このページのまとめ
- 就活ではA4サイズの封筒を使い、書き方は縦書きが基本
- A4封筒の書き方のコツは、住所や宛名は正式名称で記載すること
- A4封筒に横書きで書くときはアラビア数字を使う
応募書類を入れるA4封筒の書き方に悩む学生は多いでしょう。「縦書きと横書きどちらが良いの？」「送り先の社名はどの部分に書く？」など、疑問はさまざまのようです。
就活中は企業から履歴書やエントリーシートの提出を求められる機会が多いもの。正確な封筒の書き方やマナーを押さえておく必要があります。このコラムでは、就活でよく使われる「A4封筒」の記載方法について説明しています。
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A4封筒の表面・縦書きの書き方
A4封筒の表面は、送り先の住所や社名を書きます。書き方のポイントは、すべて正式名称で記入すること。また、縦書きの場合は「一二三」のように漢数字を使うのが基本です。就活用の封筒は縦書きが基本になるので、この項目でしっかり確認ましょう。
郵便番号・住所
封筒に郵便番号欄があれば、該当箇所に記載します。記入欄がなければ、右上に記入しましょう。
郵送先の住所は、省略せずに正式名称で書きます。都道府県から記入し、建物名や階数まであれば忘れずに書きましょう。町名以降は、「△ー■－×」のようにハイフンで繋げるのではなく、「△丁目■番地×号」と書くのがマナーです。
長くなる場合は2行に分け、2行目の行頭を1文字下げます。
会社名
中央から少し右側に、会社名を正式名称で記載します。株式会社や有限会社などは記号で省略せず、すべて書きましょう。社名は、住所の1行目と高さをそろえるのがポイントです。
宛名
封筒の中央で、社名より1字ほど下げた位置に送り先の宛名を記載します。「人事部御中」「人事部人事課◯◯様」「人事部人事課ご担当者様」のように書いてください。
部署宛ての場合は「御中」、個人や担当者宛ての場合は「～様」とするのが正しい記載方法です。
履歴書在中・応募書類在中
封筒の左下に赤ペンで記載し、定規で四角く囲みましょう。封筒に入れるのが履歴書のみの場合は「履歴書在中」と記入し、送付状やエントリーシートなどほかの書類を入れる場合は、「応募書類在中」を記入します。
文具店や100円ショップで「履歴書在中」というスタンプが購入できるので、使用するのも良いでしょう。
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A4封筒の裏面・縦書きの書き方
封筒の裏面には、自分の学校名や氏名、住所といった基本情報を書きます。以下で詳しく説明しているので、参考にしてみてください。
日付
右上に、封をした日付を記載しましょう。日にちは略さず、「××年◯月△日」のように書きます。
自分の基本情報
左下に、自身の大学名や氏名、住所を記入します。表面と同様に、すべて正式名称で書くのがマナーです。氏名は住所よりやや大きめに書くとバランスが良いでしょう。ただし、全体的に表面の宛名よりは小さめが基本です。
封字
封筒に糊付けした後は、とじ目の中央付近に「〆」と記入しましょう。「〆」とは、「確実に封をしている」という意味です。中身を誰にも開封されていないことを指すので、忘れずに記載してください。
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封筒に横書きする場合
A4サイズの封筒に横書きする場合、書く内容は基本的に縦書きと同じです。封筒そのものを縦方向に置き、文字を横書きにするのが一般的。
就活用の封筒は縦書きが基本ですが、宛先の社名がアルファベットの場合は横書きのほうが書きやすいことも。縦書きが一般的ということを念頭におきながら、状況に応じて変えましょう。
横書きの場合、数字は「123」のようなアラビア数字で表記します。この項目では、表面と裏面それぞれの書き方を解説してるので参考にしましょう。
表面
郵便番号を右上に書き、続けて下に住所・会社名・宛名を書きます。
住所は少し左寄せで、会社名と宛名は中央付近に書くとバランス良いでしょう。「履歴書在中」の表記は、右下に赤字で書いてください。
裏面
左上に封をした日付を記入し、左下に自身の郵便番号・住所・大学名・氏名を書きます。最後に縦書きのときと同様に、「〆」を記載してください。
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応募書類の郵送にA4封筒を使う理由
履歴書やエントリーシートの郵送にA4封筒を使うのは、採用担当者への配慮です。履歴書は二つ折りでA4もしくはB5サイズが基本のため、A4封筒であれば折らずに入れられます。そのため、書類が取り出しやすく、見た目も整っていて読みやすいでしょう。
また、応募書類はクリアファイルに挟んで入れるのがマナーなので、封筒サイズも合わせてA4が望ましいです。
履歴書を小さく折りたたんで細長い封筒に入れてしまうと、書類が破けてしまったり字が読みにくかたりして、マイナスな印象を与える恐れがあります。
応募書類は自身をアピールする重要な書類なので、マナーを押さえて郵送することが大切です。
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封筒郵送の前に最終チェックをしよう
封筒に入れる前・入れた後は内容が合っているか確認しましょう。以下に注意点を挙げているのでチェックしてみてください。
・応募書類はすべて揃っているか
・封筒に入れる順番は送付状→履歴書→エントリーシート
・書類や封筒に誤字脱字はないか
・宛名や住所は正式名称で書いてあるか
・書類に破れや汚れはないか
・きれいに糊付けされているか
封筒の書き方や注意点を理解し、マナーに沿った応募書類を郵送しましょう。
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