面接辞退連絡はメールでも大丈夫？理由別の例文もご紹介

「他社から内定をもらった」「方向性の違いを感じた」など、面接を辞退したい理由はさまざまですが、辞退を伝えるには勇気がいるものです。「メールと電話どちらで連絡すべき？」「どう伝えるべき？」とキャンセル方法に悩んでいる人もいるでしょう。このコラムでは、面接を辞退する際のマナーやメール作成のポイントについて解説します。面接を辞退する理由別のメール例文もご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

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面接辞退はメールで連絡しても良い？

面接の辞退連絡は、メールでしても構いません。ただし、面接までの時間が迫っている場合など、場合によってはメールより電話での連絡が適しているケースも。ここでは、面接辞退の連絡がメールでも良いケースと、電話で連絡するべきケースについて詳しく解説します。

面接前日までの辞退ならメール連絡で良い

面接の前日までに辞退連絡ができる場合は、基本的にメールでの連絡で構いません。担当者が多忙な場合、都合の良いときに確認できるメールの方が、対応する手間を取らせないと言えるでしょう。また、メールはやり取りを文章で残せるため、認識ミスを防げるメリットもあります。「メールで面接辞退は失礼？」と気になる人もいるかもしれませんが、多くの就活生がメールで辞退を伝えています。企業側もメールで辞退される可能性を視野に入れているので、心配することはありません。
ただし、ビジネスメールを意識し、マナーを守ることが重要です。これまでのお礼と辞退へのお詫びを伝え、丁寧な文章に仕上げましょう。

面接当日など直前の辞退連絡は電話で行う

面接の当日など、直前に辞退を決めたときは、メールではなく電話で伝えるのがマナーです。担当者が忙しくメールを確認できなかった場合、無断欠席を疑われる恐れがあります。緊急の際は企業側に電話し、担当者に直接面接辞退を伝えてください。担当者が出なかったときは、取次の方に伝言を依頼しましょう。その場合、担当者宛に面接辞退の意志をメールでも送っておくと安心です。「先ほどお電話差し上げたのですが、〇〇様がご不在とのことで、メールにて失礼いたします」と書き出すと、状況が伝わりやすいでしょう。

最終面接辞退の場合はメールより電話がベター

最終面接を辞退する場合は、メールではなく電話で誠意を伝えましょう。最終面接での面接辞退は、これまで採用活動のために時間を割いてくれた企業や採用担当者に大きなダメージを与えることになります。お世話になった採用担当者に面接辞退の電話をかけるのは気後れするかもしれませんが、自身の言葉で直接、辞退の旨と謝罪、これまでの感謝の言葉を伝えることが社会人としてのマナーです。少しでも良い印象で辞退できるよう、最後まで誠意ある丁寧な対応を心掛けましょう。

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面接辞退の基本マナー

面接辞退をする際は、社会人としてのマナーを守り誠意ある行動を取ることが大切です。就活の過程で、さまざまな事情により面接を辞退することはやむを得ないことですが、これまで時間を割いて採用活動を行ってきた企業にとってダメージとなることを忘れてはなりません。辞退の影響を少しでも小さくできるよう、誠実かつ配慮ある対応を行いましょう。

できるだけ早く連絡する

面接辞退を決めた時点で、できるだけ早く連絡するのがマナーです。企業は、スケジュールを立てて採用活動を行い、面接の時間を作っています。面接を辞退すればその分調整が必要になるだけでなく、業務に支障が出る恐れもあるでしょう。企業側に迷惑をかけないためにも、面接辞退を決めたらすぐに連絡することを心掛けてください。

無断で面接辞退しない

面接辞退をする際に避けなければいけないのが、無断でのキャンセルです。連絡せずに面接をキャンセルした場合、企業側は応募者に来る意志があるのか・ないのか判断できません。面接担当者は面接の時間中待機していなければならず、大きな迷惑がかかります。予定が変わったときは、先方に連絡するのが社会人のマナーです。「辞退するのが申し訳ない」「連絡しづらい」と思ったとしても、礼儀として企業側に連絡しましょう。

企業の営業時間内に連絡する

面接辞退のメールを送る場合は、担当者が確認しやすいように企業の営業時間内に送りましょう。担当者によっては、会社宛てのメールを個人の携帯電話で確認している場合があります。プライベートの時間を妨げないためにも、休日や早朝、深夜のメールは避けてください。やむを得ない事情で夜間になってしまうときは、「夜分遅くに失礼いたします」と一言添えるのがマナーです。

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面接辞退メールの書き方のポイント

面接辞退メールを送る際は、下記のポイントを抑えて、丁寧な文章で送りましょう。

メールの件名には必ず用件と名前を入れる

担当者がすぐに内容を把握できるよう、「面接辞退のご連絡／大学名  名前」のような分かりやすい件名をつけましょう。担当者は日々多数のメールを受け取っているため、分かりにくい件名では見落とされる恐れがあります。「誰からの何のメールか」がひと目で分かるようにするのが大切です。

できるだけ簡潔で分かりやすい文章にする

担当者が読みやすいように、面接辞退メールの本文は簡潔に分かりやすくまとめましょう。面接辞退の旨に加えて、謝罪と感謝の気持ちを添えるのがポイントです。長々と書くと配慮の足りない印象を与えるので、シンプルにまとめましょう。

面接辞退の理由は詳しく書かなくても良い

面接辞退の理由については、基本的には「諸般の事情により」「一身上の都合により」といったぼかした書き方で問題ありません。企業側からも、理由について問われることは少ないでしょう。もし企業から理由を詳しく聞かれた場合は、嘘をつかず正直に答えるのがおすすめです。

【面接辞退の理由例】
・他社から内定を頂戴したため、そちらに入社することにいたしました
・業務内容が幅広く、自分の適性を考えた結果、貴社に貢献するのが難しいと感じました
・家庭の事情により、卒業後に就職することが難しくなりました

企業側も何らかの事情があることは理解しているので、理由を伝えたからといって失礼にはあたりません。ただし、「面接官の態度が不快だった」「将来性に不安を感じた」など、企業への批判と捉えられる理由はNGです。相手に不快な思いをさせないよう、伝え方に配慮してください。

メールの最後に必ず署名を入れる

面接辞退メールの最後には、必ず署名を入れ、誰からのメールか分かるようにしましょう。就活生の場合、「氏名・大学名・住所・電話番号・メールアドレス」を入れるのが一般的です。
署名の上下には「ーーーーー」や「＝＝＝＝＝」などを使って線を引き、本文と区別をつけましょう。

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5つの理由別！面接辞退メール例文

ここでは、面接辞退の理由別にメール例文をご紹介します。どのような文面の面接辞退メールを送るべきか、悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。

例文1：他社から内定をもらった場合

他社から内定が出て面接を辞退するときは、下記のように作成します。

例文2：方向性の違いを感じた場合

企業側とミスマッチを感じたときは、下記のように辞退を申し出ましょう。

例文3：体調不良の場合

体調不良で面接を辞退したいときは、下記を参考にメールを作成しましょう。

例文4：家庭の事情の場合

家庭の事情で面接を辞退するときは、下記例文を参考にしてください。

例文5：理由をぼかす場合

「一身上の都合により」「諸般の事情により」と理由をぼかす場合は、下記のようにメールを作成しましょう。

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面接辞退メールに返信が来たら？

面接辞退の旨は伝え終わっているので、企業側から返信がきても返さなくてOKです。
ただし、放置するのが心苦しいときは返信しても構いません。返信する際はお礼とお詫びを重ねて伝え、文章は短くまとめましょう。

企業への返信メールの例文

件名：
Re：Re：面接辞退のご連絡／〇〇大学  山田太郎

本文：
株式会社〇〇
人事部  部長  〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
お忙しいなか、ご丁寧にお返事をいただきまして、誠にありがとうございます。
この度はご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
またご縁がありましたらよろしくお願いいたします。

----------------------------------------------------------------------------------
山田太郎（やまだたろう）
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
住所：000-0000
東京都〇〇市〇〇町0-0-0キャリアチケットハイツ201号
携帯電話：000-0000-0000
メール：tarou.yamada@xxx.xx.xx
----------------------------------------------------------------------------------

面接辞退メールへの返信が来ない場合はどうする？

企業側から返信がなかったときは、電話で面接辞退の意思を改めて伝えましょう。
担当者によってはメールを見落としており、認識違いが生じる恐れも。
「先日、メールで申し上げたとおり〇月〇日の面接を辞退させていただきます」というと、事情が伝わりやすくなります。メール同様、電話でも丁寧に謝罪と感謝の気持ちを伝えましょう。

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面接辞退を電話で伝えるときのマナー

面接辞退を電話で連絡する場合も、相手が分かりやすいよう簡潔に伝えるのがポイントです。
下記のマナーを押さえ、丁寧に辞退を伝えましょう。

電話は顔が見えないため、話し方や声のトーンが印象を左右します。聞き取りやすい声でハキハキ話し、失礼な印象を与えないようにしましょう。

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面接辞退を電話で伝えるときの会話例

下記で、電話で面接辞退を伝えるときの流れをまとめました。

受付：はい、株式会社〇〇でございます。

就活生：お世話になっております。〇〇大学の山田太郎と申します。新卒採用面接の件でお電話いたしました。人事部の〇〇様はご在席でしょうか？

受付：人事部の〇〇ですね。少々お待ちください。

担当者：お電話代わりました、〇〇です。

就活生：お世話になっております、〇月〇日に面接のお約束をいただいております。〇〇大学の山田太郎です。今お時間よろしいでしょうか？

担当者：はい、大丈夫ですよ。

就活生：ありがとうございます。先日は面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変申し訳ないのですが、一身上の都合のためこの度の面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

担当者：そうですか。差し支えなければ、辞退の理由をお聞かせ願えますか？

就活生：はい。ほかの企業から内定のご連絡をいただき、そちらに進む決心をいたしました。貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。

担当者：そうですか。残念ですが、仕方ないですね。内定先で頑張ってください。

就活生：ありがとうございます。大変ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございません。それでは、失礼いたします。

電話の辞退でも詳しい辞退の理由を伝える必要はありませんが、企業側から質問されたときは簡潔に答えましょう。

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