このページのまとめ
- 就活セミナーを欠席したいときは、企業に電話してキャンセルを伝えよう
- 無断欠席はマナー違反！合否に関わる恐れがある
- 就活セミナーの欠席は、メールではなく電話のほうが用件が伝わりやすい
- 就活セミナーの担当者に電話が繋がらないときは、メールで補足するのがおすすめ
- 欠席理由は言い訳せず正直に述べ、誠実な対応を心がけよう
「就活セミナーの欠席は電話で伝えるべき？」と思う就活生は多いのではないでしょうか。「ドタキャンでも問題ないか」「連絡方法はメールでも良いのか」など悩みますよね。
無断欠席はマナー違反なので、欠席が分かった時点で早めに電話しましょう。話し方が印象を左右するため、丁重に謝罪し誠実な対応を心がけるのがポイントです。このコラムでは、就活生が知っておきたい電話のマナーを詳しく解説するので、ご参考ください。
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就活セミナーに欠席する際は必ず電話を入れる
無断欠席は失礼なので、就活セミナーに欠席する際は企業側に電話し、キャンセルを申し出ましょう。
迷惑をかけないためにも、欠席が分かった時点で早めに電話するのが重要です。
メールだと確認漏れがあるので電話がベスト
欠席のような緊急性の高い用件は、メールではなく電話で伝えるのがベストです。
メールを送ったとしても、企業の担当者がすぐに読むとは限りません。就活セミナー当日にメールを送っても、読まれなければ「無断欠席した人」とみなされる恐れがあります。
いっぽう、電話の場合は担当者が出なかったとしても、ほかの社員に繋がるのが一般的です。伝言をお願いすれば本人に伝えてもらえるので、行き違いを避けられるでしょう。
担当者に繋がらない場合はメールで補足する
電話しても担当者に繋がらない場合は、取次の社員に用件を伝え、メールで補足するのがおすすめです。担当者本人にメールで直接謝罪することで、丁寧な印象を与えられます。
取次の社員に「恐れ入りますが、〇〇（担当者）様にメールをお送りするので、ご確認いただけるようご伝言をお願いできますか？」と断りを入れると良いでしょう。
メールの例文
【タイトル】〇月〇日開催の就活セミナーキャンセルのお願い 〇〇大学 山田太郎
【本文】
〇〇株式会社 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学の山田太郎と申します。
本来であれば電話でご連絡をするところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。
〇月〇日の就活セミナーへの参加を予定しておりますが、〇〇（事情）によりキャンセルさせていただきたく、ご連絡いたしました。
直前のご連絡となり、ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありません。
ご多忙の中と存じますが、何卒よろしくお願いいたします。
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〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇年
山田太郎
携帯：XXX-XXXX-XXXX
メール：yamadatarou@～
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就活セミナーを欠席する理由は正直に述べる
欠席の理由は言い訳せず、正直に話して誠実な印象を与えましょう。
ただし、「寝坊したから」「行きたくないから」など、言いにくい理由は避けたほうが無難です。常識を疑われるので、「体調不良により」「一身上の事情により」などぼかした表現にしましょう。
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就活セミナーの欠席は選考に影響する？
就活セミナーの欠席が、選考に影響するかどうかは企業によって異なります。下記で、考えられるパターンを確認しておきましょう。
必ず不採用になるとは限らない
就活セミナーを欠席しても、必ずしも不採用になるとは限りません。
ただし、悪びれずに欠席すると担当者に悪印象を与え、合否に関わる恐れもあります。就活セミナーを欠席する際は担当者に丁寧に謝罪し、誠実な対応を心がけましょう。
無断欠席の場合は落とされることもある
無断欠席はマナー違反なので、選考で落とされる可能性があります。
企業側は、就活セミナーの予約人数に合わせて席や資料を準備しています。無断欠席は努力を踏みにじる行為であり、「信頼できない人間」とみなされるでしょう。
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就活セミナーの電話連絡の流れ6ステップ
就活セミナーの欠席を電話で伝えるときは、マナーを守ることが重要です。下記で、電話連絡の基本的な流れを確認しておきましょう。
1.挨拶してから名乗る
電話口に相手が出たら、自分から挨拶し大学名と名前を名乗ります。大学名を伝えることで、就活生からの電話と分かりやすくなります。
2.担当者に取り次いでもらう
名前を名乗ったら、担当者への取次を依頼します。担当者の名前だけでなく、部署や課の名称もつけると伝わりやすくなるでしょう。
3.担当者に繋がったらまず挨拶
担当者に繋がったら、改めて挨拶し名前を名乗りましょう。挨拶は「お忙しいところ恐れ入ります」「突然のお電話失礼いたします」などが無難です。
4.用件を伝える
挨拶をしたら、用件を分かりやすく簡潔に伝えます。相手の時間を頂戴している意識を持ち、手短にまとめましょう。
5.重要なことは復唱
電話口で重要な説明があったときは、間違えないよう復唱し内容を確認してください。
例文
人事担当者：「次回の就活セミナーは、〇月〇日の〇時を予定しております。この日はいかがでしょうか？」
就活生：「◯月〇日〇時の就活セミナーですね。かしこまりました。」
6.お礼と挨拶を述べてから切る
最後に、担当者に感謝を伝え「失礼いたします」と電話を切ります。丁寧に感謝を伝えることで、礼儀正しい印象を与えられるでしょう。
欠席連絡の例文
取次：「はい、〇〇社です。」
就活生：「お忙しいところ恐れ入ります。私、〇〇大学の山田太郎と申します。〇月〇日の就活セミナーの件でご連絡いたしました。人事課の〇〇様はいらっしゃいますか？」
取次：「〇〇ですね。少々お待ちください。」
就活生：「恐れ入ります。」
担当者：「お電話変わりました。〇〇です。」
就活生：「突然のお電話失礼いたします。私、◯◯大学の山田太郎と申します。〇月〇日の就活セミナーの件でお電話いたしました。大変恐縮ですが、急用のため参加することが難しくなりました。お席をご用意していただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。」
担当者：「そうですか。残念ですが、承知いたしました。」
就活生：「直前のご連絡となり、〇〇様にご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。お忙しい中、お手数をおかけいたしました。では、失礼いたします。」
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押さえておくべき就活の電話マナー4選
電話の応対は印象を左右するので、評価に関わる恐れがあります。下記で、押さえておきたい電話のマナーを確認しておきましょう。
1.電話を受ける際もマナーを守る
電話を受ける際に守りたいマナーは下記のとおりです。
・もしもしは不要、「はい、〇〇（氏名）です。」と明るい声で電話に出る
・相手が名乗ったら、「お世話になっております」など挨拶を返す
・メモ帳を持ち歩き、いつでも電話の内容を記録できるようにする
事前にマナーを知っておけば、急な電話にも落ち着いて対応できるでしょう。
2.正しい言葉遣いを心がける
就活はビジネスの場なので、正しい言葉遣いを心がけましょう。就活生が間違いやすい敬語は下記のとおりです。
・「了解しました」→「承知しました」が正解
・「参考になります」→「勉強になります」が正解
・「なるほどです」→「おっしゃるとおりです」が正解
・「課長様」→「課長」が正解
・話し言葉で「貴社」→話し言葉は「御社」が正解
・書き言葉で「御社」→書き言葉は「貴社」が正解
正しい敬語を心がけ、担当者に好印象を与えましょう。
3.明るくハキハキと受け答えする
ポジティブな印象を与えるためにも、電話は明るくハキハキ受け答えするのが重要です。
電話は表情が見えない分、声のトーンや話し方が印象を左右します。猫背になると声がこもる傾向にあるため、背筋を伸ばし顎を引いて話しましょう。
4.挨拶して電話を切る
最後に「お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。」と伝え、電話を切りましょう。
電話はかけたほうが先に切るのが基本的なマナーです。すぐに切ると失礼な印象なので、ひと呼吸置いてから静かに電話を切りましょう。
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こんなときどうする？就活電話マナー5つのQ＆A
電話口で焦らないためにも、シチュエーションごとの正しい対応を知っておきましょう。就活生が悩みやすいポイントは下記のとおりです。
Q1.電話に出るスピードは？
ビジネスの場では、電話に出るスピードは「3コール以内」が常識です。
ただし、就活生と社会人では事情が異なるので、必ずしも3コール以内に出る必要はありません。就活生が忙しいことは企業側も理解しているので、ご安心ください。
Q2.担当者から留守電が入っていたら？
担当者から留守電が入っていたら、気づいた時点ですぐに折り返すのがマナーです。「またかけ直します」とメッセージがあっても、必ずこちらからかけ直しましょう。
例文
取次：「はい、〇〇社です。」
就活生：「お忙しいところ恐れ入ります。私、〇〇大学の山田太郎と申します。先ほど、人事課の〇〇様からお電話をいただき、折り返させていただきました。人事課の〇〇様はいらっしゃいますか？」
取次：「〇〇ですね。少々お待ちください。」
就活生：「恐れ入ります。」
担当者：「お電話変わりました。〇〇です。」
「お忙しいところ恐れ入ります。私、先ほどお電話をいただきました〇〇大学の山田太郎です。先ほどはお電話に出られず、大変失礼いたしました。今、お時間よろしいでしょうか。」
ただし、留守電に「別途メールをお送りするのでご確認ください」など、用件を切りあげるメッセージが入っていたら、折り返す必要はありません。
Q3.電話をかける時間帯は？
電話は、企業の営業時間内にかけるのがマナーです。
ただし、始業時間・昼休み・終業時間は忙しい傾向にあり、避けたほうが良いでしょう。
就業時間が9～18時の企業の場合、9～10時、12～13時、17～18時は忙しい可能性があります。
Q4.担当者が名前を名乗らなかったら？
相手が名前を名乗らなかった場合、「失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか？」と質問するのが基本的なマナーです。
ただし、用件を聞けば誰か分かる場合があるので、まずは話を聞いて様子を窺ってからで良いでしょう。
Q5.相手の声が聞き取れない場合は？
相手の声が聞き取れないときは、すぐに確認し聞き逃しを防ぎましょう。
相手のせいにすると失礼にあたるので、「申し訳ございません、お電話が遠いようでして、もう一度伺ってもよろしいでしょうか」と角が立たない言い方を心がけてください。
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