履歴書の郵送には添え状が必要！詳しい書き方やマナーを解説

履歴書を郵送するとき、添え状は必要なのか、またどのようなことを書けば良いのか悩む人もいるでしょう。企業から履歴書の郵送を求められた場合、添え状はマナーとして必要です。
このコラムでは、添え状の役割や、詳しい書き方を解説します。また、履歴書を郵送するときのマナーも一緒に紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

• 添え状とは？
• 履歴書を郵送する場合には添え状が必要
• 履歴書を持参する場合には添え状は不要
• 履歴書と添え状を郵送するときのマナー
• 添え状を一番上にして同封
• 書類はファイルに入れてから封筒に入れる
• 自己PRや希望などは書かない
• 誤字脱字がないか確認
• パソコンで添え状を書くとき
• 1.日付
• 2.宛名
• 3.差出人の名前や連絡先
• 4.添え状の件名
• 5.頭語
• 6.時候の挨拶
• 7.用件
• 8.結語
• 9.記書き
• 添え状の例
• 手書きで添え状を書くとき
• 1.頭語
• 2.時候の挨拶
• 3.用件
• 4.結語
• 5.日付
• 6.差出人の名前
• 7.宛名
• パソコンでの作成と手書き、どっちが良い？
• 履歴書の添え状だけでは選考に影響が出る可能性は少ない

 

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添え状とは？

添え状とは、本来対面で渡すときに行う挨拶を書面に託したものです。担当者の方に履歴書を渡す場面を想像してみてください。何も言わずにいきなり渡すのは印象を悪くします。直接渡す際には、「初めまして」などの挨拶や自分の名前、「こちら履歴書です」と渡す中身を伝えることが一般的な流れです。
それを書類で行うのが添え状の役割となっています。
なお、カバーレターや送付状などの名前がありますが、これらは全て同じ役割のものです。

履歴書を郵送する場合には添え状が必要

履歴書を郵送する際には、添え状をつけるようにしましょう。履歴書に限らず、正式な書類を郵送する際に添え状をつけることは、マナーとなっています。しかし、あくまでマナーのため、もし添え状がない状態で既に履歴書を郵送してしまったとしても、改めて添え状だけを郵送したり、企業に連絡したりする必要はありません。

履歴書を持参する場合には添え状は不要

添え状は、対面で行う挨拶が郵送の場合では出来ないために必要となるものです。そのため、持参して直接担当者に履歴書を渡せるのであれば、添え状は不要です。
もし、持参した時に添え状と一緒に渡してしまっても、大きくマイナス評価に繋がるわけではないので、企業への謝罪などは必要ありません。
このように、「手渡しの際に添え状を付けてしまった」というミスは、添え状が“対面での挨拶を書面にしたもの”という役割を理解しておけば防げるでしょう。

 

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履歴書と添え状を郵送するときのマナー

添え状と共に履歴書を郵送する場合は、注意点がいくつかあります。注意点をおさえて正しく添え状を活用しましょう。

添え状を一番上にして同封

添え状の内容は、相手に対する挨拶と送った書類の説明です。そのため、同封するときには添え状が一番上にくるようにしましょう。その後ろに履歴書を入れます。封筒の表は、宛先を書く面です。その面に添え状が一番上にくる順番で書類を入れてください。

書類はファイルに入れてから封筒に入れる

郵送するときに、添え状や履歴書はクリアファイルに入れてから封筒にいれるようにしましょう。このような重要書類は、輸送中に折れないようにするのがマナーです。また、ファイルに入れることで採用担当の方が扱いやすくなります。

自己PRや希望などは書かない

添え状には、自己PRや自身の希望について書く必要はありません。志望度をアピールしたい場合、1～2文程度であれば問題ありませんが、長すぎる内容は避けてください。
添え状の役割の中には、「誰が」「何を」送ったか明確に知ることが出来るというメリットもあります。そこに長い自己PRを書いてしまうと、面接官の時間を余分に奪ってしまうため気をつけましょう。

誤字脱字がないか確認

添え状に限らず、重要書類に誤字脱字はないよう心がけてください。添え状では日常では時候の挨拶などで使い慣れない言葉を使って文章を書かなければなりません。正しい文章か、間違った漢字を使用していないか、書き終わった後によく確認しましょう。

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パソコンで添え状を書くとき

パソコンで添え状を書く時には、横書きで作成します。日付や宛名、差出人は、右寄せ・左寄せ・中央寄せなど書式が変わります。これらの書き方と、よく使われる文言も一緒に紹介しますので、見やすい添え状を作成しましょう。

1.日付

日付は“右上”に書きます。このとき入力する日付は、書いている日ではなく、投函する日です。作成した翌日に投函する場合は、添え状に書くのは翌日の日付になるため注意してください。西暦でも和暦でもどちらでも問題はありませんが、同封する履歴書の日付の形式と揃えるようにしましょう。

2.宛名

宛先は、“日付から1段下げた行で左寄せ”に書きます。はじめに「株式会社〇〇」のような形で応募先の会社名を書き、“一行下げて”「人事部　採用ご担当者様」という形で部署名と採用担当者名を書きましょう。会社名を書くときは、「（株）」と略してはいけないため、「株式会社」と正式名称で書くようにしてください。

3.差出人の名前や連絡先

差出人である自身の名前や連絡先は、“宛名より下の行で右寄せ”で書きます。
必要なのは、所属している学校名と学部名・自身の名前・住所・電話番号・メールアドレスです。住所は郵便番号から初め、アパートやマンションに住んでいる場合は建物の名前と部屋番号を忘れないよう記載しましょう。

例
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
就活太郎
住所：〒XXX-XXXX
東京都渋谷区〇〇12-3-4 〇〇マンション〇〇号室
連絡先：XXX-XXXX-XXXX
Eメール：XXXX＠XX.jp

4.添え状の件名

件名の文字は“中央寄せ”で書き、ほかの文字より少し大きくすると見やすくなります。件名は「応募書類の送付につきまして」などが簡潔で、履歴書を郵送する際によく使われる文言です。

5.頭語

頭語の「拝啓」などは“件名から一行間を空けて左寄せ”で書きましょう。頭語とは、書類の中の始まりの挨拶で「謹んで申し上げます」などの意味を持ちます。履歴書を郵送する際でよく使われる頭語と結語は、「拝啓・敬具」のセットです。

6.時候の挨拶

時候の挨拶は、“頭語の後に1文字分空けて”書くか、“1行下げて”書きます。
新卒の人が履歴書を郵送する際には「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などのフレーズがよく使われます。“ご清栄”というのは、相手の健康と繁栄を喜ぶ挨拶として使われる言葉です。このように、添え状では、用件に入る前に相手を気遣う時候の挨拶が必要となります。

7.用件

用件は“時候の挨拶の下の行”に書きます。履歴書を郵送する場合は「貴社の新卒採用に応募させて頂きたく、下記の書類を送付させて頂きます。何卒宜しくお願い申し上げます。」などの、文が適切です。

8.結語

結語は“用件を書いた下の行に右寄せ”で書きましょう。結語とは、頭語とは反対に、終わりの挨拶になり、「謹んで申し上げます」などの意味があります。頭語と結語は決まった形があり、どちらか片方だけを使うことはできません。「拝啓」と頭語に使った場合は、必ず「敬具」と結語を書くことを忘れないようにしてください。

9.記書き

「記」と書くときは、“中央寄せ”で書きます。記書きとは、結語のあとに書類の中で「記」と書くことで、伝えたいことを箇条書きにする書式です。箇条書きは“左寄せ”にしましょう。また、記書きを使う際は「記・以上」をセットで使わなければいけません。“箇条書きした下の行に右寄せ”で「以上」と書いて、文を締めましょう。
箇条書きの例は以下のように、書類とその枚数を記載します。

例
・1.履歴書　　　1通
・2.職務経歴書　1通

添え状の例

ぜひ作成する際の参考にしてみてください。

 

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手書きで添え状を書くとき

添え状はパソコンだけでなく手書きで作成することが可能です。その場合には縦書きで、書類や枚数を箇条書きで書かず、文章で書きます。また、便箋は履歴書などの正式な書類を送る際に適している白色を用意するのがおすすめです。パソコンで作成するときとは違う点がいくつかあるため、注意しましょう。

1.頭語

「拝啓」などの頭語は、“1番目の行の上部”に書きます。「拝啓・敬具」などの頭語と結語をセットで扱うことはパソコンで作成する際と共通です。

2.時候の挨拶

時候の挨拶は、“「拝啓」などの頭語の下に1文字分空けて”書きましょう。時候の挨拶は「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などの文言が新卒の履歴書送付の際によく使われます。

3.用件

用件は、“時候の挨拶の次の行”に書いてください。“1文字分下げて”から『この度は貴社の新卒採用に応募させて頂きたく、応募書類「履歴書1枚、職務経歴書1枚」を送付いたします。（改行して、）ぜひご検討頂き、面接の機会を与えて頂きますとありがたく存じます。』などのように、パソコン作成の際は箇条書きにしていた部分を、「」で囲むことで見やすい文章にします。

4.結語

「敬具」などの結語は、“用件を書いた同じ行”に、“下1文字分空けた位置”に書きます。結語は用件と同じ行に収めるとまとまりが出るため一般的ですが、書くスペースがない場合は、次の行に書いてください。

5.日付

日付は“結語を書いた次の行の上”から書きます。漢数字を用いて、和暦で「令和〇〇年〇〇月〇〇日」という形で書きましょう。

6.差出人の名前

差出人の名前は“日付の次の行”に書きます。自身の所属している大学名と学部名、名前を記載してください。大学名と学部名、名前は“一行で収まるよう”に書き、“下から1文字分空いている”のが理想の位置です。行の上から書き始めずに、どれくらいの位置から書けば下から1文字分空いた状態になるか想定しつつ書き始めの位置を決めましょう。

7.宛名

最後に宛名です。宛名は先程書いた“差出人の書き始めよりも高い位置から”、書き始めます。「株式会社〇〇　人事部　採用ご担当者様」のような形で、会社名・部署名・担当者名の間に1文字分ずつ空けるようにしてください。前述のとおり、「株式会社」は「（株）」のように略してはいけませんので、気をつけましょう。

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パソコンでの作成と手書き、どっちが良い？

パソコンと手書き、どちらで作成した添え状も問題はありません。しかし、就活ではたくさんの応募先で履歴書を用意したり、面接の準備をしたりします。時間に追われがちな就活生には、パソコンで添え状の作成をするのがおすすめです。
手書きの場合、間違えてしまったときに修正テープなどを使用することはマナー違反となります。1度ミスをしてしまうと、書き直しになってしまうため、パソコンで作成したほうが効率的です。
1度作成したものを保存しておけば使いまわすことも出来ますし、簡単に作成できるように添え状のテンプレートを無料ダウンロード出来るWebサイトもあります。チェックしてみてください。

 

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履歴書の添え状だけでは選考に影響が出る可能性は少ない

履歴書を郵送する際に、添え状を付け忘れたとしても選考に大きな影響はあまりありません。しかし、添え状は自身をアピールするものではなく、マナーとして使われるものです。作成が面倒だと思う人も、選考の道具としてではなく相手への挨拶をするというマナーだと認識し、履歴書を郵送する際には添え状を付けるようにしましょう。

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大学時代はアルバイトを2〜3個掛け持ちしながら、WEBメディアの企業で長期インターンを経験。新卒でレバレジーズ株式会社に入社し、新卒就活支援サービス「キャリアチケット」のアドバイザーとして、年間800名以上の就活生の支援を行う。

 

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