このページのまとめ
- 企業から電話をもらって出られなかった場合は、折り返すのがマナー
- 電話を折り返す際は、スケジュール帳や筆記用具を手元に用意しておく
- 相手の忙しい時間帯や営業時間外を避けて電話をかける
- 携帯電話でかける場合は電波状況の安定した静かな場所を選ぶ
就活が本格的にスタートすると、企業とやりとりする機会が増えてきます。
やりとりのツールは、メールのみだと思っていませんか？実は、企業が就活生やインターン希望者に電話をかけることは意外と多いもの。
今回のコラムでは、企業から電話がかかってきた際に出られなかった場合の対処法や注意点などを詳しくまとめています。
就活時に慌てずに対応できるよう、ぜひ当コラムを参考にしてください。
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企業からの電話には折り返すべき？
学業やアルバイトなどで忙しい学生にとって、電話は面倒かもしれません。
連絡する側、受ける側が自分の都合やタイミングで確認することができるメールという手段に比べると、より不便さを感じることもあるでしょう。
それでも、企業がメールではなく電話で連絡をする理由は、学生とコミュニケーションを取りたいため。
電話は音声で直接やり取りができるので、相手の人柄を知るのにも役立ちます。
学生側にも、電話のやりとりで企業の雰囲気を推測することができるというメリットがあります。
しかし、電話はメールのように送信する前に何度も読み返したり、間違いを訂正したりすることができないため、受け答えは慎重に行わなければなりません。
まず気になるのが、企業から電話がかかってきた際に、出られなかった場合のことではないでしょうか？
もちろん、そのまま放っておいても企業から再度電話がかかってきます。しかし、先方の電話番号が分かっていて、学生側から折り返せる場合は、折り返すのがマナーです。
連絡先が分からない、非通知でない限りは、きちんと折り返しの電話を入れましょう。
企業に折り返しの電話をする際の注意点は以下を参考にしてください。
スケジュール帳、筆記用具を用意する
企業が電話をかけてくるのは、なにも合否連絡だけではありません。
選考スケジュールの案内や面接の日程調整ということもあります。要件を聞いてから企業の担当者を電話口で待たせ、スケジュール帳を取りに行くのは、良い印象を与えません。
電話をかける前に手元にスケジュール帳や筆記用具を用意し、スムーズに対応できるようにしておきましょう。
電話をかける時間帯に気を付ける
電話を折り返す際は、気が付いたらできるだけ早く折り返すのが基本ですが、相手の忙しい時間を避けるのがマナーです。
一般的な会社員が忙しい時間帯は、始業直後と退勤前。また、お昼休みも休憩の時間なので避けた方が良いでしょう。
早朝や夜間などの営業時間外に電話をかけるのもマナー違反です。
上記の2点以外に、留守番電話が入っているかをきちんと確認してください。
留守番電話に伝言が入っている場合は、内容を把握してから電話を折り返すのが前提です。
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ここで差がつく！電話に関するマナー
電話対応も社会人の基本的なマナーの1つ。電話のマナーによっては、選考に良くない影響が出てしまう恐れがあるので注意しましょう。
順序に沿って説明します。
挨拶、名前を名乗る
電話をかけたら自分から名乗るのが基本です。緊張して、名乗らずに本題に入ってしまう人は意外と多いもの。
まずは、落ち着いて挨拶と名前を述べます。
挨拶は、「お忙しいところ恐れ入ります。」などが一般的で配慮も伝わりやすく使いやすいでしょう。続いて「〇〇大学の〇〇と申します。」と名乗ります。
要件を伝える
次に、電話をかけた要件を伝えます。
この場合の要件は、電話をもらった折り返しでかけているということ。以下のように伝えます。
「さきほど、〇〇〇（部署名）の〇〇様からお電話をいただいたので、折り返させていただきました。」
お詫びと確認をする
続いて、電話に出られなかったことに対するお詫びと相手の都合を以下のように確認しましょう。
「お電話をいただいたのに出られず申し訳ありませんでした。今お時間よろしいでしょうか？」
相手の都合がよければ、このまま電話をかけてきた要件を聞くことができます。要件を聞く際は、復唱しながらメモを取ると聞き間違えや認識違いを防ぐことができるので安心です。
挨拶をして電話を切る
最後に時間を割いてくれたことへのお礼を伝えます。以下のような定番の挨拶が相応しいでしょう。
「お忙しい中、ありがとうございました。」
続いて「失礼いたします。」と言って会話を終了します。電話は、相手が受話器を置くのを待ってから切るのが基本です。
上記を基本に、状況に応じてアレンジしてください。
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こんなときはどうする？
折り返し電話をしても、スムーズに進まないことがあります。
この項目では、事例別の対処法についてご紹介します。
担当者が不在の場合
担当者が不在の場合は、何時くらいに戻ってくるのかを確認します。戻りの時間がわかったら、その時間にこちらから電話をかけると伝えておきましょう。
戻る時間が分からないと言われた場合は、折をみてこちらからかけると伝えれば問題ありません。
途中で電話が切れてしまった場合
携帯電話を使って電話をかけた場合、電波状況の理由などで途中で切れてしまうことがあります。
そういった場合は、電話状況を確認し、すぐに折り返しましょう。できればこういったことがないように事前に十分に確認しておくことが大切です。
折り返しが不要の場合
「折り返し不要」と留守番電話に入っていた場合は、折り返す必要はありません。すぐに折り返すと「不要だと伝えたはずなのに…」と思われる可能性があります。
その後電話がないようだったら、数日待ってから連絡を入れましょう。
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こんな点にも注意しよう
電話でのやりとりは、「話し方」が重要になってきます。
きちんとした言葉遣いはもちろん、正しい敬語を使って話しましょう。
普段、何気なく使っている言葉は、ビジネスシーンに適さないものも。特に間違えて使いやすい3つを以下にあげるので参考にしてください。
・「すみません」→「申し訳ございません」
・「あとで」→「後ほど」
・「ちょっと」→「少々」
声のボリュームやトーン、スピードも気を付けたいポイントです。
聞き取りやすい声の大きさで、明るくハキハキと話しましょう。緊張すると早口になってしまう人は、話すスピードも注意してください。
電話をかける場所にも配慮が必要です。
先ほどもお伝えしましたが、携帯電話でかける場合は、電波状況が安定している場所を選びましょう。
また、周囲の騒音は会話の妨げになるだけでなはく、マナーを知らないと思われる恐れも。落ち着いて話せる静かな場所で電話をかけるようにしてください。
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