このページのまとめ
- 企業からの留守電は基本的にすぐ折り返そう
- 留守電に折り返すときは、最初に大学名と氏名を名乗る
- 就活中の電話は始業直後と退勤前の忙しい時間を避ける
- 就活中の電話は電波状態がよく静かな場所でかけよう
- 就活中は留守電を設定しておくのがおすすめ
「企業からの留守電が入っているけど、対応方法が分からない…」
そんな風に悩む就活生に向けて、折り返しが必要なパターンや、折り返しの際の会話例をご紹介。
就活中は企業と電話でやりとりする機会が必ずあります。電話に苦手意識を持つ人は多いですが、定番のフレーズを知っておけば心配ありません。電話の基本的なかけ方を知り、企業に好印象を残しましょう。
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企業からの留守電はすぐ折り返そう
企業から留守電が入っていた場合は、基本的に折り返しの電話をします。ただし、細かな対応は状況によって異なるので、以下を参考にしてください。
まずはメールを確認しよう
留守電が入っていたときは、企業からメールがきていないか確認しましょう。電話で伝える予定だったメッセージが、メールで届いている可能性があります。企業とSMSなどで連絡をとっている場合、そちらも確認してください。
メールに折り返しが不要と書かれていた場合は、折り返し電話する必要はありません。メールを確認した旨を返信すればOKです。
「再度電話します」とメッセージが残されている場合
留守電に「再度電話します」とあった場合でも、こちらから折り返し連絡するのが丁寧です。企業からの電話を待つのもマナー違反ではありませんが、できれば自分から電話してください。
特に、就活や授業で忙しく2回目の電話に出られない可能性がある場合、自分から連絡するのが確実です。
留守電メッセージが残っていない場合
電話番号で企業からの連絡と分かったら、自分から折り返しましょう。企業は何か用件があって電話しているので、自分から連絡すると好印象です。
場合によっては、担当者が個人の携帯電話からかけていて企業の番号と判断できないことがあります。知らない番号にかけるのは抵抗がありますが、就活中はできれば折り返すのが良いでしょう。
「折り返し不要」なら電話しなくていい
留守電に折り返し不要とメッセージが入っている場合、自分から電話する必要はありません。「折り返した方が丁寧では？」と思うかもしれませんが、担当者も忙しい中で就活生と連絡をとっています。用件が確認できたら、あえて折り返す必要はないでしょう。
心配な場合は、用件を確認した旨をメールで伝えればOKです。
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折り返し電話の会話例とポイント
ここでは、折り返し電話をするときの会話例と場面ごとのポイントをご紹介します。
電話をかけるとき
「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学の〇〇と申します。本日〇時頃にお電話いただいた件について、折り返しのお電話をいたしました。ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか？」
ポイント
大学名と氏名を名乗った後、折り返し電話をした旨を伝えましょう。電話に出られなかった理由を説明する人がいますが、その必要はありません。相手の時間をとらないように、用件は簡潔に伝えましょう。
担当者がいなかった場合
企業：「ただ今席を外しております」
自分：「何時頃にお戻りになりますか？」
企業：「〇時頃に戻る予定です」
自分：「かしこまりました。それでは、〇時頃にお電話させていただきます」
ポイント
担当者が戻る時間を聞き、再度自分から電話することを伝えましょう。戻りの時間が分からない場合も、自分から何時頃に連絡をするか伝えておきます。
担当者につながった場合
「お忙しいところ恐れ入ります。先ほどお電話をいただいた〇〇大学の〇〇と申します。先ほどは電話に出られず失礼いたしました。ただ今、お時間よろしいでしょうか？」
ポイント
大学名と氏名を名乗り、現在電話をしても良い状況か確認します。
忙しいからかけ直すといわれた場合は、「ご都合の良いお時間をご指定していただければ、こちらからおかけ直します」と申し出ると丁寧です。
用件を聞いた後の対応
担当者：「1次面接は、〇月〇日13時に本社にお越しください」
自分：「確認させていただきます。〇月〇日13時に本社ですね。かしこまりました」
ポイント
日程などは必ず復唱して確認します。分からないことがあればその場で質問しましょう。
相手の声が聞こえないときの対応
「申し訳ありません。お電話が遠いようですので、もう一度お願いできますか？」
ポイント
相手側の回線の問題で聞き取りにくい場合も、丁寧にお願いすると好印象です。
電話を切るときの対応
「お忙しいところお時間をいただきありがとうございました。それでは失礼いたします」
ポイント
時間をとってもらったことへの感謝を述べて会話を終わります。このとき相手から挨拶が返ってくるので、すぐに電話を切らないように。
電話は目上の人から切るのがマナーとされています。就活中は相手が切るのを待ってから通話を終了しましょう。
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自分から留守電を残す場合
自分から留守電を残す場合は、ピーッという発信音の後に以下の内容を伝えましょう。
留守電で伝える内容
・学校名、氏名
・用件
・こちらから再度電話する旨を伝える
留守電の例
「〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。面接の日程調整の件でお電話させていただきました。またこちらからご連絡いたします。失礼いたします」
留守電の内容は短くシンプルに伝えましょう。留守電は相手が聞き返せないため、聞き取りやすい声で話します。大学名、氏名がうまく言えなかったときは、2回繰り返してもOKです。
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覚えておきたい電話の基本マナー
ここでは、就活生が覚えておきたい電話のマナーをご紹介します。社会人になってからも役立つ内容なので、ぜひご覧ください。
電話をかける時間帯に注意する
電話をかけるとき、留守電を折り返すときは、時間帯に配慮しましょう。基本的に、電話は企業の営業時間内にかけるのがマナー。始業直後や退勤前の忙しい時間帯と、昼休みを避けて電話してください。
留守電に気づくのが夜になってしまったときは、翌日の営業時間に折り返しましょう。
電話をかける前に手帳と筆記用具を用意する
就活中の電話では説明会や面接の日程調整をすることがあります。電話中にスケジュールを確認できるように、手元に手帳を用意しましょう。日程や会場は必ずメモし、後から確認できるようにします。
電波が良く静かな場所でかける
電話をかけるときは、電波状態が良く静かな場所を選びましょう。就活中は外出先で留守電を確認する機会も多くなりますが、駅のホームや雑踏での電話は避けてください。
外出中に静かに電話できる場所としては、車の中や公園、ホテルのロビー、商業施設やビルのフリースペースなどがあります。
はきはきと丁寧な言葉で話す
電話は声の明るさで印象が決まります。普段よりはっきり大きな声で話すことを意識してください。たとえ電話でも、相手が目の前にいるつもりで笑顔で話すと、明るい声が出せます。
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就活中は留守電を設定しよう
就活中は携帯電話の留守電サービスに入るのがおすすめです。留守電は有料になりますが、企業と確実に連絡をとるには必要でしょう。
留守電に切り替わるまでの時間は自分で設定できますが、目安は20～30秒ほど。30秒以上だと長すぎるので気をつけてください。
もし、企業のやりとりに不安があるなら、就職エージェントを使いましょう。エージェントでは面接の日程調整などのやりとりを代行するため、就活がスムーズに進みます。また、内定辞退などの連絡も担当者が行ってくれるので、就活中の余計なストレスがありません。
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