誰も教えてくれない就活メールの基本！そのまま使えるパターン別例文をご紹介！

 

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就活メールの6つの基本マナー

就活や転職活動中をしていると、企業とメールのやりとりをする機会が増えます。初めてメールを送る際は、「正しい文章の書き方がわからない」「失礼な書き方になっていないか」と不安を感じる人が多いですよね。正しい書き方やマナーを押さえることで、企業に与える印象を良くすることができるので、今回は、就活メールの基本的なポイントについて解説していきます。
 

1,就活用のメールアドレスを使用する

企業にメールを送るときは、シンプルなメールアドレスを使いましょう。「愛称＠～」や「単語＠～」などのアドレスは奇抜な印象を与えてしまい、ビジネスの場にはふさわしくありません。基本的にメールアドレスは、「自分のフルネーム＠～」もしくは「自分のフルネーム＋誕生日＠～」のようなシンプルなものがおすすめです。企業は膨大な数のメールを受信するため、フルネームにすることで覚えてもらいやすくなります。就活メールのやり取りで使うアドレスは、携帯アドレスではなく、大学で指定されているアドレスを使うか、就活用フリーアドレス（Gmail、Yahoo!）を取得して、企業とのやり取りに必要なメールを一括管理しておくと安心です。

2.返信は24時間以内を心掛ける

メールを受信したら、できるだけ早く返信することが大切です。特に日程調整メールなど相手がメールを待っていることが明確な場合は、確認次第すぐに返信すること意識しましょう。社会人の感覚として、1時間以内に返信がくると、仕事ができるイメージにも繋がります。どうしても24時間以内に返信できないときは、メールの返信を保留にするのではなく、先に取り急ぎの連絡だけでもしてください。「ご連絡ありがとうございます。～の件につきましては、〇日までにご返信いたします」というように返信すれば、採用担当者に事情が伝わりやすくなります。

時間帯に注意しましょう

就活メールは24時間以内の返信が望ましいですが、時間帯にも考慮する必要があります。採用担当者によっては深夜の返信を非常識に感じる人もいるので、できるだけ企業の就業時間内にメールを送りましょう。就活中、授業やアルバイトなどで、平日の日中になかなか返信ができないという人もいるかもしれません。その場合、あらかじめ作成していたメールを指定時間に送れる「送信予約機能」を使うのがおすすめです。送信予約時刻を翌日の午前中にしておければ、メールを適切な時間に忘れることなく送信できるので安心でしょう。

3.本文を残して返信する

企業からのメールは、送られてきた本文をそのまま残し、全文引用で返信しましょう。本文を残せば1通のメールで過去のやり取りがわかるので、採用担当者が内容を確認しやすくなります。本文を消してしまうと何のやり取りかわからず、過去のメールを探す手間がかかる可能性も。採用担当者に余計な手間を取らせないためにも、メールは全文引用で返信することを覚えておきましょう。

4.文字を装飾しない

就活メールは、文字を装飾しないのがマナーです。目立たせたい文字に色をつけたり、太字にしたりするのは避けましょう。相手のメールソフトやブラウザの設定によっては、正しく反映されずに文字化けしたり、文字サイズや行間がバラバラになってしまう可能性もあります。テキスト形式（プレーンテキストモード）など一番シンプルな設定にしておくか、送信前に「書式をクリア」しましょう。

5.敬語の間違いに注意する

よくある敬語の間違いに注意しましょう。

敬語を使ううえで注意したいこと
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話し言葉と書き言葉で異なる表現

よくあるのは「御社」と「貴社」の間違いです。話し言葉では「御社」が正しく、書き言葉では「貴社」が正しいです。

二重敬語になっていないか

正しくは「ご連絡いたしました」と使うべきところを、「ご連絡させていただきました」と二重敬語を用いてしまう場合があります。

相手への依頼のクッション言葉を添える

相手に依頼する時には、「お手数をお掛けしますが」「ご多用の折恐れ入りますが」などのクッション言葉を使うと、よりビジネスの場に相応しい印象を与えることができるのでおすすめです。
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6.最後に見直しをする

メールを書き終えたら、誤字や脱字、伝え忘れなどがないかよく見直しましょう。企業名や担当者名、宛先のメールアドレスなどが間違えていないかも忘れずに確認してください。

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就活メールの6つの正しい書き方

就活メールは、正しい書き方を心掛けると読みやすくなります。下記に就活メールの正しい書き方を6つ挙げているので、確認しておきましょう。
また、メールを書いている途中で誤って送信してしまわないよう、送信先のアドレスは最後に入力することをおすすめします。すべて書き終えて、見直しをしてから入力すると良いでしょう。

1.件名は、「用件・大学名・名前」

企業にメールを送るときは、「用件・大学名・名前」にするのがポイントです。採用担当者は毎日多数のメールを受け取っているので、わかりにくい件名では見落とされてしまう恐れがあります。件名は「【面接日程変更のお願い】〇〇大学✕✕」「【ES戻出に関して】〇〇大学××」のように簡潔にまとめ、誰からどのような用件で送られてきたのかひと目でわかるようにしましょう。

返信の場合は件名を変えずに「Re：」も残す

企業からのメールに返信するときは、件名は変えずに「Re：」も残すのがマナーです。「Re：」は返信を意味する記号。企業側はたくさんの就活生とやり取りを行っているため、件名を「Re：件名そのまま・大学名・名前」にすることで、何のメールに対する返信かがひと目でわかりやすくなります。

2.宛先は企業名・部署名・氏名を正式名称で書く

メールの宛名は「企業名・部署名・担当者名」を正式名称で書きます。ビジネスの場では略称を使うのはマナー違反となるため、（株）は略さずに「株式会社」と正式名称で書きましょう。
  担当者の名前がわからないときは、「人事部御中」または「人事部　採用担当者様」としてください。

3.本文の書き出しは「挨拶＋名乗り」から始める

本文を書き始めるときは、「挨拶＋名乗り」から始めるのがマナーです。ビジネスで使われる挨拶は、「お世話になります」や「お世話になっております」などが一般的。「お世話になります」はこれから取引を始める相手に使うので、初めてのメールで使います。一方、「お世話になっております」はすでに取引を行っている相手に使うので、2回目以降のメールで使用しましょう。

4.本文は読みやすく簡潔に書く

メールの本文は要点を簡潔にまとめ、読みやすくなるように心掛けてください。文章を長くしてしまうと、伝えたいことがわからなくなってしまうので、改行や段落を入れてメリハリを作りましょう。

5.締めの挨拶をする

締めの挨拶として、「ご多忙のなかお時間をいただき、ありがとうございます」や「お忙しいなかお手数をお掛けし、申し訳ございません」などと記載しましょう。相手への感謝の気持ちや、思いやりを示せます。

6.署名を入れる

メールの最後には署名を入れて、誰からのメールかわかるようにしましょう。署名には「大学名・名前・メールアドレス・電話番号・住所」を記載するのが基本です。このうち、「住所」については、企業と郵送でやり取りする可能性がある場合には、署名に記載があると採用担当者が確認しやすく、親切ですが、ないからといって失礼には当たりません。署名を作成したら、メールの署名登録機能を活用し、メールを作成する際、自動的に署名が入るような設定にしておくと安心です。

署名を記載するうえで注意したいこと
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氏名

漢字の読み方がわかるように、平仮名かローマ字表記でふりがなを入れると親切です。

大学名

大学名だけでなく、学部、学科、学年に関する情報まで入れると、丁寧で覚えてもらいやすいです。

連絡先

ユーザー名（@より前の部分）がビジネスシーンで使用するのにふさわしいアドレスを選びましょう。電話番号や、携帯の番号などは、日中連絡が取れるものを記載しましょう。

けい線

メールの本文と署名の区切りがはっきりとわかるように、けい線を入れましょう。記号やイラストなどで飾りたてず、点線（ー）や二重線（＝）で、必要な情報を見やすく記載しましょう。 就活メールは用件を伝え終えれば返信は不要
就活メールは、面接の日時やお礼など、用件を伝え終わったら返信は不要です。企業側から「承知いたしました」「よろしくお願いいたします」などのメールが返ってきても、用件がお互い確認できていれば、それ以降は返信しなくても問題ありません。メールを終わらせるのがこちらであってもマナー違反には当たらないことを理解し、不要なやり取りを増やさないようにしましょう。

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10のシチュエーション別！就活メールの例文

この項目では、就活でよく使用するメールの例文を、面接や内定、OB・OG訪問、会社説明会など10のシチュエーション別に紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

企業に質問するときのメール

質問内容が複数ある場合は、まずは質問が何点あるのかを明確にしたうえで、簡潔に質問内容を記載しましょう。担当者は忙しい業務の時間を割いて質問に対応します。そのことを配慮した内容や読みやすい文面を心掛けましょう。
 

応募書類を添付して提出するときのメール

添付ファイルを送るときは、送った書類の名前と添付ファイルの形式を記載します。ファイルを添付し忘れないよう、送信前にチェックをしておくのがベターです。

指定された面接日で参加できる場合のメール

指定された面接日で参加できる場合は、日時と場所を引用して返信し、認識にずれがないことを明確にしましょう。
 

面接日程の変更をお願いするメール

面接日程の変更をお願いするときは、まず指定した日時に行けないことをお詫びします。行けなくなった理由は差支えのない範囲で述べ、やむを得ない事情があることを伝えましょう。面接日程を変更してもらったあとのお礼メールは、冒頭で感謝の気持ちを表し、調整した日時を引用して返信します。
また、再度日程の変更が必要になった場合は、担当者に電話で直接謝罪し、再調整をお願いしたのちに、メールを送るのがマナーです。
 

面接を辞退する場合のメール

面接を辞退するときは、面接日を書いておくことがポイント。辞退の理由について詳しく書く必要はありませんが、丁寧な文章で謝罪の気持ちを伝えましょう。
 

面接後のお礼メール

すぐに合否が出る可能性もあるので、お礼メールは面接後できるだけ早く、遅くとも面接翌日までに送るのが基本です。お礼と一緒に面接で感じたことや入社への意欲を伝え、自分ならではの言葉になるよう工夫してください。
また、OB・OG訪問や説明会、インターンシップ参加後のお礼メールを送信する場合も、上記、面接のお礼メールと基本は同じです。「できるだけ早く送る」「具体的なエピソードを入れる」「感謝の気持ちを伝える」の3つの点を意識すると良いでしょう。
 

内定承諾のメール

内定承諾のメールは早めに送り、感謝と抱負を述べて仕事への熱意を伝えましょう。

 

内定保留のメール

内定保留は早めに依頼し、「いつまで待ってほしいか」日にちを明確にします。理由は簡略に述べ、あくまでも入社したい気持ちはあることをアピールしましょう。
 

内定辞退のメール

内定辞退は企業にとっては迷惑なことなので、なるべく早く送るのが無難です。理由は「自分の適性」など角が立たないものにし、印象を下げないようにしましょう。
 

OB・OG訪問の依頼メール

OB・OG訪問を依頼するときは、誰から連絡先を聞いたのか最初に伝えます。依頼を受けてくれるかはOB・OGの判断次第なので、謙虚な姿勢でお願いしましょう。

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就活で電話する場合の5つの注意点

企業とのやり取りは基本的にメールで問題ありませんが、急ぎの用件があり電話で連絡をする場合は、掛ける時間帯や話し方などに気を付けましょう。いざ電話をするというときに焦ることのないよう、下記で紹介するの5つの注意点についても把握しておくと安心です！

1.始業や休憩の時間帯は避けて掛ける

始業直後の忙しい時間帯や、休憩時間は避けて連絡しましょう。電話は掛かってきたタイミングで対応しなければならないため、相手の負担となります。先方の状況を想像し、配慮することが大切です。

2.挨拶してから用件に入る

相手が電話に出たら、まずは自分の大学名と名前を伝え、「いつもお世話になっております」と挨拶してから用件を伝えます。
また、担当者ではなく受付の人が電話に出た場合も、大学名と名前を同じように伝え、「◯◯の件でお電話差し上げたのですが、◯◯部の◯◯様はいらっしゃいますか？」と、取り次ぎをお願いしてください。

3.担当者不在の場合は改める旨を伝えよう

電話を掛けた際に担当者が不在だった場合は、「いつごろお戻りでしょうか？」と掛け直しても良い時間を聞き、「また改めてお電話いたします」と伝えましょう。また、急ぎの用件であれば伝言をお願いしてもOKです。

4.声が聞き取りにくい場合は素直に伝え

相手の声が聞き取りにくい場合は、遠慮せずに伝えましょう。聞こえているふりをして、用件がわからなくなってしまったら本末転倒です。「申し訳ございません。お電話が少し遠いようなのですが、もう一度お願いできますでしょうか？」というように、丁寧に伝えれば問題ありません。
また、もし掛かってきた電話などで相手の名前がわからない場合は、「失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか」と確認すると良いでしょう。

5.「もしもし」や「了解しました」はNG

就活に限らずビジネスの場では、電話で「もしもし」を使用するのはマナーとしてふさしくないとされています。「もしもし」はできるだけ避けるようにしましょう。
また、先述のとおり「了解しました」は敬語ではなく丁寧語です。目上の人に使用するのは失礼にあたります。「かしこまりました」「承知いたしました」などの正しい敬語表現に言い換えましょう。

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