気がついたら企業から留守電が入っていたり、こちらから電話をする機会も増えるのが就活中。 企業に電話をするときに、時間帯に注意していますか？ 何気なく電話していたり、手の空いた時間に電話をしている方も多いと思いますが、多くの企業には、電話をかけて良い時間帯・避けるべき時間帯が存在しています。 就活では、電話ひとつでも印象を左右する恐れがあるため、しっかりと確認して企業に好印象を与えましょう！
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企業に時間をかけて良い時間帯は？
電話をかけていい時間帯は、比較的業務が落ち着いている時間。
10時～12時は、出社後に行う業務に一段落つく人が多いようです。
14時～16時の時間帯は、昼休憩を終えたあとで、朝に比べてリラックスしている時間。相手の負担にもなりにくい時間帯といえるでしょう。
また、企業側から「◯時～◯時の間」など時間帯の指定を受けた場合は、指示に従って電話をかけます。
電話を避けるべき時間帯は、忙しい時間や休憩時間。
始業付近の時間帯は、ミーティングやメールチェック、スケジュール確認などで忙しい可能性が高いため、10時頃まで電話は控えたほうが良いでしょう。
12時～14時は、担当者が昼休憩を取っている可能性が高く、休憩中の電話は相手の休憩時間を減らすことになってしまうため、避けましょう。
また、就業前の16時以降も、一日の業務のまとめや追い込みを行っている可能性が高く、忙しいことが予想されるため、電話は控えます。
上記は一例であり、すべての企業に当てはまりません。
企業の始業・終業時間を調べたり、事前に担当者に確認するなどして、相手の業務を邪魔しない時間帯に電話をするよう心がけましょう。
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企業に電話をかけるときのマナー
電話をかける時間帯だけでなく、電話のマナーも確認しましょう。
・メモやスケジュール帳を準備しておく…電話の内容では、面接の日時などの重要事項を取り交わすことも。
あとから「いつだっけ…」「持ち物なんだっけ…」とならないよう、メモやスケジュール帳を準備しておくことは忘れないようにしましょう。
・静かな場所、電波のいい場所を選ぶ…周囲がうるさい、電波が悪い環境だと、相手の話の内容が聞こえなかったり、こちらの声が相手に届きづらくなります。
何度も聞き返したり、重要なことを聞き逃さないように、電話をかける際は静かで電波のいい場所を選びます。
・ハキハキと話す…電話越しであっても、相手の姿勢や表情は伝わるものです。
小さい声やこもりがちな声では、言っていることが伝わりにくいうえに印象も悪くなってしまうので、電話であっても姿勢を正しでハキハキと話しましょう。
・話の内容は事前にまとめておく…自分から電話をかけるのに、話の内容がまとまっていないと印象が悪くなってしまうことも。
緊張してしまって要点がずれてしまわないよう、事前にメモに話の内容をまとめ、簡潔に相手に伝えられるようにしましょう。
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電話の基本的な流れ
電話をかけるときの基本的な流れも確認しておくと安心です。
・挨拶、名乗り…電話が繋がったら、「お忙しいところ、恐れ入ります。私、◯◯大学の◯◯と申します」など、明るくハキハキとした声で伝えましょう。
・担当者につないでもらう…担当者が出るとは限らないため、「◯◯部の◯◯様をお願いできますでしょうか？」と取次をお願いします。
・再度名乗る…担当者に取り次いでもらったら、再度名乗ります。
・用件を伝える…事前にメモを用意し、簡潔に伝えましょう。
・お礼を述べ、電話を切る…用件の確認などが終わったら、「本日は、お忙しいところありがとうございました」などお礼を述べ、相手が電話を切るのを待ってから通話を終了します。
担当者が不在の場合は、「◯◯様は何時頃にお戻りでしょうか？」など、席に戻る時間を訪ねます。
さらに、戻る時間に合わせて、「では、◯時にこちらからお電話をさせていただきます」など、再度電話することも伝えましょう。
用件を伝える前に、「2～3分ほどお時間よろしいでしょうか？」など、相手を気遣える一言を追加するのも好印象です。
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