このページのまとめ
- 不在着信があったときは、折り返すのがマナー
- 留守電やメールに「折り返し不要です」などのメッセージがあるときはかけない
- 電話をかけるときは静かで落ち着いて話せる場所に移動する
- 日時や持ち物などを控えられるようにメモを用意してからかけ直す
就活を進めていると、自分から電話をかけるだけでなく、応募先企業からかかってくることも度々あります。
時には、企業からの着信があったにも関わらず、講義やアルバイト、移動中などでタイミングが合わないということも。
そんな時、再度着信があるのを待った方がいいのか、折り返しかけ直した方がいいのか悩んでしまう人もいるのではないでしょうか。
こちらのコラムでは、応募先企業からの不在着信があったときの折り返し電話をかける時のマナーについてまとめています。
電話を折り返しのが不安と感じている就活生は一度、目を通してみてください。
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応募先企業からの不在着信…折り返すべき？
結論から言って、企業からの不在着信には折り返すのが基本的なマナー。
しかし、留守番電話にメッセージが残っている場合には注意が必要です。
「折り返し不要です」というメッセージが留守番電話に残っていたときは、折り返すと逆に悪い印象を与えてしまうことも。
指示を守れない人間だと判断されてしまうため、まずは留守番電話が残っていないか確認しましょう。
留守番電話の有無に関わらず、電話が繋がらなかったときにはメール連絡をする企業もあります。
不在着信が残っていたときは、メールも合わせてチェックするようにしましょう。
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折り返す前に確認すること
前項でもお伝えしたとおり、企業へ折り返し電話をかける前には、まず留守番電話やメールをチェックします。
その他、企業へ電話をかけるときに注意したいポイントはいくつかあるので、確認してみましょう。
手帳やメモの用意
応募先企業から連絡をもらうときは、面接の日程や持ち物など必要事項に関する内容がほとんどです。
日時や必要な持ち物を忘れてしまうと、面接を参加することができなかったり、マイナスの評価を受けたりすることも。
応募先企業に電話をかけるときには、手帳やメモ、筆記用具をあらかじめ準備しましょう。
メモやスケジュールをスマートフォンで管理している人も多いですが、通話しながらの操作は手間取ることがあります。
別の用紙に一度メモを取ってから、スマートフォンに登録するのが良いでしょう。
電話をかける場所に注意
出先で電話に気がついたからといって、すぐにかけ直そうと考えるのは得策ではありません。
街中や店内など、雑音が多い場所では、大事な会話の内容が聞き取れないことも。
周りがうるさくて声が聞き取れない、ということになっては、電話をくれた相手にも失礼です。
電話をかける前に、静かに落ち着いて電話をかけられる場所に移動しましょう。
自宅から電話をかけるときは、テレビや音楽の音を消す、誰もいない部屋に移動するなどの対策を取ることが大切です。
時間帯にも気をつける
企業からの着信に気が付き、早くかけ直さなくてはと焦ってしまう人がいるかもしれません。
ですが、電話をかける時間帯にも注意が必要です。
電話をかけるタイミングは、仕事がはじまる時間、終わる時間のそれぞれ1時間前後は避けた方が無難。
昼休憩の時間帯は外出している可能性があるため、お昼時も避けましょう。
また、電話に気がついたのが夜中だったというケースはどうでしょうか。
夜間に電話しても、就業時間以降は留守番電話に繋がるケースがほとんど。そのため、就業時間後の電話は避け、次の日に電話をかけ直した方がよいでしょう。
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企業に電話するときのマナー
折り返すときだけでなく、ビジネスの場で使える電話マナーをご紹介します。
電話をかけるときは、以下のような点に気をつけましょう。
言葉遣い
なんといっても気をつけたいのが言葉遣いです。
相槌をうつときは「うん」ではなく「はい」と答えましょう。
答えるときは、「かしこまりました。」「承知しました。」と返事をします。
顔を合わせないからといって、適当な態度で接するのはやめましょう。
面接に挑むときと同じく、ていねいで正しい言葉遣いを心がけます。
まずは名乗る
企業には多くの就活生だけでなく、取引先や顧客などからさまざまな用件の電話がかかってきます。
まずは自分の大学名、名前を名乗り身分を明らかにします。
折り返し電話をかけるときは、電話をくれた担当者の名前と共に一度電話をいただいている旨を伝えましょう。
電話を取り次いでもらう場合には、担当者に繋がった時点で再度、大学名と名前を名乗ります。
相手の都合を確認
担当者に繋がったら電話のお礼と都合の確認をします。
＜例＞
「先ほどはお電話ありがとうございました。ただ今、お時間よろしいでしょうか？」
「先ほどはお電話いただいたのに出られず申し訳ございませんでした。ただ今、お時間よろしいでしょうか？」
時間があると言われたときには、再度お礼を伝えましょう。
大事な箇所は復唱
約束の時間や持ち物などは、復唱して確認します。
＜例＞
相手「○月○日の午後5時でどうでしょうか」
自分「○月○日の午後5時ですね」
特に時間の間違えがないよう、聞き取りにくい時間の場合は言い方を変えて聞き直すのが安心です。
＜例＞
4時（よじ）→16時で間違いないでしょうか？
7時（しちじ）→（ななじ）
電話を切るときは…
電話を切る前に、対応してくれたことへの感謝を伝えます。
＜例＞
「本日はお忙しいところ、お時間をいただきありがとうございました」
会話が終わったら「失礼いたします」と声をかけてから、相手が切るのを確認してから電話を切ります。
日常やビジネスシーンにおいて、相手が目上の人の場合は相手が電話を切るのがマナーです。
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電話を折り返すときの会話例
就活生にとって、企業への電話は緊張してしまうもの。
焦りや緊張から聞きたいことや言いたいことを忘れてしまわないよう、あらかじめ会話の流れを想定しておくのが良いでしょう。
こちらの項目では具体的な会話の流れを例文と共に説明していきます。
会話の例
相手「お電話ありがとうございます。株式会社○○の○○が承ります。」
自分「お世話になっております。△△大学の□□と申します。本日、○時頃に人事部の▲▲様から着信があったので、折り返させていただきました。▲▲様はいらっしゃいますでしょうか？」
相手「確認いたしますので少々お待ち下さい。」
担当「お電話代わりました。人事部の▲▲です。」
自分「お世話になっております。△△大学の□□と申します。先ほどはお電話いただきありがとうございました。お電話に出られずに申し訳ございませんでした。ただ今、お時間よろしいでしょうか？」
担当「はい。大丈夫です。お電話したのは、選考の件です。○月○日の○時に弊社オフィスにて面接を行いたいのですが、ご都合どうでしょうか。」
自分「はい。大丈夫です。○月○日の○時に御社オフィスですね。どちらにお伺いすればよろしいでしょうか？」
担当「1階に受付がありますので、受付で私の名前とご自身の名前を伝えてください。」
自分「承知いたしました。当日は何か用意するものがありますか？」
担当「特にありません。当日お待ちしております。」
自分「承知いたしました。当日はどうぞよろしくお願いいたします。本日はお時間いただきありがとうございました。失礼いたします。」
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本人が不在だった場合の対処法
会話の流れを想定して電話をかけても、担当者が不在の場合や手が離せない状況だとスムーズに進まないことがあります。
電話をかける前に、不在だった場合についても想定しておくのが良いでしょう。
不在で戻り時間がわかる場合
戻り時間を聞き、その時間帯にこちらからかけ直すことを伝えしましょう。
相手「申し訳ありませんが、▲▲はただ今席を外しております。」
自分「かしこまりました。お戻りは何時頃かおわかりでしょうか？」
相手「○時頃には戻ると思います。」
自分「かしこまりました。では、○時頃に改めてお電話させていただきます。」
不在で戻り時間がわからない場合
戻り時間が不明の時は、また時間を改めて電話することを伝えましょう。
相手「申し訳ありませんが、▲▲はただ今席を外しており、何時頃戻るかわかりません。」
自分「かしこましました。では、改めてお電話させていただきます。」
戻り時間が不明で向こうからかけ直すと言われる場合があります。
その時は、都合の悪い時間帯を伝えるとスムーズです。
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