このページのまとめ
- 事務職には「一般事務」「営業事務」「経理事務」などさまざまな種類の資格がある
- 資格を取得すると自己アピールに繋がったり、即戦力に見なされたりするため選考で有利
- 事務職では「MOS」「秘書検定」「簿記」などの資格がおすすめ
- 事務職には資格だけでなくビジネスマナーやパソコンのスキルなども必要
事務職に就きたいと思っている人は、資格取得について考えたことがありますか？
事務職に就くにあたって必須というものではありませんが、資格を取得すると選考で有利になるなどの多くのメリットがあります。事務職を希望している人は、このコラムで紹介する資格取得のメリットや、おすすめの資格をチェックして、資格取得に挑戦してみましょう！
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事務職ってどんな仕事？
事務職は分野によって業務の内容が変わり、いくつかの種類で区別されています。まずは代表的な事務職の種類と、仕事内容についてチェックしていきましょう。
一般事務
一般事務は書類の作成、ファイリングや管理、データ入力、電話や来客の対応、備品の発注や郵便物の仕分けなどが主な仕事です。世間的にイメージされる事務職の仕事内容は、「一般事務」に当てはまるでしょう。
営業事務
営業事務は、営業がスムーズに仕事を進められるように、商品の見積書や発注書、請求書といった書類の準備、売れた商品の在庫管理や発送手続きなどを担当します。一般事務と同じく電話・来客の対応なども仕事の一部です。
営業が利益を上げることに専念出来るよう、営業事務はその営業職をサポートすることを目的としています。
経理事務
経理事務の仕事は伝票の仕分け・処理を始め、帳簿の作成や経費精算、給与関係の処理など、会社のお金にまつわる事務が主体です。場合によっては銀行に赴き、振込や引き出しを担当することもあります。法律や会計の知識、簿記のスキルなどが必要とされるので、一般事務と比べて専門性の高い事務職といえるでしょう。
総務事務
総務事務は、会社運営に必要な物の管理や、行事の準備などを担当します。備品や設備の管理を始め、オフィスやビルの防犯・防災対策、社内のイベント運営や関係者の冠婚葬祭への対応などが主な業務です。
事務職にはそのほかにも、人事・労務事務、法務事務、貿易事務などが存在します。また、就職先が学校や医療関係の場合は学校事務、医療事務といった種類も。中小企業などの場合は、いくつかの事務業を兼任するケースも珍しくありません。事務の仕事内容は、事業内容や会社の規模、配属先によって異なることを覚えておきましょう。
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資格がなくても事務職に就けるの？
事務職では、全員共通で持ってなければいけない資格はありません。資格がなくても、事務職に就くことはできます。しかし、資格を取得すると選考で優遇されたり、入社後のキャリアアップにつながりやすくなったりするなど、さまざまなメリットがあります。
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事務職に関する資格を取得するメリット
資格が必須ではない事務職。その事務職に関係する資格が取得できればどのようなメリットがあるのか、ご紹介します。
意欲やスキルをアピールしやすい
事務職は営業職や技術職に比べ、能力をアピールしにくい傾向にあります。その中で資格を持っていると強みとしてアピールすることが可能です。また、取得した資格の内容によって、自身のスキルの説得力が強くなります。
給与や評価に繋がりやすい
就職活動の段階で資格を取っていれば、入社後にその知識やスキルを活かすことが可能です。会社によっては、資格を取得することで給与が上がる可能性もありますし、昇進の条件に資格取得が含まれているケースもあります。働き始める前に取得しておくと、後々が楽になる場面もあるでしょう。
希望職種へのチャンスを得やすい
取得した資格を活かし、一般事務から専門職にキャリアアップする可能性もあります。簿記や社会保険労務士のような取得を持っていれば、経理職や人事、労務などへの道も開かれることも。資格を所有していることで、業界や職種の選択の幅が広がるメリットがあります。
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事務職におすすめの6つの資格
事務職で有効な資格は、「MOS」や「秘書検定」などです。おすすめの6つの資格について、受験費用や難易度もあわせて紹介するので、チェックしてみてください。なお、記載している情報は2021年1月現在のものです。
1.MOS
MOSはWordやExcelなどのオフィスソフトの操作が身につけられる資格です。多くの企業がこのWordやExcelを使っているため、認知度の高い資格となっています。
また、一般レベルと上級レベルがありますが、まずは一般レベルからの受験がおすすめです。一般レベルではWordやExcelの基礎を身につけられるため、事務職での場合、一般レベルを取得していれば基礎的な操作が出来ることは充分証明できます。
試験期間
試験は全国一斉試験と随時試験の2つの種類があります。
全国一斉試験は月に1～2回、随時試験は全国約1700の試験会場により、ほぼ毎日試験を実施しています。申し込みの仕方は異なりますが、試験内容に違いはありません。
受験費用
一般レベル：1万円前後
上級レベル：1万2千円前後
MOS難易度
MOSの合格率は約8割～9割のため、難易度はやや低めといえるでしょう。
MOSの試験対策を取り扱っている教室もありますが、教材も豊富にあるため、独学でも取得可能な難易度です。
対策方法
まずは試験日を決めることをおすすめします。MOSには全国一斉試験・随時試験の2つがあるため、試験日を自身の都合に合わせることが可能です。
そのため、いつまでに資格を取得したいのか考え、受験日を決めてから勉強を始めるという流れで資格取得を目指すことをおすすめします。
一般レベルでは、そこまで高度なスキルは要求されません。参考書などを基に、満遍なく勉強し、苦手な部分でも点数が取ることができれば、合格につながるでしょう。
2.秘書検定
「秘書検定」は基本的なビジネスマナーを取得できる資格です。姿勢や立ち振る舞い、言葉使いなどの所作的な部分だけでなく、冠婚葬祭での正しい対応方法なども身につくため、ビジネス以外でも活かせるのが利点。
事務職では電話の取り次ぎや来客対応を求められるため、必然的に社内外の人と接する機会が多くなります。秘書検定資格を取得しておくことで、「社会人として最低限のマナーがある」「会社の印象を損なわない振る舞いができる」人材だとアピールすることができるでしょう。
おすすめなのは2級です。基本的に事務としてのスキルをアピールするなら2級からといわれています。1級は秘書を目指すレベルになっているため、事務職を希望する人は2級が取得できれば、充分にスキルをアピール出来ます。
試験期間
２級は2月・6月・11月の年3回実施されます。
受験費用
2級：4千円前後
難易度
2級の合格率は5割～6割のため、中位の難易度といえるでしょう。2級の試験内容は、マークシートと記述式の筆記試験のみであるため、独学でも取得は可能です。
対策方法
秘書検定2級は、試験の6割以上の点数とることができれば合格となります。2級では一般的なビジネスマナーについての問題が出題されるため、過去問を何度か繰り返し解いて、どのような問題が出される傾向にあるのか掴んでおくと良いでしょう。
3.TOEIC
TOEICは英語能力を評価する資格の中でもっともポピュラーな試験。一般事務でも外資系や海外進出している企業を志望する人には、TOEICがおすすめです。
履歴書などで評価される点数の目安は600点以上とされているため、就活でアピールしたい場合は最低でも600点はとれるように勉強しましょう。なお、外資系企業を目指す場合は、700点以上が基準だといわれています。英語スキルが必須でない会社でも、点数が高ければ評価につながる可能性が高いため、勉強をしておいても損はありません。
試験期間
全国の試験会場で毎月一回実施されています。
受験費用
6千円前後
難易度
TOEICの大学生受験者の平均点数は約550点です。そのため、700点を目指す場合、難易度はやや高いといえるでしょう。
対策方法
TOEICは何割正解すれば合格といった試験ではありません。そのため、まずは試験を受けてみて現在のスコアがどれくらいか把握することをおすすめします。目標点にはあと何点必要なのかということや、どの部分が弱いかなどを1度受験して知ることができれば、今後の学習が効率的なものになります。
4.簿記
簿記は世間的に認知度が高く、業界や企業の規模を問わず能力を証明することができる資格です。お金の流れや決算書、仕分けの処理などが身につくため、簿記を持っていることで一般事務だけでなく、経理事務や営業事務を担当することができ、業務の幅が広がります。まずは経理に関連する書類処理など、初歩的な知識を習得できる3級を目指してみるのがおすすめです。
試験期間
例年、1級は6月・11月の年に2回、2級と3級は2月・6月・11月の年に3回実施されます。
受験費用
1級：7千円前後
2級：4千円前後
3級：2千円前後
難易度
合格率がそれぞれ、1級は約1割、2級は約3割、3級が約5割となっています。3級は難易度が低めのため、独学でも取得可能です。そのため簿記初心者はまず3級から挑戦することをおすすめします。
対策方法
ほかの資格も同様ですが、問題集を繰り返し解くことが大切です。しかし、3級の試験問題の中には応用問題もあるため、問題集を丸暗記では合格できません。問題集では計算方法や、簿記での基本的な考え方を理解し、合格率をあげましょう。
5.社会保険労務士
会社の規模によっては、一般事務が経理、労務、総務に関わる業務を兼ねることもあります。そういったケースに備え、社会保険労務士の資格を取得しておくと良いでしょう。
社会保険労務士は「国家資格」であり、労働や社会保険に関する手続き、就業規則の作成などは、社会保険労務士のみが行える独占業務です。そのため、ゆくゆくは人事の専門や、社会保険のコンサルタントを目指すこともできます。社会保険労務士の資格を持っていることで、将来的なキャリアの幅が広がるでしょう。
なお、国家資格ですが、大学や高等専門学校に在学中の方は、「卒業に必須の単位を62単位以上取得している方」であれば受験可能です。資格に向けて勉強をする前に自身が受験可能か調べておきましょう。
試験期間
例年8月の年に1回実施。
受験費用
1万円～1万5千円前後
難易度
合格率は約1割です。年に1回しか受験出来ないことも含め、難易度は高いといえます。
対策方法
勉強時間をしっかりと確保するようにしましょう。約1割という合格率の低さは、試験範囲が広いことが要因の一つにあります。勉強をするときは、1つの科目に力を入れすぎず、全教科を満遍なく進めていくこと大切です。
6.宅地建物取引士
宅地建物取引士は、不動産業界を目指す人におすすめです。受験申込者は毎年20万人を超えており、国家資格の中でも最も人気が高い資格です。土地や建物の売買に関する知識が身につくため、不動産業界だけでなく、建設業界を志望する人も取得しておくと良いでしょう。
試験期間
例年10月の年に1回実施
受験費用
7千円前後
難易度
合格率は約2割です。低い割合ですが、試験は50点満点のうち7割を取ることが出来れば合格となるため、難易度は中位といえます。
対策方法
中位の難易度ではありますが、一から独学で学ぶとなると時間のかかる資格です。まとまった勉強時間をとることをおすすめします。
また、科目によっては勉強すればするほど点数が伸びる科目もあれば、なかなか伸びにくい科目もあります。事前に大切な部分や点数の伸びやすい科目を押さえておくと効果的な勉強ができるでしょう。
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事務職で活かせる資格を取得するときの注意点
資格を取得して仕事や就活に役立たせたいと思ったとき、まずは“やりたい仕事がどんなものか”を考えることが大切です。最終的にどんな仕事をしたいかが定まっていないと、資格は有効活用できないため注意しましょう。
まずはやりたい仕事から考える
資格を取得する際に注意すべきなのは“どんな”資格を選ぶかです。希望の業種や業界に沿った資格でない場合、アピールしたとしても「その資格では、会社の業務内容と合わない」と思われてしまい、「第一希望ではない可能性がある」などのマイナスなイメージを持たれる可能性があります。資格を取る際には、まずどんな仕事をやりたいのか、ということから考えましょう。
オンライン授業なども視野に入れ、効果的な勉強をする
資格の勉強で、時間を奪われすぎないように注意しましょう。独学で取得できる資格でも、オンライン授業や専門のスクールに通って習得することが可能です。
時間やゴールを意識して、自身にあった勉強法を選ぶことで、他にも必要な就職活動の準備に時間を割けるようになります。勉強時間に圧迫され、就職活動の準備が疎かになってしまわないよう気をつけましょう。
資格取得は“通過点”ということを忘れない
資格取得は、あくまでも仕事に活かすためです。決してそれがゴールではありません。たとえ資格が取得出来なかったとしても、その資格が自身のやりたい仕事に結びついていれば、そこで身につけた知識は社会に出た時に役立ちます。資格取得を意識しすぎず、最終的に“どんな仕事をしたいのか”という軸がぶれないようにしましょう。
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資格以外で事務職に求められるスキル
資格以外にも、事務職に求められるスキルがあります。学生の内でも身に付けることができるため、どんなスキルが求められるか、チェックしておきましょう。
最低限のビジネスマナー
まず最初にビジネスマナーを知る必要があるものは、敬語の使い方と電話応対の仕方です。事務職では、電話応対も一般的な業務に含まれます。敬語の使い方は、これから就職活動していく中でも習得すると活用できます。就職活動の準備の一環として習得しておくと良いでしょう。
事務の中心となるパソコンの基礎的なスキル
事務職での業務はパソコンが主流となってきているので、基礎的なスキルを身に着けておくと良いでしょう。はじめに、WordやExcelなどのよく使われるツールの基本的な操作を習得しておくことがおすすめです。無料で問題を掲出しているサイト等もあるので、参考にすると習得しやすくなります。
Wordなどのツールに慣れてきたら、ブラインドタッチにも挑戦してみてください。キーボードを見ずにタイピングをするブラインドタッチができるようになれば、就職後の業務効率が上がるでしょう。
コミュニケーション能力
事務職では、様々な部署の人たちと関わりを持つため、コミュニケーション能力が大切です。事務業務の中には、他部署の人から依頼されて事務処理をしたり、書類を作成したりする仕事もあるため、コミュニケーション能力があれば業務も円滑に進みます。
現時点でコミュニケーション能力に自信がなくても、意識をすれば身につけることが可能です。挨拶や笑顔を心がけるだけでもコミュニケーションの取りやすい人物となります。
就職活動時でも挨拶や笑顔は大切です。ぜひ、心がけてコミュニケーション能力を上げましょう。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
