このページのまとめ
- 就活中に留守番電話に企業の伝言が残されていたら、早急に折り返し電話をする
- 企業からの留守番電話の内容が折り返し不要の場合は、メールをしておくのがおすすめ
- 就活では企業側が対応に困らない時間帯を考慮して電話をかける
- 電話のやり取りで重要な内容は復唱して確認する
- 就活中は、携帯の着信や留守番電話をこまめに確認する
就活中は、携帯の留守番電話に企業から伝言が残されることもあります。「こちらから電話を折り返すべきか悩む」「折り返し電話する際のマナーが分からない」という就活生もいるのではないでしょうか。
このコラムでは、企業からの留守番電話メッセージへの対処方法や折り返し電話のマナー、留守番電話への伝言の残し方などを解説します。就活における電話応対のマナーを知り、適切な対応をしてプラス評価に繋げましょう。
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就活における適切な留守番電話への対応とは？
就活中は、企業と電話を介してやり取りする機会が増えます。企業からの電話にいつでも応答できれば良いですが、そうはいかないケースも多いでしょう。もし留守番電話に企業からのメッセージが入っていたら、どのように対応するのが適切なのでしょうか。
電話対応のマナーがあるかどうかは、就活における人物評価を左右する可能性があります。企業の留守番電話メッセージの内容をよく汲み取り、自分に求められている適切な対応方法に努めましょう。
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留守番電話に企業のメッセージが入っていたら？
企業の留守番電話メッセージの内容は、時と場合によってさまざまです。以下は、パターン別の対応方法になります。
「改めてお電話します」という内容だった場合
就活中は、企業から連絡があれば返答するのが基本です。たとえ、「また連絡します」と相手がメッセージを残していたとしても、そのまま放置せずできる限り早急に折り返しの電話を入れましょう。
折り返す際には、「先ほどは頂いたお電話に出られず申し訳ありません」と応対できなかったことを一言お詫びすると好印象です。
交渉を要する用件だった場合
留守番電話の用件によっては、日程の調整が必要だったり、メッセージ内容に疑問点などが出たりするケースもあります。相手のスケジュールに影響する可能性もあるため、すぐに折り返し電話をして確認や交渉を行いましょう。
交渉を要さない用件でもメールをしておくと安心
留守番電話のメッセージ内で用件が完了していて、交渉を要さず確認事項もないときはどうするべきでしょうか。
相手が内容を終結させている場合に、お礼と確認した旨を伝えるための折り返し電話をすることは悪いことではありませんが、相手に余計な手間を取らせてしまう可能性もあります。
このような状況では、簡潔なメールを返しておく方法がおすすめです。たとえば、「留守番電話の内容につきまして承知いたしました。ご連絡ありがとうございました」といった内容のメールを相手先に送り、お礼と確認した旨を伝えると良いでしょう。
「折り返しのお電話は必要ありません」とメッセージが残されていた場合には、特にアクションを起こさなくても問題ないと考えられます。ただし、何も返事をしないのは不安だという就活生は、お礼のメールを送っても差し支えないでしょう。
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折り返しの電話をする前の4つのポイント
折り返しの電話をする前には、以下のポイントに留意するようにしましょう。
1.電話で話すべき内容を簡潔にまとめておく
いざ電話越しで話そうとすると、緊張してうまく伝えられないということも珍しくありません。あらかじめ伝えたい内容を簡潔にまとめてメモしておくと安心です。
2.ペンやメモ帳、スケジュール帳を手元に用意する
電話でやり取りした内容を忘れないためにメモを取っておける筆記用具を準備しておきましょう。
日程調整の交渉事などがある可能性も考慮して、スケジュール帳も手元に用意しておけばスムーズに対応できます。
3.携帯の電波状態が良く落ち着いている場所を選ぶ
せっかく電話をかけ直しても、電波状況の悪さや周囲の騒音で話が進まないようでは、相手への配慮に欠ける印象を与えてしまう可能性があります。
電話をかける際には、静かで携帯の電波状況も安定している場所を選ぶようにしてください。
4.企業が電話対応に困らない時間帯を考慮する
企業に電話をかける際には、相手が対応に困らない時間帯を考慮することも必要です。
仕事の時間帯は企業によって異なりますが、一般的には昼休みにあたる12時～13時や始業時間の10時以前、終業時間の18時以降は避けた方が無難でしょう。
ただし、留守番電話のメッセージ内で相手から時間帯の指定などがあれば、それに準じる時間帯にかけ直すようにしましょう。
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就活で折り返し電話をする際の5つのマナー
就活で折り返し電話をかけた際に気をつけるべきポイントとは何でしょうか。以下で、例文を参考にしながら折り返し電話のマナーを確認しましょう。
1.挨拶をして、学校名と氏名を名乗る
「お忙しいところ恐れ入ります。●●大学の●●と申します」
相手が電話に出たら、まずは挨拶をして学校名と氏名を告げましょう。自分の身分や名前を明らかにしないまま、急に用件から入るのは相手に対して失礼にあたります。
2.担当者名を伝えて取り次いでもらう
「先ほどお電話を頂きましたので、折り返しご連絡をさせて頂きました。恐縮ですが、総務部の●●様はいらっしゃいますでしょうか」
折り返しの電話である旨を告げた後に、担当者名を伝えて取り次いでもらいます。担当者名が分からない場合は、「ご担当者様」と言えば相手が確認して繋いでくれるでしょう。
3.担当者に再度挨拶をして、端的に用件を伝える
「お忙しいところ恐れ入ります。●●大学の●●と申します。先ほどはお電話に出られず申し訳ありませんでした。ただ今、お時間よろしいでしょうか」
「お電話頂いた件についてですが…（用件）」
担当者に取り次いでもらったら、担当者に対して再度挨拶を述べて、自分の学校名と氏名を告げましょう。折り返しの電話である件を伝えて、電話に出られなかったお詫びや連絡をしてもらったお礼などを添えると印象アップに繋がります。また、用件に入る前には、相手の都合を伺うことも大切です。
相手が対応可能であることを確認してから、用件を端的に伝えてください。
「今は忙しくて話す時間がない」と返された場合
「今は話す時間を取れない」と相手に返されたら、相手の都合の良い時間帯を確認して再度かけ直す旨を申し出るのがおすすめです。就活中に企業と電話でやり取りする際には、時間を割いてもらっているという意識を持ち、相手の立場を気遣う姿勢を示しましょう。
4.重要な内容は復唱して確認する
電話のやり取りだけでは思い違いをしている可能性もあるため、重要事項はメモを取り、復唱して確認するようにしてください。常に相手と自分との認識を同じにしておくよう心がけましょう。
時間や曜日などに関する事項には、特に注意が必要です。たとえば、4日と8日は発音がよく似ているため、聞き間違いが起きやすくなります。日にちは曜日まで添えて伝えると良いでしょう。
他にも、「13時」を「（午後の）3時」と間違えてしまうケースなどもあります。これらの間違いを防ぐためにも、復唱での確認は不可欠だといえるでしょう。
5.挨拶して、相手が電話を切った後に自分も切る
「本日はお忙しい中、お時間を頂きありがとうございました。それでは、失礼いたします」
用件が終了したら、お礼と挨拶を述べて電話を切ります。電話を切る際には、相手が電話を切るのを確かめてから自分も切るようにしてください。
相手が目上だったり、お客様だったりした場合は、どちらが先にかけたかに関わらず、相手より先に電話を切るのは失礼にあたる場合があります。就活生にとって企業の人事担当者は目上にあたり、相手より先に電話を切ると「マナーに欠ける」と捉えられる可能性があるため、注意しましょう。
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留守番電話に切り替わった際の伝言の残し方
就活中は、折り返しの電話をかけても留守番電話だったというケースもあるでしょう。以下で、留守番電話に残す伝言の例文を参考にしながら、ポイントを確認していきましょう。
【例文】
「お世話になります。●●大学の●●と申します。本日は頂いたお電話に出られず、申し訳ありません。本日15時頃に改めてお電話させて頂きますので、よろしくお願いいたします。それでは、失礼いたします」
【ポイント】
思いがけず留守番電話に切り替わると焦ってしまう就活生もいるでしょう。留守番電話だからといって、何も残さず切ってしまうのは避けてください。
前述した折り返し電話の対応と同じように、挨拶をしてから学校名と氏名を告げましょう。企業からの電話に出られなかったことをお詫びしたら、再度かけ直す旨を伝えます。最後は挨拶で締めくくるのを忘れないようにしてください。
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就活で電話応対する際の注意点
就活で電話応対をする際には、以下の注意点を意識するよう心がけましょう。
電話越しに話す際には、明瞭な声を意識する
電話をかける際に静かな場所を選んでも、予期せず雑音が混じってしまう可能性もあるでしょう。また、電話を介すと声が通りづらいということもよくあります。
電話越しでは、相手が聞き取りやすい声で言葉をはっきりと発音するよう意識しましょう。特に留守番電話に吹き込む際には、相手が内容を理解できるように話すことが重要です。
携帯の着信や留守番電話はこまめに確認する
就活中には、企業からの電話やメールがいつくるか分かりません。携帯の着信や留守番電話、メールはこまめにチェックする癖をつけましょう。そうすることで、企業からの連絡に気づけずに対応や返信が遅くなってしまった…という事態を未然に防げます。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
