面接の日程調整メールに返信する際のマナーを紹介！書き方や例文も解説

面接の日程調整メールに、どのように返信すれば良いかお悩みの方もいるでしょう。企業とのメールのやり取りはスムーズに行いたいもの。企業へメールを返信する際には、基本的なマナーを押さえておくことが大事です。

この記事では、企業へメールを返信する際のマナーや注意点をご紹介します。面接日程に関する返信メールの例文もまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

面接の日程調整メールに返信するときのマナー

ここでは、面接の日程調整メールに返信する際のマナーをまとめました。以下の点を押さえておきましょう。

24時間内に返信する

企業へのメールには、24時間以内に返信することが望ましいとされています。

厚生労働省の調査によると、新卒を採用するうえで重視することの一つに、「マナー・社会常識」が挙げられました。

参照：厚生労働省「令和５年若年者雇用実態調査の概況　表４採用区分、若年正社員の採用選考の有無及び採用選考にあたり重視した点別事業所割合」

返信が遅れると、一度確保された面接枠がほかで埋まってしまい、担当者に再調整の手間を掛けさせてしまうことも。採用担当者は多くの候補者の日程を同時に管理しているため、あなたが素早く返信することで、選考全体の計画がスムーズに運ぶでしょう。

また、返信の速さは「志望度の高さ」や「誠実さ」の表れでもあります。迅速な対応を心掛けるだけで、「ビジネス上の基本マナーが備わっている」という安心感を与えられ、好印象につながるでしょう。

参照元
厚生労働省
令和５年若年者雇用実態調査の概況

企業の営業時間外に送るのは控える

メールに返信する際は、早朝や深夜に送るのは控えましょう。採用担当者に「こんな時間に返信が来るなんて非常識だ」と、マイナスな印象を与えかねないためです。

メールの返信は、なるべく返信先企業の営業時間内に送るのが一つのポイントです。どうしても深夜にしかメールを書けない場合は、翌朝の始業時間に合わせた予約送信機能を活用しましょう。

ビジネスシーンにふさわしいアドレスを用意する

就活では、ビジネスシーンに適したアドレスを用意しましょう。私用のアドレスを使うと、ほかのメールと混ざってしまい、企業からの連絡を見落としてしまう可能性があるためです。

アドレスの文字列は、自分の名前や誕生日などの数字を組み合わせたものが無難といえます。

日程がすぐ分からない場合はいつ返信するか伝える

面接の日程調整ですぐに都合のつく日付が分からないときは、取り急ぎの形で返信するのがポイントです。

たとえば、「〇日までにご返信いたします」というように、返信ができる具体的な日にちを示したうえで、できるだけ早く連絡しましょう。

面接で聞けることは書かない

メールには、面接で聞けることを書かないのもマナーの一つです。

企業へのメールを作成していると、逆質問で聞きたいことが浮かんでくることもあるかもしれません。また、自己PRや志望動機なども合わせて伝えたくなる場合もあるでしょう。しかし、そういった情報は「面接日程を調整するためのメール」の内容としてはふさわしくありません。

面接の日程調整メールは、あくまで「面接日程をきめるもの」。面接で確認できる内容は、メールで質問し過ぎないように心掛けましょう。

面接内容について詳しく知りたい方は、「就活の面接対策をしたい！新卒におすすめの方法や頻出質問110選を紹介」の記事を参考にしてみてください。

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面接の日程調整メールに返信する際のポイント

面接の日程調整を送るときは、なるべく採用担当者の手間を取らせないことがポイントです。また、他社と調整中の日程を提案するのは避けてください。

提示日の都合が悪ければ代わりの希望日を提案する

企業から提示された日で都合が悪い場合は、代わりの日程を提案しましょう。

「●日は都合が悪いです」とだけ送ると、企業から「では、いつなら空いていますか？」と返信が来ることになり、メールのやりとりの手間が増えてしまいます。場合によっては、採用担当者に「効率が悪い」とネガティブな印象を与えてしまうことも。「●日は都合が悪いので、〇日や×日はいかがでしょうか」と自分から日程の提案をすることで、スムーズに調整が進むでしょう。

「就活のスケジュールを組むのが難しい」と感じている方は、就活の全体像を確認すると、スケジュールを立てる際の参考になることもあります。「就活のやり方と流れを解説！準備から内定までのポイントと相談先も紹介」の記事では、就活の流れについて解説しているので、あわせてご覧ください。

候補日は幅を持たせて3日以上提示する

自分から面接日を提示できる場合、候補日を何日間か提案しましょう。一般的には、以下のように2〜3日程度の幅をもたせて提案します。

●日は都合がつかないため、下記のなかでご都合が良い日程をご教示ください。

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
・第一希望　4月10日（金）10:00～14:00
・第二希望　4月13日（月）終日可能
・第三希望　4月15日（水）14時以降
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

企業はほかの就活生と並行して日程調整していることも考えられるため、円滑に面接日を決めるためにもいくつかの候補日を提示しましょう。

他社と調整中の日程は提案しない

就活中は複数の企業の選考が同時に進むことも珍しくありません。その場合、ほかの企業に提案している日程は、提示しないように注意する必要があります。

もし、異なる応募先で同じ日程を提案すると、同日に面接が重なってしまう恐れも。一度決まってから日程の重複に気づくと、予定を再調整する手間がかかります。

企業に迷惑を掛けて印象を下げないためにも、スケジュール管理は徹底して行うよう心掛けましょう。

どうしても避けられない予定が入り、面接の日程を変更したい場合は、「面接の日程を変更したい！メールで連絡するときのマナーと例文を紹介」の記事を参考に採用担当者にメールを送ってみてください。

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基本マナーを押さえた面接日程の返信メールの書き方

ここでは、基本的な返信メールの構成を解説します。企業へメールを返信する際に役立ててください。

件名は変更しない

企業へのメールに返信する場合は、件名は変更せず「Re:」も消しません。「Re:」が付いていれば返信メールであるとすぐに判断できるうえに、企業側がメールを整理しやすくなるためです。

もし、「Re:Re:Re:Re:Re:面接日程の調整」のようにRe:が増え過ぎた際には、1つだけ残してあとは削除すると良いでしょう。

また、あなたから企業へメールを送る場合は、本文の内容がひと目で分かる件名にしてください。採用担当者は多くのメールを受け取っているため、件名が曖昧なものは見落とされたり、ダイレクトメールと間違えられたりする恐れがあります。

担当者へ確実にメールを開封してもらうためにも、分かりやすい件名を付けるよう意識しましょう。

宛名は正式名称で書く

宛先には会社名と部署名、個人名を書きます。その際に、会社名は「株式会社」を省いたり、「（株）」と略したりしないようにしましょう。

略称が一般的な企業であっても、正式名称を記載してください。個人名が分からない場合は「採用ご担当者様」と記載します。

簡単な挨拶から書き出す

冒頭の挨拶は、2度目以降のメールであれば「お世話になっております」とします。しかし、はじめての場合は「初めまして」「初めてメールをお送りいたします」など記載しましょう。

挨拶の次には「〇〇大学の△△と申します」と名乗り、用件に入ります。ビジネスメールの用件は簡潔で分かりやすいことが大切なので、文章は要点を押さえて長くなり過ぎないようにしましょう。

締めの言葉を添える

用件を伝え終えたら、「お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします」と記載します。本文の内容に合わせた締めの言葉を入れましょう。

本文の末尾には署名を記載する

メールに慣れていないと忘れがちですが、メールの最後には署名を入れるのがルールです。

署名には氏名と大学名、メールアドレス、電話番号、場合によっては住所を記載し、連絡先がひと目で分かるようにしましょう。
署名はメールの度に入れる必要があるため、テンプレートを設定すると時短になり便利です。

コピペですぐに活用できる署名の例を知りたい方は、「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」の記事をチェックしてみてください。

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面接日程に関する返信メールの例文

ここでは、面接日程に関するメールの例文をご紹介します。状況別にまとめているので、参考にしてみてください。

面接日程の調整メールに承諾する場合

【件名】：企業から送られてきたメールの件名を変えずに返信

【本文】
○○株式会社
人事部
田中太郎様

お世話になっております。○○大学の山田花子と申します。
面接日程についてご連絡をいただき誠にありがとうございます。

ご提示いただいた日程のなかから、下記の日時にお伺いしたく存じます。

・○月○日（○）○時～○時

お忙しいなか、日程をご調整いただきありがとうございました。
当日は何卒よろしくお願いいたします。

-----------------------------------------------------------------------
山田花子
○○大学○○学部○○専攻
メールアドレス：hanako.yamada0513@○○.com
電話番号：000-0000-0000
-----------------------------------------------------------------------

企業から提示された候補日程のなかから、自分の都合が良い日時を一つ選んで返信しましょう。件名は元のメールを残したまま、Re:がついた状態で返信するのがマナーです。

企業から日程を提示された場合

【件名】：企業から送られてきたメールの件名を変えずに返信

【本文】
○○株式会社
人事部
田中太郎様

お世話になっております。○○大学の山田花子と申します。
面接日程についてご連絡をいただき誠にありがとうございます。
希望の日程ですが、下記の日程であればお伺いすることができますので、ご調整いただけますと幸いです。

・○月○日（○）○時～○時
・○月○日（○）○時～○時
・○月○日（○）○時～○時

お忙しいなか恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

-----------------------------------------------------------------------
山田花子
○○大学○○学部○○専攻
メールアドレス：hanako.yamada0513@○○.com
電話番号：000-0000-0000
-----------------------------------------------------------------------

企業から複数の候補を提示された場合は、いくつかの日程を選択しましょう。複数の日程を選択しておくことで、面接担当者が選びやすくなります。

自分から日程を提示する場合

【件名】：企業から送られてきたメールの件名を変えずに返信

【本文】
○○株式会社
人事部
田中太郎様

お世話になっております。○○大学の山田花子と申します。
面接日程についてご連絡をいただき誠にありがとうございます。
希望の日程につきまして、下記に記載いたします。ご調整いただけますと幸いです。

・○月○日（○）○時～○時
・○月○日（○）○時～○時
・○月○日（○）○時～○時

上記の日程でご都合はいかがでしょうか。
ご確認の上、ご検討いただけますと幸いです。
お忙しいなか恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

-----------------------------------------------------------------------
山田花子
○○大学○○学部○○専攻
メールアドレス：hanako.yamada0513@○○.com
電話番号：000-0000-0000
-----------------------------------------------------------------------

自分から日程を提示する場合も、複数の候補日を伝えるようにしましょう。

提示された日程で調整できない場合

【件名】：企業から送られてきたメールの件名を変えずに返信

【本文】
○○株式会社
人事部
田中太郎様

お世話になっております。○○大学の山田花子と申します。
面接日程についてご連絡をいただき誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、ご提示いただきました日程では都合が悪く、貴社にお伺いするのが難しい状況です。

もし、可能であれば下記の日程でご調整いただくことはできますでしょうか。

・○月○日（○）○時～○時
・○月○日（○）○時～○時
・○月○日（○）○時～○時

お忙しいなか大変恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

-----------------------------------------------------------------------
山田花子
○○大学○○学部○○専攻
メールアドレス：hanako.yamada0513@○○.com
電話番号：000-0000-0000
-----------------------------------------------------------------------

企業から提示された日程で調整できない場合は、候補日を複数挙げましょう。できるだけ、最短の日程を提示するのがベターです。

面接日の変更または調整を依頼する場合

【件名】：○月○日○時からの面接日程変更のお願い（山田花子）

【本文】
○○株式会社
人事部
田中太郎様

お世話になっております。○○大学の山田花子と申します。
○月○日○時よりお約束しておりました面接につきまして、家庭の事情によりお伺いすることが難しくなりました。
誠に申し訳ございません。

勝手なお願いとなり大変恐縮なのですが、可能であれば下記の日程で再度調整していただけないでしょうか。

・○月○日（○）○時～○時
・○月○日（○）○時～○時
・○月○日（○）○時～○時

お忙しいなか、お手数をおかけし大変申し訳ございません。
ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

-----------------------------------------------------------------------
山田花子
○○大学○○学部○○専攻
メールアドレス：hanako.yamada0513@○○.com
電話番号：000-0000-0000
-----------------------------------------------------------------------

面接日程の変更はできるだけ電話で連絡し、担当者が不在だった場合はメールを送りましょう。

返信が遅れた場合

【件名】：企業から送られてきたメールの件名を変えずに返信

【本文】
○○株式会社
人事部
田中太郎様

お世話になっております。○○大学の山田花子と申します。
面接日程についてご連絡をいただき誠にありがとうございます。

ご案内をいただいていたにもかかわらず、返信が遅くなり大変申し訳ございません。
ご提示いただいた日程のなかでまだ枠が開いているようでしたら、下記の日時にお伺いしたく存じます。

・○月○日（○）○時～○時

お忙しいなか、多大なるご迷惑をおかけし誠に恐縮ですが、
何卒ご確認をよろしくお願い申し上げます。

-----------------------------------------------------------------------
山田花子
○○大学○○学部○○専攻
メールアドレス：hanako.yamada0513@○○.com
電話番号：000-0000-0000
-----------------------------------------------------------------------

返信が遅れてしまった場合は、冒頭でお詫びの言葉を添えましょう。また、提案されていた日の枠が埋まっていることも考えられるため、「まだ空いているようでしたら～」とひと言添えるのも大切です。

文末は「ご確認をよろしくお願いいたします」と、空いているかどうかの確認のひと言を添えて締めましょう。

上記のほかにもメールの例文を確認したい方は、「就活メール例文14選！マナーや書き方・返信のポイントを紹介」の記事を参考にしてみてください。

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企業にメールを送る際の4つの注意点

企業にメールを送る際には、いくつかの注意点があります。以下で確認しておきましょう。

1.誤字・脱字がないか確認する

メールを作成したら、誤字脱字がないか念入りに確認しましょう。

誤字脱字が多いと、「雑な性格」「注意力に欠ける」といった印象を与えてしまう可能性があります。メールを作成したら、すぐに送信せずに一度見直しをしましょう。

2.色文字や太字などの装飾は避ける

色文字や太字などの装飾は避けるのが無難です。

強調したい部分に色を付けたり、太字にしたりするのは「ビジネスシーンにふさわしくない」と受け取られる場合も。企業へ送るメールはシンプルに仕上げることを意識しましょう。

3.適度に改行や段落分けを行う

企業へメールを送る際は、見やすい文面にするのがベターです。

改行や段落分けがされていないと、読みづらい文面になってしまいます。こまめに改行を増やし、読みやすい文面を心掛けて作成しましょう。

4.言葉遣いに注意する

メールを作成する際には、敬語を正しく使えているか確認しましょう。

よくある間違いが、「貴社」「御社」の使い方。御社は話し言葉で、貴社は書き言葉です。メールや書類では、貴社を使うと覚えておきましょう。

「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事では、就活マナーについて解説しているので、あわせてご覧ください。

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面接の日程調整メールの返信に悩んでいるあなたへ

企業から面接日程調整のためのメールが来て、「どうやって返信すれば良いんだろう…」「マナーを間違えて印象を下げたくない」と悩んでいる方もいるでしょう。なかには、自分一人で作成したメールに不備がないか、送信ボタンを押す直前に不安になる方もいるかもしれません。

基本的に、メールの返信は24時間以内に行うのがマナーです。また、「誤字脱字がないか」「企業名は正式名称で書かれているか」「言葉遣いはビジネスの場にふさわしいか」などに注意しましょう。

基本的な返信のやり方が分かったとしても、「本当にこれで合っているのか…」と不安を感じる人もいるかもしれません。そのときは、キャリアチケット就職エージェントにご相談ください。

キャリアチケット就職エージェントでは、就活のプロが学生一人ひとりの悩みに寄り添って、マンツーマンで内定獲得までサポートします。

「メールの返信マナーが分からない…」「メールを添削してほしい」といった方にも、志望先企業に合わせてアドバイスを行うため、自信をもって就活と向き合えるのがメリットです。ご利用はすべて無料なので、お気軽にお問い合わせください。

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