面接日程のメール返信をする際のポイントは？マナーや例文も解説

「面接日程のメール返信はどんな文章がいい？」「好印象を与えるマナーが知りたい」などと気になる就活生も多いでしょう。ほかの就活生と差別化するためには、メールマナーで好印象を与えるのも大切です。

この記事では、面接日程のメール返信をする際のポイントやマナーを解説しています。返信メールの例文も紹介しているので、困ったら参考にしてください。

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面接日程をメール返信で伝える際の3つのポイント

ここでは、面接日程をメール返信で伝える際の3つのポイントを解説します。マナーのよさが印象に関わるので、どのように対応すべきか覚えておきましょう。

1.スケジュールがわかれば早めに連絡する

スケジュールがわかり次第、早めに連絡するのが重要です。基本的には、メール到着から24時間以内の返信が望ましいとされています。企業も採用活動のスケジュールがあり、日程調整に時間を欠けると採用に支障が出てしまうからです。

就活では説明会や選考、書類提出など就活生も大変でしょう。しかし、スムーズに選考が行えるように、スケジュールがわかり次第すぐにメール返信を行うように心がけてください。

2.面接の候補日を選べる場合は複数挙げる

面接の候補日を選べる場合、複数挙げるようにしましょう。採用担当者が、日程を調整しやすくなるからです。

たとえば、メールで候補日の指定がなく、「都合のいい日程を教えてください」といわれるケースがあります。この場合は、「△月△日、△月△日、△月△日が可能です」のように答えるといいでしょう。

また、同じ日にちでも、時間帯をいくつか伝えるのもおすすめです。「△月△日の10時から11時、13時から14時、16から17時」のように複数の時間帯があれば、採用担当者も調整しやすいでしょう。

3.都合がつかない場合は候補日を伝える

企業から伝えられた面接日程で都合がつかない場合、自分から新たに候補日を伝えてください。その際、企業から打診された候補日に近い日程を挙げるのがマナーになります。

候補日を伝える際は、「申し訳ございませんが」のように、お詫びの言葉を添えておきましょう。また、「もし可能であれば、△月△日は可能でしょうか」のように伝えるのもマナーです。

候補日以外の日程でも、ほとんどの企業で日程調整をしてもらえます。ただし、調整を依頼する際の伝え方は、失礼のないように注意してください。

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面接日程の返信メールに必要な内容

面接日程の返信メールでは、「宛先」「宛名」「あいさつ」などが必要です。メールで必要な8つの内容を紹介するので参考にしてください。

宛先

宛先とは、企業のメールアドレスを指します。基本的には、「To」に採用担当者のメールアドレスを入れましょう。

「cc」は、「To」以外にもメールを見てほしい人がいた場合に使用します。企業から送られてきたメールの「cc」にアドレスが入っている場合は、同じように入力しておきましょう。

件名

面接日程のメール返信をする場合、件名はそのままにしておいてください。件名を変えると内容がわからなくなり、混乱しやすいからです。

また、返信メールの場合には、「RE：」を残したまま送信しましょう。返信だと示すための記号なので、削除する必要はありません。

メールの件名については、「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」で詳しく解説しています。内容の分かりやすい件名を心がけてください。

宛名

本文前に、採用担当者の宛名を記載します。「会社名」「部署」「採用担当者名」の3つが必要です。たとえば、次のように記載してください。

注意点は、略称を使わずに正式名称で記載する点です。「（株）」「（有）」なども略称になるので、使わないようにしましょう。

また、採用担当者の名前がわかる場合は、「△△様」と記載してください。わからない場合は「採用ご担当者様」で問題ありません。

あいさつ

内容に入る前に、あいさつが必要です。「お世話になっております。」と記載しましょう。初めて連絡する場合は、「お世話になります。」がふさわしいので覚えておいてください。

自分の名乗り

自分の名前も忘れないようにしましょう。「貴社の求人に応募しております、△△です」「貴社求人に応募しております、△△と申します」のように記載してください。

本文

本文には、面接日程について記載しましょう。提示された日程を承諾する場合は、次のように返信します。

複数の日程が提示された場合は、次のように返信しましょう。

どのような内容を返信する場合でも、簡潔に、わかりやすくを心がけてください。

締めのあいさつ

用件を伝え終わったら、締めのあいさつが必要です。「お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」と伝えましょう。

署名

メールの最後には、署名を入れるようにしましょう。署名には、次の内容を記載するのが一般的です。

下記に署名の例を載せておくので、参考にしてください。

書類の記載漏れや誤字を防ぐために、メールの設定で自動挿入にしておくのもポイントです。利用しているメールサービスで対応しているか確認しておきましょう。

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面接日程のメール返信を行う際のマナー

面接日程のメール返信を行う際には、「お礼を入れる」「もとの本文を残しておく」などのマナーがあります。ここでは、気を付けたい3つのマナーを紹介するので、参考にしてください。

本文にはお礼を入れる

メール返信を行う際には、一言お礼を添えるようにしましょう。「先日応募させていただいた△△です。日程調整のご連絡ありがとうございます。」のように添えておくと、丁寧な印象を与えます。

すでに面接を終えている場合は、「先日はありがとうございました。」などと添えるのもおすすめです。よい印象を与えられるように、意識してください。

応募後の日程調整メールだけではなく、面接後のお礼メールも送るようにしてみましょう。「一次面接後にお礼メールを送るなら要チェック！マナーと例文」で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

返信メールにはもとの本文を残しておく

メール返信を行う際は、もとの本文を残しておきましょう。本文が残っていると、内容確認がしやすいためです。

就活のメールでは、日程調整だけではなく、確認事項や持ち物なども記載されています。正しく伝わっているかどうかを見直しやすくするためにも、本文を残して返信するようにしてください。

スケジュールがわからない場合は回答の期日を伝える

スケジュールがわからなくて返答ができない場合、解答期日を伝えておきましょう。「スケジュールが決まってから送ろう」と考えて、連絡なしに待たせてしまうのはNGです。

就活では複数の企業に応募しており、他社の選考や説明会でスケジュールがわからない場合もあります。その場合は、「△月△日までには確認し、ご連絡いたします。」と送るようにしましょう。

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面接日程についてメール返信する際の例文

面接日程について、メール返信をする際の例文を紹介します。3つのパターンで例文を紹介するので、状況に応じて使い分けてください。

企業から面接日程を提案された場合の例文

企業から面接日程を提案された場合は、次の例文を参考にしてください。

まず、冒頭で面接の機会をいただいたお礼を述べましょう。次に、面接日程を記載し、お互いの認識に間違いがないかを確認します。

採用担当者も忙しいなか対応いただいていることを考慮し、「お忙しい中恐れ入りますが」とひと言添えるのもポイントです。

自分から面接日程を提示する場合の例文

自分から面接日程を提示する場合、次のように送ってみましょう。

面接日程の変更を依頼する場合の例文

面接日程の変更を依頼する場合は、次のように送ってみましょう。

まずは、予定されていた面接日に参加できなくなったお詫びをします。変更理由については、基本的に記載しなくても問題ありません。「ほかの企業の説明会と重なった」などの理由の場合、「自社への志望度が低いのではないか」と捉えられる恐れがあるので、伝えるのは避けましょう。

次に、調整のお願いと、担当者が日程を選べるように候補日を複数挙げてください。

基本的には、一度決められた日時は変更しないのがマナーです。「面接日なのに説明会に応募してしまった」などの事態は避けるように、就活のスケジュール管理は十分にしましょう。

スケジュール管理を効率化するために、手帳を持っておくのもおすすめです。「就活におすすめ！手帳の選び方とポイント」で紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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面接日程のメール返信がこない場合の対応

面接日程のメール返信がこない場合「受信メールを確認する」「少し待つ」などの対応が実施できます。どのような対応がよいかを紹介するので、慌てずに実践してみましょう。

受信メールを再度確認する

メールが来ていないと連絡する前に、受信メールを再度確認してください。就活期間はメールが多く来るので、見落としている可能性もあります。

また、見落としだけではなく、迷惑メールフォルダも確認するようにしてください。どの企業に応募したか、どの企業の選考が進んでいるかは随時確認し、見落とさないようにしましょう

送信から2～3日は待つ

採用担当者が返信できていない可能性もあるので、送信から2〜3日は待つのがおすすめです。応募者への対応に追われていたり、休みだったりする場合もあります。

また、メールを催促してしまうと、印象が悪くなるケースもあるので気を付けてください。すぐに催促せず、少し待つようにしましょう。

面接日が近い場合はメールを送って確認する

面接日が近い場合、メールを送って確認しましょう。確認のメールに気づき、返信してもらえるケースもあります。

もし、面接前日になっても連絡がこない場合は、電話で連絡するのも1つの方法です。電話のマナーについては、「基本を押さえて好印象！就活中の正しい電話マナー」を参考にしてください。

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面接日程のメール返信などマナーを学びたいあなたへ

面接日程のメール返信をはじめ、就活には多くのマナーがあります。マナーのよさは好印象を与えるので、マナーを身につけたいと考えている就活生も多いでしょう。

マナーについてのアドバイスがほしい場合は、ぜひキャリアチケットに相談してください。キャリアチケットでは、就活のプロであるアドバイザーが、好印象を与えるマナーを指導します。

また、好印象を与えるマナーはを身につけるためには、第三者にチェックしてもらい、どのような印象を持つか教えてもらうのが重要です。自分だけで頑張ろうとせず、プロの力を活用しましょう。

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