このページのまとめ
- 就活中は緊急で連絡が必要になる場合もあるため、担当者の名前や連絡先は必ず登録しておこう
- 基本的なメールの構成は、件名、宛名、本文、署名の4つ
- インターンを辞退するときは、無断キャンセルは避ける
- 営業時間内に送信する、誤字脱字に注意する、見やすい文章を心がけるなど、メールマナーを守ろう
「インターンへ参加したいけど、企業とのやり取りは何だか面倒…」という人はいませんか？
インターンをはじめ、就職活動には企業とのメール連絡がつきもの。メールの送信・返信マナーが守れていないと、マイナスイメージに繋がる恐れもあるでしょう。
当コラムでは、企業へ返信メールを送る際のポイントや、インターンを辞退するときのメールの仕方など、メールマナーをご紹介しています。インターン参加を決意したら、まず目を通してみてください。
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インターン参加時の企業とのやり取り
インターンへ参加する際は、企業と連絡を取り合う機会が意外と多くあります。例えば次のようなタイミングで企業とのやり取りは欠かせません。
・インターンへ申し込むとき
・インターン選考の日程調整をするとき
・参加や辞退の連絡をするとき
・遅刻や当日キャンセルなどの緊急時
・お礼メールをするとき
最近では、インターンの申込を就活サイトを通じて行う人が多いようですが、大学のキャリアセンターや先生を通じて申込を行ったり、インターン斡旋会社に任せたりすることもあり、申込方法は企業によってバラバラです。
とはいえ、インターンの日程調整や選考の合否などはメールで通知される場合が多く、メールマナーを知らないと、迅速に返信できないばかりか、無意識に失礼な内容を送信してしまうかもしれません。
また、就職活動中は、交通機関の乱れによる遅刻や急な体調不良によるキャンセルなど、緊急で連絡が必要になる場合もあるため、基本的なビジネスマナーを身につけておくことが大切。さらに、担当者の氏名や部署、メールアドレス、電話番号は必ずメモを取り、自分のスマホやパソコンにも登録しておきましょう。
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メールの返信方法
企業からのメールに返信するときに困らないよう、基本的なメールの構成や書き方のポイントを押さえておきましょう。
件名
件名は、目的や用件がひと目で伝わるよう簡潔に書きましょう。就職活動の場合は、件名の最後に学校名と氏名を入れます。
例）インターン選考の日程調整の件（〇〇大学 氏名）
宛名
宛名は必ず本文の上部に記入しましょう。左詰めで送信先企業名、部署名、担当者の氏名をそれぞれ改行して書きます。
会社名は省略すると失礼になるので、必ず正式名称にしましょう。担当者が不明の場合は「インターンシップご担当者様」と記入し、担当者の役職がわかる場合はそれも記載します。
例）〇〇株式会社
人事部
インターンシップご担当
担当者の氏名
本文
本文は、あいさつ文からスタート。「初めてメールをお送りいたします」や「お世話になっております」といったあいさつ、そして「〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇（氏名）と申します」といった名乗りをしてから本題へ入ります。
本題は、長すぎると相手に負担になるため、5行前後にまとめると良いでしょう。内容に応じて適度な改行を加えると読みやすくなります。
例）お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇（氏名）と申します。
この度は、書類選考の通過とインターンの面接についてのご連絡ありがとうございました。
ぜひ、下記の日程で面接へ参加させていただきたいと思います。
〇月〇日 14：00～
お忙しいところ、日程を調整していただきありがとうございます。
当日は、どうぞよろしくお願いいたします。
署名
新卒の場合署名に必要なのは、氏名、学校名、学部、学科、連絡先です。連絡先は日中連絡のつきやすい携帯電話の番号とメールアドレスの2種類記載しましょう。メールアドレスは、私用と就活用とで分けておく人が多いようです。くれぐれも、ふざけた内容や顔文字だらけのメールアドレスを使用しないよう注意しましょう。
例）〇〇（氏名）
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
Tel：〇〇〇ー〇〇〇〇ー〇〇〇〇
Email：〇〇〇〇＠〇〇〇〇.jp
以上が基本的なメールの構成です。次項では、これを応用する形でインターンを辞退するときの文章例をまとめています。
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インターンを辞退するときは？
インターンを辞退するときは、どんな理由があっても無断キャンセルにならないよう、必ず連絡を入れるのがルールです。
やむを得ない事情がある場合を除き、当日キャンセルは担当者に迷惑を掛けることになります。辞退することがわかった時点で早めに連絡を入れましょう。
インターンまで日数に余裕がある場合はメールの方が良いという企業が多いようですが、当日キャンセルなどの緊急を要する場合は電話連絡が基本です。担当者が不在の場合は、伝言を頼んだ上でメールも送りましょう。迷惑をかけているという意識を持ち、キャンセルに至った理由とお詫び、日程の変更をしてもらい場合はその旨を伝えることが大切です。
面接当日に辞退をするときのメール本文記載例をご紹介します。
例）お世話になっております。
本日14時から面接予定の〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇（氏名）と申します。
誠に申し訳ございませんが、〇〇（理由）のため、本日の面接を辞退させていただきたくご連絡致しました。
お忙しい中、面接の機会を設けていただいたのにも関わらず、このようなことになり大変申し訳ございません。
取り急ぎ、メールでのご連絡となり失礼致しました。
何卒、ご了承くださいますようお願いいたします。
また、面接には行けるが遅刻しそう…という場合は、遅刻の理由とお詫び、どれくらい遅刻しそうかという内容を伝えましょう。
その後、時間をずらして面接を行えるのか、日程を変更できるのか等は、担当者と相談します。
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メールマナーを確認しよう
これまでビジネスマナーに則ったメールの書き方の基本をご紹介しましたが、メールに関するマナーや注意点は他にもいくつかあるので、ご紹介します。
送信時間に配慮する
メールを送信するのに適した時間は、企業の営業時間内。担当者によっては、夜遅くまで職場に残っている人もいますが、ビジネスの場では営業時間外のメールは迷惑になる恐れがあるため、緊急の用事がない限りは避けるのがマナーです。
また、朝の業務がスタートする頃は、メールの受信箱をチェックする人が多い傾向があります。そのため、営業開始10分前頃にメールを送るのも良いかもしれません。
誤字脱字に注意する
誤字脱字に注意するのは、社会人として基本中の基本です。誤変換などの単なるミスであっても、度重なればマイナスイメージに繋がります。わからない言葉はきちんと調べてから記入するほか、会社や担当者の名前は正しく書けているかどうか、送信前に読み直すクセをつけましょう。
見やすい文章にする
適度な改行を入れ、受信者が読みやすい文章にする工夫をしましょう。改行なしで長々しい文章は、相手を疲れさせてしまいます。用件は簡潔にまとめ、見やすい文章を心がけましょう。
引用して返信する
企業から届いたメールに返信するときは、引用して返信すると良いでしょう。インターンや採用の担当者は、1日に何件も同じようなメールを受け取ることが予想されます。1件1件内容を振り返るのは時間を要すため、引用して何のメールに対する返信なのかをハッキリさせた方が作業がスムーズになります。引用するときは編集せず、そのままの文面を載せるようにしましょう。
インターンが過ぎると今度は本格的に本選考が始まります。
就活本番でも、企業とメールをする機会はたくさんありますので、今のうちにメールマナーを身につけておきましょう。
また、どうしてもメールマナーに自信がない…という人は就職のプロに相談するのも一つの方法です。
新卒向け就職エージェントのキャリアチケットなら、カウンセリングから就職までトータルサポートが受けられます。
メールマナーだけでなく、応募書類作成や面接対策の相談なども承っております。他にも、希望や適性を考慮した求人紹介や面接のスケジュール調整なども実施。就職活動をもっと効率よく行いたいという方は、ぜひキャリアチケットへご相談ください。
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