このページのまとめ
- 説明会を無断キャンセルするのはマナー違反！
- 説明会のキャンセルはWeb上または電話、メールで行う
- 説明会直前のキャンセルは電話連絡にしよう
- メールにはお詫びとともに、キャンセルの理由を書き添えよう
会社説明会をキャンセルする際は、事情が何であれ必ず企業に連絡する必要があります。
今回は、メールと電話それぞれの対応方法について解説。キャンセルする時のタイミングによって、選べる連絡手段が変わります。
これから就活が本格化するという方は、ぜひ目を通してみてください！
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会社説明会のキャンセル、連絡するべき？
「会社説明会を予約したけど、急用で出席できなくなってしまった」
そんな時に無断で欠席するのは社会人のマナーにふさわしくありません。欠席の理由が何であれ、一度予約した説明会をキャンセルする時は必ず何らかの対応をとりましょう。
キャンセルのやり方はその時のタイミングによって異なります。以下にキャンセルの方法を記載するので参考にしてください。
Web上でキャンセルする
Webでキャンセルできる場合、ネット上での手続きを済ませれば改めて電話やメールで連絡する必要はありません。
ただ、説明会が間近になるとWeb上でキャンセルできないことがあるので、その時は企業に直接連絡しましょう。
メールでキャンセルする
説明会まで日がある場合は、メールで欠席の旨を伝えられます。ただ、メールは担当者が確認するまで時間がかかるので、前日や当日にキャンセルする際は必ず電話で連絡しましょう。
企業側にかける迷惑を少なくするため、メールは欠席を決めた時点ですぐ出すようにします。ぎりぎりのキャンセルは自分の印象を下げることにもなるので、早め早めの対応を心がけましょう。
電話でキャンセルする
電話は企業側に確実にキャンセルを伝えられるので、どのタイミングであってもおすすめできる手段です。特に説明会の開催直前に欠席すると決めた時は、必ず電話で伝えます。
電話をかけるのは営業時間内ですが、始業・退勤時間の前後やお昼の時間帯は避けましょう。
なお、直前のキャンセルであっても企業がメール連絡を指示している場合は、企業側の意向に従うようにしてください。
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キャンセルメールの書き方は？
説明会をキャンセルする際のメールの書き方について、具体的に解説していきます。まずは例文をご覧ください。
〈件名〉
4月1日会社説明会キャンセルのお願い（キャリア大学 就活太郎）
〈本文〉
〇〇株式会社
人事部 採用ご担当者様
お世話になっております、キャリア大学チケット学部の就活太郎です。
現在4月1日の会社説明会に参加の予約をしておりますが、大学のゼミ発表の日程が重なってしまったため、キャンセルをお願いしたく連絡を差し上げました。
席をご準備いただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。また、誠に勝手で恐縮ではございますが、別日で説明会が開催された際には是非参加したいと考えております。
ご多忙の中お手数をおかけしますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
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キャリア大学チケット学部
就活太郎
電話：090-0000-0000
メール：syukatsu.tarou@career.co.jp
以上が署名までを含めた例になります。
本文の内容がひと目でわかる簡潔なタイトルをつけ、さらに自分の氏名を入れると担当者がメールを見る時にわかりやすいでしょう。連日説明会を開いている企業もあるので、タイトル、本文ともにキャンセルする回の日付、必要があれば時間を入れて混乱を防ぎます。
宛名の「株式会社」を「（株）」と略す人がいますが、宛名の省略は失礼になるので気をつけましょう。キャンセルの理由は「諸事情により」としても構いませんが、体調不良などやむをえない理由は記載しておいた方が、人事の理解を得やすいかもしれません。
また、次の説明会に参加したいと思っているなら、その旨を書き添えておくと良いでしょう。
メールも電話と同様に、遅い時間は避けできれば企業の営業時間内に送るようにしてください。
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