このページのまとめ
- 面接日程は、変更を依頼しても選考や評価に影響はない
- 変更を依頼するときは、ほかの希望日程を複数用意する
- 面接日程の変更を依頼する連絡手段は、メールで問題ない
- 日程変更をしてもらったら、面接時にもお礼を述べる
「選考中の企業から面接の案内が来たけれど、どうしても日程の都合がつかない…」ということもあるでしょう。そのような場合は、予定が分かった時点で早めに企業に連絡をする必要があります。マナーを守って日程変更を依頼すれば、評価が下がることはありません。このコラムでは、企業へ連絡するときのポイントや例文も紹介しているので、面接日程でお困りの方は必見です。
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面接日程の変更はOK
複数の企業の選考を進めていると、どうしても面接日程が被ることや、ほかの予定とギリギリのタイムスケジュールになってしまうことも起こり得ます。スケジュールが分かったら、早めに対応しましょう。
日程変更が合否に関わることはない
面接日時の変更を申し出たことが、合否に関わることはありません。企業側も、学業と就活にと学生が忙しいことは分かっているので、日時変更を申し出られることも想定内です。
希望日時を複数提案する
日程変更をお願いする際は、希望日時を複数伝えましょう。指定された日時を断るだけでは、再度提案する企業の担当者も困ってしまいます。複数の日時を提案し、その中から企業側に日を選んでもらうようにしましょう。
度重なる変更はNG
日程変更をすること自体は問題ありませんが、何度も変更を依頼することは悪い印象に繋がります。1度の変更で済むよう、ほかの予定が入らない日を提案してください。また、変更後の日時が別の面接と被った場合は、後から決まった企業に日程を調整してもらいましょう。
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面接日程を変更したいときはメール？電話？
面接日程の変更を依頼するときの連絡手段として、メールや電話が挙げられます。状況によって使い分けましょう。
基本的にメールでOK
基本的に、企業への連絡はメールで構いません。特に、日時に関わる内容の場合は、文面が残るメールのほうが安心です。下記にメールの例文を掲載しているので、参考にしてください。
前日～当日は電話がベスト
事前に予定が被ったなどの理由で面接日程を変更する場合はメールで問題ありませんが、前日や当日に体調不良などの理由で面接日程を変更したい場合は電話で連絡しましょう。メールだと、担当者に連絡されないまま約束の日時を迎え、トラブルに発展する可能性もあります。緊急時は電話で連絡し、必ず担当者に伝えてもらうようにしましょう。
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面接日程を変更するとき理由は伝える？
面接日程を変更したい理由はいろいろ考えられますが、正直に伝えるべきかは悩みどころです。変更理由によっては、工夫して伝えたほうが良いこともあります。
学業が理由なら正直に伝える
大学の試験と被っている、出席必須のゼミの時間と被っているなど、学業が理由の場合は正直に伝えるのがベストです。企業側も、大学生が学業を優先することは問題視しません。「大学の授業時間と被ってしまったため」「期末試験日時と被ったため」などと伝えれば良いでしょう。
他社と被ったら伝え方に注意
他社の説明会や選考と被ってしまった場合、正直に伝えてしまうと「他社より志望度が低い」と受け取られる可能性があります。「先約があるため」「直前に予定があり、移動が間に合わないため」など表現を工夫したほうが無難です。
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面接の日程変更を依頼するときの例文
実際に日程変更を依頼するときのポイントと例文を紹介します。企業に連絡する際の参考にしてください。メールでも電話でも、日程を変更してもらうお礼と変更後日時の確認をしっかりと行いましょう。また、面接当日も日程変更に対応してもらったお礼を述べると好印象です。
メールの場合
上述のとおり、基本的に企業への連絡はメールで構いません。しかし、採用担当者は多くの学生からメールを受けていますので、以下のポイントに気をつけて肝心な内容を読み落とされないように注意してください。
メールを送るときのポイント
1.件名は用件と大学名、氏名
メールの件名には、用件と自分の所属を記入しましょう。多くのメールを一覧で見ている担当者は、件名で優先度を判断する可能性があります。優先度が低いと判断されると、対応が後回しになることもあるので件名は必ず入力してください。
また、返信メールの件名には返信を意味する「Re：」が付きます。Re：が付いていることは問題ありませんが、やり取りを重ねるうちにRe：の数が増えてきたら削除しましょう。Re：を残す目安は1～2個です。
2.本文は「宛先」「自己紹介」「用件」「署名」
多くの学生を相手にしている採用担当者が、あなたのことを認識しているかは不明です。メールを送る際は、毎回どこのだれから来たメールなのか、本文を読むだけで分かるようにしましょう。残りは用件と署名と簡潔にし、余計な情報は入れないよう気をつけてください。署名の前後には記号などでラインを作成し、メールの最後であることが分かるようにしましょう。
3.メールを送る時間帯に注意する
企業の採用担当者がメールを確認するのは就業時間中が基本です。メールを送信する際は、深夜や早朝は避け就業時間内に送るようにしましょう。返信を必要とするメールは、受信から24時間以内に返信するのがマナーです。
メールの例文
メールでは、本文を短く簡潔に書くことが大切です。特に、提案する代替日時は文章中に入れず、箇条書きにして見落とされないようにします。
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【件名】
面接日程変更のお願い ◯◯大学 就活次郎
【本文】
株式会社○○○
人事部 採用担当 ▲▲様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部4年の就活次郎と申します。
先日は、面接のご案内を頂きありがとうございました。
大変恐縮ですが、ご指定いただいた◯月◯日は大学の試験があるため伺うことができません。
誠に勝手なお願いですが、面接日時を変更していただくことは可能でしょうか。
下記の日程ならお伺いできますので、ご調整いただけますと幸いです」。
＜希望日時＞
・◯月◯日 9:00～17:00
・◯月◯日 12:00～17:00
・◯月◯日 9:00～13:00
お忙しいところ、お手数をおかけし申し訳ございません。
ご検討いただきますよう、何卒よろしくお願いいたします。
＊＊＊＊＊＊＊
◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年
就活 次郎（しゅうかつ じろう）
電話番号：△△△-△△△△-△△△△
メールアドレス：△△△△＠△△△.jp
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このメールの後も、日時の提案や承諾、確認で何度かやり取りをすることになるでしょう。その際は、冒頭の自己紹介で「面接日程変更の件でお世話になっております」などと付け加えると分かりやすいのでおすすめです。
電話の場合
電話は苦手という人も多いのではないでしょうか。事前に電話での会話を想定したメモを作っておくと、焦らずにしっかりと受け答えできるのでおすすめです。始業時間直後や昼休憩の前後、終業時間間際は避け、落ち着いた状況で電話を掛けましょう。
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企業「株式会社○○○人事部です。」
学生「新卒採用でお世話になっております、◯◯大学〇〇学部の就活次郎と申します。採用担当者の▲▲様にお取次ぎいただけますでしょうか。」
採用担当者「お待たせいたしました。▲▲です。」
学生「突然のご連絡失礼いたします。明日の15時から面接をお願いしております、◯◯大学〇〇学部の就活次郎と申します。大変申し訳ないのですが、体調不良のため明日はお伺いできなくなりました。もし可能でしたら、面接日時の変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。」
採用担当者「ご連絡ありがとうございます。日程変更の件、承知いたしました。それでは、近日中でご都合の良い日を教えていただけますか。」
学生「ありがとうございます。◯月◯日の終日、◯月◯日の12時～17時、◯月◯日の9時～13時ならお伺いできます。ご都合の良い時間はございますでしょうか。」
採用担当者「では、◯月◯日10時からはいかがですか。」
学生「はい、大丈夫です。では、◯月◯日の10時にお伺いします。この度はわたくしの都合でお手数をおかけし申し訳ございません。日程調整にご対応いただきありがとうございました。それでは、失礼いたします。」
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電話で日程変更が完了しても、確認とお礼の意を込めて後からメールもしておくと、お互い安心です。
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