このページのまとめ
- 電話に出られなかった時は折り返すのがマナー
- 携帯電話で折り返す場合は通話する環境に配慮する
- 手元に手帳を用意しておくと、次の選考日についてだった場合など安心して対応できる
- 折り返し電話を掛けないとビジネスマナーが身に付いていないと思われる恐れもある
「就活中に応募している企業から電話があったのに気が付かなかった…」
就活をしている間に、このようなケースがあるかもしれません。
今回のコラムでは、電話に気が付かなかった場合、どのように対処をしたらよいかについてポイントと注意点を解説します。
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電話に出られなかった時は折り返し連絡した方が良い？
基本的には、折り返すのがマナーです。
留守番電話に「再度かけ直します」といったような折り返しの連絡が不要な旨が入っていた場合は、先方からの連絡を待っても良いでしょう。
ただし、2回以上電話に出られなかった場合は、「再度かけ直します」と留守番電話に入っていても、こちらから連絡すべきです。
就活中の場合、知らない番号からの電話であっても、折り返した方が良いでしょう。
しかし、知らない番号に電話を掛けるのは不安なもの。電話番号をインターネットで検索すると、どの会社の電話番号かわかる場合もあるので活用してみましょう。
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折り返し電話の手順は？
実際に電話を折り返す際の手順は下記の通りです。
緊張してしまいそうな方は、メモを見ながら話すと良いでしょう。
（1）不在着信があったら留守番電話が入っていないか確認する
（2）確認後、すぐに折り返し電話をかける
（3）大学名、学部名、氏名、用件（折り返しの電話である旨）を伝える
（4）担当者に繋いでもらう
（5）担当者に繋がったら再度名乗る
（6）電話に出られなかったことを詫びる
（7）用件を聞く
（8）挨拶をして電話を切る
上記で気を付けたいのは、担当者に繋いでもらうこと。当然のことだとわかっていても、緊張してしまうとつい忘れてしまうものです。
電話口に出た相手に、いきなり用件を伝えないように気をつけましょう。
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折り返し電話をする時のポイント
電話をする際は、相手の立場に立った気遣いが大切です。
下記に気を付けたいポイントをご紹介します。
時間
電話を掛ける際は、営業時間内に掛ける配慮を。ランチタイムや就業時間の開始・終了間際に掛けるのはマナー違反です。
10時30分～11時30分、14時00分～17時00分頃までに掛けるのが良いでしょう。
スケジュールが確認できるよう準備をする
電話の内容が次の選考日についてだった場合、手帳が手元にあると安心です。
どうしても避けられない予定があった場合、電話口で了承した後に変更を求めるより、その場ですぐに相談する方が良いでしょう。
また、手元にないからといって電話口で相手を待たせ、手帳を準備するのも失礼にあたります。
通話する環境を考えよう
携帯電話で掛ける場合は、通信環境に気をつけましょう。
電波が不安定で電話が途切れ途切れになってしまったり、駅のホームや賑やかな場所からの電話では、電話口の相手が不快に思うのも無理はありません。
自宅で電話を掛けられるのがベストですが、無理な場合は、できるだけ騒がしい場所を避け、静かな場所を選びましょう。
担当者が不在だった場合
外出から戻る時間を聞いて、再度連絡する旨を伝えておくと良いでしょう。その場合、必ず忘れずに掛け直しましょう。
会話の内容を復唱する
メモを取りながら内容を復唱することで、聞き間違いや認識の相違を防ぐことができます。
心配だからと言って、再度電話をするようなことをしては、心証が悪くなります。
上記で説明したものは、どれも簡単にできることばかりです。
電話を折り返す際の参考にしてください。
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折り返さないとどうなる？
電話を折り返さないことで、ビジネスマナーが身に付いていないと判断されてしまうことも。就活は、面接や試験をしている時だけが就活ではありません。
また、採用試験のスケジュールに変更があった場合、対応できなくなる恐れがあります。採用に不利にならない為にも、電話に出られなかった場合は、必ず折り返しましょう。
メールやSNSの普及に伴い、最近では電話が苦手な人も少なくありません。
「メールで良いのでは…」と思う人もいるようですが、基本的に電話で連絡があった場合は、突発的な変更や重要な話であるケースが多く、メールでの連絡は適切な連絡方法ではないと言えるでしょう。
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