就活でのメールの署名の書き方は？テンプレートや注意点についても紹介

就活では企業とメールのやり取りをする機会がありますが、「ビジネスメールは不慣れで不安…」という人が多いのではないでしょうか。メールの書き方にはルールがあり、事前にしっかり学んでおく必要があります。

今回はそんな就活生に向けて、ビジネスメールに必須の「署名」の書き方を解説します。メールの書き方に対して不安がある就活生はぜひ参考にしてみてください。

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メールの署名の構成

ビジネスメールの最後には、必ず署名を入れるのがルール。署名はマナーであるとともに、連絡先をひと目で知らせる役割を持っています。

署名は1通目のメールだけではなく、返信する際もその都度入れるようにしてください。そうすることで、採用担当者が過去のメールから連絡先を探す手間が省けます。
就活中の署名に盛り込むのは、所属、氏名、電話番号、メールアドレス、住所です。それぞれの詳しい書き方を解説していきます。

所属

大学・学部・学科名、必要に応じて学年の情報を入れましょう。サークルや所属ゼミなどに関しては、情報が増えすぎるので入れません。

氏名

氏名の読みが難しいと思われる場合は、平仮名もしくはローマ字でふりがなを入れます。

電話番号

連絡がとりやすい携帯電話の番号を書きます。緊急時の連絡先として、固定電話の番号を合わせて記載してもよいでしょう。

メールアドレス

就職活動にふさわしいメールアドレスを記載します。普段から使っているもので構いませんが、「＠」より前の部分がビジネスシーンにふさわしくない場合、就活用のメールアドレスを新たにつくりましょう。大学のメールアドレスがある場合は、そちらを使うのがおすすめです。

住所

住所は必須ではありませんが、企業と郵送でやり取りする可能性があるなら記載すると親切です。記載する場合は、郵便番号を入れ、都道府県名から省略せずに書きましょう。

就活に使えるメール署名のテンプレは「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」の記事も読んでみてください。

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署名をつくる時のポイント

署名をつくる時は、次のようなポイントに気をつけましょう。

本文との間に区切り線を入れる

本文との区切りがわかるように、本文と署名の間には区切り線を入れます。区切り線は「--------」や、「======」などとすればよいでしょう。
「☆☆☆☆」といった記号は、カジュアルな印象なので避けてください。

PCアドレスを使用する

署名に記載するアドレスはPCアドレスとします。携帯電話のアドレスを書くと、「常識がない」と捉える担当者がいるほか、企業がファイルを添付してきた時にうまく受信できない可能性があります。

自分宛にテストメールを送る

署名ができたら、自分宛にテストメールを送信するのがおすすめ。区切り線が不要な箇所で改行されていないか、変換ミスがないかをチェックできます。

メールソフトで署名を設定する

メールの度に署名を書くのは大変ですし、気をつけないと情報の漏れが出てしまいます。そんな時はメールソフトの自動挿入機能を使って、署名が自動的に挿入されるよう設定しましょう。

署名の挿入機能はどのメールソフトにもあるので、賢く利用してみてください。

情報が変わったら更新する

住所や電話番号などに変更があったら、すぐに署名を更新しましょう。企業の担当者は署名を見て連絡することもあるので、常に最新の情報を知らせる必要があります。

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署名の書き方をテンプレートで紹介

ここでは、就活の参考になる署名のテンプレートをいくつかご紹介します。

（1）氏名に平仮名でふりがなをふる場合

---------------------------------------------
田中太郎（たなか たろう）
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話：080-××××-××××
メール：tarou.tanaka@××.com
---------------------------------------------

（2）氏名にローマ字でふりがなをふる場合

--------------------------------------------
田中太郎（Tarou Tanaka）
○○大学○○学部○○学科○年
Mobile：080-××××-××××
Mail：tarou.tanaka@××.com
---------------------------------------------

（3）住所を入れる場合

---------------------------------------------
田中太郎（たなか たろう）
○○大学○○学部○○学科○年
〒000-0000
東京都立川市○○町○丁目○番○号
携帯電話：080-××××-××××
メール：tarou.tanaka@××.com
---------------------------------------------

（4）固定電話の番号を入れる場合

---------------------------------------------
田中太郎（たなか たろう）
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話：080-××××-××××
自宅電話：000-0000-0000
メール：tarou.tanaka@××.com
---------------------------------------------

（5）区切り線のバリエーション

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メールの署名を作成するときの注意点

ここでは、メールの署名を作成する際の注意点をお伝えします。 メールの署名なんて気にしなくてよいだろうと思うかもしれませんが、 社会人は日々何通ものビジネスメールの送受信を行っているものです。

そのため、数多くの署名を見てきているので、まずは相手に不快を与えないようにしましょう。

改行をしっかり入れる

署名を作るときは、改行をして見やすい署名を作成しましょう。

悪い例
------------------------------------------------------------------------------------------
山田 太郎 　ロロ大学口口学部　　電話番号: 000-0000-0000
メールアドレス: ロロロロ@ロロロ
------------------------------------------------------------------------------------------

改行して見やすくすることにより、相手にも必要な情報が伝わりやすくなるでしょう。 特に、外出中にスマホでメールを確認する企業担当者もいます。

改行していないとスマホで勝手に改行されてしまうため、 意図していないところで改行されるかもしれません。あまり長くならないように、自分のスマホやPCに送って予め確認してから送るようにしましょう。

必要ない情報は書かない

署名に書く内容は上記で説明した通りですが、 それ以外に趣味や特技、自己PRなどは書かないようにしましょう。署名とは、あくまで個人の情報を示すものですので、余計な情報を入れてしまうと必要な情報を探しにくくなってしまいます。

画像ではなくテキストで作成する

署名を画像で作成していまうと、ものによっては容量が大きくなり相手が受け取れなくなる可能性もあります。また、相手の設定次第では表示されなくなる可能性もあるでしょう。

テキストメッセージでしたらこの点は問題ありませんので、テキストメッセージで作成するようにしましょう。

署名内容を確認する

署名だけでなくメールを送る際にも言えることですが、内容が間違っていないかしっかりと確認しましょう。特にメールアドレスや電話番号は間違えやすいものです。

文字でも間違えてしまうだけでメール送信ができなくなってしまいます。念入りに確認するようにしましょう。

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メールで署名のほかに気をつけること

企業にメールを送る際は、署名のほかに以下の点を意識しましょう。

返信する時はRe:を残す

企業からのメールに返信する時は、件名とRe:はそのままにし、本文の引用も残したままにしましょう。その方が、企業が何のメールだったか判断しやすくなるからです。

件名はシンプルに

自分から企業にメールを送る際は、本文の内容がひと目でわかるシンプルな件名をつけましょう。「面接のお礼（○○大学 田中）」のように、件名に自分の所属と名前を入れるとわかりやすくなります。

返信は24時間以内

ビジネスメールは24時間以内に返信するのがルール。返信は早ければ早いほどよいので、メールに気づいたらすぐに返事を書きます。
面接日程の調整などですぐに返事ができない場合も、取り急ぎのメールを送って「○月○日までにお返事いたします」と返事の期限を示しましょう。

本文は簡潔に書く

ビジネスメールは用件を簡潔に書くのが基本です。メールは「宛名、挨拶、用件、締めの言葉、署名」の流れで、相手が読みやすいように書きましょう。

1文が長文になりすぎないこと、適度な改行を交えることを意識すると、伝わりやすい文面になります。

ふざけたメールアドレスにしない

友人同士でのメールのやり取りでしたら、どのようなメールアドレスでも構いませんが、企業に送るメールアドレスはビジネスメールとしてふさわしいものにしましょう。どんなメールアドレスなのかということを企業の担当者は意外と見ています。

スマホで返信する場合

スマホでもGmailやYahooメール、Outlookメールを利用することができるのでわざわざパソコンを開いて返信するのが面倒だという方もいるのではないでしょうか。 特に、外出先でメールを受信した際はパソコンを使用できない環境の方も多いことでしょう。

スマホで返信しても問題はありません。むしろ早目に返信をした方がよい情報は、スマホですぐに返信しましょう。

しかし、スマホで表示される画面はパソコンに比べると小さいため、スマホの改行とパソコンの改行が一致しないことがあります。基本的にパソコンで送るメールは10〜15文字程度で改行をした方が見やすくなりますが、スマホで送る場合も同様に10〜15文字程度で改行するようにしましょう。

署名を入れ忘れてしまった場合の対応

署名を入れ忘れてメールを送信してしまった場合、 あえて再度送信する必要はありません。基本的にはちゃんと署名を付けてメールを送るのがマナーではありますが、忘れてしまった場合でも問題はありません。

それでも気になる方は、その次に送る際の内容でそのことについて一言お詫びしてもよいのではないでしょうか。

就活のメールの基本的なマナーについては「誰も教えてくれない就活メールの基本！そのまま使えるパターン別例文をご紹介」の記事も参考にしてみてビジネスメールを送れるようにしてください。

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署名の設定方法

メールの署名を作成しても、メールを送る度に署名を作成したり、コピペしてくるのは面倒なものです。そのため、自動的に署名が入るように設定しておくとよいでしょう。

ここでは、主によく使用されているGmailとOutlookメール、Yahooメールでの署名の設定方法について解説していきます。

Gmailでの設定方法

・Gmailを開く
・右上にある設定アイコン (歯車ボタン) から 「すべての設定を表示」をクリックする
・「全般」をクリックする
・下までスクロールして署名の 「新規作成」をクリックする
・署名に名前をつける
・名前を入力したら、「作成」をクリックする
・「署名」のボックスに署名のテキストを追加する
・下までスクロールして「変更を保存」をクリック

これで必要な設定は完了です。

Outlookでの設定方法 Outlookを開く

・画面左上にある 「ファイル」 をクリックする
・画面左側から「オプション」を選択する
・ 左側から 「メール」 を選択する
・右側から「署名」をクリックする
・「新規作成」ボタンをクリックする
・署名の名前を作成して「OK」をクリックする
・署名を記入する
・「新しいメッセージ」 と 「返信/転送」 のタブで作成した署名の名前を選択する
・「保存」をクリックする

これで必要な設定は完了です。

Yahooメールでの設定方法

・Yahooメールを開く
・右上の「設定 利用規約」 をクリックする
・「メールの設定」をクリックする
・「メールアカウント] をクリック From欄と返信メールアドレスを入力する
・署名を書き込む
・すべてのメールで署名を利用する」にチェックを入れる
・保存をクリックする

これで必要な設定は完了です。

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メールの署名や書き方など就活のマナーが気になるあなたへ

学校では学生同士で一緒にいる時間が長いので、ビジネスマナーについてあまり気にする必要は無いことでしょう。アルバイトをしている方でも、メールの送り方などはあまり気にされていないのではないでしょうか。

就活でやり取りを行う方達は、常にビジネスマンとのビジネスメールを日常的に行っている方達なので、マナーができていない就活生を見ると必要以上に気になってしまうものです。

少しでもマイナスな印象を与えないようにするためにも、最低限のビジネスマナーは身につけるようにしておきましょう。
就活のマナーに不安がある人は、就活エージェントのキャリアチケットにご相談ください。キャリアチケットでは専任のアドバイザーがカウンセリングを行い、その方の希望や適性に合った求人を提案。
応募先が決まれば企業とのやり取りはすべてアドバイザーが代行し、効率的な就職活動をサポートします。ご紹介するのは実際に取材した企業に限られるため、応募前に詳しい仕事内容や職場の雰囲気を知れるのがメリットです。

プロのアドバイスを交えた就活で、入社後のミスマッチを防ぎましょう。

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