このページのまとめ
- 就活時の企業からの不在着信はかけ直しが基本
- 就活の際は、不在着信に備えて留守番電話や伝言メモの設定をしよう
- 就活時のかけ直しのマナーは営業時間中に電話する、連絡事項は復唱するなど
- かけ直しの際は、電話に出られなかったことへのお詫びを伝えよう
- かけ直しても担当者が不在の場合、戻る時間を聞いて再度電話する
企業から不在着信があった際、「かけ直すべき？」「電話するときのマナーが分からない…」と悩む就活生もいるでしょう。企業からの不在着信には折り返すのが基本で、言葉遣いや話し方に注意して電話することが大切です。
このコラムでは、企業に電話をかけ直す際のポイントや会話例をご紹介します。折り返し電話をする際の基本マナーを押さえ、企業とのやり取りをスムーズに進めましょう。
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企業からの不在着信はかけ直しが基本
企業からの不在着信に気付いたら、基本的にはすぐにかけ直しましょう。メールではなく電話で連絡がくるということは、急ぎの用事である可能性が高いからです。
知らない電話番号や非通知の不在着信であっても、心当たりがあるなら折り返した方が良いでしょう。着信履歴に電話番号が表示されている場合は、あらかじめ番号をインターネットで検索し、企業からの連絡か確認してから電話するのも1つの方法です。
就活の際、企業から電話がくる機会は少なからずあるので、不在着信に備えて留守番電話や伝言メモの設定をしておきましょう。
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就活時の電話のかけ直しのマナー
企業からの不在着信に折り返す際は、以下の5つのマナーを守りましょう。
1.企業の営業時間中に電話する
不在着信に気付いたらなるべく早くかけ直すのが基本ですが、早朝や深夜に電話するのはマナー違反。そのほか、午後12時から午後2時までは昼休みで採用担当者が席を外している可能性が高いため、営業日の午前10時から午後12時または午後2時から午後4時頃を目安に電話をかけましょう。
2.静かな場所で電話をかける
駅の構内や商業施設といった騒がしい場所で電話をかけると、声が届きづらくなって聞き間違える恐れがあります。採用担当者は忙しい合間を縫って電話対応していることを念頭に置き、やり取りをスムーズに進められるよう、自宅や人通りの少ない場所で連絡するようにしてください。
3.手元にスケジュール帳や筆記用具を用意する
電話では面接会場や日時、緊急連絡先などを伝えられる可能性があるため、その場で慌てないよう、かけ直す前にメモ帳やペンを用意しておきましょう。「電話を切った後にメモすれば大丈夫」と思う人もいると考えられますが、間違えて覚えるのを防ぐには電話中に書き留めるのが無難です。
4.正しい言葉遣いを心がける
企業と連絡を取る際に言葉遣いを頻繁に間違えると、「社会人になる意識が足りないのでは」と悪印象につながります。間違えやすい言葉遣いの例をご紹介するので、しっかり確認しておきましょう。
・すみません→申し訳ございません
・あとで→のちほど
・分かりました→承知しました、かしこまりました
・～でいいでしょうか→～でよろしいでしょうか
・お忙しいところすみませんが→お忙しいところ恐れ入りますが
・よければ→よろしければ
「恐れ入りますが」「よろしければ」は「クッション言葉」といわれており、依頼する際や断るときなどに使うと、直接的な表現を避けられて丁寧な印象を与えられます。
5.企業からの連絡事項は復唱する
企業から面接日や開始時間を言われたら、「◯月◯日、◯時からですね。承知しました」と復唱してメモを取りましょう。復唱せず後々「聞き間違えていないか不安…」と再度企業に連絡すると手間を取らせるため、必ず電話中に聞き取りミスがないか確認してください。
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就活生が企業に電話をかけ直す際の例文
企業からの不在着信に折り返す際の会話例とポイントをご紹介します。
就活生が企業に電話をかけ直す際の例文
就活生：お忙しいところ恐れ入ります。私（わたくし）、◯◯大学の就活太郎と申します。先程◯◯様からお電話をいただいたため、折り返し電話をさせていただきました。◯◯様はお手すきでしょうか。
企業の窓口：少々お待ちください。
採用担当者：お電話かわりました。採用担当の◯◯です。
就活生：お忙しいところ恐れ入ります。私、◯◯大学の就活太郎と申します。先程はお電話に出られず申し訳ありませんでした。ただいまお時間よろしいでしょうか。
採用担当者：大丈夫ですよ。面接の件でお電話したのですが、◯月△日の□時に本社に来てもらえますか。
就活生：◯月△日の□時に本社ですね。承知しました。（メモを取る）
採用担当者：では当日よろしくお願いします。
就活生：よろしくお願いいたします。お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました。
採用担当者：それでは失礼します。
就活生：失礼します。
電話をかけ直す際のポイント
企業に折り返し電話をする際は、以下の6点を心がけましょう。
・名乗ったら折り返し電話である旨を伝える
・窓口から採用担当者に代わったら、改めて大学名や氏名、用件を述べる
・電話に出られなかったことへのお詫びを述べる
・本題に入る前に相手の都合を確認する
・電話対応へのお礼を言う
・相手が通話を終了してから電話を切る
企業に電話をする際は、聞き取りやすい声の大きさを意識し、ゆっくり話すことを心がけましょう。電話だと表情が見えず声のトーンで印象が変わるため、明るくハキハキと話すことが大切です。
なお、電話をかけてきた採用担当者の名前が分からない場合は、「ご担当者様はお手すきでしょうか」と尋ねてください。そのほか、「失礼します」と言ってからすぐに電話を切ると悪印象を与えてしまうため、しばらく待ってから通話を終了しましょう。
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かけ直しても採用担当者が不在だった際の例文
折り返し電話で採用担当者が不在だった場合の会話例とポイントをご紹介します。
かけ直し電話で採用担当者不在の場合の例文
就活生：お忙しいところ恐れ入ります。私（わたくし）、◯◯大学の就活太郎と申します。先程◯◯様からお電話をいただいたため、折り返し電話をさせていただきました。◯◯様はお手すきでしょうか。
企業の窓口：申し訳ございません。◯◯は席を外しているようです。
就活生：承知しました。◯◯様は何時頃にお戻りになりますか。
企業の窓口：おそらく◯時頃には戻ると思います。
就活生：◯時頃ですね。それでは、◯時頃に改めてご連絡します。（メモを取る）
企業の窓口：ありがとうございます。それでは失礼します。
就活生：失礼します。
採用担当者不在時の電話のポイント
採用担当者が席を外している場合の注意点は、以下の3つです。
・採用担当者が戻る時間を聞く
・戻る時間を聞いたら復唱してメモを取る
・採用担当者が戻る時間に改めて電話する旨を伝える
採用担当者が不在の場合、企業側から連絡すると言われることもありますが、基本的には就活生から改めて電話しましょう。「戻る時間が分からない」「終業時間の間際に戻る」と言われた際は、再度こちらから連絡する旨を伝えて後日電話してください。
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