消耗品などの管理

全ての部署と関わり、会社の運営を支える仕事。業務内容は業種や企業規模により異なりますが、「会社全体をサポートする部署」ということは共通です。主に備品の管理・発注、資料の作成・整理、空調設備の管理、社内行事の運営、 ホームページの管理など幅広く担います。

労務:従業員の労働環境の整備

会社の労働管理を担い、従業員の働きやすい環境づくりをサポートする仕事。業務内容は入社や退職の手続き、厚生年金や社会保険の手続き、就業規則の作成などがあります。企業によっては労務が給与計算を行います。

経理:給与計算や経費精算など会社で扱うお金の管理

会社経営で必要とされる全てのお金を管理する仕事。従業員への経費の支払いや、給与計算などを担います。また、仕入れや売り上げ、預金などを管理して貸借対照表や損益計算書といった財務諸表を作成するのも経理の役割です。財政に関わる資料作成に携わるため、経営者と深く関わる部署ともいえます。

営業事務:営業職のサポートや顧客対応

営業担当者の業務をサポートする仕事。書類作成やデータ入力、商品の受発注や在庫管理などの社内業務と、顧客との電話やメール対応といった社外業務があります。売上という具体的な数字で、部署の成果が目に見えることが特徴です。
 

事務の仕事に向いている人の特徴

どのような職種でも、人によってある程度の向き・不向きはあるでしょう。事務職は特別な資格やスキルがなくても働けるのが魅力ですが、単純作業や細かい作業が多いといった特徴があります。
そのため、自分が向いている性格なのか見極めていないと、面接でつまずいたり入社後にミスマッチを感じたりする可能性も。あらかじめ向いている人の特性を把握しておくと、「他の職種の方が向いていそう」「別にやりたい仕事があった」と気づくこともあるでしょう。
適性のある仕事を選択できるよう、確認しておくことが重要です。

ルーチンワークを苦に感じない

事務職は、計算やデータ入力など特定の業務に取り組むことが多いでしょう。単調に感じるかもしれませんが、その一つひとつが会社の運営を支えています。同じ作業が苦にならず、集中してコツコツと継続できる人に向いている仕事です。

決められたルールの中で正確な作業ができる

事務の仕事は、定められた規則のもとで処理することが多いもの。状況によっては自身で工夫して業務を進めることもありますが、基本的には所属する会社や部署、チームのルールに沿って仕事をします。その中で正確に業務を遂行することは、事務職に求められる重要な素質です。

細かなところに気がつく

事務職とは、会社を支える「何でも屋」のような存在でもあります。そのため、さまざまな場面で気配りができることが重要なポイント。効率的な作業方法を見つけられる、小さなミスに気付けるといった、きめ細やかな性格の人に合う仕事といえるでしょう。
 

面接で事務職の志望動機をアピールする3つのコツ

この項目では、実際に面接で事務職の志望動機を述べる際のポイントをご紹介しています。コツを押さえて、面接で自分を魅力的にアピールしましょう。

1.自分の長所を企業の採用ニーズに繋げる

面接を通過するには、自分の強みと企業の求める人物像がマッチしていることが重要です。どんなに自分がアピールしたいと思う長所であっても、応募先のニーズと合っていなければ意味がありません。
まずは自己分析と企業研究を行い、自分と企業との接点を見つけます。応募先の社風や方向性を理解し、その上で自分の強みが活かせることをアピールしましょう。仕事で活かせる長所を探すのが難しいからといって、本当の内面とかけ離れた性格を作る必要はありません。
学生時代の経験や趣味など些細な内容でもかまわないので、自分の持つ能力やスキルを見つけましょう。

2.裏方として他の社員を支えることに魅力を感じていると伝える

事務職は、裏方として人をサポートすることが多い仕事。受付や総務、営業事務など種別によって業務内容は異なりますが、基本的な役割は「会社全体を支えること」でしょう。
自分の成果よりも「会社に貢献したい」「社員が働きやすいようにサポートしたい」という気持ちをアピールすることが、事務職の面接において好印象を残すコツです。

3.どの企業にも事務職がある中でなぜ御社なのかを述べる

ほぼすべての企業に事務職がある中、面接官が知りたいのは「なぜ自社なのか」という点でしょう。
企業側は仕事に対する意欲がある人材を求めているため、面接では志望度の高さをアピールすることが重要です。単純に自分の目指す将来像を語るだけや、企業サイトに掲載されている内容をそのまま引用するのは避けましょう。商品やサービスの特徴、組織風土など、その企業ならではの強みや魅力を伝えることが大切です。
 

面接官に評価される事務の志望動機例

最後に、面接で好印象を与えられる志望動機の例文をご紹介します。志望動機を考える上で不安な方は、参考にしてみてください。

人をサポートするのが得意であることをアピールする例文

私は人をサポートして物事を進めることが好きで、事務職を志望しました。大学では学園祭の運営を経験し、プログラム作りや物品の買い出しなどを担当しました。周りから「楽しかったよ、ありがとう」と感謝されたことが嬉しく、裏方としてサポートすることにやりがいを感じました。入社後も自身の業務を全うし、人をサポートすることで貴社に貢献したいと思います。

関連記事:【事務職の志望動機】8つの例文とポイント・NG例を紹介
 

パソコンスキルからアピールする例文

私はパソコンの知識やスキルを活かしたいと思い、事務職を希望しました。大学ではWordやExcel、PowerPointといった基本的な技術を習得し、論文やレポートの作成に役立てることができました。さらにパソコンの知識を深めたいと思い、MOSの資格も取得しました。今後も、常に向上心を持ち続けていきたいです。貴社の事務職として、効率的に仕事ができるように自身のパソコンスキルを活かして頑張りたいと思います。


以上のように、志望動機で自分の強みを十分に引き出せるよう、過去のエピソードを深堀りして作成してみましょう。
 

キャリアチケットについて

キャリアチケットは、就活生の最高のキャリアスタートを支援するサービスです。

カウンセリングで相談してみる

20社内定した学生の就活ノートがもらえる!