このページのまとめ
- メールの流れは、宛先、挨拶、本文、締め言葉、署名の順
- メールは24時間以内に返信し、用件がひと目でわかる件名にする
- 電話をかける時は大学名と氏名を名乗り、「お時間大丈夫でしょうか」と確認する
- 電話をとる時は「もしもし」と言わず、「はい、〇〇（氏名）です」と言う
- インターン中はハキハキと挨拶し、丁寧な言葉遣いを意識する
- 名刺は名刺入れに乗せて両手で渡し、相手の名刺は名前や会社名を隠さないように両手で受け取る
インターンでは社会人とやり取りする機会が多くあるため、最低限のビジネスマナーを知っておくと安心です。コラムでは、電話やメール、挨拶や名刺交換についての基本事項をお伝えします。
志望する企業との良好な関係を築くためにも、基本的なマナーは必ず確認しておきましょう。
自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら
インターンに役立つメールのマナー
ビジネスメールの基本マナーを覚えておくと、就活中のメールのやりとりに役立ちます。インターンでメールをやりとりするのは、日程変更を依頼する時やお礼メールを送る時など。就活中は説明会や面接の日程調整、面接後のお礼、内定通知への返事でメールを使う場面があるでしょう。
社会人とのメールのやり取りは慣れないという学生が多いですが、以下のポイントを押さえると失礼のないメールを送れます。
件名は分かりやすく
ビジネスメールの件名は本文がひと目でわかる簡潔なものにしましょう。なお、先方からメールを受け取った場合は件名を変えず「Re:」をつけたまま返信すると、相手が何のメールかすぐわかり親切です。
就活の場面ごとに使える例をご紹介するので、参考にしてください。
「インターンのお礼（氏名）」
「面接日程変更のお願い（氏名）」
「面接日程につきまして（氏名）」
「面接のお礼（氏名）」
「選考辞退のご連絡（氏名）」
採用担当者は毎日多くのメールを受け取っているので、曖昧な件名では読んでもらえない恐れがあります。就活中はどんな場面であっても、用件と差出人がひと目でわかるタイトルをつけましょう。
宛先を入れよう
宛先には会社名と部署名、担当者の氏名を入れます。この時、「株式会社」を省略したり、「（株）」と書いたりしないように。略称が有名な社名であっても、宛先は正式名称とするのがマナーです。
部署名や担当者の氏名がわからない時は、「採用ご担当者様」として構いません。
本文は簡潔に
本文は挨拶と名乗りから始まり、用件、締め、署名の順に書いていきます。「はじめまして」「お世話になっております」という挨拶をしたら、「〇〇大学〇〇学部の山田と申します」と自己紹介しましょう。
ビジネスメールでは用件は簡潔に伝えるのが鉄則なので、長くなりそうな場合は結論から書き始めると読みやすくなります。用件を書き終えたら、最後に締めの文章を書き入れましょう。
締めの文章は状況によって使い分けますが、例としては「何卒よろしくお願い申し上げます」「ご検討のほどよろしくお願いいたします」「お手数ですがお返事を頂ければと思います」などが挙げられます。
署名の内容
署名には、所属と氏名、住所とメールアドレス、電話番号を盛り込み、本文と境がわかるように区切りの線を入れます。下記がその例です。
----------------------------------------------------------
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 山田花子
〒123-4567
〇〇県〇〇市〇〇町1-2-3
電話番号：080-0000-0000
メール：hanako.yamada@hataraku.com
----------------------------------------------------------
就活用のアドレスを使う
プライベートのアドレスにペットや恋人の名前を入れている人がいますが、就活ではビジネスにふさわしいアドレスを使いましょう。よくある就活アドレスは自分の名前や数字を入れたもので、「hanako.yamada@～」や「h.yamada12@～」などが無難です。「naitei.get@～」といったメッセージ性の強いアドレスは「ふざけている」と捉えられる可能性があるので避けてください。
大学から支給されたアドレスがあればそれを使えば良いですし、Gmailなどのフリーメールを使っても構いませんが、携帯会社が提供するキャリアメールは非常識と捉える企業があるので注意が必要。
就活では情報量の多いメールをやり取りする機会もあるので、パソコンで使用できるアドレスを使うようにしてください。
送る時間に気をつける
メールは相手先企業の営業時間内に送るのが基本です。「電話でないからいつでもいい」と夜遅くに送信する人もいますが、受け取る相手によっては「失礼」と思われる可能性があります。
また、ビジネスメールはなるべく早く返信するのがマナーなので、時間帯に気をつけた上で24時間以内の返信を心がけましょう。すぐに返事ができないのであれば「〇月〇日には回答いたします」ととりあえずの返信を送ってください。もしうっかりして返事が遅くなってしまった時は、「返信が遅くなり大変申し訳ございません」と冒頭に謝罪の文章を入れるようにします。
▼関連記事
選考辞退、質問、お礼…インターン時のメールマナー
自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら
電話のマナーにも気をつけよう
急ぎの連絡や重要度の高い連絡には電話を用いる場面も多々あります。インターンを辞退する時はメールではなく電話で行い、口頭で謝意を示すのが基本。
面接辞退や内定辞退なども、メールではなく電話で伝えるものと考えましょう。電話連絡の手順とマナーは以下のとおりです。
電話をかける前の準備
事前にメモと筆記用具を用意し、電波の良い静かな場所で電話をしましょう。時間帯としては相手先企業の営業時間内にかけますが、始業直後や昼休み、退勤間近の時間帯は避けてください。
事情があって始業前や終業後に電話する時は、「朝早く恐れ入ります」「夜分遅く恐れ入ります」などと一言添えるのがマナーです。
電話をかける時
電話がつながったら「私〇〇大学の〇〇と申します。恐れ入りますが、人事部の〇〇様をお願いできますでしょうか」という風に大学名から名乗り、担当者につないでもらうようお願いします。担当者が電話に出たら同じように名乗りをし、用件に入る前に「ただ今お時間大丈夫でしょうか？」と確認しましょう。
問題がなければそのまま本題に入り、用件を簡潔に伝えます。担当者が不在の場合は、「何時頃お戻りでしょうか」と尋ね、再度自分から電話しましょう。
電話を受ける時
電話は3コール以内にとるようにし、遅れた場合は「お待たせして申し訳ございません」と言うと丁寧です。また、ビジネスの電話では電話に出る時に「もしもし」は使わず、「はい、山田です」のように氏名を名乗るようにしてください。
もし、周囲がうるさく電話の内容が聞き取れないなどの事情があれば、「〇分後にかけ直します」と伝えて自分から連絡すると良いでしょう。
その場で電話に出られず留守電が入っていた場合は、時間帯に気をつけた上でできるだけ早く自分から連絡をとってください。
▼関連記事
インターンシップの電話マナーは？申し込み・辞退の会話例
自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら
インターン当日のマナー
インターンの当日は、当たり前ですが遅刻はせず、清潔感のある身だしなみでオフィスに入るようにします。服装については何も指定がない場合はスーツで、「私服でお越しください」と言われていたら、ビジネスの場にふさわしいオフィスカジュアルで出向きましょう。
企業の担当者に良い印象をもってもらうには、言葉づかいも大切です。尊敬後・謙譲語・丁寧語を使い分け、相手に敬意を伝えましょう。とはいっても、敬語を使い慣れている学生は少ないもの。敬語は使ううちに慣れていく面もあるので、まずは若者言葉や友達同士で使う言葉を避け、丁寧な言葉遣いをする点を意識しましょう。
また、忘れてはいけないのが挨拶のマナー。場面別の挨拶を覚えて、すぐに言葉が出るようにしてください。
場面別の挨拶
出社した時「おはようございます」
外出する時「行ってまいります」
帰社した時「ただ今戻りました」
社員とすれ違う時「おつかれさまです」
仕事を終えて帰る時「お先に失礼いたします」
このほかにも、インターン中には日頃なじみのない言葉を使う機会があるかもしれません。職場によってはあまりに丁寧な表現をすると「堅すぎる」と捉えられることもあるようなので、先輩社員や職場の雰囲気に合わせて臨機応変な対応を心がけましょう。
▼関連記事
インターンシップ参加までにおさえておきたい基本のマナー
自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら
名刺交換をするときは
インターン中には、もしかすると名刺を交換する場面があるかもしれません。名刺交換のマナーは社会人の基本でもあるので、就活中から身につけておいて損はないでしょう。
名刺は基本的に目下の人から差し出しますが、その場に上司や先輩がいる場合は一番格上の人から順に名刺交換をし、新人は最後に行います。
以下に名刺を渡す時の手順をまとめたので、ご確認ください。
（1）名刺を渡す時は相手が読める方向に向けて名刺入れに載せ、「私、〇〇株式会社の〇〇と申します」と言いながら両手で渡す
（2）名刺を受け取る時は名前や会社名を隠さないようにして、「頂戴いたします」と言いながら両手で受け取る
（3）そのまま取引や会議を行う場合は、受け取った名刺はテーブルの上に置く
名刺を交換する時はテーブル越しは避け、お互いの前を隔てるものがない状態で行うのがマナー。名刺を受け取った時に名前の読み方がわからなければ、その場で聞いて構いません。
複数の人と名刺交換した場合は、テーブルの上に相手の席順に並べるとわかりやすくなります。その時、最も立場が高い人の名刺を名刺入れの上に乗せますが、迷った時は名刺入れをしまってそのままテーブルに並べて問題ありません。
以上、インターンや就活に必要なマナーをご紹介しましたが、いかがだったでしょうか？
コラムを読んだだけでは不安がある、もっと詳しく就活のマナーを知りたいという方は、新卒支援のキャリアチケットまでご相談ください。キャリアチケットでは専任のアドバイザーが1人ひとりの悩みにアドバイスを行い、就活を成功に導きます。
適性や希望に合った求人提案はもちろん、応募書類の作成指導や就活対策セミナーなども実施しておりますので、まずはアドバイザーと話をしてみませんか？
自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら
