就活生必見!応募書類の郵送方法と封筒の選び方

このページのまとめ

  • 履歴書やエントリーシートを郵送する際は角型2号の封筒を使うのがおすすめ
  • きちんとした印象を与えられる白色の封筒を使うのが一般的
  • 封筒を記載する際に用いるペンは、雨や湿気などでにじむ心配のないものを使う
  • 切手はシンプルなものを最小限の枚数だけ使い、過不足のないように気をつける

企業が選考試験を行う際、郵送でエントリーシートや履歴書の提出を求めるケースがあります。
そのまま封筒に入れて郵送すれば問題ないと思っていませんか?
就活では、ビジネスマナーを心得た方法で郵送すると好印象です。ぜひ、当コラムを読んで参考にしてください。

書類を郵送するための封筒は何でも良い?

履歴書やエントリーシートを応募企業に郵送する場合、必要以上に折らないで封入できるサイズの封筒を選びましょう。
市販の履歴書とセットになっている封筒を就活で使うのはおすすめできません。小さく折りたたまなくては入らないため、履歴書に折り目がついてしまうばかりか、採用担当者が取り出す際にも手間がかかってしまいます。
A4サイズの用紙がそのまま入る角型2号の封筒であれば、二つ折りの状態で封入することが可能。ゆとりがあり、無理なく取り出せるのでおすすめです。

また、就活では白色の封筒を使うのが一般的。事務手続きなどで使われることの多い茶封筒よりもきちんとした印象を与えることができます。
茶封筒を使った場合、応募企業に届く他の書類と混ざって採用担当者の手元に届くまで時間がかかってしまうということも考えられるので、おすすめできません。
ただし、白色の封筒は透けやすいので、ある程度厚みがあるものか透過防止加工が施されているものを選びましょう。
履歴書やエントリーシートは、個人情報について記載する欄が多いので、中身に配慮したものを選ぶと安心です。

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封筒の基本的な書き方~表面~

封筒の宛先は、縦書きで書くのが一般的。ペンは、雨や湿気などでにじむ心配のないものを使うと安心です。
以下のポイントを押さえて書いてみましょう。

バランス良く書く

相手先の名前が封筒の中央にくるように記載します。部署名が長い場合は、中央を軸にして右に部署名、左に名前を書くとよいでしょう。
文字の大きさは、相手先の名前をやや大きく書くとバランスがよくなります。名前の位置を決めてから、住所を書くスペースを決めると書きやすいでしょう。

社名や番地などを略さない

企業によっては、実際の社名が長く一般的に認知されている呼称が正式名称でない場合がありますが、封筒には略さずに書くのが基本。(株)などと略して表記するのも失礼にあたります。
住所も同じように、略さずに書くのがマナー。プライベートでは番地を「〇-〇-〇」のようにハイフンを使って書く方も多いと思いますが、「〇丁目〇番地〇号」と書くのが正しい書き方です。
ハイフンは簡略化した表記になるので、就活では使わないように気を付けましょう。

「御中」「様」の使い分けに注意

「御中」は、宛先が企業や部署宛になっている場合に使います。宛先が個人になっている場合は、「様」を使いましょう。
宛先が、個人名の分からない「人事部採用担当」などとなっている場合は「人事部採用ご担当者様」と記載します。
「御中」と「様」は併用して使わないので、くれぐれも注意してください。

赤字で「応募書類在中」と書き四角で囲む

左下に「応募書類在中」と赤の油性ペンで記載します。水性ペンは、郵送中に雨などでにじんでしまう恐れがあるので、避けましょう。
「応募書類在中」は赤い罫線で囲んで目立つようにします。フリーハンドで文字を囲むと雑な印象になってしまうので、定規を使って丁寧に線を引きましょう。

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封筒の基本的な書き方~裏面~

裏面も、表面同様に縦書きで記載します。
細かなポイントは下記を参考にしてください。

〆を書く

封筒に応募書類を全て入れたら、フラップにのりをつけて丁寧に封をします。
その際、フラップの境目中央に「〆」や「封」と黒いペンで書きましょう。これは「封字」と言って、差出人が確実に封をし、途中で誰にも開封されていないという証拠になるものです。
ビジネスシーンで使う機会が多いので、覚えておくとよいでしょう。

自分の情報であっても略さない

封筒裏面の左側やや下に収まるように、自分の住所、氏名、大学名、学部名、学科名を記載します。
表面の宛先同様、住所や大学名を略さずに正式名称で書きましょう。表書きの文字より、やや小さめに書いてください。

左端に投函日を書く

左端に投函した日付を記載します。その際、封入した応募書類に記載している日付と揃えるのがマナーです。
日付を記載することで、万が一スムーズに応募書類が採用担当者の手元に届かなかった場合、いつ投函したかが分かるので安心です。

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投函前のチェックポイント

郵送する準備が整ったら、投函前に最終チェックを行いましょう。

誤字脱字などミスがないか

すべての書類を用意し終えたら、誤字脱字がないか確認しましょう。
誤字脱字があると、注意力が足りないと思われるだけではなく、志望度が低いのだろうと思われてしまう恐れも。選考に影響することもあるので、誤字脱字を見つけた場合は面倒でもはじめから書き直しましょう。

クリアファイルに入れて水濡れや折れを防ぐ

エントリーシートや履歴書などの応募書類を郵送する際は、クリアファイルに入れてから封入しましょう。
クリアファイルに入れることで、郵送中に封筒が折れたり、応募書類が雨で濡れてしまったりするのを防ぐことができます。

切手に過不足がないか

郵便料金は、封筒のサイズと重さによって決まります。
自分で郵便料金を調べ、切手を貼ってポストに投函しても問題はありませんが、時間があれば郵便局の窓口できちんと測ってもらうと安心です。
自分で切手を貼る場合は、家にあるからといって少額のものを何枚も貼るのはおすすめできません。寄せ集めの切手で送ってきたという印象を与えてしまい、就活に対する真剣度が疑われてしまいます。
また、郵便料金が足りるか心配だからと多めの金額の切手を貼るのもマイナスイメージ。コスト意識が低いと思われてしまう恐れがあります。
記念切手やキャラクターのデザインの切手は避け、郵送料に合うシンプルな切手を最小限の枚数だけ使いましょう。

締切日を要確認し、ギリギリの場合は速達でも

履歴書やエントリーシートは、普通郵便で送るのが基本です。
しかし、応募するタイミングが締切直前になってしまった場合は「速達」を使っても構いません。
速達で郵送する際は、別途料金が加算されるので注意しましょう。

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