このページのまとめ
- 企業に送るメールには、宛先、挨拶、用件、締めの言葉、署名を入れる
- 企業から面接の候補日が送られてきたら、希望日時を記載して返信する
- 自分から面接の候補日を送る場合は、複数の希望日時を記載する
- 会社にメールを送る際は、誤字、脱字や敬語の間違いに気をつけよう
就活の際は、面接の日程調整などで企業とメールのやりとりをする機会があります。
ここでは、就活のメールマナーや面接の希望日程を伝える際の例文をご紹介。マナーを守って連絡をとれるよう、コラムの内容をチェックしてください。
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就活のメールマナー
企業にメールを送る際は、下記の内容に注意してください。
内容が一目で分かる件名にする
自分から初めて企業にメールを送る場合、件名には用件と氏名を記入しましょう。そうすることで、企業側は件名を見るだけでメールの内容と差出人を把握できます。
会社からのメールに返信する場合、「Re：」や件名はそのままにするのが正解。「Re：」を消したり件名を変えたりしなければ、会社側は一目で何のメールに対する返信なのかが分かります。
なお、企業とのメールのやりとりが続いて「Re：」が増えてきたら、1、2個残してあとは削除してもOKです。
本文は宛先、挨拶、内容、締め、署名
最初に会社名を正式名称で書いたら、改行して部署名・担当者名を記載します。担当者名が分からないときは、「○○部 採用ご担当者様」としてください。
書き出しは初めてのメールなら「お世話になります」、2回目以降は「お世話になっております」にし、名乗ってから用件を伝えます。その後に「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」といった一文を入れて締めましょう。
なお、企業にメールを送るときは、最後に署名を入れるのが基本。就活生の場合、署名には氏名、大学名・学部名・学科名・学年、電話番号、メールアドレスを記載してください。
返信は24時間以内に
企業からのメールには、なるべく早く返信するのが基本です。メールがきたら24時間以内に返信することを心がけましょう。
日程の確認などが必要ですぐに回答するのが難しいときは、「○日までに回答いたします」と返信するようにしてください。
なお、会社からのメールを夜遅くに確認した場合、「早く回答した方が良いだろうから」と真夜中に返信するのは避けるべき。企業によっては「生活が不規則なのでは」「ビジネスマナーを守れていない」と思う可能性があるので、深夜に確認した際は次の日の午前中に送るようにしてください。
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面接の候補日を選択する場合の例文
ここでは、企業から面接の候補日に関する連絡がきた後、希望日時を伝える際の例文をご紹介します。
件名：Re：（企業からのメールの件名をそのままにして返信する）
（本文）
株式会社○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科4年の就活次郎と申します。
面接日程のご連絡ありがとうございます。
ご連絡いただいた日程の中から、下記の日時に伺えたらと思っております。
○月○日（月）：○時
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
------------------------------------------------------------------------------------------------
就活次郎
○○大学○○学部○○学科4年
電話番号：○○○-△△△△-○○○○
メールアドレス：○○○＠△△△.jp
面接日程の連絡に対するお礼を述べたら、面接に行ける日時を記載します。
そのほか、本文と署名を区別しやすくするために、締めの文の下に「-」（ハイフン）などを使って線を引くのがおすすめです。
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自分から面接の候補日を送る場合の例文
ここでは、面接の希望日時を自分から伝える際の例文をご紹介します。
件名：Re：（企業からのメールの件名をそのままにして返信する）
（本文）
株式会社○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科4年の就活次郎と申します。
書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
・○月○日（月）：○時～△時
・○月△日（火）：○時～△時
・○月☓日（木）：○時～△時
上記の日時で調整いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
------------------------------------------------------------------------------------------------
就活次郎
○○大学○○学部○○学科4年
電話番号：○○○-△△△△-○○○○
メールアドレス：○○○＠△△△.jp
企業から面接の候補日を送るようにお願いされたときは、複数の希望日時を記載してメールを送ってください。
このとき、日にちだけではなく「○時～△時」といった都合の良い時間帯も忘れずに書きましょう。
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こんなメールは評価を下げてしまう
ここでは、就活メールで避けた方が良いポイントを3つご紹介します。
太字や色文字を使っている
「見やすくなるように」と文字を太くしたり色を変えたりしたくなるかもしれませんが、これらを使うのはビジネスメールにふさわしくありません。
メールの本文を見やすくしたいときは、改行や段落分けをします。1文ごとに改行する、3、4行文が続いたら1行あけて文を始めるといった方法が有効です。
誤字・脱字がある
漢字の変換ミスや脱字などがあると、「確認不足」「誠意が感じられない」と悪印象を与える恐れがあります。メールを作成したら、送信前に必ず見直しをしてください。
敬語を正しく使えていない
間違えやすい敬語の例として挙げられるのは、「貴社」と「御社」の使い分けです。どちらも相手の会社に対して敬意を示す言葉ですが、前者は書き言葉、後者は話し言葉という点に違いがあります。メールでは「貴社」を使うのが適切なので、間違えないように注意してください。
そのほか企業に対して「メールを見ました」というのは不適切。このときは「メールを拝見しました」が正しい表現です。
「企業とのメールのやりとりが多くて大変…」「就活を一人で進めるのが不安」という方は、キャリアチケットにご相談ください。
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