このページのまとめ
- コピーした履歴書はやる気を疑われるので避けたほうが無難
- 履歴書は「自分用の控え」としてコピーし、面接前に確認するのがおすすめ
- パソコン作成の履歴書の場合、住所や学歴など基本的な情報はコピーしてもいい
- 履歴書は手書きが一般的だが、ITやベンチャーなど一部企業はパソコン作成がベター
「履歴書をコピーして提出したい！」と思う就活生は多いのではないでしょうか。
企業ごとに手書きは大変なので、コピーして効率アップしたいですよね。
コピーした履歴書を提出すると、評価を下げる恐れがあり注意が必要です。ただし、パソコン作成の履歴書の場合は、基本情報ならコピーしても構いません。このコラムでは、履歴書のコピーがNGな理由や、履歴書を自作する方法、印刷の手順まで詳しく解説します。
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コピーした履歴書を提出してもいい？
就活では「履歴書は手書きが基本」のため、コピーした履歴書を使い回すのはNGです。
採用担当者が評価するのは、履歴書の内容だけではありません。履歴書全体から一般常識があるか、就活への熱意があるかを読み取ります。コピーした履歴書では、やる気を疑われる可能性が高いです。履歴書の内容が魅力的であっても、高評価を得るのは難しくなるでしょう。
コピーした履歴書がNGな理由
コピーした履歴書は、「就活への熱意が疑われる」「入社意欲が伝わらない」ため、避けたほうが無難です。下記で、それぞれ理由を詳しく確認しておきましょう。
就活への熱意を疑われる
コピーした履歴書は、「不真面目」「就活へのやる気がない」と判断される恐れがあります。「面倒なのでコピーした」という背景が透けて見えるため、採用担当者にマイナスイメージを持たれるでしょう。
手抜きして就活する人は、入社後も真面目に業務に取り組まない傾向にあります。楽をするとかえって内定が遠のくので、一社ごとに手書きで履歴書を仕上げましょう。
入社意欲が伝わらない
コピーした履歴書を使い回すと、志望動機が曖昧になり、入社意欲が伝わらない傾向にあります。
どの企業にも当てはまる志望動機を伝えても、採用担当者には響きません。採用担当者は、自社への入社意欲が高く、熱意のある人材を求めています。
応募先企業ならではの特徴を絡め、「なぜ同業他社でなく貴社を志望するか」を、一社ごとに手書きで説明しましょう。
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履歴書は「自分用に控えをコピー」がおすすめ
コピーした履歴書は使い回すのではなく、自分用の控えとして保管するのがおすすめです。
面接では、履歴書やESの記載内容をもとに質問されるので、自分が何を書いたのかしっかり覚えておく必要があります。一貫性のある回答をするためにも、コピーした履歴書を手元に置き、面接前の最終確認に利用しましょう。
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パソコン作成の場合は基本情報ならコピーしてもいい
パソコン作成の履歴書の場合、住所・氏名・学歴といった基本情報ならコピーしても構いません。
ただし、志望動機や自己PRといった、自分をアピールする項目をコピーするのは避けましょう。すべての企業が、同じアピールポイントを評価するとは限りません。応募先企業が求める能力と、自分のアピールポイントがかけ離れていた場合、マイナスイメージにつながる恐れがあります。
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履歴書は手書きとパソコン作成どちらがいい？
企業から指示がなければ、基本的には手書きとパソコンのどちらで作成してもOKです。
近年はパソコン作成の履歴書も増えていますが、就活では依然として手書きが一般的。「手書きのほうが丁寧」と考える採用担当者もいるため、迷ったときは手書きが無難です。
手書きとパソコンのメリット・デメリットを踏まえ、自分の書きやすい方法で作成してもいいでしょう。
履歴書を手書きするメリット
履歴書を手書きするメリットは下記のとおりです。
・丁寧に書くことで誠意をアピールできる
・手間がかかる分、意欲や熱意が伝わりやすい
・手書きの文字から人柄を伝えられる
手書きの場合、文字の美しさよりも丁寧さが重視されます。読みやすいレイアウトで丁寧に書けば、「気配りのできる人」という印象を与えられるでしょう。
履歴書を手書きするデメリット
手書きの履歴書は、完成までに手間と時間がかかるのがデメリットです。修正テープや修正液は使用NGなので、失敗した場合はいちから書き直さなくてはいけません。
走り書きのような字では真剣さが伝わらないので、時間に余裕を持って記入する必要があるでしょう。
履歴書をパソコン作成するメリット
パソコン作成のメリットは下記のとおりです。
・Web上から自分好みの履歴書フォーマットをダウンロードできる
・修正できるため履歴書のブラッシュアップが可能
・住所や学歴など基本情報はコピーして使い回せる
・パソコンスキルを証明できる
パソコン作成の場合、修正やコピーが簡単なため、手書きに比べて履歴書にかける時間を短縮できるでしょう。
履歴書をパソコン作成するデメリット
パソコン作成の場合、コピーが簡単な分、修正ミスが起きやすいのがデメリットです。ほかの企業に送った内容を、誤って別の企業に送る恐れがあります。履歴書をコピーして使う場合は、修正し忘れがないか最終確認を徹底しましょう。
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履歴書をパソコンで作成する際の3つのマナー
履歴書をパソコンで作成する際は、下記マナーを守って読みやすく仕上げましょう。
1.使用するソフトはWordかExcel
「ファイルを開けない」というトラブルを防ぐために、多くの企業で使われているWordあるいはExcelで履歴書を作成します。
企業側がファイルを開いた際にレイアウトが崩れないよう、作成した履歴書はPDFに変換して送るのがおすすめ。名前をつけて保存した後、ファイル形式で「PDF」を選べば変換できます。
2.フォントは明朝体かゴシック
履歴書のフォントは黒の「MS 明朝」や「MS ゴシック」にするのが無難です。
サイズは10.5～11ptが一般的。バラバラのフォントがあると読みにくいので、1つに統一するのがマナーです。
Web上からテンプレートをダウンロードした場合は、デフォルトのフォントを使っても構いません。
「行書体」は読みづらいと思われたり、「ポップ体」はビジネスシーンにふさわしくないと悪印象につながったりする恐れがあるため、履歴書作成時は使わないようにしましょう。
3.余計な装飾をしない
強調したい箇所があっても、太字やアンダーラインを使うのはやめましょう。
自己PRや志望動機を読みやすくしたいときは、適宜改行したり箇条書きを使ったりするのが有効です。
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パソコン作成した履歴書をコンビニで印刷する方法
自宅にプリンタがない場合、コンビニで履歴書を印刷しても合否に影響しません。
印刷方法は「ネットワークプリントサービスを使う」「SDカードやUSBメモリを使う」2パターンがあるので、それぞれの流れを確認しておきましょう。
ネットワークプリントサービスを利用する
ネットワークプリントサービスとは、作成した文書などをWeb上にアップロードし、印刷する方法。
印刷までの流れは下記のとおりです。
1.コンビニのネットワークプリントサービス公式サイトにアクセスする
2.ユーザー会員登録する
3.ネットプリントの予約画面で、履歴書のデータをアップロードする
4.用紙サイズやカラーモードを指定する
5.ネットプリントの受付完了、予約番号が発行される
6.コンビニのコピー機の画面からネットプリントを選択する
7.予約番号を入力し、印刷するファイルを選択する
8.印刷完了
ネットプリントサービスの場合、保管したファイルには有効期限があるので、早めにコピーするのがおすすめです。
SDカードやUSBメモリを使う
SDカードやUSBメモリを使う場合は、下記の流れで印刷しましょう。
1.履歴書のデータをPDFに変換し、SDカードやUSBメモリに保存する
2.コンビニのコピー機にSDカードやUSBメモリを挿入する
3.コピー機の画面から履歴書のPDFファイルを選ぶ
4.用紙サイズ、カラーモードを選択する
5.印刷完了
SDカードを使う場合、ネットワークプリントサービスよりも料金が安いのが一般的。手軽に印刷できるうえに、コピー代の節約にもなるでしょう。
履歴書は見開きでA3またはB4になるように印刷する
履歴書はA4・B5で片面印刷するのではなく、見開きでA3またはB4になるように印刷しましょう。
A3・B4の履歴書を二つ折りにすれば、市販の履歴書と遜色ない仕上がりになります。
コンビニでコピーする場合、設定画面に「2枚を1枚」と表示されるのが一般的。2枚を1枚設定をオンにし、履歴書を見開きで印刷しましょう。
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履歴書を自宅で印刷する方法
自宅で印刷する場合も、見開きでA3またはB4サイズにするのがベストです。ただし、家庭用プリンタの場合はA4までしか印刷できない場合も。
A4対応プリンタの場合は、「A4またはB5の2枚つづりで印刷」または「履歴書専用用紙に印刷」すればOKです。
下記で、それぞれの流れを確認しておきましょう。
A4またはB5用紙2枚つづりで印刷する
履歴書の左右を片面ずつ印刷し、A4またはB5サイズの2枚つづりで印刷します。
プリントアウトしたら、顔写真がある面を上にして2枚を重ね、左上をクリップで留めてください。採用担当者が履歴書をコピーする可能性があるので、ホッチキスで留めるのはNGです。
ホッチキスで留めると、採用担当者が手作業で外す必要があるので、手間をかけないようクリップを使いましょう。
履歴書専用の印刷用紙を使う
履歴書専用の印刷用紙を使えば、A4対応のプリンタでもA3サイズで印刷可能。
履歴書専用の印刷用紙は、A3サイズを2つ折りにしたA4サイズで売られており、一辺が糊付けされています。
印刷の流れは下記のとおりです。
1.履歴書専用の印刷用紙をプリンタにセットし、履歴書の左面を片面印刷
2.履歴書専用の印刷用紙を裏返してセットし、履歴書の右面を片面印刷
3.糊付け部分をはがし、広げてA3サイズにすれば完成
履歴書専用の印刷用紙は厚手の上質紙のため、市販の履歴書に見劣りしない仕上がりになるでしょう。
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