インターンシップのメール返信マナーを知りたい！例文やテクニックも紹介

「インターンのメールはどう返信すれば良い？」「どこまでやり取りを続ければ良いの？」などと悩む就活生も多いでしょう。インターンのメールは、就活生側で終えるのが基本です。ただし、返信不要の記載があるなど、送らない方が良いケースもあります。
この記事では、インターンのメール返信でのマナーや例文を紹介します。最後まで読めばインターンのメール返信をどのようにすれば良いかが分かるので、ぜひご覧ください。

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インターンメールの返信の仕方は？基本の書き方とマナー

インターンシップのメールに対しては、基本的にはすべて返信しましょう。なぜなら、「メールを受け取った」「内容を確認した」という意思を伝えるためです。

返事がないと、「メールが届いていないのでは？」「見落としているのでは？」と企業側を不安にさせてしまう可能性があります。インターンシップに限らず、企業からのメールには返信するのがマナーとされています。

メール返信の仕方

ここでは、メールを返信する場面に備えて覚えておきたいマナーを紹介するので、参考にしてください。

宛先

宛先とは、相手のメールアドレスのことです。メールを返信する場合は、宛先がすでに入力されているので入力は必要ありません。

ただし、何回かやり取りをして用件が変わった場合は、新しくメールを作成した方が分かりやすくなります。その場合は新規作成となるため、宛先も改めて入力しましょう。

入力する際は、ミスを防ぐためにも相手の署名欄に記載されたメールアドレスをコピー＆ペーストしてください。手打ちでの入力は間違えやすいため、避けるのがおすすめです。

件名

件名には、用件を簡潔に記しましょう。メール返信をする場合は、すでに件名があるのでそのままで問題ありません。件名の頭に「Re:」がつきますが、削除せずに送信しましょう。

もし、新しく件名を入力する際は、「インターンシップの日程につきまして【 △△大学・△△（氏名）】」のように、送信者と内容が分かるようにしてください。「インターンシップについて」「ありがとうございます」「よろしくお願いいたします」のように書くと、用件が分かりにくく、いたずらや迷惑メールと判断される可能性も。「用件」「学校名」「氏名」の3つを入れるようにしてください。

メールの件名については「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」の記事でも解説しています。

宛名

本文に入る前に、相手の「企業名」「部署名」「担当者名」を記載しましょう。この際、略称を使わないように気をつけてください。

特に注意したいのが、「（株）」「（有）」などの略称です。株式会社、有限会社と略さずに記載しましょう。

担当者名は、「△△部 △△課 △△様」のように記載します。担当者名が分からない場合は、「採用担当者様」で問題ありません。漢字名を間違えると失礼にあたるので注意しましょう。

本文

本文は、挨拶から入りましょう。初めてメールを送る際は、「初めてメールを送付させていただきます」「お世話になります」が基本です。2回目以降は、「お世話になっております」と送りましょう。

用件次第で全体のボリュームは変わりますが、どのような内容でも簡潔に仕上げるように心掛けてください。1行あたり20〜30字、3〜5行ほどで改行を入れると読みやすくなります。

また、本文の最後にも挨拶を入れましょう。「何卒よろしくお願いします」「今後ともどうぞよろしくお願いします」といった形で文章を終えてください。

署名

自分の「氏名」「大学名」「学部」「連絡先」を入れた署名を作りましょう。署名のテンプレート機能をもつメールサービスもあるので活用してください。署名の書き方は、以下のとおりです。

連絡先については、電話番号とメールアドレスがあれば問題ありません。住所は必要に応じて、入れるか入れないか考えましょう。

署名の書き方については、「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」の記事を参考にしてください。

メール返信のマナー

就活を始めたばかりの就活生のなかには、「企業とのやり取りが初めてで不安…」という方もいるでしょう。ここでは、メールを返信する場面に備えて覚えておきたいマナーを紹介するので、参考にしてください。

できるだけ素早く返信する

インターンシップに関するメールが届いたら、なるべく早めに返信することが大切です。返信の目安は24時間以内。早めの対応が、信頼感のある印象につながります。

特にインターンシップの案内や参加確認メールでは、返信の早さが参加可否や選考結果に影響することも。返信が遅れてしまうと、ほかの学生の参加が先に決まり、希望していた枠が埋まってしまうことも考えられます。

また、素早いインターンメール返信は、ビジネスマナーを理解している印象を与える良いチャンスです。「この学生は連絡がスムーズ」と好印象を持たれる可能性もあるため、なるべく早めに行動するよう心掛けましょう。

営業時間内に送るようにする

インターンシップに関するメールを返信する際は、企業の営業時間内に送信するのが基本的なマナーです。営業時間内に送ると担当者が確認しやすく、スムーズに返信をもらえる可能性も高まります。

一般的には、午前9〜12時、午後1〜6時ごろの時間帯がおすすめです。この時間帯であれば、企業の就業時間に合わせて送信できるため、ビジネスマナーとしても好印象を与えられるでしょう。

深夜や早朝にインターンメール返信をしてもマナー違反とはなりませんが、なるべく早く確認してもらえるように営業時間内に送るのがおすすめです。

どうしても営業時間外になってしまう場合は、下書き保存しておき、翌朝に送信するのも一つの方法。こうした配慮が、社会人としての評価につながります。

大学のアドレスから返信する

インターンシップに関するメールのやり取りでは、大学から付与されているメールアドレスを使って返信するのが基本です。

Gmailなどのフリーメールアドレスを使うと、相手企業のメールシステムによっては迷惑メールに振り分けられてしまう可能性があります。その結果、メールが届いていないと判断され、連絡が滞ってしまうことも。こうしたトラブルを避けるためにも、信頼性の高い大学のメールアドレスを使うことが望ましいでしょう。

返信する際、多くの場合は受信したメールにそのまま「返信」する形になるため、送信元アドレスも自動的に設定されます。ですが、念のため、企業に登録しているメールアドレスが大学のものになっているか、事前に確認しておくと安心です。

返信の件名には「Re:」を残す

インターンシップに関するメールを返信する際、件名に「Re:」をそのまま残すことが大切。「Re:」は「返信」を意味するため、返信メールであることがひと目で分かります。

もし「Re:」を削除してしまうと、新しいメールだと思われてしまったり、何の返信かが分かりづらくなったりすることも。相手に誤解を与える可能性があるため、「Re:」を残して返信するのが基本的なビジネスマナーです。

送られてきたメールの件名には、基本的には手を加えずそのまま返信すると、相手にもスムーズにやり取りの内容が伝わります。

CCも含めて全員に返信する

メールにCCが入っていた場合、CCも含めて全員に返信しましょう。CCは、メールの内容をほかの関係者にも共有するために使われることが多い傾向です。そのため、CCに入っている人にも情報を伝えたい可能性があります。

ただし、返信の宛先はメインの担当者のみで問題ありません。本文の中でCCの担当者名を記載する必要はなく、メールを送る際はメインの担当者への返信を中心にしましょう。

CC付きのメールの返信方法については、「就活で『cc』付きメールに返信する方法とは？失礼のない連絡マナー解説！」の記事を参考にしてください。

改行や箇条書きを使って相手が読みやすい文章にする

インターンシップに関するメールでは、適切な改行を意識することで読みやすさが変わります。ビジネスメールは文章が長くなりがちですが、改行せずに詰めて書いてしまうと、相手が読むときにストレスを感じる可能性があるでしょう。

相手がひと目で内容を理解できるように、文の区切りごとに改行することが大切です。たとえば、以下のような場面では積極的に改行を入れましょう。

特に、メール内で複数の情報（希望日程、持ち物、集合場所など）を伝える場合は、箇条書きを使うと読みやすくなります。

返信が数日遅れてしまったら謝罪文を入れる

インターンシップ先からのメールの返信が遅れてしまったときは、気づいた時点ですぐにメールを送りましょう。最初に簡単な挨拶を入れたあと、「返信が遅くなり申し訳ありませんでした」など、丁寧な謝罪の言葉を入れることが大切です。

メール以外にも就活全般のマナーを知りたい方は、「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事を参考にしてみてください。

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【ケース別】インターンの詳細メールに返信する際の例文

ここでは、インターンシップについてのメールを送る際の例文を紹介します。ケース別に紹介するので、用途に応じて使い分けましょう。

1.日程確定メールに「確認しました」と返信する場合

2.日程調整をする場合

3.日程の確定を保留する場合

4.質問をする場合

5.インターン参加を辞退する場合

メールの例文についてさらに詳しく知りたい方は、「就活メール例文14選！マナーや書き方・返信のポイントを紹介」の記事を合わせてご覧ください。

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インターンのお礼メールで返信が不要な3つのケース

インターン後にはお礼メールを送った方が、印象が良いのでおすすめです。しかし、そのあと企業から返信が来たら、どこまで返せば良いか分からない方もいるでしょう。

ここでは、インターン終了後のお礼メールに返信が来た場合の、メール内容ごとのマナーを解説します。

返信不要と記載されている場合

インターンのお礼メールの返信には、「※このメールへの返信は不要です」といった記載があることも。その場合は、無理に返信する必要はありません。メールを返信しなくても、マナー違反にはあたらないでしょう。

「返信不要」と明記されている場合、企業側はメールのやり取りを簡素にする目的でそう案内しています。返信をすると、かえって企業側の確認作業を増やしてしまう可能性があるため注意が必要です。

ただし、メールに不明点がある場合や、急ぎ確認が必要な内容が含まれている場合は、件名を工夫し、丁寧な文面で問い合わせるようにしましょう。

自動返信が来た場合

自動返信メールが来た場合も、メール返信は不要です。自動返信メールは、システムが自動で送信しているものであり、送信専用のアドレスから送られていることがほとんど。そのため、返信しても企業の担当者には届かない場合があり、やり取りの意味がなくなってしまいます。

また、自動返信に対して無理に返信すると、企業側のシステムに不必要な通知が届き、かえって迷惑になる恐れもあるため注意が必要です。

やり取りが終わっている場合

インターンシップに関するメールで、すでにやり取りが完了している場合は、追加の返信は必要ありません。

たとえば、企業から「ご確認ありがとうございました。当日はよろしくお願いいたします」といった内容のメールが届いた場合、お互いに必要な情報を伝え終えているので、こちらから再度返信をしなくてもマナー違反には該当しません。

企業の担当者は、日々多くの学生と連絡を取っており、不要なメールが増えることで見落としや確認ミスの原因になることもあります。そのため、「やり取りが完了している」と感じたら、担当者に負担をかけないためにも、あえて返信を控えることも思いやりの一つです。

インターン参加にあたり、メール以外にも重要なマナーがいくつかあります。「インターンシップ参加までにおさえておきたい基本のマナー」の記事で紹介しているので、チェックしてみてください。

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インターンのメール返信で悩まないためのポイント

メール返信を行う際は、テンプレートの活用やフォルダ管理がおすすめです。ここでは、メール返信で悩まないためのポイントを紹介するので、ぜひお役立てください。

メールのテンプレートを作っておく

就活におけるメールのやり取りは素早い対応が望ましいため、メールのテンプレートを作成し、返信しやすい環境を準備しておきましょう。社名や日程などを変えるだけで返信できるため、メールの返信を楽にできます。

たとえば、「挨拶」「日程調整」「お礼」などのメールは、よく使うのでテンプレートを作成しておくと便利です。署名も最初から入れておけば、忘れずに済むでしょう。

フォルダ管理して分かりやすくする

企業からきたメールを探しやすくするために、フォルダ管理を行い分かりやすく整理しておきましょう。フォルダに分けて保存すると確認したいときに、すぐに見つけ出せて便利です。

フォルダは「インターン」「面接」といった段階のほか企業ごとに分けるなど、自分が使いやすいように工夫してみてください。

重要なメールにはフラグを立てる

重要なメールには、フラグを立てると便利です。返信が必要なメールや保存が必要なメールなどを紛失しないよう、印をつけておきましょう。

こういった細かい工夫をしておくと、就活をスムーズに進めるうえで非常に役立ちます。インターンといった就活イベントを内定につなげるコツを知りたい方は、「就活イベントを内定につなげるには？種類や開催時期・事前準備を紹介」の記事もあわせてご覧ください。

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インターンのメールを返信する際の注意点

インターンシップのメールを返信する際には、誤字脱字や正式名称を使う点に注意してください。以下で詳しく解説します。

土日だとしてもすぐに返信する

土日にメールに気づいた場合も、基本的には「すぐ返信」を心掛けましょう。

メールは電話と違って、受け手が好きなタイミングで確認できるツールです。多くの企業は土日が休みのため、たとえ休日に返信したとしても、担当者が目にするのは翌営業日の月曜日になります。

また、土日も営業している企業であっても同様に、気づいた時点で返信してOKです。

「楽しみにしております」はなるべく避ける

インターンへの熱意を伝えたいときも、「楽しみにしております」というフレーズは避けてください。採用担当者によっては「フランク過ぎる」「ビジネスシーンにふさわしくない」と、違和感を抱かれる可能性があるためです。

メールの返信では、以下のような「意欲や準備の姿勢」を伝える表現に言い換えてみましょう。

誤字脱字に注意する

インターンシップへのメール返信時には、誤字や脱字に十分注意することが大切です。誤字脱字があると、注意力が欠けている、または雑な印象を与えてしまいかねません。

誤字脱字を防ぐためには、メールを送る前に必ずチェックを行いましょう。声に出して読むことで、文章の流れやミスに気づきやすくなります。また、ほかの人に読んでもらうこともおすすめです。第三者の目を通すと、見逃しがちな誤字脱字に気づけることが多いでしょう。

御社ではなく貴社を使う

インターンシップへのメール返信では、「御社」ではなく「貴社」を使うのが正しいマナーです。「御社」は話し言葉で使われることが多く、書き言葉であるメールでは「貴社」が適切とされています。

「御社」と「貴社」の使い分けは基本的なビジネスマナーですので、間違えないように気をつけましょう。

略称は使わずに正式名称を使う

メールで使用する単語は、正式名称を使いましょう。よく使う単語も、略さないようにしてください。就活では次のような略称が使われているので、正式名称を覚えておきましょう。

インターンではメール以外にもさまざまな注意点があります。「インターンシップとは？行う意味や期間別の特徴をご紹介」の記事で紹介しているので、参加するうえでぜひお役立てください。

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インターンのメール返信について悩むあなたへ

インターンシップのメール返信にもマナーがあり、どのようにメールを送るか迷うことも多いでしょう。どのような文面にするか、いつまでやり取りを続けるかなど、覚えるべきビジネスマナーがあって大変です。

インターンシップのメール返信マナーなど、就活の悩みを抱える場合は就職エージェントに相談してみましょう。就職エージェントに相談することで、就活への不安を解消し、自信をもって就活を進められます。

キャリアチケット就職エージェントは、就活生向けに一人ひとりに合った企業の求人を紹介するサービスです。キャリアアドバイザーとマンツーマンで就活を進めるので、あなたの悩みや不安を解消しながら内定に向けて就活を進められます。

アドバイザーが一つひとつ丁寧にアドバイスするので、メールマナーを何も知らない状態でも、就活に対して漠然とした不安を抱えている状態でも大丈夫です。不安があるときは、ぜひキャリアチケット就職エージェントにご相談ください。

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