「企業に電話をかけるのは緊張する」という人は多いのではないでしょうか。 電話のかけ方やマナーを知らないと、「失礼なことを言ってしまうかも…」「選考に影響するかも…」と不安になってしまうもの。 そこでこのコラムでは、就職活動における電話マナーの基本とケース別の対応方法をご紹介します。 企業へ電話をする前に、電話の流れやマナーをチェックしておきましょう。
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就活における基本の電話マナー
就活の電話の流れや伝える内容はある程度決まっています。
下記のような基本の電話フレーズを知っていると便利です。
・電話口に相手が出たら名乗る
「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。」
・取り次ぎをお願いする
「〇〇部〇〇課の〇〇様はいらっしゃいますか。」
・相手が出たら再度名乗って要件を簡潔に伝える
「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。〇〇の件でご連絡いたしました。今お時間いただいてもよろしいでしょうか？」
・挨拶して電話を切る
「お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。」
また、電話をする際は以下のポイントを押さえて、明るくはっきりとした口調で話しましょう。
・電話をする前にメモを用意しておく
・静かな場所、電波の届くところなど、電話をする場所に配慮する
・電話を掛ける時間は営業時間内に行う（始業開始から1時間、お昼休み、就業時間間際は避けたほうが無難）
就活中に電話をかけるケースはさまざまありますが、まずは基本的な会話ができるようにしておくことが大切です。
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パターン別の対応方法
企業に電話をして話したい相手が出れば、前項でご紹介したような基本的な電話の流れ通りに話せば大丈夫でしょう。
しかし、就活中は相手が不在の場合や電話を受ける場合など、さまざまなケースが予想されます。
よくある電話の会話パターンを覚えておくと、スムーズな電話対応ができるでしょう。
・相手が不在の場合
「〇〇様は何時頃お戻りでしょうか？」
・〇時に戻るといわれた場合
「ありがとうございます。では、その頃に改めてお電話いたします。よろしくお願いいたします」
・伝言を頼む場合
「お手数ですが、伝言をお願いできませんでしょうか？」
・電話を折り返す場合
「先ほど〇〇部〇〇課の〇〇様からお電話をいただきました〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。恐れ入りますが、〇〇様をお願いできますか？」
・相手の声が聞き取れない場合
「申し訳ございませんが、お電話が少々遠いようで、もう一度お願いいたします。」
・相手が名前を名乗らない場合
「失礼ですが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？」
電話マナーは就職後も必要なもの。就職活動中にしっかりと覚えておきましょう。
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内定先に電話をかけるときのポイント
内定を承諾するときの電話は普段の電話と違い、内定に対するお礼や感謝の気持ちを伝えることが大切。
言葉づかいやマナーを守り、「これからお世話になる会社」という意識を持ってきちんとした対応を心掛けましょう。
・電話をかけたら名乗り、取り次ぎ依頼する
「お忙しいところ、失礼いたします。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。〇〇部〇〇課の〇〇様は入らっしいますか？」
・電話先に担当者が出たら再び名乗る
「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。ただ今お時間よろしいでしょうか？」
・内定のお礼や入社後の抱負を伝える
「この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。入社後はいち早くお役に立てるよう、精一杯頑張ります。今後ともよろしくお願いいたします。」
・再度お礼を言い、電話を切る
「お時間を割いていただきありがとうございました。失礼いたします。」
以上のような流れで電話をします。
必要な手続きなど、分からないことがあれば、電話を切る前に聞いておきましょう。
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