このページのまとめ
- 送付状は応募書類に添え、書類の目的や内容、枚数を提示するものである
- 送付状には、日付、宛名、記書きなどを表記する
- 送る前に誤字脱字など、書類に不備がないか確認しておこう
- 紛失と水濡れを防ぐため、書類はクリアファイルに入れよう
就職活動における送付状は、応募書類に添付し、内容や枚数などの案内をするものです。
本コラムでは、送付状を書く際のマナーを、例文とともに紹介しています。
送付状の書き方に悩んでいる方は、ご参照ください。
エントリーシートについて詳しく知りたい方は、「エントリーシートの書き方は?基本のマナーから選考突破のポイントがすべてわかる!」も参考にしてください。
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就活における送付状の役割
就職活動では、ESや履歴書、職務経歴書などの書類を応募先の企業に送る機会が多くあります。
送付状は、応募書類を郵送する際に同封するもので添え状とも呼ばれ、ビジネスマナーの1つでもある重要な書類です。
書類を送った目的、内容や枚数、誰が誰に宛てて送ったのかを明記し、必要な情報が一目で分かるように、シンプルな構成とフォーマットで作成するのがポイントです。
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送付状の項目とフォーマット例
送付状の作成がスムーズにできるように、表記する項目とフォーマットの例を下記に挙げています。
送付状の項目
日付
日付は郵送の場合は送付日、面接会場に直接持参する場合は面接日を入れましょう。
アラビア数字で表記するのが無難です。
宛名
相手先の会社名、部署、担当者名を明記します。
この際、(株)などの略称は避け、正式名称で間違いのないように書きましょう。
なお、担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」、会社や部署宛に送る場合は「○○御中」と表記します。
差出人
大学、学部名、学科名、氏名に次いで、氏名、電話番号やE-mailアドレスなどの連絡先を明記しましょう。
件名
書類の中身を見なくても内容が一目でわかるような件名を心がけましょう。
送付状の場合は、「応募書類の送付について」などわかりやすく表記します。
本文
一般的なビジネス文書のように、「拝啓」という頭語と時候の挨拶で始めてから本題に入ります。
基本的に書類を送った旨を表記するだけで構いませんが、簡単な志望度のアピールを取り入れても良いかもしれません。
本文の最後は「敬具」と書いて締めましょう。
記書き
「エントリー○枚」「履歴書○枚」というように、送った書類の詳細を明記しましょう。
フォーマット例
20○○年○月○日
株式会社○○○
人事部 採用ご担当
○○○○様
○○大学○○学部○○学科
キャリア太郎
〒☓☓☓-☓☓☓☓
東京都○○区○○○○○
電話番号：090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
E-mail：☓☓☓☓☓@☓☓☓.jp
応募書類について
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、貴社の○○の求人に応募させていただきたく、書類一式を送付いたしました。
是非一度ご確認の上、面談の機会を頂けますと幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
エントリーシート○枚
履歴書○枚
以上
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送付前に確認すること
書類を送付する前に、以下のポイントをよく確認しましょう。
誤字脱字がないか
応募書類と送付状両方に、誤字脱字がないか必ずチェックしましょう。
誤字脱字を放置していると、「いい加減な人」と判断されてしまう可能性があります。
宛名に間違いがないか
応募先企業の社名や担当者名を間違えるのは厳禁です。
宛名は特に念入りに確認しておいた方がいいでしょう。
クリアファイルに書類を入れる
クリアファイルは書類の紛失などを防ぐだけでなく、万が一雨が降った場合の水濡れ対策にもなります。
送付する書類はすべてクリアファイルに入れましょう。
書類の順番に間違いがないか
応募書類は、上から「送付状、エントリーシート、履歴書」の順に入れます。
封筒には「〆」マークを記載
封筒はスティックのりや両面テープなどで閉じ、最後に「〆」と封字を書きましょう。
送付状も履歴書やエントリーシートと同じくらい大切な書類です。
記書き用だからと気を抜かず、マナーを守って仕上げましょう。
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この他にも、応募書類に関して覚えなくてはいけないマナーは多々あります。
自分の応募書類に不安があるという方は、エージェントを利用してアドバイスをもらうのも良いかもしれません。
キャリアチケットでは、プロのアドバイザーが応募書類の添削を行います。
企業へのアピールポイントをしっかり押さえているため、書類を書くのが苦手な方も安心です。
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