このページのまとめ
- 「明るくハキハキした声で話す」「復唱確認をする」「メモを取る」が基本
- 電話を受けるときは3コール以内に出ることを心がける
- 電話は静かな場所で対応する
- 電話をかけるときは営業時間に気をつける
- 電話は「かけた人が切る」ルール
企業や採用担当者からの電話に、きちんと対応できる自信はありますか？いざ電話をするときには、緊張し戸惑ってしまう就活生も多いでしょうが、実は電話対応は好印象を残すチャンスです。
就活中からビジネスマナーをしっかり身につけ、「できる就活生」というアピールに繋げましょう。こちらのコラムでは電話対応の基本マナー、就活中によくある電話の内容などを紹介しています。
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ビジネスシーンにおける電話マナーの基本
就活中、企業から突然かかってきた電話や、こちらから採用担当者に連絡をしなくてはならない場面に遭遇することもあるでしょう。そのようなケースに備えて、就職活動中に基本的なビジネスマナーは覚えておくことが大切です。
学生気分のままマナー違反な電話対応をしてしまうと、高評価に繋がりません。
まず、全体を通して以下のマナーを覚えおておきましょう。
・明るくハキハキした声で、丁寧に話す
・復唱確認をしてミスを防ぐ
・重要な情報はメモを取る
電話の場合、相手と顔を合わせない分、間違った対応によって誤解を生じてしまうこともあります。声のトーンや話し方が相手への印象を左右すると心に留めておいてください。
また、普段の話し方では電話越しの相手に聞き取りづらい可能性もあります。一度電話に自分の声を録音し、確認しておくと良いでしょう。
覚えておきたい言葉遣い
電話対応では言葉遣いも重要になります。下記に丁寧語への言い換えやよく使うフレーズなどをまとめましたので、参考にしてみてください。
丁寧語への言い換え
・僕→私
・今日→本日
・すみません→恐れ入ります、申し訳ございません
・分かりました→承知いたしました、かしこまりました
・どうでしょうか？→いかがでしょうか？
・～について→～につきまして
・ちょっと待ってください→少々お待ちください
よく使うフレーズ
・挨拶のとき→お世話になっております、お忙しいところ恐れ入ります
・何かを依頼したいとき→大変恐れ入りますが～、お手数ですが～
・名前を尋ねるとき→失礼ですが、お名前をお教えいただけますでしょうか
・電話を切るとき→失礼いたします
・お礼を言うとき→ありがとうございます、ご丁寧にありがとうございました
上記はよく使う言葉ですので、基本的なマナーとして覚えておきましょう。
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電話を受けるときの流れ
電話を受けるときは、3コール以内に出ることを心がけてください。それ以上かかってしまった場合は、「お待たせいたしました」と最初に添えること。そして、まず自分が名乗ります。「もしもし」はビジネスでは使わないので、「はい、○○です」のように名前を言いましょう。
周囲の騒音が響く場所などにいるときは、手短に事情を話し、後ほど改めてかけ直してください。また、かかってきた電話は相手が切るまで切らないのが原則ですので、用件が終わったら相手が切るまで待ちます。
以上を踏まえて、下記より例文と解説をチェックしていきましょう。
例文（採用担当者から面接の連絡）
自分「はい、△△です」
相手「□□株式会社の新卒採用担当、○○と申します。このたびはご応募ありがとうございました。書類選考の結果、△△様には次の面接選考に進んでいただきたく存じます」
自分「面接のご連絡、ありがとうございます」
相手「面接は、弊社の本社ビルにて□月○日の△時を予定しております。ご都合はいかがでしょうか？」
自分「承知いたしました。その際は、○○様宛にお伺いすればよろしいでしょうか？」
相手「はい。私宛でよろしくお願いいたします」
自分「かしこまりました。□月○日の△時、御社の本社ビルにて、○○様宛にお伺いいたします」
相手「お待ちしております。それでは、失礼いたします」
自分「失礼いたします」
もし、相手が指定した日時に不都合がある場合は、無理をせずきちんと理由を伝え、他の候補日があるかどうかを相談しましょう。
また、面接の日程が決まったら、日時、場所、担当者の名前などを復唱して間違いがないように確認しておくことも大切です。
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電話をかけるときの流れ
電話をかけるときは、事前に用件を書いたメモなどを準備しておくとスムーズです。また、始業直後、お昼休み、終業直前などの時間は避け、電波状況が良く騒音や雑音が響かない場所からかけましょう。話をするときの流れは、下記の通りです。
1)まず自分から名乗る
2)担当者に取り次ぎを依頼する
3)用件を伝える
4)挨拶をして、電話を切る
この基本を踏まえて、下記例文を見てみましょう。
例文（説明会の参加を辞退する）
取次者「はい、株式会社△△です」
自分「お忙しいところ恐れ入ります。私、□□大学△△学部の（フルネーム）と申します。採用担当の○○様はいらっしゃいますか？」
取次者「少々お待ちください」
相手「お電話変わりました。○○です」
自分「お世話になっております。私、□□大学△△学部の（フルネーム）と申します。お忙しいところ恐縮ですが、少々お時間いただけますでしょうか？」
相手「はい、大丈夫です」
自分「このたび、御社の会社説明会に参加を予定しておりましたが、所属ゼミの発表日程が変更になり、説明会の日と重なってしまいました。大変申し訳ないのですが、今回は辞退させていただく、ご連絡いたしました」
相手「分かりました。ご連絡いただき、ありがとうございます」
自分「ありがとうございます。それでは、失礼いたします」
相手「失礼いたします」
まず最初に「□□大学△△学部の（フルネーム）です」と名乗りましょう。その後、担当者の名前を伝えて、取り次ぎを依頼します。
もし担当者が不在だった場合、「お戻りは何時頃でしょうか？」と戻り時間を確認し、改めてかけ直す旨を伝えます。不在の間に何度も電話をかけてしまうのは企業に迷惑となるので、避けてください。
担当者が電話に出たら、改めて自己紹介をします。また、用件を伝える前に、「お時間よろしいでしょうか？」と相手の都合を確認しておくことも大切です。「忙しくて難しい」と言われた場合は、都合の良い時間を確認し、もう一度かけ直すことを伝えます。
用件は理由も含めて簡潔に伝えましょう。このとき、お詫びの言葉を添えることも忘れないようにしてください。用件を伝え終えたら、相手の言葉を待って電話を切ります。
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こんなときはどうすれば良い？
最後に、電話対応のよくあるイレギュラーケースについて紹介しておきます。
電車の中で着信があったとき
電車内での通話はマナー違反ですので、相手が応募先の企業や担当者であっても、電車の中で着信があったときは出ないようにしてください。
また、電車を降りてすぐに、駅のホームなどからかけ直したりすると、騒音が響いてしまいます。こういったときには、電車を降りた後、静かな場所からかけ直すようにしましょう。
相手の声が聞き取れない
相手の声が聞き取りづらいとき、遠慮して曖昧なまま対応してしまうと、大事な情報を聞き取れない可能性があります。「恐れ入りますが、電話が少々遠いようです。もう一度お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？」としっかり伝えましょう。
就活中のマナーについて、「もっと知りたい！」という方も、「不安がいっぱい」という方も、この機会にキャリアチケットをご利用ください。親身なサポートであなたの就職活動に寄り添います。
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