このページのまとめ
- インターン先に電話をかける際は、時間帯や環境に配慮し、メモの準備をするのがマナー
- インターン先に電話をかける際は、自己紹介と用件を簡潔に伝えることが重要
- インターン先の電話番号をあらかじめ登録しておくと連絡がスムーズに
「インターン先に電話で問い合わせしたいが、マナーに自信がない」と思っている就活生もいるのではないでしょうか。
この記事では、ビジネスシーンでの基本的な電話マナーと架電の際に気を付けるポイントを解説、電話をかけるシチュエーション別に例文も用意しました。
インターン先に電話する際はもちろん、就活が始まってからの選考時にも役立つマナーですので、今のうちにしっかりマスターしておきましょう。
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インターン先に電話をかける際のマナー
ビジネスシーンの電話では、相手のことを考え、なるべく対応がスムーズにできるよう配慮することが重要です。ここでは、インターン先に電話をかける前に気を付ける点、準備しておくべきことをご紹介します。
時間帯に気を付ける
インターン先企業に電話をかける際は、始業時間前後や終業時間前後、お昼休憩の時間帯などは避けるのがマナーです。
一般的には10時～12時、14時～16時頃が電話連絡に適しているといわれていますが、会社の営業時間内を事前に必ず調べ、迷惑にならない時間帯に電話をかけましょう。
通話環境に配慮する
外出先において携帯電話で通話する場合は、お互いの声が聞き取りやすいよう、できるだけ静かな環境を選んでかけるのもポイントです。
また、途中で電話が切れて通話不可能になってしまうのを避けるため、バッテリー残量や電波状態を確認しておくようにしましょう。
メモを取る用意をしておく
聞きたい内容や大事な連絡事項などを書きとれるよう、メモ帳とペンを用意して電話をしましょう。企業の担当者の時間は限られているため、用件をできるだけ手短に済ませるためです。
また、自分の日程がすぐ確認できるようスケジュール帳も準備しておくことをおすすめします。
相手が切ってから電話を切る
要件を済ませたあとは、対応してもらったお礼と「失礼いたします」という挨拶をし、相手が電話を切ってから電話を切りましょう。目上の人が切るまで待つ、というのがビジネスシーンにおいての電話のマナーです。
インターンの辞退方法については「インターンを辞退しても不利にならない？メールでの連絡方法や注意点を解説」も参考にしてください。
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インターン先に電話をかける際の流れ
次に、実際に電話をかけたときのおおまかな流れを説明しますので、参考にしてみてください。
まず自分が何者か名乗る
電話がつながったら、まず自分から名前と所属している大学を伝えましょう。就活中の学生さんの場合、所属は在籍している学校ということになります。
企業へ電話をかけると受付につながることが多いため、担当者へ取次ぎをしてもらいます。担当者に電話を代わってもらうことができたら、もう一度大学名・氏名を名乗り、用件を簡潔に伝えます。
用件を簡潔に伝える
氏名・所属を名乗ったあと、「インターンの件で伺いたいことがあるのですが、今お時間よろしいでしょうか」と先方の都合を伺ってから用件を伝えましょう。多くの業務を抱えている担当者の時間をできるだけ取らないよう、常に配慮する必要があります。
内容の復唱とお礼
用件を伝え、回答をいただいたあとは、その内容を復唱し確認しましょう。最後に、「お忙しい中、お時間をいただきありがとうございました」と相手にお礼を言うことも大切なマナーです。
インターンシップの電話マナーについては「インターンに遅刻しそう…ピンチを乗り切る対処法をご紹介」も参考にしてください。
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インターン関連の電話をかける際の例文
ここでは、インターン関連のシチュエーションごとの会話例文をご紹介しますので参考にしてみてください。
インターンに申し込むとき
インターンに参加したい旨を連絡するときの会話例文です。電話をする前に、企業のホームページや採用ページでインターンに関しての情報を必ず確認しましょう。
例文
学生：お忙しいところ失礼いたします、△△大学の△△と申します。インターンシップ参加申込みの件でお電話させていただいたのですが、ご担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか。
受付：△△大学の△△様ですね。ただいま△△にお繋ぎいたしますので、少々お待ち下さい。
担当者：お電話代わりました。担当の△△です。
学生：お忙しいところ失礼いたします、△△大学の△△と申します。御社のインターンシップに参加させていただきたく、お電話させていただいたのですが、今お時間よろしいでしょうか。
・申込み方法や申込み期限などを確認
・上記をメモした上、復唱
学生：承知いたしました、それで△月△日までに書類をお送りします。お忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました。何卒よろしくお願いいたします。失礼いたします。
インターンをキャンセルするとき
インターンに申し込んだものの、タイミング悪く学業や家庭の都合でキャンセルしなければならないこともあるかもしれません。
そのような時は、メールより電話で連絡するのが望ましいとされています。その際、謝罪とともに言葉遣いや声のトーンで誠意を伝えることが重要です。
例文
お忙しいところ失礼いたします、△△大学の△△です。△月△日△時参加予定のインターンシップの件ですが、△△（理由）のため参加するのが難しくなってしまい、辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。
貴重な機会を用意していただいたにもかかわらず、辞退することになってしまい大変申し訳ございません。もし、御社が再度インターンを開催される機会があれば、ぜひ参加させていただきたいと考えていますので、その際は何卒宜しくお願い致します。
日程調整をしたいとき
日程の変更や調整したいためインターン先に電話をかけるときは、まず、日程調整をしなければならない理由を明確に伝え、担当者から可能な変更日を提示してもらいます。提示された日程で都合が悪い場合もあるため、自分の候補日をいくつか用意しておきましょう。
例文
学生：お世話になっております。△△大学の△△と申します。
本日は、△月△日に参加予定のインターンシップの件でご連絡いたしました。人事部の△△様はいらっしゃいますか？
受付：△△ですね。かしこまりました。お繋ぎしますので、少々お待ちください。
担当者：お電話代わりました。担当の△△です。
学生：お世話になっております。△△大学の△△です。
誠に勝手ではございますが、学校の事情により、△月△日に参加予定のインターンシップにへの参加が難しくなってしまいました。こちらの都合で大変恐縮ですが、参加の日程変更をしていただくことは可能でしょうか。
インターンの日程が重なってしまった場合については「インターンシップがかぶったらどうする？対処法や辞退の際の注意点を解説」も参考にしてください。
遅刻の連絡をするとき
交通機関の遅延や体調不良などでインターン開始時刻に間に合わない場合は速やかに連絡します。遅刻する理由はもちろん、到着時間の目安を伝えると企業側の負担を軽減できるでしょう。
例文
学生：お世話になっております。△△大学の△△と申します。本日△時から参加予定のインターンシップの件でご連絡させていただきました。ご担当の～様にお取次ぎをお願いできますでしょうか。
受付：△△ですね。かしこまりました。ただいまお繋ぎしますので、少々お待ちください。
担当：お電話代わりました、△△です。
学生：お世話になっております。△△大学の△△と申します。
本日△時から参加予定のインターンシップですが、電車が遅延しており、開始時刻を過ぎてしまいそうです。大変申し訳ないのですが、△時ごろから参加させていただくことは可能でしょうか？
インターンを欠席する際の電話マナーについては「これで完璧！インターンを欠席する際の電話とメールのマナー」も参考にしてください。
折り返しの電話をするとき
インターン先の企業側から電話をかけてくることもあります。出先などで出られなかった場合、不在着信に気付いた際はできるだけ早く折り返しの電話をかけることが大切です。その際、電話に出られなかったことを謝罪しましょう。
例文
学生：お世話になっております。私、△△大学の△△と申します。先ほど△△様よりお電話をいただいたので、折り返させていただきました。大変恐れ入りますが、△△様は今お手すきでしょうか？
受付：△△ですね、かしこまりました。少々お待ちください。
担当者：お電話代わりました、△△です。
学生：お世話になっております。△△大学の△△と申します。先程はお電話に出られず申し訳ございませんでした。
担当者が不在のとき
担当者が席を外していた場合は、戻りの時間を尋ねましょう。その際、「かけ直しましょうか？」と言われるケースもありますが、相手に負担をかけないためにも、後ほど自分からかけ直すという意思を伝えましょう。
例文
学生：お世話になっております。私△△大学の△△と申します。△月△日に開催されるインターンシップのことでお伺いしたいことがあり、お電話させていただきました。インターンシップご担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか？
受付：申し訳ありません、△△はただいま席を外しております。こちらから折り返しのご連絡をさせましょうか？
学生：いえ、こちらからまた連絡をさせていただきますので、△△様のお戻りの時間を教えていただけますか？
受付：△△ごろには戻ると思います。
学生：承知しました。それでは、△△時ごろ、再度お電話させていただきます。お忙しいところありがとうございました。
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そのほかの注意点
基本的な電話マナーのほか、注意すべき点や確認しておいた方がよい点についてご紹介します。
相手の電話番号を登録しておく
知らない電話番号からの着信が、インターン先企業からの連絡であるケースもあります。就活やインターンのシーズンは就活生も忙しいため、知らない電話番号からかかってくる着信を見逃してしまうかもしれません。
大事な連絡を逃さないためにも、企業担当者の連絡先をあらかじめ登録しておくことをおすすめします。また、インターン期間や就活中は、相手が伝言を残せるよう留守電設定にしておきましょう。
留守電設定については「就活生は留守電設定がマナー！折り返し電話の入れ方を例文付きで解説」も参考にしてください。
敬語の使い方を確認
ビジネスシーンの会話において、正しい敬語の使い方を確認しておくことも大切です。一般常識として理解はできていても、いざ電話をすると緊張してしまいうまく話せないこともありますので、インターン先企業に電話をする前に、声に出して練習しておくとよいでしょう。
下記に、ビジネス電話でよく使われる丁寧語・尊敬語・謙譲語をまとめましたので、参考にしてください。
・丁寧語
します、言います、行きます、来ます、伝えます、わかります
・尊敬語
なさる、おっしゃる、行かれる、いらっしゃる、お伝えになる、おわかりになる、貴社（御社）
・謙譲語
させていただく、申し上げる、伺う、参る、申し伝える、承知する
電話がつながらなかった場合はメールで連絡
インターン先の企業に3回以上電話をかけてもつながらなかった場合は、メールで連絡を入れましょう。メールは、電話連絡と同じように、氏名と所属、用件を簡潔に伝える文章を作成します。
本文の前に、「先ほどお電話したところ、ご不在であったためメールにてご連絡失礼します」と添えると、電話がつながらなかったことが伝わります。
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