事務職を志望するときの自己PRは？新卒・未経験向けの例文を紹介

「新卒採用の事務職はどのような自己PRをしたらいい？」「アピールできる強みには何があるの？」などと悩む就活生も多いでしょう。事務職は企業によって仕事内容が異なる場合が多く、仕事に応じたアピールが重要です。

この記事では、新卒採用の事務職で、自己PRをする場合のポイントを解説します。事務職に求められるスキルや、自己PRの例文も紹介しているので、参考にしてください。

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事務職の自己PRで企業が新卒に対して注目しているポイント

事務職を希望する就活生は多く、倍率の高い人気の職種です。そのため書類選考を突破するのが難しく、自己PRや志望動機は入念に作り込む必要があります。

自己PRでは、社会人経験のない新卒者に対して「企業の考え方に合うか」「入社意欲が感じられるか」などが見られています。企業が自己PRで見ているポイントを知り、アピールできるように対策を行いましょう。

企業の考えや方針に合う人物か

新卒事務職の自己PRでは、企業の考えや方針に合う人物かが見られています。企業の方針に合う人物は仕事のモチベーションが高く、退職もしにくくなるからです。

もし、企業の考えに合わない場合、入社しても働きにくい状況がうまれてしまいます。本人だけではなく、周囲の従業員にもマイナスに働いたり、早期離職につながったりするので、企業の方針に合うかが見られているのを覚えておきましょう。

入社意欲が感じられるか

自己PRでは、入社意欲が感じられるかも見られています。入社意欲の高い就活生は、企業についてよく調べており、ミスマッチが減るので退職しにくくなるからです。

新卒採用は経験ではなくポテンシャル採用であり、従業員が成長するまでに時間が必要になります。入社後すぐに退職してしまうと、採用にかけた時間やコストが無駄になってしまうので、企業は長く働いてくれる人材を求めているのを知っておきましょう。自己PRでは、入社意欲が伝わるようなアピールを心がけてください。

事務職に合うスキルや能力があるか

事務職に合うスキルや能力があるかどうかも、自己PRで見られています。アピールする強みは、事務職で活かせる内容を選びましょう。

たとえば、事務職の場合、コミュニケーション能力が必要です。仕事を円滑に進めるためには、従業員とスムーズに意思疎通をしなければなりません。また、事務作業でミスをしない正確性や、自分や営業のタスクに対するスケジュール管理能力も求められます。

企業方針や希望する企業が事務職にどのようなスキルを求めているかを知るためには、企業研究は欠かせません。自己PRを作成する前に、必ず企業研究を行って調べるようにしましょう。

「企業研究とは？目的や手順を解説！ポイントを押さえて就職成功を目指そう！」で解説しているので、参考にしてください。

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企業が事務職を志望する新卒の自己PRに求める能力やスキル

企業は新卒事務職の自己PRで、誠実さや責任感などを求めています。自己PRでは企業が求める能力を伝えるのが重要になるので、どのような能力が必要とされているか知っておきましょう。

ここでは、事務職に求められやすい、6つの能力やスキルを解説します。

誠実さやまじめさ

事務職では、誠実さやまじめさが求められます。仕事に対するまじめさはもちろん、他者に対する誠実さも必要です。事務職は書類作業が多く、目立たないながらも根気のいる仕事になります。誰も見ていない状況であっても、手を抜かずに仕事に取り組まなければなりません。

また、電話対応や来客対応など、外部の人への対応業務を行うケースもあります。忙しい場面や急な対応が必要になる場面でも、誠実に対応できる能力が必要です。

責任感

事務職では、責任感も求められます。経費や帳簿管理などお金に関する仕事や、入職や退職の手続きなど、会社にとって重要な仕事を任せられるからです。

特に、入退職では従業員の社会保険の手続きがあり、個人情報を扱います。事務職では、ミスをしないように仕事をこなす責任感や、重要な情報を扱っている自覚を持っていることが重要です。

コミュニケーション能力

事務職であっても、他部署や周囲とのコミュニケーション能力が求められます。書類作成や入力作業だけではないので注意してください。

事務職は電話やメールの対応を行う場合も多く、コミュニケーションエラーがないように、スムーズな対応を行うのが欠かせません。社内外の人々と、仕事を円滑に行うためのコミュニケーションが必要になるので覚えておきましょう。

自己PRでコミュニケーション能力をアピールする際のポイントは、「自己PRでコミュニケーション力を使いたい！新卒の評価ポイントと例文紹介」で詳しく解説しています。

タイムマネジメント能力

事務職は多様な仕事を行うため、タイムマネジメント能力も必要です。企業によっては、総務事務が人事や広報、法務などの仕事を行う場合もあります。

また、一般的な事務作業に加えて、社内イベント運営などを任せられる場合も。従業員に書類提出を促す場合もあり、期限内に作業が終わるように、管理する能力が求められます。

正確性

書類作成やデータ入力などをミスしない、正確性も重要です。任せられた仕事を正確に、素早くこなせれば、会社全体の作業効率が上がります。

また、数字1つのミスで、会社に損害を与えてしまう可能性もあります。事務職では、ミスがないように丁寧に仕事をこなす正確性が求められます。

パソコンスキル

事務作業ではパソコンを使うケースが多く、パソコンスキルが求められます。企業によって必要なスキルは変わりますが、ExcelやWordはどの企業でも必要になるでしょう。

また、文字を入力する機会も多いので、タイピングスキルも求められます。MOSのように、パソコンスキルを証明できる資格もあるので、所持している場合はアピールするといいでしょう。

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新卒が事務職に応募する際の自己PRの構成

事務職に応募する際の自己PRでは、結論から伝え、エピソードで強みを裏付けるのが重要になります。ここでは、採用担当者に伝わりやすい自己PRの構成を解説するので参考にしてください。

1.結論から伝える

自己PRを伝えるときは、結論から伝えましょう。自己PRの場合は、「私の強みはコミュニケーション能力です」のように、自分の強みを簡潔に伝えましょう。アピールしたい内容を、最初に伝えてください。

結論から伝える話し方は、仕事でも重要になるので意識しておくとスキルアップにつながります。

2.強みの根拠になるエピソードを伝える

強みを伝えたあとは、強みの根拠になるエピソードを伝えましょう。「強みをどのように発揮したか」「強みを発揮してどのような成果を出したか」などの経験を伝えます。

たとえば、「コミュニケーション能力を発揮し、お客さま満足度を50%から80%に上昇させました」と伝えてみましょう。成果を交えて伝えれば、その経験からどのように自分の強みを発揮したかがわかります。

具体的なエピソードがないと、本当にアピールした強みがあるのかどうかが伝わりません。もし、エピソードが見つからない場合は、「自己PRが書けない！エピソードを見つけるコツとは？」も参考に探してみましょう。

3.長所を仕事にどのように活かすかを伝える

自己PRの最後には、長所を仕事にどのように活かすかを伝えましょう。どのように仕事で活躍できるかを伝えれば、採用担当者に入社をイメージしてもらえます。

アピールにつながるように、仕事でどのような能力が求められているかは調べておきましょう。仕事と関係ない能力をアピールしても、採用担当者には評価されないので注意してください。

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新卒が事務職の自己PRで注意したいポイント

事務職の自己PRを効果的にするためには、「アピールする強みは1つに絞る」「エピソードは具体的に伝える」などの工夫が欠かせません。ここでは、自己PRを行う際の4つのポイントを解説します。

アピールする強みは1つに絞る

アピールする強みは、1つに絞りましょう。複数の強みをアピールしてしまうと、どの強みをアピールしたいのかがわからなくなるからです。

また、複数の強みをアピールしてしまうと、話の内容もわかりにくくなります。伝える能力が低いと思われてしまう可能性も考えられます。

アピールする強みは1つに絞り、自身の経験を交えて内容を濃くしましょう。伝えたい内容を簡潔にまとめるのも、自己PRで必要なスキルの1つです。

エピソードは具体的に伝える

自己PRでは、エピソードを具体的に伝えましょう。エピソードの内容がしっかりしていれば、強みのアピールにつながります。

特に、エピソードでは出来事の過程を重視してください。「その経験で自分の強みがなぜ発揮されたのか」「どのように取り組んで成果を出したのか」などの部分が重要です。

「売り上げが増加した」のような結果も大事ですが、自己PRでは過程が評価されます。自分の考えや行動を具体的に伝えるように工夫してください。

入社後のビジョンを伝える

​​入社後にどのように貢献したいか、将来のビジョンを伝えるようにしましょう。企業は自社で活躍できる人材を求めているので、具体的なビジョンを持っている就活生は高評価につながります。

事務職の場合、「仕事を効率化させ、生産性をアップし売上につなげる」「営業職が働きやすいようにサポートを行う」などのビジョンや目標をアピールできるでしょう。会社に対し、どのように貢献できるかを考え、アピールするようにしてください。

事務職ごとの違いを理解する

事務職も幅が広いので、仕事内容の違いを理解しておきましょう。業界が変わると、対応する業務の範囲も変わるので注意してください。

たとえば、営業事務の場合、事務作業に加えて営業職のサポートを行います。アポイント取得や営業資料の作成が業務に含まれる場合もあるでしょう。

また、広告業界の場合、広告のデザインをチェックする場合もあります。想像していた仕事内容と違わないように、事前に調べておきましょう。

事務職ごとの違いを知っておくためには、企業説明会に参加したり、OB・OG訪問で会社の特徴を聞いたりして企業研究をしておくのが大切です。

企業研究を行うことは、事務職への志望動機を明確にすることにもつながります。
志望動機がはっきりすることで、より説得力のある自己PRを作成することができるでしょう。

企業説明会に参加する場合は、「企業説明会の種類や見つけ方は？参加時の注意点や質問の悩みについても解説」を参考に準備を進めましょう。

OB・OG訪問を行う場合は、「OB・OG訪問のやり方とは？流れやマナー、注意点を知ろう」を参考にしてください。

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事務職の種類

幅が広い事務職ですが、どのような種類があり、それぞれどんな仕事をしているのか、具体的に
紹介していきます。仕事内容についての理解を深め、志望動機や自己PRの作成に活かしましょう。

一般事務

書類作成、ファイリング、企業や顧客情報などのデータ入力、電話対応、郵便物の発送・仕分け、来客対応など、広範囲に渡って業務を行うポジション。オフィスワークの中で最も基本的な職種です。

経理事務

税金や給与計算、経費の精算、伝票仕分け、決算業務など会社に関わるお金の管理をする仕事です。
会社の経営と密接に関係し、専門性の高い職種であるため、簿記などの資格や知識、経験が問われます。

総務事務

備品・施設管理、福利厚生の整備、防災・防犯対策、社内イベントの運営など企業の社内環境の整備、バックアップに関わる仕事です。企業によっては経理や広報の仕事を担うこともあり、業務範囲の広い職種。

法務事務

契約書の雛形作成やチェック、法律相談、社内ルールや業務手順などマニュアルの作成といった
企業内で業務に関わる法律面に対応する仕事です。法律の知識やコンサルティング能力が必要な職種となります。

人事事務

社員の採用や退職手続きに関わる事務作業、労務、給与、福利厚生など雇用管理に関わる職種です。
社内の働き方の土台作りにも関わるため、やりがいのある仕事として人気があります。

営業事務

見積書が発注書、請求書などの管理、顧客情報管理、受発注のデータ入力、社内会議用の資料作成など、社外にいることの多い営業職が顧客との交渉などに注力できるよう、サポートする仕事です。

医療事務

医療機関での受付、会計業務のほか、医師や看護師のサポートをするクラーク業務や診療報酬明細書を作成するレセプト業務など、担当する仕事は多岐に渡ります。
医療に関する知識のほか、患者さんと接する機会も多いため、接客スキルも重要視される仕事です。

一口に事務職と言っても、様々な種類があります。なかでも一般事務や総務事務は経験やスキルよりも人柄ややる気を重視する傾向があり、専門的な知識を要しない業務内容が多いため未経験でもチャレンジしやすい職種といえるでしょう。

企業が募集している事務職にどのような種類があるのかを調べ、自身の資格やスキル、人柄や強みを活かせる事務職を選ぶことが大切です。

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事務職を希望する新卒の自己PRにおすすめの資格

事務職は比較的多くの人が希望する倍率の高い職種です。事務職を希望する場合、MOSや簿記、さらには情報系の資格などを持っていると強みになるでしょう。事務職の自己PRに効果的な資格を紹介するので、取得も検討してみてください。

MOS（マイクロソフトオフィス・スペシャリスト）

MOSとはマイクロソフトオフィス・スペシャリストの略であり、ExcelやWordのスキルを示す資格です。企業によっては、求人資格に含まれている場合があるので確認しておきましょう。

事務職はパソコンでの作業が基本であり、ExcelやWordを使う場面も多くあります。MOSを取得しておけば、事務作業で活かせるスキルを持っているとアピールできるでしょう。

簿記

簿記とは、お金や財産など、企業の取引を帳簿に記入することを指します。たとえば、商品を仕入れたり、販売したりした場合の代金は、帳簿の記入対象です。

事務職の場合でも、企業の資金や収支を管理し、帳簿に記載する場合があります。簿記を取得しておけば、スキルのアピールにつながるでしょう。

TOEIC

TOEICとは、英語能力を示す資格です。点数が高いほど、英語能力を示せます。
TOIECが重要になるのは、貿易事務や外資系のような、グローバル企業です。英語スキルが求められるので、TOEICを取得しておくと安心です。

就活の場合、700点以上が目安にされているので、参考にしてください。

秘書技能検定

秘書技能検定は秘書業務に関する知識やスキルを証明する資格なので、事務職とは関係ないように思えるかもしれません。しかし、秘書技能検定試験には文書作成、スケジュール管理などに関する項目があるため、事務職を目指す上では有効な資格です。

3級、2級、準1級、1級の4種類があり、2級以上の資格を取得しているとアピールポイントとなるでしょう。

ファイナンシャルプランナー

人生の目的の実現のために、総合的な資金計画を立て、資金面からサポートするファイナンシャルプランナーの資格は、特にお金の管理と関係する経理事務では力を発揮します。

ファイナンシャルプランナーには3級、2級、1級の3種類の資格がありますが、3級を取得していれば事務職としては充分対応できるでしょう。

ITパスポート

ITに関する基礎知識が身に付いていることを証明する基本的な資格です。インターネットが不可欠になった現代においては、事務職にもパソコンスキルが求めらています。ITに関する資格はデータ処理や管理で仕事の効率化をはかる力の証明ともなるため、取得していると大きな強みになります。

就活で役立つ資格については、「就職に有利な資格11選！取得するときの注意点も解説」で詳しく紹介しています。

資格を取得しておくと、意欲が高いと評価してもらえる場合もあるので、チャレンジしてみましょう。

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事務職を希望する新卒の自己PRの例文

ここでは、事務職を希望する際の、自己PRの例文を紹介します。

努力をアピールする場合の例文

几帳面さをアピールする場合の例文

自己PRの例文については、「新卒の自己PRの書き方は？評価されるポイントと業界・職種別の例文をあわせて解説」でも紹介しています。あわせて参考にしてください。

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事務職での自己PRに悩む新卒のあなたへ

事務職ではどのような自己PRがいいのか、悩んでいませんか。事務職は業務の幅が広く、仕事内容によって求められる能力が違います。どの強みをアピールしたらいいのか、困る人も多いでしょう。

事務職の自己PRに悩んでいる方に向けては、キャリアチケットがいちからサポートします。「自己分析ができていない」「事務職でアピールする内容がわからない」などで悩んでいる方も安心してください。

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